لیبارٹری، اصل ریکارڈز کو کس طرح درست طریقے سے محفوظ کرتی ہے؟ یہ ایک مشکل مسئلہ ہے، لیکن اس کا حل ممکن ہے۔……

Thread Content

CNAS کے معیارات کے مطابق، اصل ریکارڈوں سے متعلق تقاضے یہ ہیں: 【4.13.1.2】 تمام ریکارڈ واضح اور قابل فہم ہونے چاہئیں، اور انہیں ایسے محفوظ ماحول میں محفوظ کیا جانا چاہیے جہاں انہیں نقصان، خرابی یا ضائع ہونے سے بچایا جاسکے۔ ریکارڈوں کو محفوظ رکھنے کی مدت کا تعین ضروری ہے۔ 【4.13.1.3】 تمام ریکارڈوں کو محفوظ رکھنا اور ان کی رازداری برقرار رکھنا ضروری ہے۔ 【4.13.2.1】 ہر ٹیسٹ یا کیلیبریشن کے ریکارڈ میں کافی معلومات ہونی چاہئیں، تاکہ ممکن ہونے پر عدم یقینیت کے عوامل کی شناخت کی جاسکے، اور یہ یقینی بنایا جاسکے کہ وہ ٹیسٹ یا کیلیبریشن اصل حالات کے قریب ترین حالات میں دوبارہ انجام دیا جاسکے۔ ریکارڈ میں ان افراد کی شناخت بھی شامل ہونی چاہیے جو نمونے لینے کے ذمہ دار ہیں، ہر ٹیسٹ اور/یا کیلیبریشن کے عمل میں حصہ لینے والے افراد، اور نتائج کی جانچ کرنے والے افراد کی شناخت بھی ضروری ہے۔ 【4.13.2.2】 مشاہدات، اعداد و شمار، اور حسابات کو اسی وقت درج کیا جانا چاہیے جب وہ پیدا ہوتے ہیں، تاکہ انہیں مخصوص کاموں کے لحاظ سے درجہ بند کیا جا سکے۔ 【4.13.2.3】 جب ریکارڈ میں کوئی غلطی ہو جائے، تو ہر غلطی کو الگ الگ درست کیا جانا چاہیے؛ اسے مٹانا نہیں چاہیے، تاکہ الفاظ دھندلے نہ ہوں یا غائب نہ ہو جائیں۔ اور درست قیمت کو اس کے بغل میں لکھ دینا چاہیے۔ ریکارڈ میں کیے گئے تمام تبدیلیوں پر، تبدیلی کرنے والے شخص کے دستخط یا دستخط کا مخفف ضرور ہونا چاہیے۔ خاص طور پر، ہمیں درج ذیل پہلوؤں پر توجہ دینی ہوگی: 1- خالی اصل ریکارڈوں کی تیاری اور ان میں ترمیم کے معیارات۔ اصل ریکارڈوں کی تیاری میں مختلف اقسام کی معلومات شامل ہونی چاہئیں، معلومات مکمل ہونی چاہئیں، یہ ریکارڈ استعمال میں آسان ہونے چاہئیں، اور ان کی ساخت مناسب ہونی چاہئیے۔ سب سے پہلے، لیبارٹری کے تکنیکی سربراہ اور معیارات کے نگراں کو ٹیسٹ ریکارڈوں کی شکل و صورت کے بارے میں یکساں قواعد وضع کرنے چاہئیں۔ اس کے بعد، ایسے افراد کو منتخب کرنا چاہیے جن کے پاس عملی تجربہ ہو، تاکہ وہ متعلقہ معیارات، طریقہ کاروں اور ٹیسٹنگ کے حقیقی حالات کے مطابق مختلف ٹیسٹ ریکارڈوں کے مسودے تیار کر سکیں۔ اس بنیاد پر، معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ، متعلقہ شعبوں کے سربراہان کے ہمراہ، خالی ٹیسٹ ریکارڈوں کے مسودوں کی جامعیت، درستگی اور ہم آہنگی کی بھرپور جانچ کرتا ہے؛ اور جانچ کے نتائج کی بنیاد پر مناسب ترمیمات کی جاتی ہیں، تاکہ انہیں تکنیکی سربراہ کی منظوری کے لئے پیش کیا جا سکے۔ استعمال کے دوران، اگر خالی جگہوں سے متعلق ریکارڈوں میں ترمیم کی ضرورت ہو، تو متعلقہ شعبہ یا فرد کو درخواست دینی ہوگی۔ ترمیم کے لئے مسودہ تیار کرنے کے بعد اسے معیارات کنٹرول ڈپارٹمنٹ کے پاس بھیجا جاتا ہے۔ وہاں متعلقہ شعبوں کے سربراہان اس کی دوبارہ جانچ کرتے ہیں، اور اگر یہ منظور ہو جائے، تو اسے تکنیکی انتظامیہ کے پاس بھیجا جاتا ہے تاکہ وہ اسے منظور کر سکے۔ منظور شدہ ترمیمات کو معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ دوبارہ منفرد شناختی نمبرات سے نشان زد کرتا ہے (نمبرات اصل ریکارڈ کے برابر ہوتے ہیں، لیکن ورژن نمبر اصل ریکارڈ سے مختلف ہوتا ہے)، پھر اصل ریکارڈوں کی جگہ ان ترمیم شدہ ریکارڈوں کو استعمال کیا جاتا ہے؛ استعمال کرنے والے شعبوں یا افراد کو اصل ریکارڈوں کے منسوخ ہونے کی اطلاع دی جاتی ہے، اصل ریکارڈ واپس لئے جاتے ہیں، اور ترمیم شدہ ریکارڈ متعلقہ افراد کو فراہم کئے جاتے ہیں۔ 2. اصل ریکارڈوں کی تحریر اور ترمیم: اصل ریکارڈوں کی تحریر میں الفاظ واضح، درست اور خوبصورت ہونے چاہئیں، نیز مناسب فاصلے برقرار رکھنے ضروری ہے تاکہ ترمیم کرنے کے لئے جگہ باقی رہے۔ ； جہاں کچھ لکھنے کی ضرورت نہیں، وہاں “نہیں” یا “/ ” لکھنا چاہیے؛ خالی خانے نہیں چھوڑنے چاہئیں۔ ； اصل ریکارڈ میں معیاری پیشہ ورانہ اصطلاحات کا استعمال ضروری ہے؛ غیر یقینی مقداروں کا استعمال سے اجتناب کرنا چاہیے (مثلاً 1–2 قطرے، 5–10 ملی لیٹر)۔ پیمائش کے لئے بین الاقوامی معیاری اکائیوں کا استعمال کیا جانا چاہیے، اور درست اعداد و شمار کا انتخاب تجربے کے تقاضوں کے مطابق کیا جانا چاہیے۔ ； عام طور پر استعمال ہونے والے غیر ملکی الفاظ کے مخففات (بشمول تجرباتی مواد سے متعلق مخففات) کو معیارات کے مطابق ہونا چاہیے؛ پہلی بار استعمال ہونے پر ان کی وضاحت ضرور چینی زبان میں کی جانی چاہیے۔ ； تمام ریکارڈز کو نیلے یا سیاہ رنگ کے قلم سے لکھنا ضروری ہے۔ قلم یا کسی دوسرے ایسے آلے کا استعمال کرکے لکھنے کی اجازت نہیں ہے جس سے الفاظ جلد مٹ جائیں۔ اس کے علاوہ، اصل ریکارڈ پر تجربہ کرنے والے شخص کے دستخط ہونے ضروری ہیں؛ تمام دستخط خود اس شخص کو ہی لگانے ہوں گے، کسی اور کی جانب سے دستخط کرنے کی اجازت نہیں ہے۔ اصل ریکارڈوں میں سے ڈیٹا کو بغیر اجازت کے حذف، تبدیل یا اضافہ نہیں کیا جاسکتا۔ اگر ترمیم ضروری ہو، تو اسے نظام کے مطابق ہی کیا جانا چاہیے۔ ترمیم کرتے وقت اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ ترمیم سے پہلے کے ریکارڈ قابلِ شناخت رہیں، اور ترمیم کرنے والے کو اپنے دستخط بھی لگانے ہوں گے۔ ترمیم صرف ٹیسٹ کرنے والے یا رپورٹ تیار کرنے والے افراد ہی کر سکتے ہیں؛ جبکہ جانچ کرنے والے یا منظوری دینے والے افراد کو ٹیسٹ کے اصل ریکارڈوں میں کوئی تبدیلی نہیں کرنی چاہیے۔ ٹیسٹ کے دوران کسی وجہ سے خراب ہونے والے ریکارڈوں کو بھی محفوظ رکھنا ضروری ہے، تاکہ ٹیسٹ کے ریکارڈ درست، مکمل، واضح اور منظم رہیں، اور تمام متعلقہ ڈیٹا اور معلومات قابلِ رسائی رہیں، تاکہ ان کی تصدیق آسان ہو سکے۔ اصل ریکارڈوں کی اصالت: ٹیسٹ کرنے والے افراد کو، نشانات چھوڑنے، ریکارڈوں کا پتہ لگانے، اور شواہد فراہم کرنے جیسے بنیادی اصولوں کے مطابق ہی ٹیسٹ سے متعلق ریکارڈ تیار کرنے ہوں گے۔ ٹیسٹ کے دوران ہی ریکارڈ تیار کیے جانے چاہئیں؛ کسی بھی صورت میں ریکارڈوں کو چھوڑنا، نقل کرنا، بعد میں درج کرنا، یا کسی اور جگہ سے نقل کرنا مناسب نہیں ہے۔ اصل ریکارڈ میں نہ صرف معیاری بیانات کے مطابق تجربے کے نتائج درج کیے جانے چاہئیں، بلکہ تجربے کے دوران مشاہدہ کیے گئے واقعات، غیرمعمولی حالات کا ازالہ، ان غیرمعمولی حالات کے ممکنہ اسباب اور ان پر اثرانداز ہونے والے عوامل کا تفصیلی جائزہ بھی درج کیا جانا چاہیے۔ ； ساتھ ہی، ہر ٹیسٹ شروع کرنے سے پہلے اس ٹیسٹ کے مقصد کو ضرور درج کیا جانا چاہیے۔ تجربہ مکمل ہونے کے بعد بھی نتائج کا تجزیہ کرنا ضروری ہے، تاکہ واضح نتائج اخذ کیے جاسکیں۔ اصل ریکارڈوں کی قابلِ پیروی ہونے کی خصوصیت: اصل ریکارڈوں میں محلول، آلات، کیمیکلز، معیاری نمونے، چارٹس، جدول وغیرہ جیسی معلومات شامل ہوتی ہیں، اور ہر ایک معلومات کا ریکارڈ قابلِ پیروی ہونا ضروری ہے۔ (1) محلول: عام طور پر استعمال ہونے والے محلولوں میں معیاری ٹائٹریشن محلول، معیاری pH بفر محلول، معیاری رنگین محلول، معیاری سیسے کا محلول، معیاری آرسینک کا محلول وغیرہ شامل ہیں۔ ان محلولوں کے استعمال کے وقت، اصل ریکارڈ میں ان کے منبع کا ذکر ضرور کیا جانا چاہیے، اور دیگر ریکارڈوں میں ان کی تیاری، پیمائش وغیرہ سے متعلق معلومات بھی درج ہونی چاہیے۔ ； (2) آلات: تجربے کے دوران آلات کے استعمال سے متعلق ریکارڈ مرتب کرنا ضروری ہے، اور اصل ریکارڈ، آلات کے استعمال سے متعلق رجسٹریشن فارموں سے مطابقت رکھنا چاہیے۔ (3) ری ایجنٹس: کچھ خاص تجرباتی مواد (زہر، نشہ آور ادویات، وغیرہ) کی فراہمی سے متعلق ریکارڈ، تجربے سے متعلق اصل ریکارڈوں کے مطابق ہونا چاہیے۔ (4) معیاری نمونے: ان کے ماخذ، بیچ نمبر، اور استعمال سے قبل ان پر کیے گئے عمل کو ضرور درج کیا جانا چاہیے۔ ； جو مادہ مقدار (یا اثرکاری) کی پیمائش کے لئے استعمال ہوتا ہے، اس کی مقدار (یا اثرکاری) اور خشک وزن (یا نمی کی مقدار) کو ضرور درج کیا جانا چاہیے۔ (5) چارٹس، جدول: تجزیاتی آلات کی ترقی کے ساتھ، ڈیٹا جمع کرنے اور اسے پروسس کرنے والے سافٹ ویئرز کی صلاحیتیں بھی بہتر ہوتی جارہی ہیں۔ ہر بار ٹیسٹ کرنے پر، سسٹم میں بہت سی معلومات محفوظ ہو جاتی ہیں۔ عام طور پر مندرجہ ذیل معلومات درج کی جاتی ہیں: نمونے کا نمبر، ڈیٹا جمع کرنے کا وقت، فائل کو محفوظ کرنے کا راستہ، پرنٹ کرنے کا وقت، استعمال کیا گیا طریقہ، آپریٹر کا نام وغیرہ۔ ان معلومات کو پرنٹ کرکے ریکارڈ شیٹ پر لگایا جاسکتا ہے؛ اگر ایسا کرنا ممکن نہ ہو، تو انہیں الگ الگ جمع کرکے فہرست کی شکل میں ترتیب دیا جاسکتا ہے، اور اس کے ساتھ ہی ریکارڈ بک میں بھی ان کا ذکر کیا جاسکتا ہے۔ 5. اصل ریکارڈوں کی درستگی: اصل ریکارڈوں کی تین سطحوں پر جانچ کی جاتی ہے، تاکہ متعلقہ معلومات اور ڈیٹا درست ہوں۔ ہر اصل ریکارڈ پر ٹیسٹ کرنے والے شخص کے دستخط ضرور ہونے چاہئیں، اس کی تصدیق متعلقہ ٹیسٹ کرنے والے افراد کے ذریعہ کی جانی چاہیے، اور اس کی جانچ اعلیٰ سطح کے ٹیسٹ کرنے والے افراد یا شعبے کے سربراہ کے ذریعہ بھی کی جانی چاہیے۔ پہلی سطح کی جانچ، ٹیسٹنگ عملے کی ذمہ داری ہے۔ جانچ کرنے والے افراد، اصل ریکارڈوں کو پُر کرنے کے بعد، اس بات کی ابتدائی جانچ کرتے ہیں کہ آیا ریکارڈ مکمل ہیں یا نہیں، اعداد و شمار یا علامتوں میں کوئی غلطی تو نہیں، متعلقہ حسابات درست ہیں یا نہیں، اور نمونوں کی نشاندہی اور جانچ کے نمبر درست ہیں یا نہیں۔ جب یہ سب چیزیں درست پائی جاتی ہیں، تو جانچ کرنے والے افراد اپنے دستخط کرتے ہیں۔ اگر کوئی غلط معلومات درج ہونے کا پتہ چلے، تو اسے درست کرنا ضروری ہے؛ جہاں شک ہو، وہاں دوبارہ جانچ کی جانی چاہیے۔ دوسری سطح کی جانچ، ان لوگوں دے ذریعہ کی جاتی ہے جو خود بھی ٹیسٹنگ میں حصہ لیتے ہیں، یا پھر اسی شعبے کے دیگر ٹیسٹرز۔ بنیادی طور پر، اس بات کی جانچ کی جاتی ہے کہ ٹیسٹنگ کا عمل (مراحل) معیارات کے مطابق ہے یا نہیں، اعداد و شمار کی درستگی کیسی ہے، حسابات کے نتائج درست ہیں یا نہیں، اور ان نتائج کی دوبارہ جانچ کی گئی ہے یا نہیں جو غیرمطلوب یا حدی قدروں پر ہیں۔ تمام چیزوں کی تصدیق کے بعد، جانچ کرنے والے شخص کا نام درج کیا جاتا ہے۔ اگر کوئی غلطی پائی جائے یا کوئی شک ہو، تو اسے واپس اصل ٹیسٹ کرنے والے شخص کے پاس بھیجنا چاہیے، تاکہ وہ اسے درست کر سکے یا دوبارہ ٹیسٹ کر سک تیسرے مرحلے کی جانچ، اعلیٰ درجہ کے متعلقہ ٹیسٹنگ افسران یا اس شعبے کے سربراہان د्वارا کی جاتی ہے۔ بنیادی طور پر، اس کی جانچ اس بات سے کی جاتی ہے کہ پہلے اور دوسرے درجہ کے معائنہ کرنے والوں نے دستخط تو کیے ہیں یا نہیں، آیا معائنہ نمونوں کی میعاد کے اندر ہی کیا گیا ہے یا نہیں، آیا تمام ضروری معائنے بھی کیے گئے ہیں یا نہیں، دیگر اصل ریکارڈوں، معیاری منحنی خطوط، اور ڈرائنگز سے حاصل کردہ اعداد و شمار درست ہیں یا نہیں، اور آیا معائنے کے طریقے، ٹھیکیدار یا اعلیٰ اداروں کے مطالبات کے مطابق ہیں یا نہیں۔ جب یہ تمام چیزیں درست پائی جاتی ہیں، تو معائنہ کرنے والا اپنے دستخط کرتا ہے۔ اگر کوئی غلطی پائی جائے یا کوئی شک ہو، تو اسے واپس اصل ٹیسٹ کرنے والے شخص کے پاس بھیجنا چاہیے، تاکہ وہ اسے درست کر سکے یا دوبارہ ٹیسٹ کر سک 6. اصل ریکارڈوں کی رازداری: ٹیسٹنگ کے دوران تیار کردہ اصل ریکارڈوں کی حفاظت ٹیسٹنگ کرنے والے افراد کی ذمہ داری ہے۔ ٹیسٹنگ مکمل ہونے کے بعد، متعلقہ شعبوں کو مقررہ وقت کے اندر تمام اصل ریکارڈوں کو جمع کرکے معیاری انتظامیہ کے پاس جمع کرنا ہوتا ہے، تاکہ انہیں منظم کرکے رکھا جاسکے۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لئے کہ محفوظ کردہ ٹیسٹ رپورٹس میں تبدیلی نہ ہو، یا صارفین کے خفیہ دستاویزات لیک نہ ہوں، ایسی رپورٹس عموماً صرف اسی ادارے کے متعلقہ افراد کے لئے ہی دستیاب ہوتی ہیں۔ رپورٹس کو دیکھنے والے افراد کو متعلقہ طریقہ کار پورا کرنا ہوتا ہے، اور اس کے لئے شعبے کے سربراہ کی منظوری ضروری ہے۔ رپورٹس کو دیکھنے کے وقت کم از کم دو افراد کی موجودگی ضروری ہے۔ دیکھنے والا صرف اس کے مشمولات کو نقل یا کاپی کر سکتا ہے؛ اس کے مشمولات میں کوئی تبدیلی کرنے یا اس پر کوئی نشان لگانے کی اجازت نہیں ہے۔ ； اصل ریکارڈوں کو کسی صورت بھی باہر نہیں دیا جاسکتا، کوئی بھی شخص انہیں ادارے سے باہر لے جانے کا حق نہیں رکھتا۔ اگر واقعی انہیں پڑھنے کی ضرورت ہو، تو درخواست دینے والے کو متعلقہ طریقہ کار کے مطابق درخواست دینی ہوگی، اور لیبارٹری کے سربراہ کی منظوری کے بعد ہی آرکائیو منیجر ان کی نقل فراہم کرے گا۔ اصل ریکارڈوں کو محفوظ رکھنے کی مدت عموماً 6 سال سے کم نہیں ہونی چاہیے (ایک منظور شدہ دورانیہ)، لیکن ان ریکارڈوں کے لئے جن کے بارے میں صنعت سے متعلق کوئی خاص قواعد ہوں، یا جن کی اہمیت زیادہ ہو، ان کو محفوظ رکھنے کی مدت کو مناسب طور پر بڑھایا جا سکتا ہے یا طویل مدت تک محفوظ رکھا جا سکتا ہے۔ جن ریکارڈوں کی مدتِ تحفظ ختم ہو چکی ہے، ان کو تلف کرنے کے لئے آرکائیو منیجر درخواست دے سکتا ہے۔ اس درخواست کی منظوری یونٹ کے متعلقہ حکام کی جانب سے دیے جانے کے بعد، آرکائیو منیجر متعلقہ شعبوں کے تعاون سے ان ریکارڈوں کو تلف کرتا ہے، اور اس عمل سے متعلق مناسب ریکارڈ بھی رکھتا ہے۔ - ختم -