Bộ phận thi công dự án – Chính sách bảo mật
Thread Content
Quy định về bảo mật của bộ phận thi công dự ánĐơn vị: …
Người soạn thảo: …
Người kiểm duyệt: …
Ngày ban hành: …
(1) Điều 1 của Quy định về bảo mật của bộ phận thi công dự án: Nhằm thực hiện các quy định về bảo mật của công ty, đồng thời bảo vệ an toàn cho các bí mật kỹ thuật của công ty, quy định này được ban hành. Điều 2: Bộ phận thi công sẽ thành lập cơ quan chuyên trách về công tác bảo mật. Cơ quan này hoạt động dưới sự chỉ đạo của nhóm lãnh đạo công tác bảo mật của công ty, và có nhiệm vụ chỉ đạo, giám sát và kiểm tra các hoạt động liên quan đến việc bảo mật trong quá trình thi công dự án. Trưởng bộ phận thi công dự án là người đứng đầu tổ chức; các trưởng phòng và phó trưởng phòng thuộc bộ phận thi công dự án là những thành viên của tổ chức này. Ngoài ra, còn có những nhân viên chuyên trách về công tác bảo mật. Điều 3: Cần kiên trì tiến hành giáo dục về việc bảo mật thông tin cho nhân viên, nâng cao ý thức về việc bảo mật, đồng thời xác định rõ trách nhiệm trong việc bảo mật thông tin. Cần tự giác thực hiện tốt công tác bảo mật trong vị trí công việc của mình. Không chỉ cần nắm rõ những thông tin bí mật của doanh nghiệp, mà còn phải tuân thủ các quy định về bảo mật khi có người hỏi về những thông tin bí mật liên quan đến công ty. Điều 4: Phải tuân thủ nghiêm ngặt “Quy định về bảo mật” của bộ phận thi công dự án, nhằm bảo vệ thông tin bí mật của công ty, loại bỏ các nguy cơ rò rỉ thông tin, và khắc phục những lỗ hổng có thể dẫn đến việc rò rỉ thông tin. Điều 5: Việc nhận, gửi, ghi chép, đánh số, lưu truyền và bảo quản các tài liệu kỹ thuật liên quan đến việc thi công dự án sẽ do nhân viên chuyên trách thực hiện. Điều 6: Việc nhận, gửi, truyền đạt, sử dụng, sao chép, trích dẫn, lưu trữ và tiêu hủy các tài liệu kỹ thuật liên quan đến việc thi công dự án phải được thực hiện một cách nghiêm ngặt theo quy trình phê duyệt đã định. Điều 7: Trong quá trình thực hiện công việc và các nhiệm vụ được giao, bộ phận thi công dự án cần nộp ngay lập tức toàn bộ các tài liệu kỹ thuật, hợp đồng, thỏa thuận, biên bản ghi nhớ, hướng dẫn sử dụng… cho người phụ trách lưu trữ tài liệu trong bộ phận mình. Không được giữ lại những tài liệu này cho riêng mình. Điều 8: Số lượng tài liệu kỹ thuật liên quan đến việc thi công dự án phải được kiểm soát chặt chẽ. Các tài liệu này cần được đánh số thứ tự, và thông tin về người nhận tài liệu cũng cần được ghi chép lại. Điều 9: Các tài liệu liên quan đến đề xuất dự án, báo cáo nghiên cứu khả thi, bản thiết kế sơ bộ và bản vẽ thi công của dự án không được cho những người không liên quan đến dự án mượn một cách tùy tiện. Điều 10: Bộ phận thi công dự án cần chỉ định người chuyên trách việc lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến quá trình xây dựng. Các tài liệu này chỉ được cho phép được mượn ra và ghi chép lại sau khi có sự đồng ý của người đứng đầu bộ phận thi công dự án. Điều 11: Khi nhận được các tài liệu kỹ thuật có mức độ bí mật cao, bộ phận thi công dự án phải ngay lập tức báo cáo cho người đứng đầu bộ phận này. Nhóm chuyên trách về bảo mật sẽ xác định mức độ bí mật của các tài liệu đó. Một khi mức độ bí mật được xác định, cần phải đóng dấu chỉ thị mức độ bí mật lên bìa tài liệu nhằm cảnh báo. Tất cả các tài liệu đều phải được giao cho người chuyên trách để ghi chép và lưu trữ. Điều 12: Các tài liệu kỹ thuật có mức độ bí mật cao phải được lưu trữ trong các tủ khóa. Về nguyên tắc, chúng không được cho mượn. Nếu thực sự cần phải mượn, sao chép hoặc in lại chúng vì mục đích công việc, thì phải tuân theo các thủ tục sau: 1. Việc mượn, sao chép hoặc in lại các tài liệu có mức độ bí mật cao phải được sự chấp thuận của trưởng bộ phận quản lý dự án. 2. Việc mượn, cho mượn, sao chép tài liệu có tính chất bí mật phải được sự chấp thuận của trưởng bộ phận quản lý dự án. 3. Việc mượn tài liệu thuộc loại bí mật phải được người đứng đầu bộ phận quản lý dự án ký duyệt. Điều 13: Số lượng bản sao của các tài liệu có mức độ bảo mật cao phải được kiểm soát chặt chẽ. Các bản sao này cần được ghi chép lại, kèm theo số hiệu của chúng. Người nắm giữ các bản sao này phải đảm bảo rằng không được sao chép chúng thêm lần nữa. Điều 14: Những người tiếp xúc với thông tin mật (những người sử dụng, quản lý hoặc chuyển giao các tài liệu có tính chất mật) phải ký kết thỏa thuận bảo mật với công ty. Điều 15: Nếu có bất kỳ hành vi vi phạm nào đối với các quy định nêu trên, người vi phạm sẽ phải chịu mọi hậu quả phát sinh. Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, công ty sẽ áp dụng các biện pháp theo quy định của pháp luật để xử lý người vi phạm cùng các nhà lãnh đạo liên quan. Điều 16: Khi nhân viên của công ty chuyển công tác hoặc nghỉ hưu, họ phải trả lại toàn bộ các tài liệu mà mình đã mượn; người phụ trách lưu trữ sẽ ký xác nhận. (II) Quy định về việc tra cứu và mượn tài liệu lưu trữ: Đối với các tài liệu kỹ thuật có mức độ bí mật cao, cần phải thực hiện các thủ tục phê duyệt tương ứng; việc này cần được sự chấp thuận của trưởng bộ phận quản lý dự án. Điều 2: Việc xem xét các tài liệu liên quan đến việc đấu thầu, ký kết hợp đồng (biên bản đánh giá hồ sơ thầu) cần được sự phê duyệt của trưởng bộ phận quản lý dự án. Điều 3: Các đơn vị bên ngoài muốn xem hồ sơ của công ty chúng tôi phải có thư giới thiệu từ đơn vị mình, đồng thời cần có sự hướng dẫn của nhân viên thuộc bộ phận liên quan đến nội dung hồ sơ đó. Sau đó, họ mới có thể thực hiện các thủ tục mượn hồ sơ theo quy định đã nêu ở trên. Điều 4: Khi tiến hành việc xem xét, sao chép các hồ sơ liên quan đến công trình, phải có nhân viên chuyên trách đi cùng ； Việc sao chép hồ sơ thi công dự án cần có chữ ký của người đứng đầu bộ phận nhận dự án và người đứng đầu công ty quản lý. Điều 5: Khi cần mượn tài liệu từ phòng lưu trữ vì mục đích công việc, cần phải thực hiện nghi thức ký tên một cách nghiêm ngặt. Các tài liệu được mượn phải được trả lại càng sớm càng tốt; thời hạn mượn tối đa không được vượt quá năm ngày. Nếu muốn cho mượn công ty, phải có chữ ký của trưởng bộ phận thi công dự án thì mới được. Điều 6: Trong thủ tục ký duyệt, cần ghi rõ nội dung cần được xem, mục đích của việc xem đó. Nếu cần mượn tài liệu, cũng phải ghi rõ thời hạn trả lại. (III) Nhiệm vụ bảo mật của bộ phận thi công dự án: Điều 1 – Thực hiện nghiêm túc các quy định về bảo mật theo **Luật Bảo mật** và các quy định liên quan từ cấp trên; đồng thời, phải thực hiện tốt công tác bảo mật các hồ sơ. Điều 2: Các nhân viên thuộc bộ phận thi công dự án cần coi trọng công tác bảo mật, phải làm gương và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật cũng như các chế độ liên quan do Đảng và ** đặt ra. Điều 3: Việc quản lý việc bảo mật thông tin của các nhân viên thuộc bộ phận thi công dự án được thực hiện theo nguyên tắc “ai chịu trách nhiệm quản lý thì người đó phải chịu trách nhiệm”. Việc quản lý này được thực hiện theo cơ chế phân công trách nhiệm từng cấp bậc. Điều 4: Các nhân viên thuộc bộ phận thi công dự án, khi tiếp nhận, lưu trữ hoặc sử dụng các hồ sơ, phải tuân thủ các quy định liên quan, kiểm tra kỹ lưỡng, ký tên, ghi chép lại và hủy bỏ các hồ sơ khi không còn cần thiết. Như vậy mới có thể đảm bảo rằng hệ thống hồ sơ được quản lý một cách chu đáo và rõ ràng. Điều 5: Đối với các tài liệu lưu trữ cần được tiêu hủy sau khi được kiểm định, cần phải soạn thảo báo cáo kiểm định theo quy định liên quan. Sau đó, cần có sự chấp thuận của người có thẩm quyền, và việc tiêu hủy sẽ được thực hiện dưới sự giám sát của ít nhất hai người. Điều 6: Nhân viên phụ trách thi công dự án phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bí mật. Không được sao chép hay lan truyền nội dung của các tài liệu có tính chất bí mật một cách tùy tiện; cũng không được lợi dụng chức vụ để sao chép các tài liệu này một cách trái phép. Điều 7: Các nhân viên làm việc tại bộ phận thi công dự án cần quản lý chặt chẽ các thiết bị tự động hóa văn phòng như máy tính, nhằm ngăn chặn tình trạng rò rỉ thông tin. Điều 8: Các tài liệu và văn bản liên quan đến công việc của nhân viên bộ phận thi công dự án cần được kiểm soát chặt chẽ về số lượng bản in và phạm vi người được gửi. Đồng thời, cần ghi rõ số hiệu, mức độ bí mật và thời hạn lưu trữ của các tài liệu đó. Điều 9: Đối với các dự án cần được thực hiện bởi các đơn vị bên ngoài, cần phải ký kết thỏa thuận bảo mật, yêu cầu họ không được tiết lộ thông tin bí mật cho bên thứ ba. Điều 10: Các nhân viên thuộc bộ phận thi công dự án khi viết bài báo, tham gia các chuyến khảo sát, học tập, tổ chức các hoạt động trao đổi kỹ thuật hoặc giao lưu với bên ngoài, không được tiết lộ những bí mật liên quan đến công ty và các dự án cần được bảo mật. Bộ phận thi công dự án