“अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों” का विस्तृत विवरण”

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1.jpg परिभाषा: आग-सुरक्षा संबंधी दस्तावेज़ क्या हैं? अग्नि सुरक्षा रिकॉर्ड, अग्नि सुरक्षा संबंधी महत्वपूर्ण इकाइयों द्वारा अग्नि सुरक्षा प्रबंधन के कार्यों के दौरान सीधे तौर पर तैयार किए गए लिखित, चित्रात्मक, ध्वनि/वीडियो आदि रूपों में उपलब्ध ऐतिहासिक रिकॉर्ड हैं। अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेजों को व्यवस्थित रूप से तैयार करना, अग्नि सुरक्षा संबंधी कार्यों को ठीक से संचालित करने हेतु आवश्यक है। यह, संस्थान की अग्नि सुरक्षा व्यवस्था एवं विभिन्न अग्नि सुरक्षा उपायों को लागू करने हेतु आधारभूत कार्य है। I. अग्नि सुरक्षा रिकॉर्डों की भूमिका
“अग्नि सुरक्षा अधिनियम” की धारा 17 में यह प्रावधान है कि “अग्नि सुरक्षा के दृष्टि से महत्वपूर्ण इकाइयों को अग्नि सुरक्षा रिकॉर्ड बनाने होंगे।” “सरकारी कार्यालयों, संगठनों, उद्यमों एवं संस्थाओं के लिए अग्नि सुरक्षा व्यवस्था संबंधी नियम” (पुलिस मंत्रालय का आदेश संख्या 61) में अग्नि सुरक्षा रिकॉर्डों को एक अलग अध्याय के रूप में शामिल किया गया है। इसमें ऐसी इकाइयों से अग्नि सुरक्षा रिकॉर्ड ठीक से बनाए रखने की मांग की गई है। इससे स्पष्ट है कि अग्नि सुरक्षा व्यवस्था में अग्नि सुरक्षा रिकॉर्डों की बहुत महत्वपूर्ण भूमिका है। जो इकाइयाँ अग्नि सुरक्षा के दृष्टिए महत्वपूर्ण नहीं हैं, वे अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेज़ तैयार नहीं करने के लिए स्वतंत्र हैं; लेकिन उन्हें अपनी इकाई से संबंधित बुनियादी जानकारियाँ, पुलिस विभाग द्वारा तैयार किए गए विभिन्न कानूनी दस्तावेज़, एवं अग्नि सुरक्षा से संबंधित अन्य सामग्री एवं रिकॉर्डों को एक जगह संग्रहीत करके रखना आवश्यक है, ताकि आवश्यकता (1) अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेज, अग्नि सुरक्षा के दृष्टिकोण से महत्वपूर्ण इकाइयों का “पहचान-पत्र” हैं। अग्नि सुरक्षा रिकॉर्डों में, किसी संस्थान की बुनियादी जानकारियाँ, तथा अग्नि सुरक्षा प्रबंधन से संबंधित विभिन्न दस्तावेज़/जानकारियाँ दर्ज होती हैं। इससे संस्थान के नेता, संबंधित विभाग, पुलिस विभाग की अग्नि सुरक्षा इकाइयाँ, एवं अग्नि सुरक्षा प्रबंधन से जुड़े अन्य व्यक्ति, स्थिति को आसानी से समझ सकते हैं; जिससे नेताओं को निर्णय लेने में एवं दैनिक कार्यों में मदद मिलती है। रोजमर्रा के कार्यों में, अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेजों को स्थल-निरीक्षणों के साथ जोड़ा जा सकता है; ऐसा करने से उच्च अधिकारी, संबंधित विभाग, एवं पुलिस विभागों को अग्नि सुरक्षा प्रबंधन संबंधी कार्यों का मूल्यांकन करने में मदद मिलती है। ； आग लगने पर, आग के कारणों की जाँच करने, दोषियों की पहचान करने एवं उनके खिलाफ कार्रवाई करने हेतु सहायक साक्ष्य उपलब्ध कराए जा सकते हैं। इसके अलावा, अग्निशमन संबंधी दस्तावेज़, अग्नि-रोकथाम हेतु सामग्रियों के अध्ययन, अग्निशमन संबंधी तकनीकी मानकों में संशोधन, एवं अग्निशमन संबंधी प्रक्रियाओं में बदलाव करने जैसे कार्यों हेतु प्राथमिक जानकारी प्रदान करते हैं। (II) अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेज, किसी संस्था में कार्यरत कर्मचारियों द्वारा अग्नि सुरक्षा संबंधी दायित्वों का ठीक से निर्वहन किया जा रहा है या नहीं, इसकी जाँच करने हेतु उपयोग में आते हैं। ये दस्तावेज, पूर्णकालिक/अंशकालिक अग्नि सुरक्षा प्रबंधकों की व्यावसायिक क्षमताओं एवं कार्यकुशलता का मूल्यांकन करने हेतु भी उपयोगी हैं। ऐसे दस्तावेजों से संस्था में अग्नि सुरक्षा संबंधी कार्यों के प्रति जिम्मेदारी की भावना मजबूत होती है, एवं संस्था की अग्नि सुरक्षा व्यवस्था और अधिक व्यवस्थित एवं नियमबद्ध रूप लेती है। द्वितीय, अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेजों की सामग्री: अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेजों में दो मुख्य तत्व होते हैं – अग्नि सुरक्षा संबंधी बुनियादी जानकारियाँ, एवं अग्नि सुरक्षा प्रबंधन संबंधी जानकारियाँ। इनके साथ ही आवश्यक चार्ट/आलेख भी दिए जाते हैं। अग्नि सुरक्षा संबंधी बुनियादी जानकारियाँ, अग्नि सुरक्षा रिकॉर्डों का मुख्य भाग हैं। इनमें उन महत्वपूर्ण संस्थानों से संबंधित अग्नि सुरक्षा संबंधी जानकारियाँ शामिल हैं। ये, किसी संस्थान द्वारा अग्नि सुरक्षा संबंधी नियमों का पालन करने हेतु आवश्यक शर्तें हैं; ये अग्नि सुरक्षा जिम्मेदारियों को लागू करने का ठोस उदाहरण भी हैं। आग सुरक्षा संबंधी मूल जानकारी में इकाई का सामान्य विवरण एवं आग सुरक्षा हेतु महत्वपूर्ण स्थलों की जानकारी शामिल है। ； इमारतों या स्थलों के निर्माण, उपयोग या खुलने से पहले आवश्यक अग्नि सुरक्षा संबंधी डिज़ाइन समीक्षा, अग्नि सुरक्षा संबंधी जाँचें, एवं अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेज़/जानकारियाँ। ； अग्निशमन प्रबंधन संस्थाएँ एवं विभिन्न स्तरों पर अग्नि सुरक्षा के लिए जिम्मेदार व्यक्ति/संस ； अग्नि सुरक्षा व्यवस्था ； अग्निशमन उपकरण, आग बुझाने हेतु उपलब्ध साधन। ； पूर्णकालिक अग्निशमन दल, स्वयंसेवी अग्निशमन कर्मी, एवं उनके पास उपलब्ध अग्निशमन उपकरण। ； अग्नि सुरक्षा से संबंधित महत्वपूर्ण पदों पर कार्यरत व्यक्तियों की जानकारी: नए अग्नि-रोधी उत्पादों/सामग्रियों के गुणवत्ता संबंधी प्रमाणपत्र। ； अग्निशमन एवं आपातकालीन स्थितियों में लोगों को सुरक अग्नि सुरक्षा प्रबंधन से संबंधित मुख्य रूप से 2 बातें हैं: पहली, पुलिस विभाग की अग्नि सुरक्षा इकाइयों द्वारा कानून के अनुसार तैयार किए गए विभिन्न कानूनी दस्तावेज़। मुख्य रूप से “अग्नि सुरक्षा निरीक्षण रिकॉर्ड फॉर्म”, “सुधार करने हेतु आदेश पत्र” एवं अग्नि सुरक्षा संबंधी प्रशासनिक दंडों से संबंधित कानूनी दस्तावेज़ शामिल हैं। दूसरा, कार्य संबंधी रिकॉर्ड हैं। मुख्य रूप से, अग्निशमन उपकरणों की नियमित जाँच संबंधी रिकॉर्ड, स्वचालित अग्निशमन उपकरणों की जाँच/परीक्षण संबंधी रिपोर्टें, एवं उपकरणों की मरम्मत/रखरखाव संबंधी रिकॉ ； आग लगने के जोखिम एवं उनके निवारण संबंधी जानकारियाँ/रिक ； अग्नि सुरक्षा निरीक्षण, निगरानी अभिलेख ； गैस, विद्युत उपकरणों की जाँच से संबंधित रिकॉर्ड/अभिलेख। ； अग्नि सुरक्षा प्रशिक्षण रिकॉर्ड ； अग्निशमन एवं आपातकालीन स्थितियों में लोगों को सुरक्षित स्थान पर ले जाने स ； आग संबंधी जानकारियों का रिकॉर्ड ； अग्निशमन संबंधी पुरस्कार/दंडों का रिकॉर्ड उपरोक्त रिकॉर्ड में निरीक्षक का नाम, समय, स्थान, विवरण, पाए गए आग संबंधी जोखिमों, एवं उनके निवारण हेतु उठाए गए उपायों का वर्णन होना आवश्यक है। ； प्रशिक्षण का समय, भाग लेने वाले व्यक्ति, प्रशिक्षण की सामग्री आदि भरें। ； परीक्षण का समय, स्थान, विषय, भाग लेने वाले विभाग/व्यक्ति आदि की जानकारी भरें। तीन, अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेजों का प्रबंधन: अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेजों को एकत्र करना, उनका व्यवस्थित रूप से संग्रहण करना, इसका उद्देश्य उनका प्रभावी ढंग से उपयोग करना है; ताकि इनका उपयोग संस्था की अग्नि सुरक्षा व्यवस्था को बेह अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों के प्रबंधन की गुणवत्ता का मूल्यांकन, मुख्य रूप से इस आधार पर ही किया जाना चाहिए कि उन दस्तावेजों तक पहुँचना कितना आसान है। यही अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों के प्रबंधन का मूल उद्देश्य एवं लक्ष्य है। अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों को भी संस्था के समग्र दस्तावेजों के प्रबंधन में शामिल किया जान अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों के प्रबंधन हेतु नियम बनाएं, एवं इसके प्रबंधन हेतु जिम्मेदारियाँ निर (1) अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेजों का रखरखाव एवं प्रबंधन अग्नि सुरक्षा हेतु महत्वपूर्ण इकाइयों द्वारा ही किया जाना चाहिए। अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेजों का केंद्रीकृत एवं एकीकृत रूप से प्रबंधन करना, ऐसी इकाइयों के लिए बहुत ही आवश्यक है। यद्यपि अग्निशमन संबंधी दस्तावेज़ कुछ विशेष विभागों या व्यक्तियों द्वारा ही तैयार किए जाते हैं, लेकिन इनका महत्व केवल उन विभागों/व्यक्तियों तक ही सीमित नहीं है। ऐसे दस्तावेज़ों को किसी विशेष संस्था द्वारा ही संग्रहीत एवं प्रबंधित किया जाना चाहिए; इन्हें किसी व्यक्ति या संस्था द्वारा अलग-अलग स्थानों पर संग्रहीत नहीं किया जाना चाहिए। ऐसा करने से ही दस्तावेज़ों के बिखरे हुए होने एवं अलग-अलग तरीकों से प्रबंधित होने से उत्पन्न होने वाली समस्याओं को दूर किया जा सकता है, एवं दस्तावेज़ों का अधिकतम उपयोग किया जा सकता है। (II) अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों को पूर्ण एवं सुरक्षित रखना आवश्यक है। केवल ऐसा ही करके ही दस्तावेजों से संबंधित कार्यों हेतु आवश्यक आधार उपलब्ध हो सकता है। अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों को सुरक्षित रखने का अर्थ है, दो पहलुओं में इसका ध्यान रखना। पहला, दस्तावेजों की संख्या के हिसाब से उन्हें पूर्ण रूप से संरक्षित रखना; ताकि वे दस्तावेज जिन्हें एकत्र किया जाना आवश्यक है, अधूरे न रहें। ； दूसरी ओर, गुणवत्ता के दृष्टिकोण से अभिलेखों के आपसी संबंधों एवं ऐतिहासिक सच्चाईयों को बनाए रखना आवश्यक है। इन्हें जानबूझकर अलग-थलग नहीं किया जाना चाहिए, न ही इन्हें बेतरतीब ढंग से रखा जाना चाहिए। इसके अलावा, अभिलेखों में कोई बदलाव या संशोधन भी नहीं किया जाना च अभिलेखों की संख्या पूर्ण होने से ही अभिलेखों की व्यवस्था सुव्यवस्थित रहती है, एवं अभिलेखों के बीच सामंजस्य भी बना रहता है। इस प्रकार, अभिलेखों की संख्या का होना वैज्ञानिक दृष्टि से आवश्यक है। अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों की सुरक्षा का अर्थ दो पहलुओं में है – एक ओर, भौतिक रूप से इन दस्तावेजों को क्षतिग्रस्त होने से बचाना, ताकि इनका उपयोग लंबे समय तक किया जा सके। ； दूसरी ओर, अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों में भी कुछ गोपनीयता होती है; इन दस्तावेजों के खो जाने से, चोरी हो जाने से, या लीक हो जाने से बचना आवश्यक है। (III) अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों का वर्गीकरण
अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों को, उनके निर्माण होने के चरण, सामग्री, समय एवं रूप के आधार पर “जो समान है, उसे एक ही श्रेणी में रखें, एवं जो भिन्न है, उसे अलग श्रेणी में रखें” ऐसी विधि से वर्गीकृत किया जाना चाहिए। विभिन्न श्रेणियों के बीच कुछ संबंध होना चाहिए; इन श्रेणियों में एक निश्चित क्रम एवं व्यवस्था होनी चाहिए, ताकि सब कुछ व्यवस्थित रहे। इससे दस्तावेजों को व्यवस्थित रूप से वर्गीकृत एवं सूचीबद्ध करने में मदद मिलती है; जिससे उनका प्रबंधन एवं उपयोग आसान हो जाता है। (च) अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेजों की खोज: खोज का अर्थ है, अग्नि सुरक्षा संबंधी दस्तावेजों की सामग्री एवं विशेषताओं को लिखकर उन्हें खोज उपकरणों में संग्रहीत करना। अग्नि सुरक्षा प्रबंधन हेतु आवश्यकता पड़ने पर, ऐसे दस्तावेजों को तुरंत ढूँढकर उनका उपयोग किया जा सकता है। यह, अभिलेखों का उपयोग करने से पहले किया जाने वाला एक महत्वपूर्ण तैयारी-कार्य है। यह, आवश्यक अग्नि-संबंधी अभिलेखों को जल्दी एवं सटीक रूप से ढूँढने हेतु एक प्रभावी तरीका है। विषय-सूची, दस्तावेजों की खोज हेतु उपयोग में आने वाला एक महत्वपूर्ण साधन ह अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों की खोज में दक्षता बढ़ाने हेतु, दस्तावेजों की सूची तैयार करना आवश्यक है; एक पूर्ण सूची-प्रणाली स्थापित करना आवश्यक है। (व) अग्नि-सुरक्षा संबंधी दस्तावेजों का नष्ट करना: किसी संस्था के अग्नि-सुरक्षा संबंधी दस्तावेज, दैनिक अग्नि-सुरक्षा प्रबंधन कार्यों के दौरान धीरे-धीरे एकत्र होते रहते हैं। समय के साथ इन दस्तावेजों की मात्रा बढ़ती जाती है; लेकिन कुछ दस्तावेजों का संग्रहीत रखने का कोई महत्व नहीं रह जाता, इसलिए उन्हें आगे संग्रहीत रखने की आवश्यकता नहीं होती। अभिलेखों को संक्षिप्त बनाने, एवं कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने हेतु, नियमित रूप से, उद्देश्यपूर्ण एवं योजनाबद्ध तरीके से अभिलेखों का व्यवस्थित रूप से संग्रहण आवश्यक है। उपयोगी सामग्री को संकलित एवं व्यवस्थित करके, उसे आगे भी संग्रहीत रखें। ； वे सामग्रियाँ, जिनका संरक्षण करने का कोई महत्व ही नहीं है एवं जिन्हें नष्ट करना आवश्यक है, उन्हें **दस्तावेज़ी अभिलेखों के प्रबंधन संबंधी नियमों** के अनुसार ही निपटाया जाना चाहिए। ऐसा करने से अभिलेखों का ढेर बढ़ने से बचा जा सकता है, एवं अभिलेखों में मिलावट भी नहीं होगी; जिससे उनका अग्निशमन संबंधी दस्तावेजों को संग्रहीत करने हेतु नीचे दी गई तालिका का फ़ाइलों की सूची
क्रमांक | नाम
01 | संस्था की मूल जानकारी
02 | संस्था का आरेख/नक्शा
03 | इमारतों के निर्माण संबंधी जानकारी, निरीक्षण/प्रमाणन, उपयोग शुरू करने से पहले आग सुरक्षा संबंधी जानकारी
04 | आग सुरक्षा प्रबंधन संबंधी संस्थाएँ/व्यवस्थाएँ
05 | इमारतों एवं आग सुरक्षा उपकरणों संबंधी जानकारी
06 | आग सुरक्षा प्रबंधन नियम/प्रक्रियाएँ
07 | महत्वपूर्ण कर्मचारियों संबंधी जानकारी
08 | महत्वपूर्ण स्थानों संबंधी जानकारी
09 | किराए पर दी गई इमारतों का प्रबंधन
10 | ज्वलनशील/विस्फोटक रासायनिक पदार्थों संबंधी जानकारी
11 | गैस/विद्युत उपकरणों के निरीक्षण संबंधी जानकारी
12 | आग बुझाने एवं आपातकालीन स्थितियों में निपटने हेतु योजनाएँ
13 | आग सुरक्षा संबंधी जागरूकता/प्रशिक्षण संबंधी जानकारी
14 | अन्य महत्वपूर्ण आग सुरक्षा संबंधी जानकारियाँ (जैसे आग संबंधी घटनाओं का विवरण, आग सुरक्षा संबंधी पुरस्कार/दंड, नए आग सुरक्षा उपकरण, आग सुरक्षा संबंधी खर्च आदि)