بخش اجرای پروژه، سیستم محرمانگی
Thread Content
سیستم محرمانگی بخش اجرای پروژههاواحد: تدوین کننده: بررسی کننده: تاریخ:
(الف) ماده اول سیستم محرمانگی بخش اجرای پروژهها
به منظور اجرای «سیستم محرمانگی» شرکت و حفاظت از اسرار فنی آن، این مقررات تدوین شده است. بند دوم: بخش اجرایی پروژه، یک سازمان مسئول امور محرمانگی تشکیل میدهد که تحت رهبری گروه رهبری امور محرمانگی شرکت، مسئولیت رهبری، نظارت و بازرسی امور محرمانگی در بخش اجرایی پروژه را بر عهده دارد. رئیس بخش اجرای پروژه، رئیس سازمان است؛ رؤسای و معاونان بخش اجرای پروژه، اعضای سازمان محسوب میشوند. همچنین، یک نفر به عنوان مسئول امور محرمانگی در این بخش منصوب میشود. ماده سوم: باید به آموزش موضوعات مربوط به حفظ رازها در میان کارکنان ادامه داد، آگاهی آنها را در این زمینه افزایش داد، مسئولیتهای مربوط به حفظ رازها را مشخص کرد. باید به طور آگاهانه از محرمانگی در وظیفه خود پیروی کرد؛ نه تنها باید با دامنه اسرار شرکت آشنا باشید، بلکه در پاسخ به سؤالات افرادی که درباره مسائل محرمانه شرکت سؤال میکنند، نیز باید مطابق با قوانین مربوط به حفظ محرمانگی عمل کرد. ماده چهارم: اجرای دقیق «سیستم محرمانگی» بخش ساختوساز پروژه، حفاظت از اسرار شرکت، رفع خطرات نشت اطلاعات و بستن شکافهای مربوط به نشت اطلاعات. ماده پنجم: دریافت، ارسال، ثبت، شمارهگذاری، توزیع و نگهداری اسناد فنی ساخت پروژه، توسط کارکنان تخصصی انجام میشود. ماده ششم: دریافت، ارسال، انتقال، استفاده، کپیبرداری، برداشتن خلاصه، نگهداری و از بین بردن اسناد فنی مربوط به اجرای پروژه، باید به طور دقیق مطابق با رویههای تأییدی انجام شود. ماده هفتم: تمامی اسناد فنی، قراردادها، توافقنامهها، یادداشتها، دستورالعملها و سایر مدارکی که بخش اجرای پروژه در طول انجام کارها و انجام وظایف خود به دست میآورد، باید به موقع و به طور کامل به نگهدارنده اسناد آن بخش تحویل داده شود تا نگهداری گردد؛ هیچگونه نگهداری خصوصی از آنها مجاز نیست. ماده هشتم: تعداد چاپ مدارک فنی مربوط به اجرای پروژه بهطور دقیق کنترل میشود، شمارهگذاری میگردد و درباره کسانی که آنها را دریافت میکنند، یادداشتبرداری میشود. ماده نهم: اسناد مربوط به پیشنهاد پروژه، گزارش بررسی امکانسنجی، طراحی اولیه و طراحی نقشههای اجرایی، نباید به صورت تصادفی در اختیار افراد غیرمرتبط با پروژه قرار گیرد. ماده دهم: در بخش اجرای پروژه، فردی مسئول وجود دارد که تمام اسناد مربوط به فرآیند ساخت را نگهداری میکند؛ استفاده از این اسناد و ثبت آنها تنها با اجازه رئیس بخش اجرای پروژه امکانپذیر است.
ماده یازدهم: پس از دریافت اسناد فنی دارای محرمانگی، بخش اجرای پروژه باید فوراً رئیس بخش را مطلع کند؛ همچنین گروه مسئول حفظ اطلاعات، سطح محرمانگی این اسناد را تعیین خواهد کرد. پس از تعیین میزان محرمانگی، باید روی جلد اسناد، مهر مربوط به میزان محرمانگی برای هشدار زدن زده شود و تمام اسناد نزد فرد مسئول ثبت و نگهداری شوند. ماده دوازدهم: اسناد فنی با محرمانگی بالا باید در کمدهای قفلدار نگهداری شوند؛ به طور کلی اجازه اعاره آنها وجود ندارد. در صورتی که به دلایل کاری نیاز به استعاره، اعاره، فتوکپی یا تکثیر آنها وجود داشته باشد، باید طبق رویههای زیر عمل شود: ۱. استعاره، اعاره، فتوکپی یا تکثیر اسناد با محرمانگی بسیار بالا، نیازمند تأیید رئیس بخش اجرای پروژه است. ۲. استعاره، اعطای قرض، فتوکپی یا تکثیر اسناد محرمانه نیازمند تأیید رئیس بخش اجرای پروژه است. ۳. دریافت اسناد محرمانه نیازمند تأیید با امضای رئیس بخش اجرای پروژه است. ماده سیزدهم: تعداد کپیهای اسناد محرمانه باید بهطور دقیق کنترل شود و در فهرستی ثبت گردد؛ همچنین شماره کپیها باید مشخص شود. صاحب کپیها باید مطمئن شود که کپیبرداری مجدد از آنها انجام نشود. ماده چهاردهم: افرادی که با اطلاعات محرمانه سروکار دارند (کسانی که از اطلاعات محرمانه استفاده میکنند، مدیران آنها و کسانی که آنها را منتقل میکنند)، باید قرارداد محرمانگی را با شرکت امضا کنند. ماده پانزدهم: در صورت نقض مواد فوق، تمام پیامدهای ناشی از آن بر عهده فرد مربوطه خواهد بود؛ در مواردی که جرم جدی باشد، شرکت بر اساس قوانین، مسئولیت فرد مربوطه و مقامات مرتبط را پیگیری خواهد کرد. ماده شانزدهم: در صورت انتقال کارکنان شرکت یا بازنشستگی آنها، باید تمام مدارک قرض گرفتهشده بازگردانده شود و رئیس بخش پروندهها بر آن امضا کند. (۲) مقررات مربوط به مراجعه و استعاره اسناد، ماده اول: برای مراجعه به اسناد فنی دارای محرمانگی، باید رویههای تأیید لازم انجام شود و نیاز به تأیید رئیس بخش پیمانکاری پروژه وجود دارد. ماده دوم: مراجعه به اسناد و پروندههای مناقصه، قراردادها (سوابق ارزیابی) نیازمند تأیید رئیس بخش ساختوساز پروژه است. ماده سوم: واحدهای خارجی برای مراجعه به پروندههای شرکت ما، باید از نامه معرفی از سوی واحد خود استفاده کنند؛ همچنین باید توسط کارمندان بخش مربوطه در شرکت ما معرفی شوند. در نهایت، روند دریافت پروندهها باید مطابق با مقررات فوق انجام شود. ماده چهارم: برای مراجعه و کپی کردن پروندههای ساخت پروژه، باید افراد تخصصی همراه باشند ； کپی کردن پروندههای ساخت پروژه نیازمند امضای رئیس بخش مربوطه و همچنین رئیس شرکت متولی است. ماده پنجم: در صورتی که به دلایل کاری نیاز به قرض گرفتن اسناد از انبار اسناد باشد، باید روند امضای لازم به دقت انجام شود؛ اسناد قرض گرفتهشده باید در اسرع وقت بازگردانده شوند و حداکثر مدت زمان قرض گیری، پنج روز است. در صورت نیاز به وام دادن شرکت، باید با امضای رئیس بخش پروژههای ساختمانی، این کار انجام شود. ماده ششم: در روند امضا و تأیید، باید محتوای مورد بازبینی، هدف بازبینی و در صورت نیاز به قرض دادن، زمان بازگرداندن نیز مشخص شود. (۳) مسئولیتهای امنیتی بخش اجرای پروژه: ماده اول – اجرای قوانین مربوط به حفظ اطلاعات محرمانه و دستورالعملهای مربوطه از سوی مقامات بالاتر، و انجام صحیح کارهای مربوط به حفظ اسناد و مدارک محرمانه. ماده دوم: کارکنان بخش اجرای پروژهها باید به شدت به مسئله حفظ اطلاعات توجه کنند، با الگو قرار دادن رفتار خود، قوانین و مقررات مربوط به حفظ اطلاعات تعیینشده توسط حزب و ** را به خوبی اجرا نمایند. ماده سوم: مدیریت محرمانگی کارکنان بخش اجرای پروژهها، بر اساس اصل «هر کس مسئولیتی دارد، آن را بر عهده میگیرد» انجام میشود و مدیریت دقیق آن نیز طبق سیستم مسئولیتپذیری سطحی صورت میگیرد. ماده چهارم: کارکنان بخش اجرای پروژه، هنگام دریافت، نگهداری و استفاده از اسناد، باید مطابق با مقررات مربوطه، آنها را به دقت بررسی کرده، امضا کرده، ثبت نموده و لغو کنند تا سیستم کامل و حسابها شفاف باشد. ماده پنجم: در مورد اسناد و مدارکی که پس از بررسی نیاز به نابودی دارند، باید گزارش بررسی مربوطه تهیه شده، ثبت نابودی صورت گیرد و پس از تأیید توسط مقام مسئول، توسط دو نفر یا بیشتر نابود شوند. ماده ششم: کارکنان بخش اجرای پروژه باید بهطور کامل به محرمانگیها پایبند باشند؛ هیچگونه کپیبرداری یا انتشار محتوای اسناد محرمانه مجاز نیست، و استفاده از قدرت خود برای کپی کردن اسناد نیز ممنوع است. ماده هفتم: کارکنان بخش اجرای پروژه باید از تجهیزات خودکار اداری مانند رایانهها برای مدیریت بهتر مسائل مربوط به حفظ اطلاعات استفاده کنند تا از نشت اطلاعات جلوگیری شود. ماده هشتم: تعداد نسخ و محدوده ارسال اسناد و مدارک مربوط به پستهای کاری کارکنان بخش اجرای پروژه، باید به طور دقیق کنترل شود؛ همچنین باید شماره، سطح محرمانگی و مدت زمان نگهداری آنها مشخص گردد. ماده نهم: در پروژههای محرمانه که به واحدهای خارجی واگذار میشوند، باید قرارداد محرمانگی منعقد شود تا از آنها خواسته شود که اسرار را در اختیار طرف سوم قرار ندهند. ماده دهم: کارکنان بخش اجرای پروژهها، هنگام انتشار مقالات، سفرهای بررسی، فعالیتهای آموزشی، برقراری ارتباطات فنی یا تعاملات خارجی، نباید به اسرار شرکت و پروژههای محرمانه آن پرداخته شود. بخش اجرای پروژهها