コンピュータ内のファイルや図面がどんどん増えてきて、どう整理すればいいか
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プロジェクトが増えるにつれて、コンピュータ内のファイルもどんどん増えてきます。特に図面ややり取りの文書は、どのように整理すれば簡単に見つけられるでしょうか？みなさんは、コンピュータの中の資料をどのように整理していますか？標準やマニュアルもあって、パソコンの中はとても散らかっていて、見るだけでうんざりする。
プロジェクト別に、ファイルの種類で分類します。図面、規格、資料に加えて、検索ソフトもあります。非常に使いやすい検索ソフト「Everything」があるので、その強力さを試してみてください。私のファイルのファイル名はとてもはっきり書かれていて、必要な時にプロジェクトの図面名で検索すれば、数秒で見つかります。
プロジェクト別に、ファイルの種類で分類します。
このソフトも私は使っていて、やはりプロジェクト別に分類しています。プロジェクト内のファイルが特に多く、図面もたくさんあるので、検索しやすくするためにファイル名には日付や送信者の名前も書き加えて、Everythingを使って探しています。しかし時間が経つと新しいものと古いものが区別しづらくなり、特にファイル名を忘れてしまうと探し出すのが大変になります。そのため、より細かく分類するためにたくさんのフォルダを作り、フォルダの中にさらにフォルダを入れて、現在進行中の作業と完了した作業を分けていますが、それでも整理が乱れがちです。基準も同様で、工程や機器別に分けるのか、国の基準や業界の基準別に分けるのか、基準を調べる際は、基準番号や一部の名称がわからない限り、探し出すのは難しい。
クラウドストレージを1つ登録しよう。。。。別々にアップロード
多くの企業のコンピューターは封印されており、USBメモリも挿せない上、インターネット経由で送信することなど到底できない。
私のやり方は、専門分野別にフォルダを作り、ファイル番号、バージョン、日付をはっきりと書くことです。。。
外部の大容量USBメモリを用意し、そこに自分が最も理想的だと思う方法で再分類してみてください