Chia sẻ｜Loại bỏ sai sót về chất lượng, bạn có thể làm như thế này

Thread Content

Người quản lý chất lượng làm thế nào để kiểm soát những sai sót do con người gây ra và nâng cao hiệu quả kiểm tra? Câu hỏi: Tôi là trưởng bộ phận kiểm soát chất lượng, muốn xin ý kiến từ các chuyên gia: Làm thế nào để kiểm soát hiệu quả những sai sót do con người gây ra? Làm thế nào để nâng cao hiệu quả kiểm tra trong phạm vi trách nhiệm của bộ phận mình? Đáp: Để có thể kiểm soát tốt quy trình sản xuất, cần phải có một hệ thống kiểm soát toàn diện. Trước hết, cần xây dựng một kế hoạch kiểm soát. Trong kế hoạch này, cần xác định rõ các chỉ số quan trọng trong quy trình (KPI), tần suất lấy mẫu hợp lý, kích thước mẫu, loại biểu đồ kiểm soát và phương pháp kiểm tra cần sử dụng. Đồng thời, cũng cần xây dựng kế hoạch hành động khi có sự cố xảy ra (OCAP). Tiếp theo, người quản lý sẽ tiến hành phân tích thống kê dựa trên các dữ liệu đã thu thập được, từ đó không ngừng cải thiện. Kiểm soát hiệu quả các sai lầm do con người gây ra thông qua các phương pháp sau: thực hiện các quy trình làm việc chuẩn hóa, áp dụng phương pháp PokaYoke để ngăn chặn sai sót, và phân tích hệ thống đo lường. Chúng ta đều biết rằng chất lượng sản phẩm được tạo ra trong quá trình sản xuất, chứ không phải thông qua việc kiểm tra. Vì vậy, mục tiêu của chúng ta nên là không cần sử dụng bất kỳ nhân viên kiểm tra nào. Nói cách khác, khi quy trình sản xuất được cải thiện và đạt mức tốt, chúng ta có thể xem xét việc giảm bớt số lượng nhân viên kiểm tra, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hơn nữa. Làm thế nào để giảm thiểu sai sót do con người? Câu hỏi: Nhân viên không thể tuân theo các quy trình đã được quy định. Ví dụ, họ quên thực hiện các công việc bảo trì định kỳ; khi chuyển đổi đường ống của thiết bị, họ đôi khi quên đóng các van quan trọng. Còn có rất nhiều những việc nhỏ khác cũng vậy – những việc mà theo quy định thì phải thực hiện, nhưng họ lại không làm được! Một số nhân viên quản lý cũng thường không thể hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, hoặc rõ ràng chỉ làm qua loa. Tôi cứ suy nghĩ mãi, đó có phải là vấn đề về chất lượng hay do các nhà quản lý ở mọi cấp độ không làm tròn trách nhiệm của mình? Xin hỏi các chuyên gia, làm thế nào để quản lý tình huống này? Trả lời: Các tài liệu quy trình SOP, hướng dẫn thực hiện công việc, các quy định nghiêm ngặt… đều chỉ là những thứ trên giấy tờ mà thôi. Chúng chỉ có thể chỉ cho nhân viên biết phải làm gì, khi nào phải làm và làm như thế nào. Nhưng chúng không thể đảm bảo rằng nhân viên sẽ không mắc sai lầm trong quá trình thực hiện công việc. Và tất cả chúng ta đều biết rằng, bất kỳ hoạt động nào do con người thực hiện cũng đều có thể xảy ra sai sót. Vì vậy, lúc này chúng ta chỉ có thể nghĩ đến việc sử dụng nhiều thiết bị phòng ngừa sai sót hơn để giải quyết vấn đề này. Ví dụ như trường hợp đã đề cập ở trên: “Khi thay đổi đường ống của thiết bị, đôi khi người ta quên không đóng các van quan trọng”. Lúc này, liệu chúng ta có thể sử dụng một thiết bị ngăn ngừa sai sót để tránh việc quên đóng các van hay không? Nếu không đóng van trước thì chắc chắn không thể thực hiện việc chuyển đổi đường ống của thiết bị. Ngoài ra, chúng ta cũng cần có một kế hoạch kiểm soát toàn diện. Làm thế nào để thu thập thông tin về các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn? Câu hỏi: Sản phẩm của công ty là vải. Chúng tôi chưa bố trí nhân viên IPQC chuyên trách để kiểm tra các sản phẩm theo phương pháp lấy mẫu đã được quy định; việc kiểm tra chủ yếu được thực hiện dựa trên phản hồi từ các công nhân làm việc tại khâu sản xuất. Một số nhân viên quản lý các xưởng sản xuất có thể đưa ra những giải pháp hiệu quả, trong khi một số khác lại luôn phụ thuộc vào ý kiến từ bộ phận QA. Và chúng ta cũng gặp khó khăn trong việc thống nhất cách ghi chép thông tin về các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn và các biện pháp cải thiện. Xin hỏi làm thế nào để thu thập thông tin về các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, ví dụ như làm thế nào để lựa chọn những thông tin cần ghi chép? Đáp: Ghi chép chỉ là việc thu thập và lưu trữ thông tin, dữ liệu, nhưng thứ nào là quan trọng, thứ nào là ít quan trọng? Thực tế, tất cả những điều này đều cần được xác định một cách rõ ràng trong kế hoạch kiểm soát. Là những người quản lý chất lượng, trước hết chúng ta cần biết rõ các chỉ số KPI của mình là gì. Sau đó, mới có thể tiến hành phân nhóm mẫu một cách hợp lý và thu thập dữ liệu để phục vụ cho việc phân tích thống kê sau này. Sau một thời gian cải tiến liên tục quy trình, số lượng mẫu và tần suất lấy mẫu sẽ được điều chỉnh lại dựa trên mức độ chất lượng thực tế của quy trình; thậm chí có thể loại bỏ một số công việc kiểm tra hoặc việc lấy mẫu không cần thiết. Vì vậy, việc lập kế hoạch kiểm soát một cách hiệu quả là rất quan trọng. Kỹ sư chất lượng tham gia vào quá trình nghiên cứu và phát triển như thế nào? Câu hỏi: Tôi là kỹ sư chất lượng, tham gia vào việc nghiên cứu và phát triển một sản phẩm của công ty. Nhưng bộ phận nghiên cứu và phát triển nghi ngờ năng lực chuyên môn của kỹ sư kiểm soát chất lượng, và do đó loại họ ra khỏi nhóm. Xin hỏi có phương pháp nào tốt hơn để tham gia vào quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm không? (Câu hỏi từ: Dương Tiêu (Quân)) Trả lời: Việc có sự tham gia của các kỹ sư chất lượng trong quá trình nghiên cứu và phát triển là điều vô cùng cần thiết và quan trọng. Khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp đạt trên 5σ, các nhà thiết kế của chúng ta buộc phải xem xét đến khả năng sản xuất sản phẩm. Và vào lúc này, một kỹ sư chất lượng có nhiều kinh nghiệm làm việc có thể sử dụng các phương pháp thống kê hoặc công cụ chuyên dụng để phân tích dữ liệu từ các cuộc thí nghiệm. Nhờ đó, họ có thể đưa ra nhiều gợi ý hữu ích, giúp tránh được những vấn đề tương tự đã từng xảy ra trong quá trình sản xuất hàng loạt các sản phẩm tương tự trước đây. Đồng thời, họ cũng có thể tối ưu hóa thiết kế của sản phẩm. Trong khi đó, các nhà thiết kế thường thiếu kỹ năng sử dụng các công cụ thống kê để phân tích dữ liệu một cách hiệu quả, vì vậy hai bên có thể bổ sung cho nhau. Để các kỹ sư chất lượng có thể tham gia một cách hiệu quả vào quy trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm, chúng ta cần xác định rõ trách nhiệm của họ ở từng giai đoạn thiết kế trong các tài liệu quy trình SOP. Làm thế nào để xử lý khiếu nại của khách hàng? Câu hỏi: Quy trình xử lý các khiếu nại về chất lượng sản phẩm từ phía khách hàng của công ty như sau: Nhân viên bán hàng sẽ ghi nhận các khiếu nại từ khách hàng; sau đó, bộ phận chịu trách nhiệm sẽ phân tích nguyên nhân và đề xuất các biện pháp khắc phục. Nhưng những phản hồi từ bộ phận chịu trách nhiệm chỉ toàn là những lời nói suông, không thể mang lại hiệu quả thực sự trong việc khắc phục và ngăn chặn vấn đề, cũng không thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Xin hỏi chúng ta nên thiết lập hệ thống kiểm tra xử lý khiếu nại của khách hàng như thế nào? Hoặc là trong quy trình vận hành của hệ thống, cần xác định rõ các bước nào cần được kiểm tra? Trả lời: Vấn đề mà bạn đề cập là điều mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải. Nguyên nhân của vấn đề này nằm ở chương trình hệ thống. Trước hết, các khiếu nại của khách hàng cần được liên kết với hiệu suất làm việc của những người chịu trách nhiệm trong các bộ phận liên quan. Đồng thời, cần xác định rõ các chỉ số đo lường mức độ hài lòng của khách hàng. Như vậy sẽ giúp nâng cao hiệu quả của các biện pháp khắc phục và năng suất công việc. Sau đó, đánh giá lại quy trình xử lý khiếu nại của khách hàng. Trong tài liệu quy trình xử lý khiếu nại của khách hàng, cần quy định rõ ai sẽ tiếp nhận và thu thập thông tin về các khiếu nại, ai sẽ phân tích và thực hiện các biện pháp khắc phục và ngăn chặn, ai sẽ báo cáo lại cho khách hàng, ai sẽ theo dõi và kiểm tra hiệu quả của các biện pháp khắc phục đó, cũng như thời hạn phải trả lời khách hàng trong báo cáo 8D. Cách tốt nhất là để bộ phận kiểm soát chất lượng thiết lập kênh giao tiếp trực tiếp với khách hàng, nhằm giảm thiểu tối đa các khâu trung gian. (Cái gọi là 8D chính là quy trình giải quyết vấn đề dựa trên sự phối hợp của nhóm, bao gồm tám bước từ D1 đến D8.) Làm thế nào để lấy mẫu kiểm tra các sản phẩm đặc biệt? Câu hỏi: Các nguyên liệu mà công ty chúng tôi sử dụng để sản xuất đều là những sản phẩm đặc biệt, được cung cấp dưới dạng cuộn. Do đó, việc kiểm tra chỉ có thể được thực hiện thông qua mẫu đầu tiên và mẫu cuối cùng mà thôi. Khi kiểm tra mẫu hoặc kiểm tra toàn bộ, cũng chỉ có thể kiểm tra ở lớp bề mặt mà thôi, không thể xác định được tình hình thực sự bên trong. Như vậy, trong quá trình lấy mẫu sẽ không thể phát hiện ra các vấn đề, nhưng lại xuất hiện rất nhiều vấn đề trong quá trình sản xuất. Xin hỏi làm thế nào để thiết lập hệ thống lấy mẫu một cách hợp lý? Trả lời: Đối với loại sản phẩm này, chúng ta cần dựa nhiều hơn vào các quy trình được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng sản phẩm, thay vì chỉ dựa vào việc giám sát sản phẩm. Chúng ta biết rằng các hình thức kiểm soát thường được chia thành hai loại: một loại là kiểm soát sản phẩm, loại còn lại là kiểm soát quy trình. Vì vậy, chúng ta cần tăng cường kiểm soát quy trình thay vì chỉ tập trung vào việc giám sát sản phẩm. Chẳng hạn, đối với các thiết bị máy móc quan trọng, cần phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố đầu vào (các thông số kỹ thuật) và kết quả đầu ra (đặc tính của sản phẩm). Vì vậy, đối với việc kiểm tra những sản phẩm có giá trị cao này, chúng ta nên giảm thiểu số lượng mẫu được lấy xuống mức tối thiểu. Phương pháp kiểm soát có thể sử dụng biểu đồ I-MRChart – biểu đồ hiển thị sự thay đổi của giá trị tại từng điểm. Làm thế nào để quy chuẩn hóa và quản lý mã sản phẩm? Câu hỏi: Công ty mà bạn tôi làm việc thuộc lĩnh vực sản xuất thiết bị chiếu sáng, là một doanh nghiệp quy mô lớn trong nước. Công ty này có hàng chục loại sản phẩm với hàng nghìn mẫu mã khác nhau. Do số lượng sản phẩm quá đa dạng, lại còn phải tiến hành kinh doanh cả trong nước lẫn xuất khẩu, nên việc mã hóa các sản phẩm luôn gặp nhiều khó khăn. Xin hỏi các chuyên gia, cách mã hóa và quản lý sản phẩm nên được thực hiện như thế nào? Trả lời: Thông thường, khách hàng của chúng tôi sẽ cung cấp tên sản phẩm (ví dụ như “Cat”). Mỗi tên sản phẩm thường bao gồm một loạt các phiên bản khác nhau với các thông số kỹ thuật khác nhau (như 1W, 2W…). Vì vậy, chúng tôi có thể thêm mã số vào sau tên sản phẩm, chẳng hạn như Cat1W, Cat2W… Nếu khách hàng không cung cấp tên sản phẩm mới, thì chúng tôi có thể tự đặt tên cho sản phẩm bằng phương pháp suy nghĩ sáng tạo (có thể lấy tên từ tên các loài động vật, thực vật, v.v.), sau đó áp dụng phương pháp đánh số đã nêu ở trên. Như vậy, chúng ta có thể xây dựng các tài liệu quy trình thao tác tiêu chuẩn SOP để điều chỉnh và kiểm soát mọi việc, từ đó ngăn chặn hiệu quả tình trạng lặp lại và hỗn loạn. Nguồn: Mạng internet