Conviértete en un experto en Office 2007: 15 trucos útiles para Excel

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　　 Excel, como herramienta de tablas dentro del paquete de software Office, facilita enormemente la recopilación y organización de datos. En una época en la que la cantidad de información crece exponencialmente, la recopilación, organización y procesamiento de datos se ha vuelto aún más importante para cualquier industria. Por lo tanto, el uso de Excel es aún más extendido, y se ha convertido en un software indispensable para muchos profesionales de oficina. Por lo tanto, saber utilizar Excel de manera eficaz también es una habilidad esencial para los profesionales en el lugar de trabajo. Sin embargo, las funciones de Excel son realmente poderosas; para la mayoría de las personas no supone un problema usarlo, pero aprovechar al máximo sus capacidades no es algo fácil. A continuación, echemos un vistazo a algunos de los trucos más útiles al usar Excel. Dirección de descarga: office2007download. Truco 1: Conozca de antemano las nuevas limitaciones. Para que los usuarios puedan ver grandes cantidades de datos en las hojas de cálculo, Microsoft Office Excel 2007 permite que cada hoja tenga un máximo de 1,000,000 filas y 16,000 columnas. En otras palabras, la capacidad de una sola hoja de cálculo en Excel es de 1,048,576 filas por 16,384 columnas. En comparación con la versión 2003 de Excel, el número de filas disponibles aumentó en un 1,500%, mientras que el número de columnas disponibles aumentó en un 6,300%. La capacidad total de las hojas de cálculo ha aumentado significativamente. Además, Excel 2007 también admite hasta 16,000,000 colores. 　　 Además, ahora es posible utilizar un número ilimitado de tipos de formato en el mismo libro de trabajo, en lugar de estar limitado a 4,000 ； La cantidad de referencias a celdas por cada celda ha aumentado de 8,000 a un número ilimitado; la única limitación parece ser la carga que esto supone para la memoria del ordenador. Para mejorar el rendimiento de Excel, Microsoft aumentó la cantidad de memoria asignada para su gestión, pasando de 1 GB en la versión 2003 a 2 GB, es decir, se duplicó. Dado que Excel 2007 es compatible con procesadores duales y conjuntos de chips multihilo, los usuarios podrán disfrutar de una mayor velocidad de cálculo en hojas de cálculo grandes que contienen muchas fórmulas. 　　 Técnica 2: Añadir encabezados y pies de página a los documentos de Excel de manera flexible. Los usuarios que utilizan frecuentemente Excel seguramente saben que, en el pasado, no era nada sencillo añadir encabezados y pies de página a los documentos de Excel; era necesario pasar por una serie de pantallas de configuración para poder llevar a cabo esta tarea. Pero ahora, Excel permite agregar encabezados y pies de página a los documentos en la vista de “diseño de página”, donde se puede ver todo el contenido de antemano. El proceso es sencillo e intuitivo. El procedimiento es el siguiente: 1. En la “barra de funciones” de Excel, haga clic en la pestaña “Insertar”. 　　 2. En el grupo “Texto”, haga clic en el botón “Encabezado y pie de página”. 　　 3. En la “Barra de funciones” aparecerán las pestañas relevantes para trabajar con los encabezados y pies de página. En la pestaña “Diseño” se encuentran todos los comandos que necesitamos, lo que permite editar los encabezados y pies de página de un documento de Excel de manera muy sencilla. Hacer que las hojas de cálculo de Excel se vean atractivas puede ser algo muy sencillo. Truco 3: Embellecer la tabla a la mayor velocidad posible. En las hojas de cálculo más recientes de Excel, los usuarios pueden concentrarse completamente en ingresar los datos importantes, sin tener que preocuparse por el formato o la apariencia de la tabla. De esta manera, se reduce la cantidad de trabajo necesario. Deje que Excel lo ayude a mejorar la apariencia de las tablas lo más rápido posible. Los pasos para operar son los siguientes: 1. Seleccionar cualquier celda que contenga datos. 　　 2. En el grupo “Estilos”, de la pestaña “Iniciar”, seleccione una opción de “Aplicar formato a tabla”. 　　 3. En este momento, aparecerá el cuadro de diálogo “Aplicar formato de tabla”. Allí se debe especificar la fuente de los datos de la tabla. 　　 4. Al hacer clic en el botón Aceptar, se añadirán automáticamente al tabla el color del texto del título, el color de relleno de la celda del título y el color de relleno entre las filas. Además, la zona de la tabla se convertirá en una lista, lo que permite utilizar todas las funciones propias de una lista, como la filtración automática, entre otras. 　　 Técnica 4: Aplicación automática del formato adecuado y creación automática de columnas de cálculo. Cuando necesitas agregar nuevas columnas a una tabla ya existente, Excel puede aplicar automáticamente el formato existente, sin necesidad de realizar ajustes adicionales. Además, en las hojas de cálculo de Office Excel, se puede crear rápidamente una columna de cálculos. La columna de cálculo utiliza una fórmula aplicable a cada fila; esto permite que se expanda automáticamente para incluir filas adicionales, de modo que la fórmula también se aplique inmediatamente a esas filas. Basta con introducir la fórmula una sola vez, sin necesidad de usar los comandos “Rellenar” o “Copiar”. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Cuando quiera agregar una nueva columna, basta con escribir el nombre del nuevo campo en el lado derecho de la tabla de Excel. Al presionar la tecla [Enter], se añadirá automáticamente una columna y se aplicará el formato adecuado. 　　 2. Vaya a la celda “E3” e introduzca la fórmula para calcular el total. Al presionar la tecla [Enter], la fórmula se llenará automáticamente al final de la lista, permitiendo así calcular la suma de todos los montos. De esta manera, se creará automáticamente una columna con los resultados de los cálculos. 　　 Si la tabla es muy larga, ya no es necesario arrastrarla hacia abajo para encontrar su final, como ocurría antes. Así, resulta mucho más práctico de usar. 　　 Técnica 5: Eliminar rápidamente los datos duplicados. Incluso cuando Excel ayuda a procesar grandes cantidades de datos, es inevitable que surjan errores. A menudo, se produce la situación de que los datos se ingresan repetidamente. A pesar de que verificamos todo cuidadosamente una y otra vez, a veces resulta muy difícil detectar tales errores. En este caso, es aún más necesario recurrir a Excel; de esta manera, se pueden resolver fácilmente este tipo de problemas. 　　 1. Seleccionar el rango de celdas que se desea revisar y del cual se quieren eliminar los elementos duplicados. Luego, hacer clic en la pestaña “Datos” en la barra de funciones. 　　 2. En el grupo “Herramientas de datos”, haga clic en el botón “Eliminar elementos duplicados”. 　　　　 3. En este momento, se abre el cuadro de diálogo “Eliminar elementos duplicados”. Se debe seleccionar en qué columnas se desea verificar la presencia de valores duplicados. 　　 4. Una vez completada la configuración, haga clic en el botón “Aceptar”. Excel realizará una verificación de los valores repetidos en las columnas seleccionadas y mostrará mensajes con los resultados del proceso. 　　 Técnica 6: Comprender de manera intuitiva la distribución general de los datos a través de gradientes de color. Se puede mostrar un gradiente de dos o tres colores en una zona de celdas; el fondo de color representa el valor de la celda, y los colores del gradiente cambian de forma inteligente según el valor de los datos. ¡Es realmente genial! El nuevo formato condicional “Escala de colores” que trae la versión actual de Excel permite a los lectores ver el contenido de manera más intuitiva y cómoda. 　　 1. Seleccionar los datos que se desean analizar, como el rango de celdas “A3:C8”. 　　 2. En la pestaña “Inicio” de la “Cinta de opciones” de Excel, haga clic en el botón “Formato condicional”, que se encuentra en el grupo “Estilos”. 　　 3. En el menú desplegable de “Formato condicional”, seleccione la opción “Escala de colores” -> “Escala verde-amarillo-rojo”. 　　 En este momento, los datos específicos de la tabla se muestran en diferentes colores, según su tamaño. Esto es muy útil para realizar estadísticas y resúmenes, ya que permite ver de forma clara las tendencias generales. Aprovechar al máximo los colores para que los datos sean más expresivos. Técnica 7: Utilizar barras de color de diferentes longitudes para hacer que los datos sean más visibles. Lo anterior se refiere a la visualización general de la tabla. Pero, ¿qué pasa si solo se desea ver claramente el valor de los datos en una columna en particular? En este momento, se puede aplicar un formato condicional de tipo “barras de datos” a los datos; la longitud de estas barras indica el valor numérico que contiene la celda. Al observar las barras de datos de color, se puede ahorrar tiempo en la comparación individual de los valores, lo que permite determinar fácilmente el valor máximo o mínimo en una columna de datos. Los pasos para llevarlo a cabo son los siguientes: 1. Seleccionar una zona de celdas dentro de la tabla. 　　 2. En la pestaña “Inicio” de la “Cinta de opciones” de Excel, haga clic en el botón “Formato condicional”, que se encuentra en el grupo “Estilos”. 　　 3. Luego, en el menú desplegable que aparece, ejecute la orden “Barras de datos” -> “Barras de datos azules”. 　　 En este momento, al aplicar el formato condicional de “barras de datos”, es posible ver claramente los valores máximos y mínimos de toda la columna, sin necesidad de comparar cada dato uno por uno, lo cual evitaría confusión. 　　 Técnica 8: Utilizar tablas para mostrar las tendencias de los datos. Al aprovechar el conjunto de iconos coloridos y de diversos estilos que ofrece Excel, es posible mostrar de manera rápida las tendencias de los datos en formato gráfico, lo cual facilita la comprensión general de la situación y permite tomar decisiones más informadas. Pasos a seguir: 1. Seleccione los datos que representan la tendencia. En la pestaña “Inicio”, haga clic en el botón “Formato condicional” del grupo “Estilos”. En el menú desplegable que aparece, seleccione la opción “Conjunto de iconos” -> “Flechas en todas direcciones (coloridas)”. De esta manera, se podrán añadir los iconos correspondientes a los datos. 　　 2. Si los íconos que se añaden en este momento no son suficientes, también se puede hacer clic en “Formato condicional”, que se encuentra en el grupo “Estilos”. En el menú desplegable que aparece, se debe seleccionar la opción “Gestionar reglas”, lo que abrirá el cuadro de diálogo “Gestor de reglas de formato condicional”. 　　 3. En ese cuadro de diálogo, seleccione la regla “Conjunto de iconos” y haga clic en “Editar regla”. En el cuadro de diálogo “Editar reglas de formato” que se abre a continuación, establezca las reglas específicas (como el tipo y el tamaño de los valores) para mostrar diferentes iconos. 　　 Técnica 9: Crear gráficos profesionales rápidamente. Excel ofrece herramientas muy versátiles para el diseño de gráficos, lo que permite realizar análisis y estadísticas de datos de manera rápida, y crear así gráficos profesionales y de alta calidad con facilidad. Modo de operación: 1. Seleccionar una zona de celdas, hacer clic en la pestaña “Insertar” y, en el grupo “Gráficos”, elegir “Gráfico circular”. 　　 2. Inmediatamente aparecen las “Herramientas de gráficos”. En el grupo “Estilos de gráficos”, dentro de la pestaña “Diseño”, se pueden ver muchos diseños de colores profesionales; basta con elegir uno de ellos. Luego, seleccione el primer diseño del grupo “Diseño de gráficos”; de esta manera, se añadirán automáticamente las marcas de porcentaje. 　　 3. Si se desea establecer el texto que aparecerá en el gráfico circular, basta con hacer clic con el botón derecho en cualquiera de las etiquetas. Esto hará que aparezca un menú flotante (también está disponible en Word y PowerPoint). En este menú se encuentran las comandos más utilizados; allí se puede configurar el color y el tamaño de la fuente, entre otros parámetros. 　　 Antes, se necesitaba mucho tiempo para crear este tipo de gráficos profesionales y detallados, pero ahora se pueden elaborar en menos de un minuto. 　　 Técnica 10: Escribir fórmulas de manera sencilla. La nueva interfaz de usuario de Office, orientada a los resultados de trabajo, coloca los comandos más utilizados en la “barra de funciones”. De este modo, los usuarios pueden encontrar y utilizar rápidamente las funciones que necesitan en el grupo “Biblioteca de funciones” de la pestaña “Fórmulas”, lo que aumenta la eficiencia al escribir fórmulas. Pero algunas fórmulas largas no son fáciles de ver en las tablas. Para facilitar la visualización y edición de estas fórmulas, se pueden utilizar los 3 métodos siguientes para ajustar el tamaño del cuadro donde se escriben las fórmulas en la barra de edición. Procedimiento específico: 1. Para expandir el cuadro de fórmulas en tres filas o más, o para plegarlo a una sola fila, se puede hacer clic en el botón de expansión que se encuentra al final de la barra de edición. También se puede utilizar la combinación de teclas [Ctrl] + [Shift] + [U]. 　　 2. Para ajustar con precisión la altura del recuadro de fórmulas, coloque el cursor del ratón en la parte inferior del recuadro hasta que el cursor se convierta en dos flechas verticales. Luego, mantenga presionado el botón izquierdo del ratón y arrastre las dos flechas verticales hacia la posición deseada; finalmente, suelte el ratón. 　　 3. Para que el recuadro de fórmulas se ajuste automáticamente en tamaño para adaptarse al número de líneas de texto en la celda seleccionada, hasta alcanzar su altura máxima, basta con colocar el cursor del ratón sobre el recuadro de fórmulas hasta que el cursor se convierta en dos flechas verticales; a continuación, hay que hacer doble clic con el botón izquierdo del ratón. Excel para crear hojas de cálculo atractivas y eficientes. Técnica 11: Ordenar los datos por color. Casi todo el mundo prefiere los colores vivos. Utilizar los colores de manera adecuada y eficaz en un documento puede mejorar significativamente su atractivo y legibilidad. Si es posible ordenar y filtrar los datos por color, eso supone una ventaja adicional para organizar rápidamente y encontrar los datos necesarios. Con Excel 2007, ya sea de forma manual o mediante formatos de celdas definidos por condiciones, es posible ordenar y filtrar los datos según su formato (incluyendo el color de las celdas y el color de la fuente). A continuación, veamos cómo ordenar los datos de forma personalizada por color. 　　 En el grupo “Estilos”, en la pestaña “Iniciar”, utilice la función “Reglas para resaltar celdas” de “Formato condicional” para aplicar diferentes colores a las celdas y colores de fuente a cualquier área de celdas. 　　 2. Haga clic en una celda del área de datos. Luego, en el grupo “Editar”, haga clic en el botón “Ordenar y filtrar”. En el menú desplegable que aparece, seleccione la opción “Ordenar personalizado”. 　　 3. En el cuadro de diálogo “Ordenar” que se abre, especifique las claves principales/secundarias, el criterio de ordenación y el orden, etc., y agregue 4 condiciones de ordenación. Al hacer clic en Aceptar, los datos se ordenarán según el orden de colores especificado. 　　 Técnica 12: Filtrar datos por color. En la técnica anterior, ya aprendimos cómo ordenar los datos por color. ¿Pero cómo se filtran los datos por color? No se apresure, la respuesta se revelará enseguida. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Utilice la función “Reglas para resaltar celdas”, que se encuentra en la opción “Formato condicional”, dentro del grupo “Estilos” de la pestaña “Inicio”, para aplicar diferentes colores a las celdas y colores de fuente a cualquier área de celdas. 　　 2. Haga clic en una celda dentro de la zona de datos. Luego, en el grupo “Editar”, haga clic en el botón “Ordenar y filtrar”. En el menú desplegable que aparece, ejecute las órdenes de filtrado. Excel añadirá automáticamente botones en forma de triángulo invertido junto a los títulos de las columnas para permitir el filtrado. 　　 3. Haga clic en el botón en forma de triángulo inferior que se encuentra a la derecha del título de la columna “Fecha de vencimiento”. En el menú desplegable, seleccione la opción “Filtrar por color”. Luego, elija un color de la lista que aparece a la derecha: “Filtrar por color de celda” o “Filtrar por color de fuente”. De esta manera, habrá completado el proceso de filtrado. 　　 Técnica 13: Configurar fácilmente los estilos de celdas. Si desea aplicar varios formatos en un mismo paso de ingreso y asegurarse de que todas las celdas tengan el mismo formato, puede utilizar los estilos de celdas. El estilo de celda es un conjunto de características de formato predefinidas, como la fuente y el tamaño de la fuente, el formato numérico, el borde de la celda y el fondo de la celda. Gracias a los estilos de celdas integrados que ofrece Excel, cualquier usuario puede realizar tareas de formato de manera muy sencilla. Las instrucciones son sencillas: 1. Seleccione la celda a la que desea aplicar el formato. 　　 2. En la pestaña “Inicio”, en el grupo “Estilos”, haga clic en el botón “Estilos de celda”. 　　 3. Haga clic en el estilo de celda que desea aplicar. 　　 Además, cabe señalar un hecho básico: el estilo de las celdas se basa en el tema del documento aplicado a todo el libro de trabajo. Cuando se cambia a otro tema de documento, el estilo de las celdas se actualiza automáticamente para adaptarse al nuevo tema del documento. 　　 Técnica 14: Asegúrese de poder ver siempre el título de cada tabla. Para facilitar la lectura de tablas con grandes cantidades de datos, Excel ofrece una función muy útil: al convertir la zona de datos en una tabla, se puede ver claramente el título de cada fila mientras se examinan los datos. 　　 1. Seleccione el área de datos que desea convertir en tabla y haga clic en la pestaña “Insertar”. 　　 2. En el grupo “Tablas”, haga clic en el botón “Tabla”. Se abrirá el cuadro de diálogo “Crear tabla”. Marque la casilla “La tabla incluirá un título” y haga clic en “Aceptar”. 　　 3. Después de crear la tabla, al desplazarse arriba y abajo por ella, se podrá ver siempre el título de la tabla; es decir, la fila con el título original aparecerá en la posición de las etiquetas de las columnas (por supuesto, el cursor debe encontrarse dentro de la tabla para que se puedan ver los títulos de las columnas al arrastrar las barras de desplazamiento). 　　 Aquí hay un pequeño truco: aplicar el formato de tabla directamente a una zona de datos normal también permite convertir esa zona en una tabla de Excel. 　　 Técnica 15: Resumen de datos en tablas. Una vez que se crea una tabla en Excel, es posible gestionar y analizar los datos que contiene, de forma independiente de los datos que se encuentran fuera de dicha tabla. Se puede resumir rápidamente los datos de una tabla de Excel mostrando una fila de resumen al final de la misma, y luego utilizando las funciones que se ofrecen en las listas desplegables de las celdas de esa fila de resumen. Los pasos para realizar la operación son los siguientes: 1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla de Excel; así, “Herramientas de tabla” se volverá disponible y se mostrará la pestaña “Diseño”. 　　 2. En el grupo “Opciones de estilo de tabla”, que se encuentra en la pestaña “Diseño”, seleccione la casilla de verificación “Filas de resumen”. 　　 3. En este momento, se muestra una fila de resumen en la parte inferior de la tabla, y en la celda más a la izquierda aparecen las palabras “Resumen”. 　　 4. En la fila de resumen, haga clic en la celda para la cual desea agregar un cálculo de resumen y, a continuación, seleccione la función deseada en el menú desplegable, como suma, promedio, etc. 　　 Al aprender los 15 trucos presentados anteriormente, estoy seguro de que sus habilidades para usar Excel mejorarán rápidamente. Podrá manejar todo tipo de tablas con mayor facilidad, y logrará que los datos sean precisos y estéticamente agradables, con el mínimo esfuerzo posible. ■