مشاركة | رسالة من مدير الجودة إلى المدير العام: لنبذل جهدًا أكبر في تحقيق النتائج الفعلية، ولنتجنب تحميل المسؤولية للآخرين
Thread Content
رسالة من مدير الجودة إلى المدير العام: آمل أن نبذل المزيد من الجهد في تنفيذ المهام بشكل فعلي، وأن نقلل من التسويف.المدير العام: مرحبًا! لقد مر 50 يومًا منذ توليّ منصب مدير الجودة، وقد أمضيت في الشركة أكثر من خمسة أشهر ونصف. فيما يلي، سأقدم ملخصًا أو استعراضًا لعملي الشخصي وعمل القسم الذي أعمل فيه. بالطبع، بعد قراءة المحتوى سيبدو الأمر ليس ملخصًا أو استعراضًا، بل شكوى أو تنفيس للغضب، أو ربما يُعتبر ذلك دليلاً على طفولتي وعدم نضجي، لكن كل ما تم ذكره هو حقائق، ويمكن القول إنه الوضع الحالي للشركة. بالنسبة لموظفي قسم الجودة لدينا، فإن ما يُلاحظ حاليًا هو أن المتطلبات المفروضة علينا مرتفعة جدًا، وتوقعات الآخرين منا كبيرة جدًا، مما يؤدي إلى ضغوط شديدة على قسم الجودة. قل عدد الأشخاص، وزادت الأعمال، فيزداد احتمال حدوث الأخطاء. نحن لا ننكر أن لدينا الكثير من الأمور التي لم نقم بها بشكل كافٍ، لكن لدينا القدرة والثقة لتحسين أدائنا. الكفاءة تمثل مشكلة؛ فمفتشو الجودة لدينا تجاوزوا منذ زمن حدود مهام التفتيش، وأصبحوا يشرفون أيضًا على العمليات التصنيعية. يجب أن يكون قرار كيفية التعامل مع الورشة بيد قسم التفتيش؛ فإذا تم الأمر بشكل صحيح، فلا بأس، أما إذا لم يتم ذلك، فإن المشكلة تقع على عاتق قسم التفتيش ； حدثت مشكلة، وبدلاً من أن يتعاون الجميع لحلها في الوقت المناسب، بدأ كل منا يتحمل المسؤولية ويدفع الآخر، فيضيع الوقت هباءً. والمسؤول عن ذلك هو قسم الرقابة الجودة، فإذا تعب من الجري، فهذا ليس من شأني. وفي النهاية، ننتظر حتى يتم حساب ساعات العمل الضائعة، وبالتأكيد سيكون هناك من يدفع تعويضًا لي. أما فيما يتعلق بوقت قيام قسم الجودة بإجراء الفحوصات (الذي قد يستغرق نصف ساعة في أقل الأحوال، وقد يصل إلى عدة ساعات أو حتى أيام دون الحصول على نتائج)، فلا يوجد من يراقب جودة الإنتاج. والعبارة التي يرددها عمال المصنع دائمًا هي “هذا ليس من شأني، سيأتي قسم الجودة لإجراء الفحوصات لاحقًا”. وعندما ينتهي قسم الجودة من إجراء الفحوصات، يتبين أن هناك الكثير من المنتجات غير المطابقة للمواصفات. وعندها يقول عمال المصنع: “أليس هناك قسم جودة؟ أليست المنتجات مطابقة للمواصفات؟ ماذا كنتم تفعلون؟” لذلك، كان تقرير فحص المواد الواردة في 12 مايو غير مقبول، ووقع مدير الجودة على أمر إعادة الشحنة. أما الأقسام الأخرى فقد ترددت في اتخاذ قرار، ولم يتم التوصل إلى نتيجة. وفي 18 مايو، سيقوم قسم المعالجة الميكانيكية بإصدار مخالفة لقسم الجودة بسبب تأخر فحص المواد الواردة، حيث تجاوز التأخير الوقت المحدد بأربع ساعات كاملة، ولا عجب أن يحدث مثل هذا الأمر. في الواقع، الأشخاص الذين يتولون مهمة التعامل مع هذه الأمور في قسم الجودة هم مديرو الجودة. توقيع مدير الجودة على نموذج طلب إرجاع المنتجات لا يكفي، بل يجب أن يوقع موظف المشتريات على النموذج حتى يصبح الأمر ساريًا. وإذا لم يكن موظف المشتريات موجودًا أو تم تكليف موظف مشتريات آخر غير مألوف، فإن الأمر قد يستغرق أيامًا عديدة، بل قد لا يتم العثور على النموذج أصلاً. وعندما لا يكون لدى قسم الإنتاج المواد اللازمة للإنتاج، فإن أول من يتم سؤاله هو قسم الجودة، حيث يُسألون: كيف لم تنتهوا من فحص المنتجات بعد كل هذه الأيام؟ ماذا كنتم تفعلون؟ ； ناهيك عن أنه في حال معرفة أن المواد غير مطابقة للمواصفات، أو حتى غير صالحة للاستخدام، فلا يمكن إعادتها، وباختصار، فإن دورة إعادة الشراء غير كافية، مما يؤثر على مواعيد التسليم. ومن ناحية أخرى، تظهر مشاكل في جودة المواد الخام مرارًا وتكرارًا بسبب نفس العوامل السلبية، لذا يجب التواصل مع المورد لطلب تحسين الجودة. لكن الرد الذي نحصل عليه هو أن ذلك أمر لا مفر منه، دون أن يبذل المورد جهدًا لتحسين الجودة. وأحيانًا يُطلب منا تحديد أسباب تدني الجودة، بل ويُقال إننا نتدخل كثيرًا في إدارة الجودة. إن توقيع مدير الجودة على قبول المواد بشروط معينة، أو القول بأنها يمكن قبولها فقط بعد الحصول على مساعدة تقنية، يُعد خطأ فادحًا. لماذا نطلب من قسم التقنيات لدينا التعامل مع الأمور التي يمكن لقسم الجودة تقييمها بنفسه؟ بل إنهم يقولون إن القسم التقني غير قادر على العمل بشكل طبيعي بسبب هذه الحالات الخاصة. إن مشكلة مشبك أنبوب التغذية في 24 مايو هي دليل واضح على ذلك؛ فقد قضى المدير العام وقتًا طويلاً في تحليل الأمر بدقة، ووافق الجميع على ذلك، لكن بمجرد مغادرة المدير العام، تحول الاتهام فورًا نحو مدير الجودة: لماذا كتبتم هذه العبارة؟ لماذا يجب إحضاره إلى قسم التقنية؟ ألم تقرروا إرجاع البضاعة؟ كانوا يقولون سابقًا إن التنسيق ضعيف جدًا، فتم تعديل الرسومات، والآن يقولون إن التنسيق مشدود جدًا أو غير ممكن، فماذا علينا أن نفعل؟ يبدو أن كل المشاكل ناتجة عن قسم الجودة لدينا، إنها مشاكل مختلقة، ونحن من يصنعها عمدًا لإزعاج الآخرين ； في حال الحاجة إلى دعم تقني، يمكن لمدير الجودة فقط أن يرسل الطلب إلى مدير التقنية، لكن مدير التقنية يقول إنه غير مطلع على هذه الأمور، ويطلب منه تسليم الطلب مباشرةً إلى مهندس معين. بعد تسليم الطلب إلى المهندس، لا يُستخدم أي لغة تقنية، بل يُكتب فقط “أوافق على رأي قسم الجودة”، أو “لا يمكن استخدامه”， أو “إرجاع البضاعة”. يجب أن يُذكر في الطلب طلب الحصول على دعم تقني أو اقتراحات لتعديل شيء ما، وليس طلب موافقة قسم التقنية على شيء ما يخص قسم الجودة. فقرار ما إذا كان يمكن استخدام البضاعة أم لا، أو ما إذا كان يجب إرجاعها، يعود إلى قسم الجودة نفسه، ولا حاجة لقسم التقنية إلى كتابة أي شيء في هذا الشأن، بل المطلوب هو معرفة كيفية التعامل مع الأمر وكيفية تنفيذه. وقع مدير الجودة على المواد المختارة للاستخدام، لكن بدون توقيع مدير القسم المعني أو نائب المدير للموافقة، فإن الورش سترفض تنفيذ ذلك. وقع مدير الجودة على المواد التي يجب أن يختارها قسم الصيانة، لكن رئيس قسم الصيانة قال إنه ليس لديه الحق في تحديد ما يجب القيام به، فقط نائب المدير لقسم الإنتاج هو من يمكنه ذلك. بالإضافة إلى ذلك، كيف سيتم حساب التكاليف؟ هل يمكنك تحملها؟ ； وقع مدير الجودة على الطلبات التي اختارها المستودع، وقال موظفو المستودع إن لديهم أعمالهم الخاصة، وطلبوا من رئيسنا أن يتولى الأمر. لكن مدير المشتريات لديه الكثير من المهام، ولا يمكنه أن يظل هنا طوال الوقت في انتظار التوقيع على الطلبات. وهكذا، مرت عدة ساعات، وبدأ قسم الإنتاج في التذمر. والأمر نفسه ينطبق على الأوامر الشاذة التي تصدر خلال عملية الإنتاج، وكذلك شكاوى العملاء. من مسؤولية قسم الجودة تحديد العيوب المذكورة في الفواتير غير المطابقة للمواصفات، كما أن تحليل أسباب هذه العيوب يعد أيضًا من مسؤوليات هذا القسم. أما وصف العيوب وتحليل أسبابها، فهو من مهام موظفي التفتيش على المستوى الأساسي، وهو ما يتطلب وجود كفاءات وخبرات معينة. يمكن لمفتش جودة عادي فقط أن يقوم بإجراء الفحوصات وتحليل الأسباب البسيطة والظاهرة، أما الأسباب العميقة أو الأسباب المرتبطة بها فلا يستطيع تحليلها. بالطبع يمكن الاستماع إلى تحليل أسباب الأشخاص المعنيين، لكن هذا التحليل يكون دقيقًا فقط إذا كان موضوعيًا وخاليًا من أي عوامل تؤدي إلى التهرب من المسؤولية. لكننا نطبق الآن نظام التقييم، وتخشى كل الأقسام تحمل المسؤولية؛ فإذا لم يكن الأمر بسببهم، فلا بأس، أما إذا كان بسببهم، فإنهم يحاولون إخفاء ذلك خوفًا من اكتشاف الأمر، مما يؤدي إلى أخطاء في تحليل أسباب الجودة، بل وربما عدم القدرة على تحديد السبب الحقيقي. إن شكاوى العملاء بشأن تشققات سطح المرحاض مثال ملموس على ذلك؛ حيث تم سؤال ورشة الحقن المائي عما إذا كان هناك أسباب تؤدي إلى التشققات، وكان الرد جملة واحدة فقط، وهي أننا نقوم بالإنتاج وفقًا للمواد المستوردة، دون ذكر أي شيء آخر، لكن عندما وصل الأمر إلى المدير العام..
ممارسة التاي تشي، دفع الكرة. الفساد المطلق~~~~
هل لم تطبق الشركة في الماضي نظام تقييم أو تقدير الأداء؟ أم يمكن القول إنك كنت تعمل بهذه الطريقة قبل أن تأتي إلى هذه الشركة؟ إذا كان الأمر كذلك، فإما أن شركتكم لا تمتلك تقسيمًا واضحًا للمسؤوليات، حيث يكون على من يشرف على الجودة التوقيع على الوثائق في حالة عدم مطابقة المواد المستوردة للمعايير، ويصبح من يسمح بدخول هذه المواد مسؤولًا عن جودتها. أما بالنسبة للمشاكل المتعلقة بالعمليات الإنتاجية (مثل الرقابة على العمليات)، فيمكن للشركة تحديد معايير واضحة، ويُعتبر أي منتج لا يلبي هذه المعايير غير مطابق للمواصفات. يجب على القسمين الإنتاجي والفني التعاون لحل هذه المشاكل، ولا علاقة لذلك بمسؤولياتك كمسؤول عن الجودة، فأنت مسؤول فقط عن نتائج الفحوصات التي تقوم بها.
نفس المنصب، نفس الأمور، نفس المشاعر! لكن الآن، لم يعد التواصل بين أقسامنا يتم عبر الكلام، بل كل شيء يتم عبر النصوص مع التوقيع. لقد تحسن الوضع كثيرًا.
مسؤوليات الأقسام غير واضحة، والإدارة العليا تقصّر في أداء واجباتها. لا يوجد فهم لفكرة أن الجودة تُنتج، وليست نتيجة للفحص. في الواقع، تواجه العديد من الشركات هذه المشكلة؛ فعندما يتعلق الأمر بمنتج غير مطابق للمواصفات، يقول العاملون في الإنتاج: ماذا كنتم تفعلون أثناء عملية الفحص؟ وعدم التفكير إطلاقًا في سبب خطئي.
بعد قراءة النص بأكمله، يبدو أنك تشتكي فقط، وتذكر صعوبات عملك والعوائق التي تواجهك فيه. وحتى لو كانت هذه الأمور حقيقية، فإن الجميع يواجه صعوبات. لم تقدم أي حلول، كما أنك لم توضح مدى خطورة المشاكل التي تتحدث عنها. من المستحيل أن تحصل على موافقة المدير العام بهذه الطريقة. وعلاوة على ذلك، فإن أسلوب الشكوى هذا لا يغضب مديري الأقسام الأخرى فحسب، بل يجعل المدير العام يشعر أيضًا بأن هناك مشكلة في طريقته في الإدارة. أنصحك بأن تكتب الرسالة بطريقة ملتوية، مع تلخيص الظواهر واقتراح تحسينات للنظام، والاستفادة من صلاحيات قسم الجودة للحصول على سلطة فعلية.
أوافق على ما قاله الشخص في الأعلى، وبصفتي زميلًا في المجال، أود أن أقول بضع كلمات؛ سواء كانت صحيحة أم خاطئة، فلا داعي للقلق. بعد قراءة رسالتك، لو كنت المدير العام، لاعتبرت أنك مدير ضبط الجودة شخص مسؤول، لكنك تفتقر إلى الكفاءة والخبرة. لماذا نقول ذلك؟ القائد مشغول طوال اليوم، من الجيد أن تطرح الأسئلة، لكن ليس لدى القائد وقت لمساعدتك في حل تلك المسائل التافهة، رغم أنها تبدو في نظرك أمورًا مهمة. لذلك، يجب التعامل مع كتابة الرسائل للقادة بحذر، ويجب فهم طباع وخصائص هذا القائد، ثم تقديم اقتراحاتك وآرائك بناءً على استراتيجيات محددة، مع تقديم حلول مختلفة للمشكلات ليختار من بينها القائد، بدلاً من أن يكون القائد هو من يساعدك في حل المشكلات. بشكل عام، يبدو أن هناك بعض المشاكل في عملية التحكم لدى شركتكم، حيث ليست مسؤوليات الأقسام واضحة. ربما في مجالات مختلفة، ليس لدي الحق في القول الكثير. في أقسام إدارة الجودة لدينا في شركات الكيماويات، توجد وثائق محددة، وتُحدد مؤشرات التحكم في العمليات بالتشاور مع الوحدات الفرعية والأقسام ذات الصلة. ويكون قسم إدارة الجودة مسؤولاً عن فحص المنتجات وفقًا لهذه المؤشرات، ثم إصدار تقارير حول نتائج الفحص. المشاكل الكثيرة التي ذكرتها قد تكون ناتجة عن عدم قدرة سلفك على تنظيم الأمور، أي عدم وجود معايير للرقابة الداخلية، أو أن هذه المعايير غير واضحة، ولذلك يصبح قسم ضبط الجودة كأنه يقوم بأعمال شاقة دون أي دعم.
أيضًا، لا أعرف إذا كانت شركتكم تمتلك مؤشرات لتقييم الجودة ووثائق تحدد المسؤوليات أم لا. في بداية العام، يقوم قسم إدارة الجودة بوضع مؤشرات تقييم الجودة بشكل أكثر تفصيلاً، ثم يتم توزيعها عبر وثائق رسمية. بعد ذلك، يتم تقييم الأداء شهريًا، ويُعتبر ذلك جزءًا مهمًا من الرواتب، وبهذه الطريقة سيتم إيلاء الأهمية اللازمة لذلك