Tiga kata untuk merangkum sistem manajemen kualitas, sangat tepat!

Thread Content

Tiga kata untuk merangkum sistem manajemen kualitas, sangat tepat! 2016-12-04 Kualitas dan Sertifikasi Jika Anda diminta untuk merangkum sistem manajemen kualitas menggunakan beberapa kata kunci, apa yang akan terlintas di pikiran Anda? Seorang rekan yang telah bekerja di bidang manajemen kualitas selama 13 tahun, merumuskan tiga prinsip penting, yaitu “mundur”, “realistis”, dan “teliti”. Sungguh luar biasa. Jika dihitung-hitung, saya sudah bekerja di bidang kualitas selama 13 tahun. Selama itu, tak terelakkan adanya berbagai perselisihan terkait manajemen sistem kualitas. Pada awalnya, sistem manajemen mutu sangat populer, dan saya juga ingin menjadi auditor, jadi saya pun mulai belajar*. Waktu itu, manajer bagian kualitas kami mengatakan kepada kami bahwa untuk memahaminya, pertama-tama harus menghafal persyaratan sistemnya terlebih dahulu! Sejak saat itu, saya menghabiskan waktu siang dan malam untuk mempelajari ketentuan-ketentuannya. Saya menghafal 20 ketentuan tersebut dengan sangat baik (itu merupakan versi ISO9001/94). Akhirnya karena alasan lain, hal tersebut ditinggalkan; sungguh sayang. Pada tahun 2005, saya diangkat menjadi manajer bagian mutu. Saya harus mengorganisir audit internal dan menangani audit eksternal. Barulah saya benar-benar memahami persyaratan-persyaratan yang ada dalam sistem tersebut. Saya merasa lebih paham sekarang, seolah-olah saya benar-benar memahami persyaratan dan metode pengelolaan mutu. Namun, keadaan yang baik itu tidak berlangsung lama. Keadaan di sekitarku kembali membuatku bingung. Pada masa itu, perusahaan-perusahaan swasta berkembang dengan sangat cepat. Mereka tidak memiliki banyak pengalaman dalam hal manajemen, dan pemahaman mereka tentang sistem manajemen hanyalah berupa dokumen, catatan, dan sertifikat saja. Selain itu, banyak lembaga audit yang demi kepentingan bisnis mereka sendiri mengabaikan prinsip-prinsip audit yang seharusnya diterapkan. Sebuah pabrik yang memiliki lebih dari seratus karyawan pun bisa diperiksa dalam waktu dua jam saja. Mereka hanya perlu mengambil satu foto di area pabrik, lalu biaya audit pun sudah dibayar dan sertifikatnya pun diberikan. Bahkan, demi mendapatkan kontrak kerja, mereka rela memuaskan keinginan perusahaan tersebut… Semakin tidak jelaslah, apa sebenarnya yang terjadi dengan sistem manajemen mutu ini? Pada tahun 2007, saya bekerja di sebuah perusahaan pembuat kemasan obat di Shenzhen. Karena perusahaan tersebut menerapkan sistem manajemen yang sesuai standar industri farmasi, maka sistem manajemen mutu pun mendapat perhatian serius dari pihak manajemen perusahaan. Hampir semua persyaratan terkait pengelolaan sistem mutu disetujui oleh pemilik perusahaan. Dalam waktu kurang dari dua tahun, terbentuklah kerangka sistem manajemen yang efektif. Meskipun sistemnya belum sempurna, namun fungsinya berjalan dengan lancar. Jumlah keluhan terkait kualitas produk juga berkurang secara signifikan. Kali ini, saya benar-benar mulai menghargai manajemen sistem kualitas. Selama bertahun-tahun, sebagai manajer bagian kualitas, saya juga menjabat sebagai wakil manajer perusahaan, yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan sistem yang ada. Namun, selain perusahaan pembuat bahan kemasan obat yang membuat saya merasa bangga, sistem di perusahaan-perusahaan lainnya tidak mendapatkan penghormatan yang semestinya. Tugas saya hanyalah menyusun berbagai dokumen audit internal setiap tahunnya, sebagai persiapan untuk audit eksternal saja. Dalam keputusasaan itu, tiba-tiba saya menyadari satu hal: mengapa harus menjadikan manajemen sistem sebagai pekerjaan yang terpisah? Selain untuk mendapatkan persetujuan audit dan sertifikat, ini juga merupakan alat manajemen! Bisa digunakan dengan fleksibel, sama seperti metode manajemen lainnya. Tidak perlu menirunya secara keseluruhan. Setelah memahaminya, saya yang selama beberapa tahun terakhir asyik meneliti metode-metode manajemen kembali tertarik. Setelah beberapa waktu, saya pun berhasil menemukan beberapa petunjuknya. Ringkaslah tiga prinsip utama, yaitu “mundur”, “nyata”, dan “rinci”, dan anggaplah sebagai konsep dasar dari “Sistem Manajemen Li”. 01 Kemajuan setelah melakukan perbaikan merupakan tanda keberhasilan. Saat ini, sistem manajemen yang digunakan oleh sebagian besar perusahaan lebih berfokus pada persiapan menghadapi audit, demi mendapatkan sertifikat yang membuktikan “kapasitas jaminan kualitas” perusahaan tersebut. Jarang sekali perusahaan benar-benar menerapkan prinsip-prinsip tersebut dalam kegiatan sehari-hari. Selain itu, manajemen sistem tidak bisa memberikan efek secepat penggunaan doping oleh atlet; butuh waktu agar efeknya terlihat, sehingga sedikit sekali orang yang setuju dengannya. Coba pikirkan, sangat sulit untuk mengubah pandangan dan kebiasaan kerja mereka. Oleh karena itu, gunakan pendekatan dengan menurunkan tingkat persyaratan tersebut. Bagilah persyaratan sistem menjadi beberapa bagian yang lebih kecil. Pilihlah tujuan-tujuan yang memiliki tingkat kesulitan rendah dan memberikan hasil yang cepat. Dengan cara ini, prosesnya dapat dilakukan secara bertahap, sehingga meningkatkan kemungkinan keberhasilannya. Adanya kemajuan berarti kesuksesan! Inilah yang disebut “mundur”. Saat ini, di perusahaan ini, proses pencampuran bahan merupakan proses yang sangat penting. Untuk memperkuat dan mengatur proses pencampuran bahan, semua faktor yang berpengaruh terhadap kualitas produk dianalisis. Dari hasil analisis tersebut, ditemukan sekitar 30 titik kontrol yang perlu diperhatikan. Karena sulit untuk mengubah semuanya sekaligus, maka dipilih beberapa hal penting yang perlu dikendalikan terlebih dahulu, seperti “pemeriksaan barang pertama yang dimasukkan, pengecekan urutan pemasukan bahan, dan pembersihan magnet”. Setelah dilakukan selama 2 bulan, para karyawan pun mulai terbiasa dengan prosedur ini. Akibatnya, masalah yang muncul berkurang hingga sekitar 30%. Itu merupakan prestasi yang luar biasa. Jika benar-benar memahami persyaratan sistem sebagaimana yang diharuskan oleh sistem tersebut ； “Laksanakan semuanya sesuai petunjuk yang diberikan, dan simpan catatan setiap tindakan yang dilakukan.” Para operator yang belum lulus sekolah dasar dan terus-menerus sibuk bekerja tersebut, entah menjadi gelisah atau kesulitan untuk beralih pekerjaan. Inilah mengapa pentingnya konsep “mundur”. Tidak mungkin bisa gemuk hanya dengan sekali makan saja! ““Penarikan diri” juga terwujud dalam metode yang saya gunakan. Saya selalu berpegang pada “teori sudut tajam”. Saya tidak tahu apakah ada orang lain yang telah mengemukakan teori ini atau tidak. Jika tidak, maka saya lah pencipta teori tersebut. Dengan menerapkan teori sudut tajam, menganggap “mundur” sebagai langkah maju dan mencapai tujuan secara bertahap; hal ini ditentukan oleh kondisi aktual perusahaan. Yang lebih penting lagi, hal ini disebabkan oleh kurangnya sifat yang kuat pada diri saya, sehingga metode ini belum tentu cocok untuk orang lain. Namun, berdasarkan pengalaman sebelumnya, hasilnya cukup baik. 02 Menyelesaikan masalah nyata. Prinsip “nyata” berarti bahwa sistem manajemen kualitas harus berfokus pada hal-hal yang konkret dan praktis, dengan tujuan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada. Dengan demikian, pandangan negatif terhadap sistem manajemen yang dianggap “mewah namun tidak berguna” dapat diatasi, sehingga menciptakan peluang bagi pengembangan sistem manajemen tersebut. Dalam hal ini, perlu mengidentifikasi masalah-masalah yang muncul dalam suatu perusahaan atau proses tertentu, serta mencari penyebab sebenarnya dari masalah tersebut. Langkah-langkah pencegahan terhadap penyebab-penyebab tersebut umumnya sudah diatur dalam sistem yang berlaku. Dengan menganalisis masalah-masalah tersebut, kita dapat menjelaskan mengapa persyaratan-persyaratan sistem tersebut diperlukan, sehingga orang-orang memahami pentingnya persyaratan tersebut. Karena hal tersebut berkaitan erat dengan kepentingan mereka sendiri, maka pada dasarnya mereka akan menerimanya, dan secara bertahap menjadi “penggemar” dari sistem manajemen tersebut. Sekarang di perusahaan ini, dulu orang-orang diminta untuk meninjau pesanan sesuai dengan standar yang berlaku, demi menjaga kualitas dan waktu pengiriman. Namun, tidak ada yang memperhatikannya; mereka berpikir bahwa “cukup dengan menandatangani surat perintah saja sudah cukup untuk menyelesaikan masalah?” ”Terlalu membosankan, tidak ada yang mau melakukannya. Paling-paling hanya menandatangani saja, isi pesan tersebut bahkan tidak dibaca. Tentu saja, pada saat itu formulir penilaian pesanan juga tidak mencantumkan persyaratan yang spesifik; itu hanyalah sebuah formulir biasa saja. Karena informasi penilaian yang tidak akurat, rencana produksi menjadi tidak berarti. Selama proses pelaksanaan, rencana tersebut terus diubah, sehingga kapasitas produksi tidak dapat dimanfaatkan sepenuhnya. Akibatnya, barang pun tidak dapat dikirim tepat waktu. Tidak ada gunanya panik. Tahun lalu, kami menyusun ulang formulir penilaian pesanan tersebut, agar lebih rinci. Apa saja yang dinilai pada setiap tahapnya? Bagaimana cara menangani masalah yang muncul? Semuanya telah dijelaskan dengan jelas, dan semua orang diminta untuk bertanggung jawab atas tanda tangan yang mereka buat. Misalnya, “Apakah semua bahan tersedia? Apa yang masih kurang?” Kapan akan tiba? Apa saja masalah kualitas yang perlu diperhatikan sebelumnya? ……Setelah beroperasi selama hampir setengah tahun, meskipun masih ada beberapa hal yang belum dapat diwujudkan sepenuhnya, tingkat kelayakan rencana tersebut telah meningkat secara signifikan. Dengan kondisi personel dan peralatan yang tetap sama, kapasitas produksi meningkat dari sekitar 80 ton per hari menjadi sekitar 150 ton per hari. Upah produksi semua orang langsung naik. Pada saat seperti ini, ketika dibicarakan mengenai keperluan dan pentingnya peninjauan pesanan, berapa banyak orang yang akan menentangnya? Menyelesaikan masalah nyata dan menciptakan peluang manajemen merupakan alat penting lainnya dalam manajemen sistem. 03 Memudahkan hal-hal yang rumit. “Rinci” berarti dalam sistem manajemen mutu, agar suatu persyaratan atau aturan dapat diterapkan sepenuhnya, persiapan-persiapannya perlu dilakukan dengan sangat teliti. Setiap orang memiliki pemahaman masing-masing mengenai manajemen. Kebanyakan orang setuju bahwa manajemen berarti “mengorganisir/perencanaan, mengkoordinasikan pelaksanaan, memantau dan mengevaluasi, serta melakukan perbaikan”. Pemahamanku tentang manajemen adalah: menjadikan hal-hal yang abstrak menjadi konkret ； Jadikan hal yang rumit menjadi sederhana. Untuk mencapai hal ini, “spesifik dan rinci” menjadi sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan penerimaan dan pemahaman setiap orang tidak mungkin sama persis. Jika ingin semua orang setuju pada satu arah tertentu, maka tidak boleh diberikan kesempatan kepada mereka untuk memiliki keraguan terkait produk tersebut. Dalam “Prosedur Manajemen Perubahan” perusahaan, sebelumnya diatur bahwa “ketika terjadi perubahan signifikan pada aspek manusia, mesin, bahan, metode, dan lingkungan, maka harus dilakukan permohonan dan proses persetujuan melalui formulir perubahan...”. Lalu, apa yang dimaksud dengan perubahan signifikan? Bagaimana jika bukan perubahan yang signifikan? Sudah tak terelakkan bahwa setiap orang akan memiliki pemahaman yang berbeda; hal ini dapat mengganggu efisiensi, dan dalam kasus yang parah, bahkan dapat menyebabkan masalah kualitas. Oleh karena itu, saya menyusun sebuah “daftar persetujuan perubahan”, mengumpulkan semua pihak yang terkait, mencantumkan seluruh hal yang mungkin berubah, mendefinisikannya satu per satu, serta menjelaskan cara penanganannya. Dengan begitu, tidak akan ada lagi kesalahpahaman. Yang tersisa hanyalah pelaksanaannya saja. Saya berpendapat bahwa kualitas dapat dikendalikan. Dalam prosesnya, perlu ditingkatkan intensitas pemeriksaan kualitas, dengan menuntut adanya pemeriksaan dan koreksi terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas selama proses berlangsung. Suruh semua inspektur untuk mempelajari dan memahami faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas; khawatirnya, bahkan setengah tahun pun belum tentu cukup untuk menguasainya. Semua faktor yang bisa dipikirkan dicantumkan, sekitar lebih dari 80 item. Faktor-faktor tersebut disusun menjadi tabel pemeriksaan. Yang perlu dilakukan hanyalah memeriksa setiap langkah proses satu per satu, lalu menandai di kolom yang sesuai dengan tanda “√” atau “×”. Dalam waktu seminggu, semuanya akan selesai. Kita bisa melakukannya dengan lebih “rinci” lagi! Di sini saya hanya bisa merangkum sedikit pengalaman saya sendiri. Tentu saja, untuk mengelola sistem mutu dengan baik diperlukan lebih banyak ide yang lebih baik lagi. Asalkan kita benar-benar fokus pada hal tersebut, pasti akan ada wawasan yang didapatkan. Yakin bahwa bisa ditemukan cara yang lebih cocok untuk diri sendiri. Jangan sekali-kali terpengaruh oleh hal-hal seperti pengurusan sertifikat, audit internal, atau audit eksternal. Itu hanyalah “konspirasi” belaka. Ketika sistem tersebut benar-benar diterapkan dalam operasional perusahaan, maka keuntungan bagi perusahaan pun akan segera tercapai. Semoga teman-teman yang berminat dalam manajemen sistem semakin sukses!