आपूर्तिकर्ता प्रबंधन से जुड़ी 8 अजीबोगरीब बातें!

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कुछ खरीद विभागों के प्रमुख, “तीन-दबाव नीति” का उपयोग करते हैं; अर्थात् वे आपूर्तिकर्ताओं पर दबाव डालते हैं, अपने अधीनस्थों पर दबाव डालते हैं, एवं खुद पर भी दबाव डालते हैं। उनका मानना है कि खरीद संबंधी कार्यों म हालाँकि, केवल “दबाव” डालने से कोई भविष्य नहीं बन सकता। यदि पेशेवर दृष्टिकोण एवं उचित प्रबंधन कौशल की कमी हो, तो इससे कई अजीबोगरीब स्थितियाँ पैदा हो सकती हैं। कृपया मुझे धीरे-धीरे समझाने दीजिए… 1. उच्च गुणवत्ता वाले, लेकिन कम क्षमता वाले आपूर्तिकर्ता – जब कोई कंपनी आपूर्तिकर्ता चुनती है, तो वह आमतौर पर उस आपूर्तिकर्ता से मिलकर उसकी जाँच करती है। कई कंपनियाँ “व्हाइट, रिच एंड ब्यूटीफुल” नामक आपूर्तिकर्ता मूल्यांकन फॉर्म का उपयोग करती हैं। यह फॉर्म गुणवत्ता प्रणाली, संगठनात्मक संरचना, तकनीकी क्षमताएँ, हार्डवेयर सुविधाएँ, कर्मचारियों की स्थिति, लाइटनिंग इम्प्रूवमेंट, 6 सिग्मा आदि जैसे विभिन्न पहलुओं को शामिल करता है; अर्थात् यह एक व्यापक एवं सर्वसमावेशी फॉर्म है। ऐसा करना, देखने में तो गलत नहीं लगता; बल्कि यह तो प्रशंसनीय भी है! ऐसी तालिकाओं के आधार पर मूल्यांकन करने पर, उच्च अंक प्राप्त करने वाले निश्चित रूप से वे ही “उच्च स्तरीय” आपूर्तिकर्ता होते हैं। वास्तविक सहयोग में, ये आपूर्तिकर्ता आपके लिए पर्याप्त मात्रा में सामान आपूर्ति करने में असमर्थ होते हैं; इसलिए उनका सहयोग भी बहुत कम होता है। जब आप कोई मांग रखते हैं, तो वे अक्सर यही कहते हैं, “हमारी कंपनी की अपनी प्रक्रियाएँ हैं… हम आपकी मांगों के अनुसार काम नहीं कर सकते।” यही तो “उच्च स्कोर, कम सुविधाएँ” नामक विचित्र परिस्थिति है। सुझाव: आपूर्तिकर्ता चुनते समय, सबसे अच्छा विकल्प चुनने की बजाय, सबसे उपयुक्त विकल्प ही चुनें। ऐसा आपूर्तिकर्ता चुनें जो आपके साथ हमेशा रहने के लिए तैयार हो, जो आपके साथ जीवन भर साथ रहे। केवल उच्च मूल्य वाले ही प्रोफेशनल आपूर्तिकर्ता होते हैं। लेकिन कंपनियाँ तो कम कीमत वाले आपूर्तिकर्ताओं को ही चुनती हैं… यह तो “स्वाभाविक बात” है। लेकिन कभी-कभी समस्या यहीं होती है – जब आप तकनीकी विवरण एवं डिज़ाइन चित्रों को आपूर्तिकर्ता को भेजते हैं, तो कम क्षमता वाले आपूर्तिकर्ता उनका ठीक से विश्लेषण नहीं करते। वे सोचते हैं कि यह बहुत ही आसान काम है… “इतना आसान!” इसलिए वे बहुत ही कम कीमत बता देते हैं। जबकि पेशेवर आपूर्तिकर्ता, उत्पादों से जुड़ी कठोर आवश्यकताओं, आवश्यक प्रसंस्करण प्रक्रियाओं एवं परीक्षणों को ध्यान में रखते हुए, बहुत ही कम लाभ के साथ ही मूल्य बताते हैं। हालाँकि, पेशेवर आपूर्तिकर्ताओं की कीमतें, सामान्य आपूर्तिकर्ताओं की तुलना में काफी अधिक होती हैं। जब आप बिना सोचे-समझे कम गुणवत्ता वाले आपूर्तिकर्ताओं को ही चुन लेते हैं, तो इसके परिणामस्वरूप आपको कई समस्याओं का सामना करना पड़ता है। इतनी कम कीमत पर तो आपूर्तिकर्ता व्यापार ही नहीं कर सकते। इसके अलावा, कम क्षमता वाले आपूर्तिकर्ताओं की तकनीकी क्षमताएँ अक्सर उत्पादों की आवश्यकताओं को पूरा करने में असमर्थ रहती हैं। सुझाव: आपूर्तिकर्ता के दिए गए दामों का मूल्यांकन करते समय, यह जरूर जाँच लें कि क्या उसने उत्पादन प्रक्रिया एवं सामग्रियों का विस्तार से विश्लेषण किया है? 3. बर्बादी को उचित ठहराया जा सकता है… लेकिन आपको तो बचत करनी ही होगी। आपूर्तिकर्ताओं के प्रबंधक अक्सर आपूर्तिकर्ताओं से कहते हैं, “हमें भारी लागतों का सामना करना पड़ रहा है… हमें जरूर बचत करनी ही होगी… यह काम आप्से ही होगा… कृपया!” ” हालाँकि, ये आपूर्तिकर्ता प्रबंधक, ऑफिस में थोड़ा भी समय बिताने के बाद ही टिकट बुक करके आपूर्तिकर्ता के पास चले जाते हैं; वहाँ थोड़ी शराब पीते हैं, बैठक में थोड़ी बातचीत करते हैं, और फिर जल्दी से पाँच सितारा होटल की ओर चले जाते हैं। वे इसे “अभी और टेलीकॉन्फ्रेंसें हैं!” नाम देकर उचित ठहराते हैं। ” हर कुछ दिनों में आपूर्तिकर्ताओं के पास जाना पड़ता है; कभी-कभी एक साथ बहुत सारे लोग वहाँ जाते हैं। अक्सर, आपूर्तिकर्ता इन लोगों के आने का उद्देश्य ही समझ नहीं पाते, और वे लोग पहले ही कारखाने में पहुँच जाते हैं। सुझाव: जब हम आपूर्तिकर्ताओं से लागत में कमी लाने का अनुरोध करते हैं, तो हमें भी उदाहरण प्रस्तुत करना चाहिए; यात्राओं की योजना अच्छी तरह बनानी चाहिए, एवं दक्षता में सुधार करना चाहिए। अन्यथा, आपूर्तिकर्ताओं के लिए लागत कम करने संबंधी मांगों का सहर्ष पालन करना मुश्किल हो जाएगा। 4. मैं “लीन” विधि का उपयोग करता हूँ, जबकि आपको स्टॉक रखना होता है। कई कंपनियाँ शून्य स्टॉक वाली व्यवस्था को अपनाकर “लीन उत्पादन” की ओर बढ़ रही हैं; लेकिन फिर भी उन्हें इस बात का डर रहता है कि कहीं कच्चे माल की कमी हो जाए, जिससे उत्पादन प्रभावित हो इसलिए, आपूर्तिकर्ता को पर्याप्त मात्रा में स्टॉक तैयार रखना ही पड़ता है; ताकि आदेश मिलते ही वह सामान भेज सके। ऐसा व्यवहार, निस्संदेह, स्टॉक को एक जगह से दूसरी जगह स्थानांतरित करने का ही तरीका है; यह स्टॉक को वास्तव में समाप्त करने का तरीका नहीं है। आपूर्ति श्रृंखला के दृष्टिकोण से, यह कोई मूल्य वर्धन नहीं है; किसी हद तक यह तो एक प्रकार का अपव्यय ही है। क्योंकि आपूर्तिकर्ताओं के पास मौजूद उत्पादों को समय पर बाजार में उपलब्ध नहीं कराया जा सकता, जिससे उन उत्पादों को नष्ट करने की संभावना बढ़ जाती है। सुझाव: लीन, अपव्यय को दूर करने हेतु एक कार्य-पद्धति है। केवल अपना स्टॉक ही आपूर्तिकर्ता को सौंप देना, यह तो महज औपचारिकता है; यह कोई व्यावहारिक उपाय नहीं है। 5. कोशिश करें कि प्रस्ताव/वादे धीरे-धीरे ही दिए जाएं। इसका मतलब यह है कि आपूर्तिकर्ताओं का प्रबंधन करने वाले व्यक्तियों को, जब वे पहली बार किसी आपूर्तिकर्ता से मिलते हैं, तो उन्हें अतिरंजित वादे नहीं करने चाहिए। ”आपूर्तिकर्ताओं को लगा कि बस सहयोग करने से ही उन्हें धन-लाभ हो जाएगा। कुछ समय तक सहयोग करने के बाद, आपूर्तिकर्ता को लगने लगा कि कुछ ठीक नहीं है; खरीद की मात्रा वैसी नहीं है, जैसा कि पहले दावा किया गया था। इस प्रकार, आपूर्तिकर्ता धीरे-धीरे अपना व्यवहार बदलने लगा, और अब वह पहले जितना उत्साही नहीं रहा! लेकिन क्या इसके लिए हम आपूर्तिकर्ता को दोष दे सकते हैं? सुझाव: आपूर्तिकर्ता के साथ पहली बार बातचीत करते समय, भविष्य में होने वाले सहयोग की संभावनाओं को अतिरंजित रूप से नहीं दर्शाना चाहिए। 6. अहंकारी व्यवहार – आपूर्तिकर्ता प्रबंधक, खुद को बड़ा ग्राहक मानकर, आपूर्तिकर्ता की फैक्ट्री में लागू नियमों को नजरअंदाज कर देते हैं। उदाहरण के लिए, फैक्ट्री में सुरक्षा हेलमेट पहनना आवश्यक है, लेकिन ऐसे लोग हेलमेट ही नहीं पहनते। ； नियम के अनुसार, बैठक कक्ष में धूम्रपान करने की अनुमति नहीं है; लेकिन वह इस नियम को तोड़ना च आम तौर पर, साल के अंत में आपूर्तिकर्ताओं को उस साल में दी गई खराब वस्तुओं की सूची भेजी जाती है। ऐसे में आपूर्तिकर्ता नाराज हो जाते हैं; वे कहते हैं कि “जीवित होने पर तो व्यक्ति से मिलना ही होगा, मरने के बाद तो उसका शव ही मिलेगा…” लेकिन ऐसी खराब वस्तुओं के बारे में तो पहले ही कोई जानकारी ही नहीं दी गई थी… फिर भी साल के अंत में ऐसी सूची ही भेज दी जाती है। क्या यह “बलपूर्वक किसी को मजबूर करने” जैसा व्यवहार है? सुझाव: यदि कभी आपको आपूर्ति किए गए सामान में कोई खामी दिखे, तो तुरंत आपूर्तिकर्ता को सूचित करें। ऐसा करने से आपूर्तिकर्ता भी उस खामी को दूर कर सकता है! 7. “ड्रैगन को नियंत्रित करने हेतु तीन तरीके – दबाव डालना, मजबूर करना, एवं विकल्प देना।” पहले आप आपूर्तिकर्ता पर दबाव डालकर उससे कीमतें कम करवाएं; अगर ऐसा न हो, तो उसे मजबूर करें, और कहें कि यह तो ऊपरी अधिकारियों का आदेश है दबाव डालने से कोई फायदा नहीं हुआ, इसलिए नए आपूर्तिकर्ताओं की तलाश शुरू की गई, ताकि आपूर्तिकर्ता बदला जा सके। बदलने के बाद पता चला कि, अरे, यह तो पहले वाले आपूर्तिकर्ता से भी खराब है! सुझाव: आपूर्तिकर्ताओं के प्रबंधन में, उनके साथ दीर्घकालिक संबंध बनाना एवं मिलकर सुधार करना बहुत ही महत्वपूर्ण है! 8 लोगों वाला यह “भीड़-भाड़ वाला” समूह… आपूर्तिकर्ता प्रबंधक, आपूर्तिकर्ताओं के सामने तो ग्राहक ही होते हैं; लेकिन लंबे समय तक ऐसा रहने पर वे थोड़े नाजुक हो जाते हैं। थोड़ा भी नाराज होने पर, वह नौकरी छोड़ देता था। इसलिए, कई कंपनियों के खरीद विभागों में कर्मचारियों का आना-जाना लगातार होता रहता है। इसकी तुलना में, आपूर्तिकर्ताओं के कर्मचारियों की स्थिति काफी स्थिर रही। इस प्रकार, एक खरीद परियोजना आधा साल तक चली; लेकिन कंपनी के आपूर्तिकर्ता प्रबंधक सभी नए लोग थे, और उन्हें इस परियोजना के इतिहास के बारे में कुछ भी नहीं पता था। इसके विपरीत, आपूर्तिकर्ता के कर्मचारियों को तो परियोजना के बारे में पूरी जानकारी है! ऐसी स्थिति में, आखिर कौन किसका मार्गदर्शन करेगा? सुझाव: “दुनिया तो बहुत बड़ी है… मैं वहाँ जाकर देखना चाहता हूँ!” ”आपूर्तिकर्ता प्रबंधन टीम की स्थिरता बनाए रखने हेतु, उन्हें उचित कार्य-स्थान देना आवश्यक है। साथ ही, टीम के नेताओं को भी अनुकरणीय व्यवहार करना चाहिए; वे सादगी से काम करें, नाजुक व्यवहार न करें, ताकि टीम में अच्छा वातावरण बन सके!