Por que os funcionários estão ocupados, mas a eficiência da empresa é baixa? (Artigo clássico e excelente)

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Muitas empresas apresentam esse fenômeno estranho: quase todos os funcionários estão ocupados, e quase todos os departamentos têm muito trabalho a fazer. No entanto, a eficiência geral da empresa continua baixa. Além disso, é difícil encontrar a causa, e não se sabe como melhorar. Este artigo explica os motivos por trás disso, em oito aspectos diferentes I. O processo precisa ser aprimorado. O processo é a base fundamental das operações diárias de uma empresa. Para identificar a ineficiência de uma empresa, é preciso primeiro verificar se seus processos são adequados, se são simples e eficientes, se há possibilidades de melhoria e qual é o grau de possibilidade de tais melhorias. O processo de verificação deve primeiro verificar o sistema de processos em si. O sistema de processos que compõe uma empresa não é uma simples cadeia de operações, mas sim um sistema complexo e fechado, semelhante ao sistema circulatório do corpo humano. Esse sistema inclui: o sistema geral, os vários subsistemas, os subsubsistemas e o sistema periférico. Portanto, para verificar se há problemas nos processos empresariais, deve-se primeiro analisar o sistema de circulação desses processos: se o sistema principal, os sistemas secundários, os subsistemas e os sistemas mais detalhados estão funcionando corretamente ； Todos os sistemas conectados formam um circuito fechado? ； Há algum local com ruptura, obstrução ou embolia? Há elementos redundantes ou insuficientes? É necessário adicionar novos sistemas? Em segundo lugar, verifica-se se o sistema de circulação do processo está formatado e padronizado, se o fluxo é estável – ou seja, se a direção do fluxo é correta e consistente. Também se verifica se há refluxos ou fluxos desordenados, se o volume de fluxo é razoável e estável. Além disso, verifica-se se o volume de fluxo projetado para cada tubulação é adequado, e se, na prática, o fluxo atende aos padrões estabelecidos, os excede ou não os atinge. A verificação do processo também deve incluir a análise do conteúdo que flui ao longo desse processo. O que é que flui no processo? Nos últimos anos, muitas empresas têm vindo a projetar processos, a reestruturá-los e a otimizá-los. Mas, afinal, o que é que circula nesses processos? Na verdade, o conteúdo do fluxo de processos é bem simples. Em resumo, existem quatro aspectos principais: primeiro, a logística: tudo o que é relacionado às atividades físicas envolvidas nas operações diárias da empresa, bem como todo o trabalho de gestão relacionado a esses aspectos físicos, deve fazer parte desse fluxo ； O segundo é o fluxo de informações: todas as informações, sejam elas internas ou externas, que surgem no decorrer das atividades empresariais, precisam ser transmitidas por meio de processos específicos. Da mesma forma, as informações relacionadas à gestão da empresa também precisam ser transmitidas por meio desses processos. As informações enviadas são relativas a todos os aspectos da empresa, enquanto as ordens são transmitidas para todos os níveis hierárquicos ； Terceiro, o fluxo de caixa: o objetivo lógico mínimo de uma empresa é obter lucro. A exigência fundamental de todas as atividades empresariais resume-se ao lucro. Cada atividade envolve, ao mesmo tempo, um fluxo de recursos financeiros. Portanto, o elemento mais básico nos processos empresariais é o dinheiro. O símbolo mais simples que representa o fluxo de recursos em qualquer momento é o dinheiro ； Quarto, há o fluxo cultural: no fluxo de processos, encontra-se a personalidade e as características únicas da empresa, ou seja, sua cultura. A razão pela qual uma empresa consegue se destacar em um mercado competitivo, sendo reconhecida pelos clientes, é porque seu fluxo de processos contém os elementos que a tornam distinta das demais empresas. Nele também estão presentes os comportamentos dos funcionários, que representam a imagem da empresa, além das tendências e valores fundamentais da empresa. Entendendo o conteúdo do fluxo, ao verificar o processo também é necessário incluir os itens que devem ser verificados. II. Suporte institucional insuficiente: após verificar o processo, verifique também os sistemas institucionais. Se não houver problemas no processo, então é preciso verificar se o sistema de gestão é adequado para facilitar a implementação do processo. É necessário também verificar se o sistema realmente apoia o processo, se ele ajuda no fluxo de informações relacionadas ao processo, e se é um sistema completo e eficaz. Talvez haja bons sistemas de processos, mas os sistemas de gestão de serviços e de gestão empresarial não dão suporte a esses sistemas de processos. Ou então, esses sistemas se contradizem uns aos outros, ou apresentam muitas falhas. Será que todos os processos têm sistemas para garantir sua execução adequada? Ou será que a criação desses sistemas leva em consideração os aspectos humanos? Quando os sistemas são excessivamente rígidos, as punições severas acabam não servindo para nada; as pessoas encontram maneiras de burlar esses sistemas, até mesmo enfrentando-os coletivamente. Por outro lado, quando os sistemas são muito flexíveis, eles perdem sua força de coerção. Os sistemas são criados para restringir as pessoas; tanto sistemas excessivamente rígidos quanto sistemas excessivamente flexíveis são prejudiciais à implementação adequada dos processos. Se o processo for comparado à água, então o sistema é como os canos por onde a água flui. Se os canos não estiverem bem selados, se seu diâmetro não for adequado, ou se eles não estiverem conectados corretamente, isso afetará diretamente o fluxo da água no sistema. Além disso, também é necessário verificar se o conteúdo no fluxo upstream está correto e se não há confusão nele III. Falta de supervisão Ainda que as empresas tenham processos eficazes e sistemas de gestão bem estruturados, a falta de supervisão – seja ela insuficiente, inadequada ou excessiva –, além de métodos de supervisão obsoletos, da baixa qualificação dos responsáveis pela supervisão ou de uma estrutura organizacional complexa – tudo isso acaba por **reduzir a eficiência operacional de toda a organização**. Os processos e sistemas são fixos, enquanto a supervisão é flexível. A supervisão deve ser realizada de acordo com princípios. Se os responsáveis pela supervisão não agirem de acordo com esses princípios, agindo de maneira injusta, isso diminuirá muito a lealdade das pessoas em relação aos processos e sistemas. Se os responsáveis pela supervisão não tiverem competência suficiente, se não souberem como supervisionar ou o que supervisionar, isso certamente levará à ineficácia da supervisão. A falta de fiscalização faz com que não se saiba o que todos estão fazendo, se estão ocupados da maneira correta, se é necessário que estejam ocupados, se realmente estão trabalhando ou se estão apenas ocupados à toa ； Ou então, se a regulação for excessivamente rígida e inflexível, sem uma combinação adequada de princípios e flexibilidade, e se persistirem sistemas de gestão obsoletos, isso limitará enormemente o entusiasmo e a criatividade das pessoas. Elas podem até ter que se ocupar com tarefas desnecessárias apenas para cumprir as regras, o que acaba sendo inútil. Se as pessoas em posições de poder não tiverem consciência da necessidade de serem supervisionadas, elas acabarão ultrapassando os limites estabelecidos. Nesse caso, o poder de fiscalização será enfraquecido; todos se ocuparão com outras coisas, sem sofrer punições. Além disso, se os líderes mesmos começarem a agir de maneira que ignorem os procedimentos e regras estabelecidos, isso só vai causar mais confusão e desordem. IV. Incompatibilidade dos meios técnicos. Todos estão muito ocupados e se queixam de cansaço, mas a quarta razão para a baixa eficiência geral é o problema dos métodos de gestão. Em condições normais, os métodos de gestão são obsoletos, e isso acaba limitando bastante a eficiência da gestão empresarial. Isso se reflete na baixa eficiência dos equipamentos de produção; equipamentos de produção mais avançados, naturalmente, permitem uma maior eficiência no trabalho. Isso é especialmente evidente no setor manufatureiro: os equipamentos avançados não só são mais eficientes, mas também garantem uma qualidade de trabalho superior. No caso dos computadores, por exemplo, a velocidade de funcionamento e a qualidade do desempenho dos modelos 286 e 486 são completamente diferentes ； O que é mais importante é que equipamentos ultrapassados afetam o humor das pessoas, e o humor é algo que se transmite de uma pessoa para outra, influenciando assim o entusiasmo delas no trabalho. Também no que diz respeito à transmissão de informações, a humanidade passou por um processo evolutivo que incluiu a transmissão manual, a transmissão por meio de animais, a transmissão por sinais de fogo, a transmissão mecânica e a transmissão eletrônica. Atualmente, a velocidade de transmissão na internet é extremamente alta. Nas organizações empresariais, embora se trate da transmissão de informações, há uma diferença significativa entre a velocidade da conexão via banda larga e a velocidade da conexão por dial-up. Mesmo na banda larga, diferentes larguras de banda determinam a taxa de transmissão das informações. Além disso, o uso adequado das redes locais dentro da empresa também pode aumentar bastante a eficiência no trabalho. Além disso, quando as tecnologias são excessivamente avançadas, elas também podem limitar a eficiência do trabalho dentro da empresa. Isso acontece porque o ambiente da empresa não é adequado para o funcionamento dos equipamentos, o que afeta sua capacidade de desempenhar suas funções corretamente. Assim, equipamentos que seriam úteis acaban não sendo utilizados, e, quando são usados, não conseguem atingir sua eficiência máxima. Além disso, a integração desses equipamentos com outros processos aumenta os custos operacionais e reduz a eficiência do trabalho. Afinal, qualquer equipamento tecnológico precisa estar inserido em um ambiente físico adequado para poder funcionar corretamente. É claro que as técnicas de gestão devem se adaptar não apenas ao ambiente interno da empresa, mas também ao ambiente externo. Mesmo que a eficiência do trabalho dentro da empresa seja alta, se o ambiente externo com o qual ela interage for ineficiente, todos ficam presos em uma espera interminável. Por exemplo, se seus clientes são empresas estatais cuja eficiência é muito baixa, mesmo que os funcionários da sua empresa trabalhem arduamente, você não consegue controlar o ambiente externo com o qual precisa interagir. Portanto, sua eficiência no trabalho também diminui. No passado, os processos de liquidação eram feitos manualmente, mas hoje em dia a maior parte deles é realizada por meios eletrônicos, o que **aumentou a eficiência do trabalho**. V. A qualidade profissional dos funcionários não é alta. A qualidade profissional dos funcionários também determina, em grande medida, a eficiência no trabalho. A qualidade profissional dos funcionários refere-se às qualidades profissionais gerais de todos eles. O que é a moralidade? A moralidade refere-se às qualidades sociais dos funcionários em relação ao seu trabalho, sendo principalmente a ética profissional relacionada ao trabalho. Nos padrões chineses de formação de pessoas, destacam-se a virtude, o conhecimento, o físico, a estética e as habilidades práticas. Já os padrões para a seleção de pessoas são baseados na combinação de virtude e competência. Os critérios para avaliar as pessoas também levam em conta a virtude, a capacidade, o esforço e os resultados alcançados. Seja na formação, na seleção ou na avaliação das pessoas, tudo está relacionado à virtude. Além disso, a virtude é a mais importante. Por isso, costuma-se dizer que a moralidade é extremamente importante. O que é qualidade? Qualidade refere-se às características naturais relacionadas a um cargo profissional, ou seja, à consciência profissional, conhecimentos, habilidades, inteligência e recursos associados a esse cargo. A qualidade dos funcionários é de extrema importância, e entre esses fatores, a consciência profissional é a mais importante. O que é a consciência profissional? Isso significa que as pessoas que ocupam cargos profissionais devem saber o que devem fazer e como fazê-lo. É por isso que os universitários, ao se formarem, não sabem o que fazer e como agir, pois nunca trabalharam antes; portanto, não têm uma consciência profissional suficiente. Algumas empresas têm baixa eficiência justamente devido à qualidade dos seus funcionários. Em particular, é a qualidade que importa: um funcionário de alta qualidade pode ter uma eficiência no trabalho duas, três ou até dez vezes maior do que a de um funcionário comum. Além disso, a qualidade do trabalho também varia. Funcionários de qualidade média, por mais que se esforcem, não conseguem alcançar ou superar aqueles que são de alta qualidade em um curto período de tempo. Com a mesma tarefa, um funcionário de qualidade superior pode concluí-la em um dia, enquanto um funcionário de qualidade inferior, por mais que se esforce, levará uma semana para terminá-la. Além disso, a qualidade do trabalho realizado por esse funcionário de qualidade inferior não tem como ser comparada à do funcionário de qualidade superior. Só em termos de tempo gasto, já há uma diferença de sete vezes. Portanto, é evidente que um funcionário de qualidade superior, no mesmo cargo, não pode ter um salário sete vezes maior do que o de um funcionário comum. Sem falar na diferença de qualidade. É claro que, sob a influência de uma mentalidade baseada em médias de longo prazo, os salários dos funcionários ficam mais ou menos iguais. Naturalmente, aqueles funcionários de qualidade superior acabam saindo da empresa, restando apenas aqueles com qualidade mediana. Embora esses funcionários tenham uma forte ética profissional e sejam muito dedicados, a eficiência geral da empresa permanece baixa. Solução: Treinar e contratar funcionários de boa qualidade ao mesmo tempo, criando uma diferença salarial adequada. VI. A capacidade de gestão dos líderes empresariais é limitada. Como diz o ditado: “Se um soldado for fraco, todo o exército será fraco.” ”Cada funcionário se esforça ao máximo. A sexta razão para a baixa eficiência geral da empresa é a má capacidade de gestão dos seus executivos de alto nível. Embora todos estejam muito ocupados, devido às limitações das capacidades dos gestores de alto nível, eles não conseguem planejar estrategicamente, nem coordenar as ações táticas. Além disso, não sabem como avaliar e utilizar corretamente os seus colaboradores, nem aproveitar de maneira eficaz os recursos disponíveis. Por isso, é inevitável que, no momento errado e no lugar errado, soldados excepcionais sejam utilizados em batalhas erradas, levando ao fracasso. Isso se manifesta de maneira bem evidente no campo de batalha: por que alguns generais conseguem vencer as batalhas continuamente, enquanto outros desperdiçam oportunidades valiosas e a vida de seus soldados à toa? Existem inúmeros exemplos disso. Portanto, como líderes de uma empresa, especialmente os de alto escalão, é fundamental evitar que os funcionários trabalhem em vão. É preciso entender que uma ordem dada por você será transmitida até os níveis mais baixos da empresa, e todos os funcionários se esforçarão para cumprir essas ordens. No entanto, se esse esforço não der nenhum resultado, trata-se de trabalho inútil, ou até mesmo errado e negativo. Além disso, o líder não ousa assumir a responsabilidade por isso. Pense em quão ruim pode ser o resultado disso ! Se isso acontecer muitas vezes, os funcionários se cansarão, e a sabedoria dos gestores também deixará de ser útil. No entanto, ninguém pode desobedecer às ordens dos superiores. O que fazer? Os funcionários simplesmente reagem da mesma forma: mesmo que haja mil ordens, eles não cumprem. Eles se ocupam apenas em cuidar dos próprios assuntos. Na verdade, todos estão ocupados com suas próprias coisas, fingindo estar ocupados para impressionar os superiores. É uma situação de engano em cascata. Há também a situação em que as decisões são mudadas constantemente. Como líderes de empresa, eles não tomam decisões com cuidado suficiente, ou não têm capacidade de tomar decisões, ou são muito influenciáveis. Depois de tomarem uma decisão e emitirem ordens, percebem que a decisão foi errada e querem modificá-la. Assim, as ordens são alteradas continuamente, durante a execução das mesmas. Isso gera uma cultura de imprevisibilidade na empresa. No início, os subordinados se sentem desconfortáveis com isso, mas, com o tempo, entendem o comportamento e o estilo de trabalho do chefe. Mesmo assim, eles temem que o chefe mude as ordens, então fingem agir, mas na verdade não fazem nada. O chefe fica satisfeito ao ver que os subordinados estão agindo, mas nada é resolvido, o que resulta em falta de eficiência. VII. O papel orientador da cultura do “estresse”. A orientação da cultura empresarial também influencia a eficiência geral da empresa. Se as empresas incentivarem o heroísmo individual, sem se preocupar em desenvolver o senso de equipe e a capacidade de trabalhar em conjunto, então, embora todos queiram ser heróis e estejam sempre ocupados, eles não desenvolvem o hábito de trabalhar em harmonia. Existem limites no trabalho entre os indivíduos, assim como limites entre os departamentos. Pior ainda, há o temor de que outros possam se tornar heróis, o que prejudicaria a possibilidade de se tornar herói oneself. Por isso, as pessoas tentam impedir os outros, criando obstáculos intencionalmente no trabalho deles e de outros departamentos. Isso acaba afetando a eficiência geral do trabalho. Se uma empresa promove uma cultura corporativa baseada na ocupação constante, então ela certamente se tornará excessivamente ocupada. Isso é especialmente evidente em empresas em crescimento. O que os donos de empresas mais detestam é ver seus funcionários ociosos. Quando os funcionários estão ociosos, os donos se sentem desconfortáveis, e isso se reflete em suas atitudes e palavras, sem que eles se importem se os funcionários completaram suas tarefas ou não. Embora alguns chefes não elogiem diretamente os funcionários preguiçosos, eles encontram maneiras indiretas de elogiar aqueles que são diligentes, dando destaque especialmente aos que trabalham horas extras. Alguns funcionários trabalham horas extras porque não são eficientes o suficiente; eles se ocupam em coisas inúteis, sem objetivo algum ； E há pessoas que se acostumam com esse tipo de trabalho, gostam de continuar trabalhando depois do horário de expediente ； Pior ainda são os problemas de qualidade: as pessoas trabalham horas extras de propósito, só para mostrar ao chefe. Como o chefe não está sempre na empresa, ele elogia aqueles que trabalham horas extras. Assim, sob essa cultura de incentivo ao trabalho excessivo, a empresa passa a se preocupar apenas em trabalhar muito, e não com os resultados. Quanto mais se trabalha, mais elogios o chefe dá, e quanto mais elogios, mais as pessoas trabalham. Isso resulta em um cenário em que as pessoas trabalham sem obter nenhum resultado efetivo. O heroísmo individual puro não deve ser incentivado; em vez disso, deve-se promover um espírito de equipe e trabalho colaborativo ； Não se deve focar apenas na ocupação aparente e nos horários extras. É preciso mudar essa cultura de “ocupação constante”; deve-se dar atenção à eficiência, organizando o trabalho de cada pessoa de forma detalhada, para que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo estipulado. Transformar a atenção dada à forma em uma atenção combinada aos resultados e ao processo. Cuidado para não cair no outro extremo – focar apenas nos resultados. Focar apenas nos resultados leva a uma situação em que os resultados se tornam o objetivo em si, o que acaba gerando uma cultura empresarial ainda pior. VIII. Há problemas na definição da estratégia empresarial e em sua direção. Outra razão pela qual todos estão muito ocupados, mas a eficiência geral da empresa é baixa, é que há problemas na definição da estratégia e na orientação estratégica da empresa. Como diz o ditado, “os homens temem escolher a profissão errada, e as mulheres temem casar-se com o homem errado”. Para uma organização empresarial, o maior medo também é escolher o setor de negócios errado. Os recursos disponíveis na empresa não são suficientes para que ela possa se desenvolver em determinada área. Além disso, os responsáveis pela formulação da estratégia da empresa acham que conseguem fazer isso, mas acabam escolhendo o setor errado. Nesse caso, por mais ocupados que sejam os funcionários, não será possível obter resultados concretos; mesmo trabalhando arduamente, não se conseguirá alcançar os objetivos desejados. É claro que, em termos estratégicos, além de um posicionamento estratégico inadequado no setor em que a empresa atua, também podem haver problemas no posicionamento do público-alvo, na definição do mercado de atuação e no modelo de negócios. Qualquer problema nesses aspectos afeta a eficiência e a eficácia geral da empresa. Todos estão muito ocupados, mas não conseguem ver resultados positivos; portanto, não há eficiência alguma. Os problemas comuns que as empresas enfrentam em termos de direção estratégica são a direção estratégica incorreta e a falta de definição nessa direção. Se a direção estratégica estiver errada, tudo será em sentido contrário ao desejado. Não importa quão ocupados estejam os funcionários, isso resultará em baixa eficiência e resultados negativos ； Se a direção estratégica for incerta, oscilando de um lado para outro, mesmo que os funcionários estejam ocupados, eles acabam realizando tarefas repetitivas e desnecessárias. Como é possível falar em eficiência e produtividade nesse caso? Fonte: Revista de Gestão Chinesa e Estrangeira. Autor: Jing Suqi