Bagaimanakah cara melaksanakan kerja pemilihan dan pembelian bahan serta peralatan dengan baik?

(1) Menggunakan kaedah pembelian strategik. Sebelum proses tender dilaksanakan, adalah penting untuk mewujudkan hubungan perkongsian strategik jangka panjang dengan pembekal bahan yang berkualiti serta kontraktor yang berpengalaman. Dengan cara ini, pembelian dapat dilakukan secara terpusat, sekaligus memanfaatkan kelebihan pembelian tersebut untuk mengurangkan kos keseluruhan projek. (2) Memperluas asas kerjasama dengan kontraktor dan pembekal. Dengan menambahkan rakan kongsi yang berdaya saing dari semasa ke semasa, daya saing antara syarikat-syarikat yang mengemukakan bidaan dapat ditingkatkan, sekaligus membolehkan kawalan kos yang lebih efektif. (3) Bekerjasama dengan jabatan kejuruteraan dan reka bentuk untuk mewujudkan pangkalan data maklumat berkaitan kos produk yang telah distandardkan dari segi reka bentuk dan pembinaannya. Ini akan membantu meningkatkan nisbah kualiti berbanding harga produk yang direka. Dengan terlibat dalam reka bentuk produk yang mematuhi standard industri, analisis nilai kos dapat dilakukan berdasarkan fungsi produk tersebut. Dengan cara ini, penempatan pasaran produk dapat disesuaikan dengan sewajarnya, sekaligus memastikan kos yang berpatutan dan memberikan nisbah harga-ke-prestasi yang terbaik untuk produk tersebut. Dan lakukan tender terpusat untuk reka bentuk standardisasi produk. (4) Susun rancangan pengambilan tender untuk setiap projek secara menyeluruh, pastikan pelaksanaan projek-projek tersebut berjalan dengan efektif, dan kawal serta laksanakan segala aktiviti pengambilan tender mengikut rancangan yang telah ditetapkan. (5) Buatlah dokumen tender dan template kontrak yang sesuai dengan objektif projek tersebut. Tentukan terlebih dahulu perkara-perkara penting dalam proses tender, seperti cara pembayaran mengikut kontrak, syarat-syarat masa pelaksanaan projek, keperluan teknikal peralatan yang digunakan, serta pembahagian bahagian-bahagian projek tersebut. Lakukan juga analisis untuk memastikan segala ketentuan tersebut adalah munasabah. (7) Pantau secara berkala keperluan masa untuk projek pembelian melalui proses tender, dan laksanakan segala perancangan yang ditetapkan untuk projek tersebut dengan teliti. (8) Untuk tender yang sama, tahap atau peringkat syarikat yang dicadangkan untuk menyertai tender tersebut seharusnya kekal pada tahap yang serupa. Perbezaan antara syarikat-syarikat tersebut tidak boleh terlalu besar, agar persaingan dapat ditingkatkan. (9) Sediakan dokumen tender yang lengkap untuk setiap projek secara berasingan. Ini dilakukan dengan mengumpul, menyusun, dan memeriksa semula pelan tender, keperluan teknikal projek tersebut, serta senarai harga yang dikemukakan oleh para pembida. Pada masa yang sama, pemantauan dan pelaksanaan penyediaan senarai harga asas perlu dilakukan dengan segera. (10) Wujudkan garis panduan yang lengkap untuk keperluan teknikal dalam projek-projek pembidaan dan pengambilan barang, agar aspek teknikal serta kualiti dapat dioptimumkan dengan baik. Contohnya: spesifikasi teknikal untuk peralatan seperti lif, kotak pengedaran elektrik, dan sebagainya. (11) Mengikut keperluan tender projek, lakukan dengan segera segala persiapan yang diperlukan untuk proses tender, termasuk mesyuarat pra-tender, menjawab soalan berkaitan tender, serta menilai dokumen-dokumen yang dikemukakan. (12) Lakukan kerja-kerja tendering dan rundingan perniagaan dengan baik. Wujudkan asas rundingan berdasarkan fakta dan maklumat data. Rundingan bukanlah sekadar usaha untuk menurunkan harga, sebaliknya ia merupakan proses perbincangan yang berdasarkan pemahaman yang mendalam terhadap harga pasaran bagi projek yang ditawarkan, serta harga sendiri, berserta jangkaan jangka panjang. Dengan menganalisis kos keseluruhan projek yang dipanggil untuk tender, menilai pembekal, serta menilai keadaan pasaran, maklumat dan data yang tepat dapat diperoleh untuk tujuan rundingan. Ini membantu seseorang memahami kelebihan diri sendiri dalam rundingan, sekaligus membolehkannya mengawal arah perbincangan dan memiliki inisiatif dalam proses rundingan tersebut. Membantu mengawal kos dengan berkesan. (13) Wujudkan mekanisme penilaian dan penentuan harga yang adil. Disarankan agar prinsip penetapan harga berdasarkan harga yang rendah digunakan dalam proses penentuan harga tersebut. Iaitu, dengan mengambil kira kekuatan keseluruhan syarikat yang mengemukakan tawaran, di samping mengawal kos projek dengan berkesan. (14) Bagi projek yang mempunyai harga sejarah dan skala kerja yang tidak besar, dalam keadaan yang sama, adakah boleh dipertimbangkan untuk memberi keutamaan kepada kontraktor yang telah menang bidaan sebelum ini untuk meluaskan skop kerja dan meneruskan pembinaannya. Mengurangkan masa tender dan meningkatkan kecekapan. (15) Wujudkan proses dan sistem perolehan melalui tender yang efektif, serta terus optimakan cara-cara pelaksanaan tender tersebut. Sebagai contoh: melalui kaedah tender terbuka atau pembelian secara elektronik (16), serta mewujudkan mekanisme penilaian yang sesuai. Perkara berkaitan ganjaran dan hukuman untuk rakan kongsi perlu jelas dan terperinci, serta perlu dilaksanakan dengan ketat sepanjang proses pelaksanaan kontrak. Ia membantu meningkatkan tahap kejujuran di antara kedua-dua pihak.

Orang yang bijak, kata-katanya sangat bagus. Rujukan: victory: