【Sicherheitstrainingswerkzeuge】SWOT, PDCA, 6W2H, SMART, WBS, Zeitmanagement, das 80/20-Prinzip! (Ultraklassisch)

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▌I. SWOT-Analyse: Stärken: Vorteile; Schwächen: Nachteile; Chancen: Möglichkeiten; Bedrohungen: Gefahren. Bedeutung: Sie hilft Ihnen dabei, die Gesamtsituation klar zu erfassen, Ihre Stärken und Schwächen in Bezug auf Ressourcen zu analysieren, die von der Umgebung gebotenen Chancen zu nutzen sowie mögliche Risiken und Bedrohungen abzuwehren. Das ist von großer Bedeutung für unseren Erfolg. ▌Zwei, Regeln des PDCA-Zyklus: Planung – Festlegung von Zielen und Plänen ； Do: Aufgabe umsetzen, organisatorische Durchführung ； Überprüfung: Überprüfung der Schlüsselpunkte im Prozess sowie des Endresultats ； Maßnahme: Abweichungen korrigieren, die Ergebnisse standardisieren, neue Ziele festlegen und einen Plan für die nächste Runde erstellen. Bedeutung: Jede Aufgabe ist ein PDCA-Zyklus – es ist notwendig, zu planen, umzusetzen, die Ergebnisse zu überprüfen und weiter zu verbessern, um anschließend in den nächsten Zyklus einzutreten. Nur durch stetige, schrittweise Verbesserungen kann es zu qualitativen Sprüngen kommen, und nur so kann jede Aufgabe verbessert sowie das eigene Leben optimiert werden. ▌Drei, die 6W2H-Methode: Was: Inhalt der Arbeit und zu erreichende Ziele ； Warum: Der Grund für die Ausführung dieser Arbeit ； Wer: Die konkreten Personen, die an dieser Arbeit beteiligt sind, sowie die Verantwortlichen ； Wann: Zu welcher Zeit, in welchem Zeitraum wird gearbeitet? ； Wo: Der Ort, an dem die Arbeit stattfindet ； Welche: Welche Methode oder welcher Weg ； Wie: Mit welcher Methode wird es durchgeführt? ； Wie viel: Wie hoch sind die Kosten? Bedeutung: Bei der Ausführung jeder Arbeit sollte man von den 6W2H ausgehen. Das hilft dabei, die Gedanken zu strukturieren und Blindheit zu vermeiden. Auch unsere Berichte sollten nach dem Prinzip 6W2H erstellt werden, um Zeit beim Schreiben und Lesen von Berichten zu sparen. ▌IV. Die SMART-Prinzipien – Specific: Konkret ； Messbar Messbarkeit ； Erreichbar Erreicht werden können ； Relevant Relevant ； zeitbasiert Zeit ； Bedeutung: Wenn Menschen Arbeits- oder Aufgabenziele festlegen, sollten sie prüfen, ob diese Ziele und Pläne SMART sind. Nur Pläne, die SMART-Kriterien erfüllen, sind gut umsetzbar und können dabei helfen, sicherzustellen, dass der Plan verwirklicht wird. Besondere Anmerkung: Manche interpretieren dieses Prinzip folgendermaßen: S steht für spezifisch (Specific), was bedeutet, dass die Leistungsbeurteilung auf konkrete Arbeitsziele abzielen muss und nicht allgemein gehalten werden darf ； M steht für messbar (Measurable), was bedeutet, dass die Leistungsindikatoren in numerischer oder verhaltensbezogener Form dargestellt werden können, und dass die Daten oder Informationen zur Überprüfung dieser Leistungsindikatoren verfügbar sind ； A steht für Erreichbar (Attainable) und bedeutet, dass die Leistungsindikatoren durch Anstrengung erreicht werden können, wodurch das Setzen zu hoher oder zu niedriger Ziele vermieden wird ； R steht für Realismus – das bedeutet, dass die Leistungsindikatoren konkret sind und nachweisbar sowie beobachtbar sind ； T steht für zeitgebunden, wobei der Schwerpunkt auf dem Einhalten von festgelegten Fristen zur Erreichung der Leistungsindikatoren liegt. ▌V. Zeitmanagement – Wichtig und dringend
A. Wichtig und dringend: Dringende Probleme, Aufgaben, die innerhalb einer bestimmten Frist erledigt werden müssen. Wenn man sie nicht erledigt, kann es niemand anderes tun.
B. Wichtig, aber nicht dringend: Vorbereitungen, Präventivmaßnahmen, Klärung von Werten, Planung, Aufbau von Beziehungen zu anderen Menschen, echte Neuschöpfung, Verbesserung der eigenen Fähigkeiten.
C. Dringend, aber nicht wichtig: Störungen, Anrufe, Briefe, Berichte, Meetings – viele dringende Angelegenheiten, die den Erwartungen anderer entsprechen.
D. Weder wichtig noch dringend: Unbedeutende Aufgaben, Werbematerialien, Anrufe, Aktivitäten zur Ablenkung, Wartezeiten.
Die Priorität ergibt sich aus der Kombination aus Wichtigkeit und Dringlichkeit. Bei der Planung der Zeit sollte man die Prioritäten der verschiedenen Aufgaben abwägen – man muss lernen, „Piano zu spielen“. Man muss in der Lage sein, vorauszudenken und Probleme im Voraus zu verhindern. Wenn man ständig damit beschäftigt ist, bereits entstandene Probleme zu lösen, dann bleibt die Arbeit immer auf passiver Ebene. ▌VI. Methode der Aufgabenteilung, also Work Breakdown Structure – Wie wird eine WBS erstellt? Ziel → Aufgaben → Arbeiten → Aktivitäten. Prinzipien der WBS-Erstellung: Das übergeordnete Ziel wird schrittweise in kleinere Teile unterteilt. Die kleinsten Aufgaben und Aktivitäten können direkt an einzelne Personen zur Ausführung zugewiesen werden ； Jede Aufgabe muss grundsätzlich so weit aufgeteilt werden, bis sie nicht weiter unterteilt werden kann. Methoden zur Aufteilung nach WBS: Ausreichende Kommunikation von oben nach unten und von unten nach oben ； Einzelne Gespräche ； Gruppendiskussion. Standard für die Aufteilung nach WBS: Die Struktur der nach der Aufteilung entstehenden Aktivitäten ist klar ； Logisch ergibt sich so eine große Aktivität ； Integriert alle Schlüsselfaktoren, einschließlich vorübergehender Meilensteine und Überwachungspunkte ； Alle Aktivitäten sind klar definiert. Bedeutung: Man muss lernen, Aufgaben zu zerlegen. Nur wenn man die Aufgaben ausreichend detailliert aufteilt, kann man überblicken, was zu tun ist, kann man geordnet arbeiten und seinen Zeitplan effektiv planen. ▌VII. Das 70/20-Prinzip – Bales Gesetz: „80 % des Gesamtergebnisses entstehen durch 20 % der gesamten benötigten Zeit.“ ” Das Prinzip zur Einstufung der Prioritäten der Aufgaben nach ihrer „Wichtigkeit“ basiert auf dem Konzept der „wenigen wichtigen Dinge und der vielen unbedeutenden Dinge“. Als Beispiel: 80 % des Umsatzes stammen von 20 % der Kunden ； 80 % der Anrufe kommen von 20 % der Freunde ； 80 % der Gesamtproduktion stammen von 20 % der Produkte ； 80 % des Reichtums konzentrieren sich in den Händen von 20 % der Menschen. Das lehrt uns, bei der Arbeit die wichtigsten Konflikte zu erkennen, in der Komplexität der Aufgaben Ordnung zu schaffen und Ressourcen für die wichtigsten und dringendsten Aufgaben einzusetzen.