پروجیکٹ تعمیراتی شعبہ کا رازداری کا نظام

Thread Content

پروجیکٹ تعمیراتی شعبہ کا رازداری کا نظام
تنظیم: ……
تیار کرنے والا: ……
جانچ کرنے والا: ……
تاریخ: ……

(1) پروجیکٹ تعمیراتی شعبہ کے رازداری کے نظام کی پہلی دفعہ: کمپنی کے “رازداری کے نظام” کو نافذ کرنے، اور کمپنی کے تکنیکی رازوں کی حفاظت کے لئے، یہ قواعد وضع کئے گئے ہیں۔ دوسرا نقطہ: تعمیراتی شعبہ، رازداری سے متعلق کاموں کے لئے ایک خصوصی یونٹ قائم کرتا ہے؛ یہ یونٹ، کمپنی کی رازداری سے متعلق کاموں کی قیادت، نگرانی اور جانچ کا کام انجام دیتا ہے، اور یہ کام کمپنی کی رازداری سے متعلق کاموں کی قیادتی ٹیم کی سربراہی میں انجام دیا جاتا ہے۔ پروجیکٹ تعمیراتی ڈپارٹمنٹ کا سربراہ، اس ادارے کا سربراہ ہوتا ہے؛ جبکہ ڈپارٹمنٹ کے سربراہ اور نائب سربراہ، اس ادارے کے ارکان ہوتے ہیں۔ اس ڈپارٹمنٹ میں عارضی طور پر کام کرنے والے خفیہ معلومات کے نگراں بھی موجود تیسرا اصول: ملازمین کو رازداری سے متعلق تربیت دینا ضروری ہے، تاکہ ان میں رازداری کا شعور پیدا ہو، رازداری سے متعلق ذمہ داریاں واضح ہوں، اور رازداری کی ذمہ داریاں درست طریقے سے ادا کی جاسکیں۔ اپنے عہدے کی رازداری سے متعلق ذمہ داریوں کو احسن طریقے سے ادا کرنا ضروری ہے؛ نہ صرف کمپنی کے رازوں کی حدود سے واقف ہونا ضروری ہے، بلکہ جو لوگ کمپنی کے رازوں سے متعلق سوالات پوچھتے ہیں، ان کے سوالات کا جواب بھی رازداری کے اصولوں کے مطابق ہی دینا چاہیے۔ چوتھا شق: پروجیکٹ کی تعمیر سے متعلق محکمے کے “رازداری کے ضوابط” کو سختی سے نافذ کیا جائے، تاکہ کمپنی کے راز محفوظ رہیں، رازوں کے افشا ہونے کے خطرات دور کئے جائیں، اور رازوں کے افشا ہونے کے راستے بند کئے جائیں۔ پانچواں شق: منصوبے کی تعمیر سے متعلق تکنیکی دستاویزات کی وصولی، رجسٹریشن، نمبرنگ، تقسیم اور ان کی حفاظت کی ذمہ داری مخصوص عملے پر ہے۔ چھٹی دفعہ: منصوبے کی تعمیر سے متعلق تکنیکی دستاویزات کی وصولی، بھیجنے، استعمال، نقل کرنے، اخذ کرنے، محفوظ کرنے اور تلف کرنے کے عمل کو سختی سے منظور شدہ طریقہ کار کے مطابق انجام دیا جانا چاہیے۔ ساتواں شق: پروجیکٹ کی تعمیر سے متعلق کاموں کے دوران حاصل ہونے والے تمام تکنیکی دستاویزات، معاہدے، شرائط، نوٹس، ہدایات وغیرہ کو فوری طور پر اور مکمل حالت میں اپنے محکمے کے دستاویزات کے نگراں کے پاس جمع کرنا ضروری ہے؛ انہیں ذاتی طور پر رکھنے کی اجازت نہیں ہے۔ آٹھواں شق: منصوبے کی تعمیر سے متعلق تکنیکی دستاویزات کی تعداد پر سخت کنٹرول رکھا جاتا ہے، ان دستاویزات کو نمبرات دئے جاتے ہیں، اور انہیں لینے والوں کے بارے میں ریکارڈ بنایا جاتا ہے۔ دسواں شق: پروجیکٹ کی تجویزات، قابلِ عملیت کی رپورٹیں، ابتدائی ڈیزائن اور تعمیراتی منصوبوں سے متعلق دستاویزات کو، پروجیکٹ سے غیرمتعلق افراد کو بغیر اجازت کے فراہم نہیں کیا جاسکتا۔ دسویں دفعہ کے مطابق، منصوبے کی تعمیر سے متعلق تمام دستاویزات کو محفوظ رکھنے کے لئے منصوبے کی تعمیر سے متعلق شعبے میں ایک خصوصی شخص مقرر کیا جاتا ہے؛ ان دستاویزات کو صرف منصوبے کی تعمیر سے متعلق شعبے کے سربراہ کی اجازت سے ہی حاصل کیا جاسکتا ہے، اور ان کو ریکارڈ میں بھی درج کیا جاتا ہے۔ گیارہویں دفعہ کے مطابق، جب منصوبے کی تعمیر سے متعلق شعبے کو خفیہ دستاویزات موصول ہوتی ہیں، تو اسے فوراً منصوبے کی تعمیر سے متعلق شعبے کے سربراہ کو اطلاع دینی ہوتی ہے، اور خفیہ معلومات کی حفاظت کے لئے ایک خصوصی ٹیم بھی تشکیل دی جاتی ہے۔ جیسے ہی رازداری کی سطح متعین ہو جاتی ہے، دستاویزات کے سرورق پر رازداری کی علامت والی مہر لگانا ضروری ہے تاکہ اس بات کی اطلاع دی جاسکے۔ تمام دستاویزات کو کسی مخصوص شخص کے پاس رجسٹر کرکے محفوظ کیا جانا چاہیے۔ دوازدہواں شق: خفیہ درجہ کی تکنیکی معلومات کو لازماً تالے والے صندوقوں میں رکھنا ضروری ہے؛ اصولاً انہیں باہر نہیں دیا جاسکتا۔ اگر کام کی ضرورت کے پیش نظر انہیں استعمال کرنے، فراہم کرنے، یا نقل کرنے کی ضرورت ہو، تو مندرجہ ذیل طریقہ کار کے مطابق عمل کرنا ضروری ہے: 1. انتہائی خفیہ درجہ کی معلومات کو استعمال کرنے، فراہم کرنے، یا نقل کرنے کے لئے پروجیکٹ کے سربراہ کی منظوری ضروری ہے۔ ۲۔ خفیہ دستاویزات کو قرض لینے، دینے، یا ان کی نقل بنانے کے لئے منصوبے کے سربراہ کی منظوری ضروری ہے۔ ۳۔ خفیہ درجہ کی معلومات کو حاصل کرنے کے لئے، پروجیکٹ کے ڈائریکٹر کے دستخط سے منظوری ضروری ہے۔ تیرہواں شق: خفیہ معلومات کی نقول کی تعداد پر سخت کنٹرول رکھنا ضروری ہے، اور ان نقولوں کا ریکارڈ بھی رکھنا ضروری ہے؛ نقولوں پر ان کے نمبر درج کیے جانے چاہئیں۔ نقول کے حاملین کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ ان نقولوں کی دوبارہ نقل نہ کی جائے۔ چودہواں شق: خفیہ معلومات سے متعلق افراد (خفیہ دستاویزات کے استعمال کرنے والے، ان کے منتظمین، اور ان کو منتقل کرنے والے افراد) کو لازماً کمپنی کے ساتھ رازداری کا معاہدہ کرنا ہوگا۔ دفعہ پندرہ: اگر اوپر بیان کیے گئے احکامات کی خلاف ورزی کی گئی، تو اس سے پیدا ہونے والے تمام نتائج کی ذمہ داری متعلقہ فرد پر عائد ہوگی۔ اگر صورتحال سنگین ہو، تو کمپنی قانون کے مطابق متعلقہ فرد اور اس کے رہنماؤں کے خلاف کارروائی کرے گی۔ دسواں شق: کمپنی کے ملازمین کے استعفیٰ دینے یا ریٹائر ہونے پر، انہیں لی گئی تمام دستاویزات واپس کرنی ہوں گی، اور فائلوں کے نگراں کو اس بات پر دستخط کرنے ہوں گے۔ (دوم) ریکارڈوں کا مطالعہ اور انہیں قرض لینے سے متعلق قواعد: پہلا قاعدہ یہ ہے کہ خفیہ درجہ کی تکنیکی معلومات کا مطالعہ کرنے کے لئے متعلقہ منظوری کے طریقہ کار کی پابندی ضروری ہے، اور اس کے لئے پروجیکٹ کے ڈائریکٹر کی منظوری ضروری ہے۔ دوسرا، بولیوں اور معاہدوں سے متعلق دستاویزات (جیسے بولیوں کی تفصیلات) کو دیکھنے کے لئے منصوبے کے نگران کی منظوری ضروری ہے۔ تیسرا شق: کسی دوسری تنظیم کے لئے ہماری کمپنی کے ریکارڈز تک رسائی حاصل کرنے کے لئے، اس تنظیم کی جانب سے جاری کردہ خط ضروری ہے، نیز ہماری کمپنی کے متعلقہ شعبے کے افراد کی مدد بھی ضروری ہے۔ اس کے علاوہ، ریکارڈز حاصل کرنے کے لئے مذکورہ بالا قواعد و ضوابط کے مطابق ہی کارروائی کی جانی چاہیے۔ چوتھا شق: منصوبے کی تعمیر سے متعلق دستاویزات کو دیکھنے یا ان کی نقل بنانے کے لئے، ضروری ہے کہ ایک مخصوص شخص اس کام کے ساتھ موجود رہے۔ ； پروجیکٹ کی تعمیر سے متعلق دستاویزات کی نقل بنانے کے لئے، اس کام کو سونپنے والے شعبے کے سربراہ اور اس کمپنی کے اعلیٰ حکام کے دستخط ضروری ہیں۔ پانچواں شق: جب کام کی ضرورت کے باعث فائلوں کو آرکائیو سے باہر لینا ضروری ہو، تو سختی سے دستخط کرنے کی رسم ادا کرنا ضروری ہے۔ لیے گئے فائلوں کو جلد سے جلد واپس کرنا چاہیے، اور اس کی مدت پانچ دن سے زیادہ نہیں ہونی چاہیے۔ اگر کمپنی کو قرض دینا ہے، تو اس کے لئے پروجیکٹ کے ڈائریکٹر کے دستخط ضروری ہیں۔ چھٹی شق: دستخط کرکے منظوری دینے کے عمل میں، جن معلومات کو دیکھا جارہا ہے اور اس کا مقصد کیا ہے، اس کی وضاحت ضروری ہے؛ اگر ان معلومات کو قرض لینے کی ضرورت ہے، تو انہیں واپس کرنے کی تاریخ بھی ضرور درج کی جانی چاہیے۔ (ثالثاً) منصوبے کی تعمیر سے متعلق شعبے کی رازداری سے متعلق ذمہ داریاں: پہلی ذمہ داری یہ ہے کہ **رازداری سے متعلق قوانین** اور اعلیٰ حکام کے دیے گئے دیگر احکامات پر عمل کیا جائے، اور فائلوں کی رازداری کو بہتر طریقے سے برقرار رکھا جائے۔ دوسرا، منصوبے کی تعمیر سے متعلق عملے کے افراد کو رازداری کے اصولوں پر خصوصی توجہ دینی ہوگی؛ انہیں قائدانہ کردار ادا کرتے ہوئے، پارٹی اور ** کے رازداری سے متعلق قوانین اور ضوابط پر سختی سے عمل کرنا ہوگا۔ تیسرا شق: پروجیکٹ کی تعمیر سے متعلق عملے کی رازداری کی دیکھ بھال کے لئے “جو شخص ذمہ دار ہے، وہی اس کا ذمہ دار ہے” کا اصول نافذ کیا جاتا ہے، اور اس کی باقاعدہ دیکھ بھال ہر سطح پر الگ الگ کی جاتی ہے۔ چوتھا شق: پروجیکٹ کی تعمیر سے متعلق عملے کے افراد کو، فائلوں کو وصول کرتے، انہیں محفوظ رکھتے، یا ان کا استعمال کرتے وقت، ضروری قواعد کے مطابق ان کی بھرپور جانچ کرنی ہوگی، دستخط کرنے ہوں گے، ریکارڈ درج کرنے ہوں گے، اور رجسٹریشن منسوخ کرنی ہوگی؛ تاکہ نظام مکمل رہے اور حسابات واضح رہیں۔ پانچواں شق: جن دستاویزات کو تصدیق کے بعد تلف کرنے کی ضرورت ہو، ان کے بارے میں متعلقہ قواعد کے مطابق رپورٹ تیار کی جانی چاہیے، پھر ان کو رجسٹر کیا جائے۔ سربراہ کی منظوری کے بعد، دو یا زیادہ افراد کی نگرانی میں ان دستاویزات کو تلف کیا جائے۔ چھٹی دفعہ: پروجیکٹ کی تعمیر سے متعلق عملے کے افراد کو **خفیہ معلومات کی حفاظت کرنی ہوگی؛ انہیں خفیہ فائلوں کے مشمولات کو بغیر اجازت کے نقل کرنے یا پھیلانے کی اجازت نہیں ہے، نہ ہی انہیں اپنے اختیارات کا غلط استعمال کرکے فائلوں کی نقلیں بنانے کی اجازت ہے۔ ساتواں شق: پروجیکٹ کی تعمیر سے متعلق محکمے کے ملازمین کو، کمپیوٹر اور دیگر آفس آٹومیشن آلات کے استعمال میں رازداری کو برقرار رکھنا ہوگا، تاکہ کوئی راز افشا نہ ہو۔ آٹھواں شق: پروجیکٹ کی تعمیر سے متعلق محکمے کے ملازمین کے لئے تیار کردہ دستاویزات اور معلومات کی تعداد اور ان کی تقسیم کے دائرہ کو سختی سے کنٹرول کیا جانا چاہیے، نیز ان پر نمبر، رازداری کی سطح اور محفوظ رکھنے کی مدت بھی درج ہونی چاہیے۔ نویں دفعہ: جن خفیہ منصوبوں کو کسی دوسری تنظیم کے پاس سونپا جاتا ہے، ان کے لئے ضروری ہے کہ ایک رازداری کا معاہدہ کیا جائے، تاکہ وہ ان رازوں کو کسی تیسرے فریق کے سامنے ظاہر نہ کریں۔ دسواں شق: پروجیکٹ کی تعمیر سے متعلق محکمے کے ملازمین کو، اپنے مقالے شائع کرنے، سروے کرنے، تکنیکی تبادلے کرنے یا بیرونی افراد سے رابطے قائم کرنے جیسی سرگرمیوں میں، کمپنی کے رازوں یا خفیہ پروجیکٹس سے متعلق معلومات کو استعمال کرنے کی اجازت نہیں ہے۔ پروجیکٹ تعمیراتی شعبہ