【안전 교육 도구】SWOT, PDCA, 6W2H, SMART, WBS, 시간 관리, 80/20 법칙!(초클래식)

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▌1. SWOT 분석법: Strengths: 강점, Weaknesses: 약점, Opportunities: 기회, Threats: 위협. 의의: 전체 상황을 명확하게 파악하고, 자신의 자원 측면에서의 강점과 약점을 분석할 수 있도록 도와줍니다. 또한 환경이 제공하는 기회를 포착하고, 발생할 수 있는 위험과 위협을 예방하는 데 매우 중요한 역할을 합니다. ▌二、PDCA 순환 규칙 Plan: 목표 및 계획 수립； Do: 작업 실행, 조직적으로 시행； 점검: 과정의 핵심 단계와 최종 결과를 확인합니다； 조치: 편차를 바로잡고 성과를 표준화한 뒤 새로운 목표를 설정하여 다음 단계의 계획을 수립합니다. 의미: 모든 업무는 하나의 PDCA 순환으로, 계획하고 실행하며 결과를 점검한 뒤 더욱 개선하여 다음 순환으로 넘어가야 합니다. 오직 날로 쌓여가는 점진적인 개선을 통해서만 질적 도약이 가능해지며, 모든 업무를 완성하고 자신의 인생을 더욱 완벽하게 만들 수 있습니다. ▌삼, 6W2H 방법 What: 업무의 내용과 달성해야 할 목표； 왜: 이 일을 하는 이유； 누구: 이 작업에 참여하는 구체적인 인원 및 책임자； When：어떤 시간에, 어떤 시간대에 작업을 진행하는가； 장소: 업무가 이루어지는 곳 ； Which: 어떤 방법이나 경로인가； 방법: 어떤 방식으로 진행하는가； 얼마나 많이: 얼마의 비용이 필요한가요? 의미: 어떤 일을 하든 6W2H를 기준으로 생각해야 하며, 이는 우리의 사고를 체계적으로 만들어 무분별함을 막는 데 도움이 됩니다.우리의 보고도 6W2H를 활용해야 하며, 이를 통해 보고서 작성 및 검토에 걸리는 시간을 절약할 수 있습니다. ▌넷, SMART 원칙 Specific 구체적인； 측정 가능한 측정 가능한； Attainable 달성 가능한； Relevant 관련된； 시간 기반 시간의； 의미: 사람들은 업무 목표나 과제 목표를 설정할 때, 그 목표와 계획이 SMART화되어 있는지 고려해야 합니다.SMART화된 계획만이 실행 가능성이 높으며, 계획의 성공적인 이행을 이끌어낼 수 있다. 특별히 명시하자면, 이 원칙을 다음과 같이 설명하는 경우도 있습니다. S는 ‘구체적(Specific)’을 의미하며, 성과 평가는 특정한 업무 지표를 정확히 반영해야 하고, 일반적인 방식으로는 안 된다는 것입니다； M은 측정 가능(Measurable)을 의미하며, 성과 지표가 수치화되거나 행동으로 나타날 수 있으며, 이러한 성과 지표를 검증할 수 있는 데이터나 정보가 확보 가능함을 뜻합니다； A는 ‘달성 가능한(Attainable)’ 것을 의미하며, 성과 지표가 노력을 기울인다면 달성할 수 있어야 하고, 너무 높거나 낮은 목표를 설정하는 것을 피해야 함을 나타냅니다； R은 현실성(realistic)을 의미하며, 성과 지표가 실제적이어서 증명하고 관찰할 수 있다는 것을 나타냅니다； T는 시간 제한(time bound)을 의미하며, 성과 지표를 달성해야 하는 특정 기한에 중점을 둡니다. ▌다섯, 시간 관리 – 중요성과 긴급성
A. 중요하고 긴급한 것들: 긴급한 문제들, 기한 내에 완료해야 하는 업무들. 당신이 하지 않으면 다른 사람도 할 수 없는 일들.
B. 중요하지만 긴급하지 않은 것들: 준비 작업, 예방 조치, 가치관의 명확화, 계획 수립, 인간관계 형성, 진정한 창조, 자신의 능력 향상.
C. 긴급하지만 중요하지 않은 것들: 방해가 되는 일들, 전화, 편지, 보고서, 회의 등. 많은 긴급한 일들, 남들이 기대하는 일들.
D. 중요하지도 긴급하지도 않은 것들: 사소한 일들, 광고 메일, 전화, 회피적인 활동들, 대기 시간 등.
우선순위 = 중요성 × 긴급성. 시간을 배분할 때는 각각의 일들의 우선순위를 고려해야 하며, “피아노를 연주하는 것처럼” 신중하게 처리해야 합니다. 일에 있어서는 선제적인 능력이 필요하며, 문제가 생기기 전에 미리 대비해야 합니다. 만약 계속해서 문제를 해결하는 데만 급급한다면, 우리의 업무는 영원히 수동적인 상태에 머물게 될 것입니다. ▌6. 작업 분해법, 즉 Work Breakdown Structure. WBS를 어떻게 분해하는가: 목표 → 작업 → 과제 → 활동. WBS 분해의 원칙: 주요 목표를 단계적으로 세분화하여, 가장 하위 단계의 작업 및 활동들은 직접 개인에게 할당하여 수행시킬 수 있다；각 작업은 원칙적으로 더 이상 세분화할 수 없을 때까지 분해되어야 합니다. WBS 분해 방법: 상향식과 하향식의 충분한 소통； 일대일로 개별적으로 소통하지 마세요； 그룹 토론. WBS 분해의 기준: 분해된 활동 구조가 명확함； 논리적으로 하나의 큰 활동을 형성함； 임시 마일스톤과 모니터링 지점을 포함한 모든 핵심 요소가 통합되어 있습니다； 모든 활동은 명확하게 정의되어 있습니다. 의미: 작업을 분해하는 방법을 배워야 합니다. 작업을 충분히 세분화해야만 상황을 명확하게 파악할 수 있고, 체계적으로 일을 처리할 수 있으며, 자신의 시간을 효율적으로 관리할 수 있습니다. ▌7. 28의 법칙 발레트의 법칙: “총 결과의 80%는 총 소요 시간 중 20%에 의해 결정된다.”” 일의 “중요도”에 따라 업무의 우선순위를 정하는 원칙은 “중요한 소수와 사소한 다수”라는 원리에 기반을 두고 있습니다. 예를 들어: 매출의 80%는 20%의 고객들에게서 발생합니다； 전화의 80%는 20%의 친구들로부터 옵니다； 총 생산량의 80%는 20%의 제품에서 나옵니다； 부의 80%는 20%의 사람들이 가지고 있습니다. 이는 우리가 업무를 수행할 때 주요한 모순들을 잘 파악하고, 복잡한 업무 속에서 중요한 것들을 찾아내어, 자원을 가장 중요하고 긴급한 일에 투자해야 한다는 것을 보여줍니다.