แผนกคุณภาพควรมีอำนาจมากหรือไม่? จดจำข้อความ 12 ข้อนี้ไว้

Thread Content

ในองค์กรหนึ่ง เมื่อแผนกการผลิตลดมาตรฐานการผลิตลง แผนกควบคุมคุณภาพจะกล้าห้ามปรามอย่างเด็ดขาดหรือไม่? เมื่อเจ้านายขอให้อนุมัติสินค้าที่มีข้อบกพร่องออกไป แผนกควบคุมคุณภาพจะสามารถปฏิเสธการอนุมัติได้หรือไม่? แผนกควบคุมคุณภาพขององค์กรควรมีอำนาจมากหรือไม่? มีคนสรุปประเด็นต่างๆ ดังต่อไปนี้ไว้ เพื่อให้ทุกคนได้อ้างอิงครับ หนึ่ง การค้นหาปัญหาและการเปิดโปงปัญหา ในแง่ของคุณภาพแล้ว สามารถทำเช่นนี้ได้หรือไม่? ในการทำงานนั้น จำเป็นต้องทำอย่างเปิดเผย ตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การดำเนินการ ไปจนถึงการตรวจสอบ กำกับดูแล และการปรับปรุง สิ่งที่ควรพูดก็ต้องพูดออกมา สิ่งที่ควรประกาศก็ต้องประกาศออกมา สิ่งที่ควรแสดงออกมาก็ต้องแสดงออกมา ส่วนเรื่องคุณภาพนั้น ทุกคนต้องมีส่วนร่วม และต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้วย ด้วยวิธีนี้ การฝึกอบรมเรื่องคุณภาพให้กับทุกคนก็จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ดังนั้นเมื่อทำงานก็ต้องทำอย่างโปร่งใส อย่าปล่อยให้ทุกคนรู้สึกว่าไม่มีแผนกควบคุมคุณภาพอยู่เลย มาพูดถึงเรื่องการเป็นคนกันบ้าง ต้องมีความอ่อนน้อมถ่อมตนเสมอ. ห้ามใช้อำนาจเด็ดขาด. แบบนี้จะทำให้รำคาญ และสร้างปัญหาที่ไม่จำเป็นให้กับการทำงาน คนเราควรมีนิสัยอ่อนโยน อย่าทำหน้าบึ้งหรือดูไม่เป็นมิตร ควรมีท่าทีอ่อนหวานและอ่อนโยนเหมือนสายลมและสายฝนที่ค่อยๆ ชุ่มชื้นให้กับทุกสิ่งอย่างอย่างเงียบๆ ฉันคิดว่า ถ้าทำสองข้อนี้ให้ดี ทุกอย่างก็จะง่ายขึ้น และไม่มีปัญหาอะไรอีกเลย. สอง แผนกคุณภาพควร “ยืนหยัด” ยืนหยัดในเรื่องอะไรล่ะ? ยึดมั่นในมาตรฐาน! แผนกควบคุมคุณภาพก็เหมือนกับศาล ซึ่งต้องมีกฎหมายเป็นหลักในการตัดสินอย่างเป็นกลาง นอกจากนี้ยังต้องเคารพข้อเท็จจริงต่างๆ ด้วย เมื่อมีการพิจารณาลดโทษ ก็ต้องคำนึงถึงกระบวนการตัดสินนี้ด้วย ซึ่งก็แสดงให้เห็นถึงความยืดหยุ่นในการตัดสินด้วยเช่นกัน ในขณะที่ดำเนินงานด้านคุณภาพอยู่นั้น จำเป็นต้องมีการประเมิน รายงาน อภิปราย และปรับปรุงมาตรฐานอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มาตรฐานนั้นสอดคล้องกับความเป็นจริงและความต้องการจริงๆ ห้ามมีแต่การพูดคุยกันเฉยๆ คุณภาพคือสิ่งที่ต้องลงมือทำจริงๆ ไม่ใช่เพียงแค่การพูดอ้างอิงหรือทำเพื่อให้ดูดีเท่านั้น เมื่อทรัพยากร ระบบ และสภาพแวดล้อมต่างๆ ของบริษัทยังไม่สามารถรองรับมาตรฐานคุณภาพที่สูงได้ ก็ควรเริ่มจากการควบคุมและรักษามาตรฐานคุณภาพในระดับที่สามารถทำได้ในปัจจุบันก่อน จากนั้นเมื่อระบบมีการพัฒนาขึ้นเรื่อยๆ มาตรฐานคุณภาพก็จะสูงขึ้นตามไปด้วย ดังนั้น ในการทำงานด้านคุณภาพ จึงไม่ควรใช้วิธีการที่ “เอาแต่ใจ” เพราะจะทำให้เกิดความห่างเหินกับแผนกต่างๆ หรืออาจถึงขั้นไม่สามารถทำงานร่วมกันได้ ในที่สุดคุณจะพบว่าการดำเนินงานด้านคุณภาพนั้นเป็นไปอย่างลำบาก และคุณภาพก็จะถูกละเลยไป แต่ก็จำเป็นต้องยึดมั่นในการสร้างชื่อเสียงด้านคุณภาพ สิ่งที่มีมาตรฐานหรือมีข้อกำหนดที่ชัดเจนก็ต้องปฏิบัติตาม ส่วนสิ่งที่ไม่มีมาตรฐาน หรือมีข้อกำหนดที่ไม่สมเหตุสมผล ก็จำเป็นต้องจัดให้มีการกำหนดมาตรฐานและข้อกำหนดขึ้นมา หรือปรับปรุงข้อกำหนดเหล่านั้น การทำงานด้านคุณภาพในลักษณะนี้ไม่เพียงแต่จะทำให้ได้รับความไว้วางใจจากผู้คนเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สามารถดำเนินการไปได้อย่างยั่งยืน และส่งผลกระทบอย่างลึกซึ้งต่อองค์กรอีกด้วย สาม ใช้ข้อมูลมาพิสูจน์ ใช้ความเป็นจริงมาพิสูจน์! คนที่ทำหน้าที่ดูแลคุณภาพจะต้องเป็นคนที่มีความรับผิดชอบและมีความจริงใจ ส่วนเรื่องความเข้มแข็งนั้นเป็นเรื่องอีกอย่างหนึ่ง เมื่อเกิดปัญหาด้านคุณภาพขึ้น คุณต้องสืบหาสาเหตุของปัญหาให้ละเอียดถี่ถ้วน และวิเคราะห์ความรับผิดชอบให้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นแผนกการผลิตหรือแผนกวิศวกรรม พวกเขาก็จะไม่มีอะไรมาโต้แย้งได้ นั่นแหละคือความเข้มแข็ง คือการใช้ตัวเลขและข้อเท็จจริงมาพิสูจน์! สี่ ต้องมีจุดยืน มีหลักการ และมีความมุ่งมั่น ในการทำงานด้านคุณภาพนั้น จำเป็นต้องมีจุดยืน มีหลักการ และมีความมุ่งมั่น แต่ในความเป็นจริงแล้ว ยังมีปัจจัยมากมายที่ส่งผลกระทบ บางครั้งแผนกควบคุมคุณภาพของบริษัทก็กลายเป็นเพียงแผนกที่ต้องแก้ไขข้อผิดพลาด และเป็นแผนกที่ต้องรับความกดดัน นอกจากนี้ ยังมีปัญหาเรื่องกำหนดเวลาส่งมอบสินค้าที่ทำให้ต้องละเมิดหลักการด้านคุณภาพอีกด้วย ในขณะเดียวกัน พนักงานด้านคุณภาพก็ดูเหมือนจะต้องมีความรู้ทางเทคนิคบ้าง เพราะไม่อย่างนั้นก็อาจถูกหลอกได้ง่าย ห้า คุณภาพจะต้อง “แข็งแกร่ง” ส่วนการแก้ปัญหาก็ต้องมี “ความเด็ดขาด” คำทั้งสองนี้ควรใช้แยกกันจะดีที่สุด คุณภาพต้องแข็งแกร่ง และการแก้ปัญหาก็ต้องมีความเด็ดขาด หากสามารถใช้แยกกันได้ก็จะดีมาก หากนำมาใช้รวมกันอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ ในการดูแลคุณภาพควรพูดว่า “เรา…” ให้บ่อยที่สุด และควรหลีกเลี่ยงการพูดว่า “คุณ…คุณ…” หก ควรเว้นพื้นที่บางส่วนไว้สำหรับการปรับตัวในเรื่องคุณภาพ การดูแลคุณภาพไม่ใช่การทำให้บริษัทเสียหาย หากมีสินค้าที่มีคุณภาพไม่ดีแต่อยากส่งออก เราสามารถประเมินและจัดการกับมันได้ เช่น อาจยอมรับสินค้านั้นไว้ หรืออนุญาตให้ส่งออกได้ทันที มีวิธีการต่างๆ มากมาย ต่างก็เว้นพื้นที่ไว้สำหรับปรับแต่งคุณภาพ แต่ในกระบวนการทั้งหมดนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการสนับสนุนจากผู้นำ การที่แผนปรับปรุงจะได้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้หรือไม่ ก็ยังจำเป็นต้องมีอำนาจหน้าที่ที่เพียงพอมาสนับสนุนอยู่ดี 7. รายงานความคืบหน้าล่าสุดให้ผู้บริหารทราบ ควรรายงานความคืบหน้าของงานที่กำลังดำเนินอยู่ให้ผู้บริหารทราบอย่างต่อเนื่อง และเปิดเผยข้อมูลต่อสาธารณชน โดยเฉพาะหน่วยงานที่ไม่ให้ความร่วมมือ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาตระหนักว่าการไม่ร่วมมือต่อไปนั้นเป็นสิ่งที่ไม่สามารถยอมรับได้ อีกทั้งยังเป็นการสร้างแรงกดดันให้กับหน่วยงานเหล่านั้นด้วย 8. จำเป็นต้องมีการประเมินทั้งกระบวนการแก้ไขปัญหาในปัจจุบัน รวมถึงผลลัพธ์ของการแก้ไขด้วย ไม่เพียงแต่ต้องชี้ให้เห็นถึงจุดที่มีปัญหาเท่านั้น แต่พวกเขาควรมีส่วนร่วมในการหารือและแก้ไขปัญหาเหล่านั้นด้วย. เพื่อให้สามารถประเมินกระบวนการแก้ไขปัญหาในปัจจุบัน รวมถึงผลลัพธ์ของการแก้ไขได้ จำเป็นต้องมีบุคคลที่ทำหน้าที่เป็นลูกค้าเข้ามามีส่วนร่วมด้วย นอกจากนี้ แผนกที่ดูแลเรื่องคุณภาพก็ควรจะมีความเป็นอิสระ และอยู่ภายใต้การบริหารโดยตรงจากสำนักงานใหญ่ (หรือหัวหน้า) มิฉะนั้นก็จะยากที่จะดำเนินการต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 9. วิเคราะห์ปัญหา แก้ไขปัญหา และช่วยพัฒนาให้ดีขึ้น แต่ละแผนกมีหน้าที่ของตนเอง ไม่มีแผนกใดที่มีอำนาจมากกว่าหรือน้อยกว่ากัน หากมีเช่นนั้น ก็แสดงว่าบริษัทกำลังมีปัญหาในการพัฒนา ซึ่งไม่ใช่การพัฒนาที่ดี ในองค์กร แผนกคุณภาพมักจะมีบทบาทในด้านการวางแผนด้านคุณภาพ การควบคุมคุณภาพ การรับประกันคุณภาพ และการปรับปรุงคุณภาพ เป็นต้น ไม่ใช่เพียงแค่การค้นหาหรือระบุปัญหาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการกำกับดูแลให้ผู้อื่นปฏิบัติงานให้ดีขึ้น และการปรับปรุงสิ่งต่างๆ อีกด้วย ； แต่คือการวิเคราะห์ปัญหา แก้ไขปัญหา และช่วยเหลือแผนกอื่นๆ ให้พัฒนาขึ้น นี่แหละคือสิ่งที่ทำให้มีคุณค่าในองค์กร สิบ. หน้าที่ของแผนกคุณภาพ (ซึ่งรวมถึง QA และ QC) ประการแรกคือการทำหน้าที่ของตนเองให้ดี แต่ผมคิดว่านั้นยังไม่เพียงพอ นอกจากจะต้องทำให้ดีแล้ว ยังต้องทำให้ถูกต้องด้วย นอกจากนั้นยังต้องทำให้เหมาะสมและสมเหตุสมผลอีกด้วย และต้องทำสิ่งเหล่านี้อย่างเปิดเผย กล่าวคือ ต้องทำให้เป็นแบบอย่างให้กับบริษัท ในขณะเดียวกัน ก็ต้องสอนให้คนอื่นทำสิ่งต่างๆ ให้ดี ทำให้ถูกต้อง ในเวลาที่เหมาะสม ณ สถานที่ที่เหมาะสม และด้วยทรัพยากรที่เพียงพอ อีกอย่างหนึ่งคือการคอยดูแลให้ผู้อื่นทำสิ่งต่างๆ ให้ดี รวมถึงการค้นหาและเปิดโปงปัญหาต่างๆ ด้วย นั่นยังไม่เพียงพอเลย หากคุณทำแค่นี้ ก็จะนำมาซึ่งแต่ความไม่พอใจ ความขัดแย้ง และปัญหาต่างๆ รวมถึงการสร้างความทุกข์ให้กับตัวเองอีกด้วย. ผมคิดว่าเราไม่ควรใช้แนวคิดมาร์กซิสต์กับผู้อื่นโดยพลการ สิ่งที่สำคัญกว่าคือต้องชี้ให้ผู้อื่นเห็นถึงสาเหตุรากเหง้าของปัญหา ให้คำแนะนำ มีการกำกับดูแล และให้ผลลัพธ์ที่ชัดเจน (ซึ่งก็คือการยืนยันผลกับองค์กร หรือการให้ผลลัพธ์ที่สามารถเปรียบเทียบได้ เพื่อบอกถึงปัญหาเดิม และกระตุ้นให้ผู้อื่นลงมือทำและมีส่วนร่วม) ถ้าเป็นแบบนั้น ฉันคิดว่าคนที่อ่อนแอกว่าก็จะมองคุณในแง่บวกมากขึ้น แต่ถ้ามีแค่ปัญหาโดยไม่มี **และเหตุผล ฉันคิดว่าต่อให้คุณจะแข็งแกร่งแค่ไหน คุณก็จะถูกแยกออกมา และถูกหลีกเลี่ยงเช่นกัน 11. แผนกคุณภาพมีหน้าที่ช่วยเหลือแผนกอื่นๆ ให้ทำงานได้ดียิ่งขึ้น บ่อยครั้งที่ไม่จำเป็นต้องทำอะไรอย่างโจ่งแจ้ง การทำตัวอย่างสุภาพก็เพียงพอแล้ว ผมคิดว่าเราควรปลูกฝังแนวคิดให้กับแผนกอื่นๆ ว่าแผนกคุณภาพมีหน้าที่ช่วยเหลือพวกเขาให้ทำงานได้ดีขึ้น เช่น ในส่วนของการผลิต เราจะช่วยลดจำนวนสินค้าที่มีข้อบกพร่อง ทำให้คุณสามารถผลิตสินค้าตามแผนที่วางไว้ได้ ส่วนในส่วนของการขาย คุณภาพของสินค้าที่ดีจะช่วยให้คุณได้รับคำชมจากลูกค้า… และอื่นๆ อีกมากมาย บ่อยครั้งที่แผนกการผลิตมักมองว่าแผนกควบคุมคุณภาพไม่สามารถสร้างผลกำไรให้กับบริษัทได้โดยตรง และยังมักจะมาสั่งการพวกเขาอีก ซึ่งก่อให้เกิดความต่อต้านโดยไม่รู้ตัว 12. แจ้งข้อกำหนดและแผนการปรับปรุง มาตรฐานที่คุณต้องการนั้น มีหลายประเด็นที่ยากจะประเมินจากลักษณะภายนอก คุณจำเป็นต้องประเมินด้วยตัวเอง หากแผนกการผลิตอนุมัติให้ผลิตต่อได้ ก็อาจจำเป็นต้องมีการลงนามยืนยัน หากมีปัญหาใดๆ ก็จะมีผู้รับผิดชอบ หากประเมินแล้วไม่มีปัญหาก็สามารถผลิตต่อได้ แต่จำเป็นต้องแจ้งข้อกำหนดและแผนการปรับปรุงให้คุณทราบด้วย แผนกคุณภาพไม่ใช่เพียงแค่แผนกที่ทำหน้าที่ตรวจสอบเท่านั้น ตัวอย่างเช่น เมื่อตรวจพบสินค้าที่มีข้อบกพร่องหรือปัญหาต่างๆ ก็จะต้องร่วมกับแผนกที่เกี่ยวข้องในการวิเคราะห์สาเหตุ และหาวิธีแก้ไขด้วย จะต้องนำความคิดเห็นและมุมมองของแผนกควบคุมคุณภาพมาหารือและวิเคราะห์ร่วมกัน ก่อนที่จะทำเช่นนั้น จำเป็นต้องทำการทดสอบด้วยตนเองก่อน เพื่อที่จะสามารถโน้มน้าวใจผู้อื่นให้เชื่อมั่นได้ นอกจากนี้ ตำแหน่งหรือบทบาทของแผนกควบคุมคุณภาพในองค์กร ยังขึ้นอยู่กับแนวคิดในการบริหารและวิธีการจัดการของเจ้าขององค์กรอีกด้วย - จบ -