Hội thảo về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp 10 (Kết thúc)

Thread Content

Các phương pháp và bước cơ bản để xây dựng OSHMS (tiếp theo) (3) Thử nghiệm hoạt động của hệ thống OSHMS. Về cơ bản, việc vận hành OSHMS chính là quá trình thực hiện các quy định trong tài liệu OSHMS, đạt được các mục tiêu của OSHMS, duy trì tính hiệu lực của hệ thống này và không ngừng cải tiến nó. Hoạt động hiệu quả của hệ thống phụ thuộc vào việc tổ chức và điều phối các hoạt động thông qua cấu trúc tổ chức của hệ thống, thực hiện công tác giám sát và đánh giá, cung cấp phản hồi về thông tin, đồng thời thông qua việc kiểm toán hệ thống và đánh giá quản lý để đảm bảo sự vận hành hiệu quả của nó. Việc thực hiện các hướng dẫn quản lý OSH, các tài liệu liên quan, cũng như việc triển khai các kế hoạch OSH, về bản chất chính là việc vận hành hệ thống OSHMS. Khi sổ tay quản lý OSH được người quản lý cấp cao ban hành, và các quy trình quản lý OSH được các nhà lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt để triển khai, thì cần ngay lập tức tổ chức các buổi đào tạo dành cho các nhân viên quản lý ở mọi cấp độ, nhằm giúp họ nắm rõ và thực hiện các quy định đó một cách hiệu quả. Là những nhà quản lý cấp cao, họ cần nắm vững các nguyên lý, nguyên tắc, chức năng của OSHMS, cũng như các phương pháp để kiểm soát nó ； Các nhân viên quản lý cấp trung chủ yếu cần nắm vững nội dung công việc của các yếu tố trong hệ thống của bộ phận mình ； Nhân viên thông thường nên tập trung nắm vững các quy định, tiêu chuẩn và thủ tục liên quan đến công việc của mình, được nêu trong các tài liệu hỗ trợ đi kèm với sách hướng dẫn. Việc vận hành hệ thống quản lý OSH liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau trong tổ chức. Do đó, tổ chức cần tuân thủ các yêu cầu trong quy trình thiết kế hệ thống này, đi theo các nguyên tắc như tính chặt chẽ, sự phối hợp hiệu quả, tính tối ưu, sự thống nhất. Đồng thời, cần bố trí những nhà quản lý có năng lực để đảm nhận công việc, xác định rõ mối quan hệ phụ thuộc giữa các bộ phận và cách thức phối hợp giữa chúng, từ đó đảm bảo việc vận hành hệ thống một cách hiệu quả. Khi phát hiện ra những vấn đề trong chức năng OSH của các bộ phận trong quá trình vận hành hệ thống, cần phải khắc phục chúng ngay lập tức. Trong quá trình vận hành OSHMS, các hoạt động thường không thể tránh khỏi tình trạng lệch khỏi các quy định đã đặt ra. Do đó, cần phải chú trọng đến việc giám sát, phát hiện kịp thời những sai sót đó để có thể áp dụng các biện pháp khắc phục. Việc thực hiện việc giám sát OSH là biện pháp cần thiết để đảm bảo hệ thống hoạt động một cách bình thường. Chức năng của hệ thống phản hồi thông tin về OSH chính là đảm bảo rằng công tác giám sát OSH được thực hiện một cách hiệu quả, từ đó giúp hệ thống tiếp tục hoạt động ổn định. Thông qua hệ thống phản hồi thông tin, các thông tin bất thường có thể được ghi nhận và xử lý kịp thời, giúp kiểm soát hoạt động của hệ thống một cách linh hoạt. Có thể thấy rằng, việc quản lý thông tin có mối liên hệ chặt chẽ với công tác giám sát OSH và công tác phối hợp tổ chức. Chỉ khi kết hợp ba yếu tố này một cách hài hòa, thì hệ thống mới có thể hoạt động một cách hiệu quả. (4) Kiểm toán nội bộ và đánh giá quản lý của hệ thống: Kiểm toán nội bộ trong OSHMS nhằm kiểm tra và xác nhận xem các yếu tố cấu thành nên hệ thống có được triển khai một cách hiệu quả theo kế hoạch hay không. Đây là phương thức kiểm tra và đánh giá có hệ thống, độc lập nhằm xác định xem hệ thống có đạt được các mục tiêu đã đề ra hay không. Đó chính là phương tiện để OSHMS tự đảm bảo chất lượng của mình. Kiểm toán nội bộ thường tiến hành kiểm tra toàn diện đối với tất cả các yếu tố của hệ thống. Đối với các hệ thống đã được kiểm toán bởi bên ngoài, trong quá trình kiểm toán nội bộ cũng có thể tập trung kiểm tra một số yếu tố nhất định, còn lần sau thì kiểm tra những yếu tố khác. Thông thường, cần kiểm tra toàn bộ các yếu tố trong vòng một năm. Đánh giá quản lý OSHMS là việc người quản lý cấp cao nhất của đơn vị sử dụng lao động tự mình đưa ra đánh giá toàn diện về việc liệu hệ thống hiện tại có phù hợp với các yêu cầu của chính sách OSH hay không, cũng như xem các mục tiêu mới được đặt ra sau những thay đổi trong môi trường có phù hợp hay không. Nó được thực hiện trên cơ sở kiểm toán hệ thống, nhưng không phải sau mỗi lần kiểm toán nội bộ hệ thống thì đều phải tiến hành đánh giá quản lý. Việc kiểm tra toàn bộ hoặc một phần các yếu tố của hệ thống sẽ được quyết định dựa trên những nhu cầu cụ thể. Việc đánh giá quản lý được thực hiện theo kế hoạch hàng năm; thông thường, việc này được tiến hành ít nhất một lần mỗi năm. Đánh giá quản lý thường do tổng giám đốc chủ trì, với sự tham gia của các trưởng bộ phận và những người liên quan (như nhân viên kiểm toán nội bộ, v.v.). Người đại diện quản lý OSH cần tổng hợp tình hình hiện tại của hệ thống quản lý OSHMS, xu hướng thay đổi của nó, cùng các vấn đề cần được nghiên cứu, thành những tài liệu bằng văn bản. Cuộc họp đánh giá sẽ đưa ra quyết định rõ ràng về các đề xuất hoặc vấn đề liên quan, chẳng hạn như kết quả kiểm toán nội bộ hệ thống, mức độ thực hiện các chính sách và mục tiêu, mức độ tuân thủ và hiệu quả của hệ thống, cam kết về việc cải tiến liên tục, cũng như các vấn đề mà các bên liên quan quan tâm liên quan đến các biện pháp khắc phục và ngăn ngừa.