کیا معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کو زیادہ اختیارات حاصل ہونے ان 12 اصولوں کو ضرور یاد رکھیں۔

Thread Content

کسی کمپنی میں، جب پروڈکشن وارکشاپوں میں معیار کو نظرانداز کیا جاتا ہے، تو کیا کوالٹی کنٹرول ڈپارٹمنٹ اس کو روکنے کی ہمت کرتا ہے؟ جب باس کسی خراب مصنوعات کے بیچ کو منظور کرنے کا حکم دے، تو کیا معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ اسے منظور نہیں کر سکتا؟ کیا کاروباری اداروں کے معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹس کو زیادہ اختیارات حاصل ہونے کچھ لوگوں نے مختلف پہلوؤں کا خلاصہ پیش کیا ہے، تاکہ سب لوگ اس سے فائدہ اٹھا سکیں۔ ایک، مسائل کی نشاندہی کرنا، انہیں ظاہر کرنا۔ معیار کے لحاظ سے، کیا یہ مناسب ہے؟ کام کرتے وقت، ضروری ہے کہ تمام اقدامات واضح طور پر انجام دئے جائیں؛ منصوبہ بندی سے لے کر عمل درآمد، نگرانی، جانچ اور بہتری تک، جو بات کہنی ہے، وہ ضرور کہی جائے، جو پکارنا ہے، وہ ضرور پکارا جائے، جو چیزیں لکھنی ہیں، وہ ضرور لکھی جائیں۔ معیار سے متعلق معاملات میں تمام افراد کو شامل کرنا ضروری ہے، تاکہ ہر کوئی اس سے باخبر رہے۔ اس طرح، تمام افراد میں معیار سے متعلق آگاہی خود بخود پیدا ہو جاتی ہے۔ لہٰذا، کاموں کو ضرور نمایاں طور پر انجام دینا چاہیے، تاکہ لوگوں کو یہ احساس ہی نہ ہو کہ معیار کی جانچ کرنے والا شعبہ موجود ہے۔ اب انسانی طرزِ زندگی کی بات کرتے ہیں، انسان کو ہمیشہ عاجز رہنا چا ہرگز زیادہ بلند آواز میں بات نہ کریں۔ اس سے پریشانی پیدا ہوتی ہے، اور کام میں غیرضروری پریشانیاں شامل ہو جاتی ہیں۔ انسان کو نرم دل ہونا چاہیے، سخت چہرے کے ساتھ رہنا نہیں چاہیے؛ بلکہ اسے نرمی اور شفقت سے پیش آنا چاہیے۔ میرے خیال میں، اگر یہ دو باتیں درست طریقے سے انجام دی جائیں، تو سب کچھ آسان ہو جائے گا، اور کوئی پریشانی باقی نہیں رہے گی۔ دوم، معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کو “پابندی” برقرار رکھنی چاہیے۔ لیکن کس چیز پر پابندی برقرار رکھنی چا معیارات پر عمل کرتے رہیں! معیارات کا شعبہ، عدالت کی طرح ہے؛ اس کے پاس قوانین موجود ہیں جن کے مطابق فیصلے کرنے پڑتے ہیں، نیز حقائق کا بھی خیال رکھنا ضروری ہے۔ “سزا میں کمی” کے اصولوں کو لاگو کرتے وقت بھی اس بات کو مدِ نظر رکھنا ضروری ہے کہ یہ سزا دینے کا عمل دراصل نرمی کی عکاسی کرتا ہے۔ معیارات کو بہتر بنانے کے لئے، مستقل طور پر ان کا جائزہ لینا، ان پر تبصرہ کرنا، ان پر بحث کرنا اور ان میں ترمیم کرنا ضروری ہے؛ تاکہ یہ معیارات حقیقت اور عملی ضروریات کے مطابق ہوں۔ یہ کام صرف کاغذوں پر ہی نہیں ہونا چاہیے۔ معیارات تو عملی چیزیں ہیں، یہ صرف نعروں یا دکھاوے کے لئے نہیں ہونے چاہییں۔ جب کمپنی کے وسائل، نظام اور دیگر عوامل معیاری معیارات کو پورا کرنے کے لئے مناسب نہ ہوں، تو پہلے اس موجودہ معیار کو برقرار رکھنا ضروری ہے۔ بعد میں، جیسے جیسے نظام میں بہتری آتی جاتی ہے، معیار کے معیارات بھی بہتر ہوتے جاتے ہیں، اور مصنوعات/خدمات کا معیار بھی بلند ہوتا جاتا ہے۔ لہٰذا، معیار کو برقرار رکھنے کے لئے صرف “زور زبردستی” کا سہارا نہیں لینا چاہیے؛ ایسا کرنے سے مختلف شعبوں کے درمیان دوری پیدا ہو جاتی ہے، یہاں تک کہ تعلقات خراب بھی ہو سکتے ہیں۔ آہستہ آہستہ آپ کو احساس ہوگا کہ معیار کو برقرار رکھنے کا کام بہت مشکل ہوتا جا رہا ہے، اور معیار کو ایک اونچے مقام پر رکھنا بہت مشکل ہو جاتا ہے۔ لیکن معیار کی اہمیت کو ہر حال میں برقرار رکھنا ضروری ہے؛ جن چیزوں کے لئے معیارات اور واضح تقاضے موجود ہیں، ان پر سختی سے عمل کرنا چاہیے۔ جہاں کوئی معیارات یا مناسب تقاضے ہی موجود نہیں، یا تقاضے غیرمنطقی ہیں، تو ضرورت پڑنے پر متعلقہ فریقوں کو ساتھ لے کر معیارات قائم کرنے یا ان تقاضوں میں ترمیم کرنی چاہیے۔ اس طرح کے معیاری اقدامات نہ صرف لوگوں کے دلوں میں جگہ بناتے ہیں، بلکہ طویل مدت تک بھی جاری رہتے ہیں، اور کمپنی پر گہرے اثرات مرتب کرتے ہیں۔ تین، اعداد و شمار سے بات کیجیے، حقائق کی بنیاد پر فیصلے کیجیے! معیار کو یقینی بنانے والے افراد کو ذمہ دارانہ رویہ رکھنا ہوتا ہے، اور ان کے دل میں سچائی کا جذبہ ہونا ضروری ہے۔ طاقتور ہونا الگ بات ہے۔ جب معیار سے متعلق کوئی مسئلہ پیش آتا ہے، تو اس کی وجوہات کی تفصیلی تحقیق کی جاتی ہے، اور ذمہ داریوں کا واضح تجزیہ کیا جاتا ہے۔ جب پروڈکشن ڈپارٹمنٹ یا انجینیرنگ ڈپارٹمنٹ کے پاس کوئی جواب نہیں رہتا، تب ہی کوئی شخص حقیقی طور پر طاقتور ہوتا ہے… ایسے شخص کو اعداد و شمار اور حقائق کی بنیاد پر فیصلے کرنے چاہئیں! چہارم، موقف، اصول، اور عزم کا ہونا ضروری ہے۔ معیار کو برقرار رکھنے کے لئے پہلے تو موقف، اصول، اور عزم کا ہونا ضروری ہے۔ لیکن حقیقت میں بہت سے عوامل کی وجہ سے، بعض اوقات پورا کوالٹی ڈپارٹمنٹ دراصل دوبارہ کام کرنے والا ڈپارٹمنٹ بن جاتا ہے، اور وہاں کے لوگوں کو مشکلات کا سامنا کرنا پڑتا ہے۔ ساتھ ہی، وقت کی پابندیوں کی وجہ سے معیار کے اصولوں کی خلاف ورزی بھی ہوتی ہے۔ ساتھ ہی، معیار کی نگرانی کرنے والے افراد کو بھی کچھ تکنیکی علم ہونا ضروری ہے، ورنہ انہیں آسانی سے دھوکہ دیا جا سکتا ہے۔ پانچویں بات یہ کہ معیار کو “مضبوط” رکھنا ضروری ہے، اور مسائل کو حل کرتے وقت “عزم” کی ضرورت ہے۔ ان دونوں الفاظ کو الگ الگ استعمال کرنا بہتر ہے۔ معیار کو مضبوط رکھنا ضروری ہے، اور مسائل کو حل کرتے وقت عزم کی ضرورت ہے۔ اگر ان دونوں الفاظ کو الگ الگ استعمال کیا جائے تو بہتر ہوگا؛ ورنہ الجھن پیدا ہو سکتی ہے۔ معیار کو بہتر بنانے کے لئے ہمیشہ “ہم…” کہنا چاہیے، نہ کہ “تم… تم…”۔

چھٹی بات یہ کہ معیار کے لئے کچھ خلا چھوڑنا ضروری ہے۔ معیار کو بہتر بنانے کا مطلب یہ نہیں کہ کمپنی کو تباہ کر دیا جائے۔ خراب مصنوعات کو فروخت کرنے کے لئے ہم ان کی جانچ کر سکتے ہیں، انہیں قبول کر سکتے ہیں، یا فوری طور پر انہیں منظور کر سکتے ہیں۔ معیار کے لئے کچھ گنجائش ضرور رکھنی چاہیے تاکہ بہتری لائی جاسکے، لیکن اس پورے عمل کے لئے قیادت کی حمایت ناگزیر ہے۔ بہتری کے اقدامات سے مطلوبہ نتائج حاصل ہونے کے لئے، کچھ خصوصی اختیارات کی ضرورت ہے۔ ساتویں بات: باس کو تازہ ترین پیش رفت سے آگاہ کرنا۔ ٹریک کیے جانے والے معاملات کی تازہ ترین پیش رفت کو بار بار باس کے سامنے پیش کیا جائے، اور انہیں عوام کے سامنے بھی ظاہر کیا جائے۔ جو شعبے تعاون نہیں کرتے، انہیں بے نقاب کیا جائے؛ ایک تو اس طرح ذمہ داری سے بچا جاسکتا ہے، دوسرے یہ کہ متعلقہ شعبوں پر دباؤ ڈالا جاسکتا ہے، تاکہ انہیں احساس ہو کہ مزید تعاون نہ کرنا قابل قبول نہیں ہے۔ آٹھ، موجودہ حالات اور اصلاحات کے عمل و نتائج کا جائزہ لینا ضروری ہے۔ نہ صرف مسائل کی نشاندہی کرنی چاہیے، بلکہ ان مسائل پر بحث کرنے اور ان کے حل تلاش کرنے میں بھی حصہ لینا چاہیے۔ موجودہ نظام اور اس میں بہتری لانے کے عمل و نتائج کا جائزہ لینے کے لئے، اس وقت خود کو ایک صارف کے طور پر دیکھنا ضروری ہے۔ اور معیار کی نگرانی کے لئے ایک الگ شعبہ قائم کیا جانا چاہیے، جو ہیڈکوارٹر (یا باس) کی براہِ راست نگرانی میں کام کرے۔ اگر یہ کام نظام کے اندر ہی انجام دیا جائے، تو مناسب طریقے سے کام کرنا مشکل ہو جاتا ہے۔ نو۔ مسائل کا تجزیہ کرنا، انہیں حل کرنا، اور بہتری لانے میں مدد کرنا۔ ہر شعبے کی اپنی ذمہ داریاں ہوتی ہیں؛ شعبوں کے درمیان کوئی طاقتور یا کمزور نہیں ہوتا۔ اگر ایسا ہوتا ہے، تو اس کا مطلب یہ ہے کہ کمپنی کی ترقی میں کوئی خرابی ہے، اور یہ صحت مندانہ ترقی نہیں ہے۔ کمپنی میں، معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ عموماً معیار کی منصوبہ بندی، معیار کی نگرانی، معیار کو یقینی بنانے، اور معیار میں بہتری لانے جیسے کام انجام دیتا ہے۔ یہ صرف مسائل کی نشاندہی کرنے، انہیں ظاہر کرنے، یا دوسروں پر دباؤ ڈالنے تک محدود نہیں ہے؛ بلکہ اس کا مقصد دوسروں کو بہتر کام کرنے پر مجبور کرنا اور معیار میں بہتری لانا ہے۔ ； بلکہ مسائل کا تجزیہ کرنا، انہیں حل کرنا، اور دیگر شعبوں کو بہتر بنانے میں مدد کرنا ہی کمپنی کے لئے قیمتی ہے۔ دسویں، معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ (جس میں QA اور QC شامل ہیں) کے فرائض: سب سے پہلے تو اپنا کام درست طریقے سے انجام دینا ضروری ہے، لیکن صرف درست طریقے سے کام کرنا ہی کافی نہیں؛ بلکہ اس کے علاوہ کام کو مناسب اور منطقی طریقے سے بھی انجام دینا ضروری ہے۔ اور ان کاموں کو باوقار طریقے سے انجام دینا بھی ضروری ہے… یعنی کمپنی میں ایک مثال قائم کرنا ضروری ہے۔ اسی دوران، دوسروں کو یہ سکھانا ضروری ہے کہ وہ صحیح طریقے سے، مناسب وقت پر، مناسب جگہ پر، اور مناسب وسائل کے ساتھ کام کریں۔ دوسرا طریقہ یہ ہے کہ دوسروں پر نظر رکھی جائے تاکہ وہ اپنا کام صحیح طریقے سے انجام دیں، مشکلات کا پتہ لیا جائے، اور ان مشکلات کو سامنے لای یہ بالکل ناکافی ہے۔ اگر آپ ایسا کرتے رہیں، تو اس سے صرف شکایات، جھگڑے، پریشانیاں ہی پیدا ہوں گی، بلکہ خود کے لئے تکلیف بھی پیدا کریں گے۔ میرے خیال میں، دوسروں کے ساتھ مارکسزم لاگو نہیں کیا جاسکتا؛ اس سے بھی اہم بات یہ ہے کہ دوسروں کو وجوہات بتائی جائیں، انہیں مشورے دئے جائیں، ان پر نگرانی کی جائے، اور نتائج فراہم کئے جائیں۔ یعنی تنظیم کو اس بات کی تصدیق کرنے کا موقع دیا جائے، تاکہ اصل مسئلہ واضح ہو سکے، اور دوسروں کو عمل کرنے اور کوشش کرنے کی ترغیب دی جاسکے۔ میرے خیال میں، اگر کوئی شخص کمزور ہو تو دوسرے لوگ اس کی قدر کریں گے۔ لیکن اگر صرف مسائل بیان کیے جائیں، جبکہ ان کی وجوہات نہ بتائی جائیں، تو میرے خیال میں چاہے وہ شخص کتنا ہی طاقتور کیوں نہ ہو، وہ تنہا رہ جائے گا، اور لوگ اس سے دور رہیں گے۔ گیارہویں نکتہ: معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ، دیگر ڈپارٹمنٹس کو بہتر کام کرنے میں مدد کرتا ہے۔ اکثر اوقات، زیادہ شور و غل نہ کرتے ہوئے، پرسکون طریقے سے کام کرنے سے ہی مسائل حل ہو جاتے ہیں۔ میرے خیال میں، دیگر ڈپارٹمنٹس کو یہ بات سمجھانا ضروری ہے کہ معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ، دراصل دیگر ڈپارٹمنٹس کو بہتر کام کرنے میں مدد کرتا ہے۔ مثلاً، پروڈکشن ڈپارٹمنٹ کے لئے، یہ ڈپارٹمنٹ خراب مصنوعات کی تعداد کو کم کرنے میں مدد کرتا ہے، تاکہ پیداوار کے اہداف وقت پر پورے ہو سکیں۔ سیلز ڈپارٹمنٹ کے لئے، اچھے معیار کی مصنوعات سے کسٹمرز کی جانب سے تعریف حاصل کی جا سکتی ہے… وغیرہ۔ اکثر، پروڈکشن ڈپارٹمنٹ یہ سمجھتا ہے کہ کوالٹی ڈپارٹمنٹ براہِ راست معاشی فوائد پیدا نہیں کرسکتا، اور وہ اس پر حکم چلانے کی کوشش کرتا ہے، جس کی وجہ سے لاشعوری طور پر مزاحمت پیدا ہوتی ہے۔ بارہویں، ضروریات سے آگاہ کرنا، اصلاحی منصوبہ: جو معیار آپ کو درکار ہیں، ان میں سے بہت سے ایسے خطرات ہیں جن کا اندازہ لگانا مشکل ہے؛ ان کا فیصلہ آپ کو خود کرنا ہوگا۔ پروڈکشن ڈپارٹمنٹ کی جانب سے منظوری کے لئے دستخط کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ اگر کوئی مسئلہ ہو تو اس کا ذمہ دار شخص موجود ہوگا۔ اگر جائزے کے بعد کوئی مسئلہ نہ رہے تو ہی مصنوعات کو جاری کیا جاسکتا ہے۔ لیکن آپ کو اپنی ضروریات اور اصلاحی منصوبے سے ضرور آگاہ کیا جانا چاہیے۔ معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ صرف ایک نگرانی کا دفتر نہیں ہے؛ بلکہ جب خراب مصنوعات دریافت ہوتی ہیں یا کوئی مسئلہ سامنے آتا ہے، تو اس ڈپارٹمنٹ کو متعلقہ شعبوں کے ساتھ مل کر اس کی وجوہات کا تجزیہ کرنا اور مناسب اقدامات کرنے ہوتے ہیں۔ معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کے اپنے خیالات اور تجاویز کو پیش کرکے ان پر بحث و مباحثہ کیا جانا چاہیے، اور اس سے قبل ضروری ٹیسٹ خود کیے جانے چاہئیں، تاکہ دوسروں کو قائل کیا جاسکے اور ان کا اعتماد حاصل کیا جاسکے۔ اس کے علاوہ، کسی کمپنی کے معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کی حیثیت یا مقام، کمپنی کے مالک کے کاروباری نظریات اور انتظامی طریقوں پر بھی منحصر ہوتا ہے۔ - ختم -