【Herramientas de capacitación en seguridad】SWOT, PDCA, 6W2H, SMART, WBS, gestión del tiempo, principio 80/20 (Clásico por excelencia)

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▌I. Análisis SWOT: Fortalezas: Ventajas. Debilidades: Desventajas. Oportunidades: Posibilidades. Amenazas: Riesgos potenciales. Significado: Le ayuda a tener una visión clara de la situación general, a analizar sus ventajas y desventajas en términos de recursos, a aprovechar las oportunidades que ofrece el entorno y a prevenir los riesgos y amenazas posibles. Es de gran importancia para nuestro éxito. ▌II. Reglas del ciclo PDCA: Plan: Establecer objetivos y planes ； Do: Desarrollo de la tarea, organización y ejecución ； Revisión: Se examinan los puntos clave del proceso y el resultado final ； Acción: Corregir las desviaciones, estandarizar los resultados y establecer nuevos objetivos para elaborar el próximo plan. Significado: Cada tarea representa un ciclo PDCA; es necesario planificarla, llevarla a cabo, evaluar los resultados y seguir mejorando. De esta manera, se entra en el siguiente ciclo. Solo a través de mejoras graduales, acumuladas con el tiempo, es posible lograr avances significativos y perfeccionar cada tarea, así como mejorar la propia vida. ▌III. Método 6W2H: Qué: El contenido del trabajo y los objetivos a alcanzar ； ¿Por qué?: La razón para hacer este trabajo ； Quién: Las personas específicas que participan en este trabajo, así como el responsable ； Cuándo: A qué hora y en qué período de tiempo se realiza el trabajo ； Dónde: Lugar donde tiene lugar el trabajo ； ¿Cuál?: ¿Qué método o vía? ； Cómo: ¿Con qué método se realiza? ； ¿Cuánto?: ¿Cuál es el costo necesario? Significado: Al realizar cualquier trabajo, se debe pensar desde el enfoque 6W2H. Esto ayuda a organizar nuestros pensamientos y a evitar la acción indiscriminada. Nuestros informes también deben seguir el método 6W2H, lo que permite ahorrar tiempo en la redacción y lectura de los mismos. ▌IV. Principios SMART: Específico ； Medible: que se puede medir ； Alcanzable. Que se pueda lograr ； Relevant: relevante ； Basado en el tiempo Tiempo ； Significado: Al establecer objetivos de trabajo o metas, las personas deben considerar si dichos objetivos y planes son SMART. Solo los planes que son SMART tienen una buena viabilidad de implementación, y son los que permiten garantizar que el plan se cumpla. Nota especial: También se explica este principio de la siguiente manera: S representa “específico”, lo que significa que la evaluación del desempeño debe centrarse en indicadores de trabajo concretos, y no de forma general ； M representa “Medible”, es decir, que los indicadores de desempeño son cuantificables o se pueden expresar en términos de comportamientos. Además, los datos o información necesarios para verificar estos indicadores están disponibles ； A representa “Alcanzable”, es decir, que los indicadores de desempeño pueden lograrse con esfuerzo, evitando así establecer objetivos demasiado altos o demasiado bajos ； R representa “realismo”: se refiere a que los indicadores de desempeño son reales, y pueden ser comprobados y observados ； T representa un plazo definido (time bound), centrándose en el período específico para cumplir con los indicadores de desempeño. ▌V. Gestión del tiempo: lo importante y lo urgente
A. Lo importante y urgente: Situaciones de emergencia, problemas que requieren atención inmediata, tareas que deben completarse dentro de un plazo determinado. Si tú no las haces, nadie más podrá hacerlo.
B. Lo importante pero no urgente: Trabajos de preparación, medidas preventivas, clarificación de valores, planificación, establecimiento de relaciones interpersonales, verdadera creación de algo nuevo, mejora de las propias capacidades.
C. Lo urgente pero no importante: Cosas que causan distracciones, llamadas telefónicas, cartas, informes, reuniones. Muchas cosas urgentes que se ajustan a las expectativas de los demás.
D. Lo que no es ni importante ni urgente: Tareas triviales y aburridas, correos publicitarios, llamadas telefónicas, actividades que sirven para evadir responsabilidades, tiempo de espera.
La prioridad se determina por la importancia y la urgencia de cada tarea. Al organizar el tiempo, hay que considerar la prioridad de cada cosa; hay que aprender a “tocar el piano”. Hay que tener una visión prospectiva en el trabajo, para prevenir problemas antes de que surjan. Si siempre estamos ocupados tratando de solucionar los problemas que ya existen, entonces nuestro trabajo estará siempre en un estado pasivo. ▌VI. Método de desglose de tareas, es decir, Work Breakdown Structure. Cómo realizar el desglose mediante WBS: objetivo → tarea → trabajo → actividad. Principios del desglose WBS: Se debe desglosar gradualmente el objetivo principal en partes más pequeñas; las tareas y actividades de nivel más bajo pueden asignarse directamente a individuos para que las completen ； En principio, cada tarea debe desglosarse hasta que ya no sea posible dividirla más. Método de descomposición WBS: comunicación adecuada de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba ； Comunicarse uno a uno ； Discusión en grupo. Estándares para la descomposición de la WBS: La estructura de las actividades resultantes debe ser clara ； Forma lógicamente una gran actividad ； Integra todos los factores clave, incluidos los hitos temporales y los puntos de monitoreo ； Todas las actividades están claramente definidas. Significado: Aprender a descomponer las tareas. Solo al descomponerlas en partes lo suficientemente pequeñas, se puede tener una idea clara de lo que hay que hacer, se puede trabajar de manera organizada y se puede planificar adecuadamente el tiempo disponible. ▌VII. Principio del 70/20: Ley de Pareto: “El 80% del resultado final se obtiene con el 20% del tiempo total invertido”. ” La norma para establecer la prioridad de las tareas según su “importancia” se basa en el principio de “una minoría importante y una mayoría de cosas insignificantes”. Ejemplo: El 80% de las ventas proviene del 20% de los clientes ； El 80% de las llamadas provienen del 20% de los amigos ； El 80% de la producción total proviene del 20% de los productos ； El 80% de la riqueza está en manos del 20% de la población. Esto nos enseña que en el trabajo debemos saber identificar las contradicciones principales, y encontrar una forma de organizar todo lo que es complicado y caótico. De esta manera, podemos dedicar los recursos a las tareas más importantes y urgentes.