¿Cómo llevar a cabo adecuadamente la licitación y adquisición de materiales y equipos?

(1) Adoptar una forma de adquisición estratégica. Antes de la licitación del proyecto, se establecen relaciones de colaboración estratégica a largo plazo con proveedores de materiales y empresas constructoras competentes. De esta manera, se puede utilizar un enfoque de compra estratégica para aprovechar al máximo las ventajas de las adquisiciones, con el fin de reducir los costos totales del proyecto. (2) Ampliar la base de colaboración con contratistas y proveedores; al incorporar constantemente socios competitivos, se fortalece la competencia entre las empresas que presentan ofertas, lo que permite controlar eficazmente los costos. (3) Establecer, en colaboración con los departamentos de ingeniería y diseño, una base de datos de información sobre los costos de los productos estandarizados en términos de diseño y construcción; esto contribuye a mejorar la relación calidad-precio de los productos diseñados. Al participar en el diseño de productos estandarizados, se realiza un análisis del valor de los costos, teniendo en cuenta las funciones del producto. De esta manera, se logra que la posición del producto en el mercado sea adecuada, se obtienen costos razonables y el producto goza de la mejor relación calidad-precio. Y se realizará una licitación unificada para el diseño estandarizado del producto. (4) Elaborar un plan integral de licitaciones y adquisiciones para cada proyecto, coordinar la ejecución eficaz de todos los proyectos de este tipo, y controlar e implementar todo de acuerdo con dicho plan. (5) Se deben elaborar documentos de licitación y modelos de contrato adecuados, en consonancia con la orientación del proyecto. Asimismo, es necesario establecer de antemano las condiciones clave de la licitación, como las formas de pago estipuladas en el contrato, los plazos requeridos, los requisitos técnicos relacionados con el equipo utilizado en la obra, y la división de las tareas entre los diferentes lotes, realizando además un análisis de su viabilidad. (7) Seguir de cerca los plazos establecidos para los proyectos de adquisición por licitación, y cumplir estrictamente con el plan general de dichas adquisiciones. (8) En las licitaciones para el mismo proyecto, el nivel o categoría de las empresas recomendadas para participar debe mantenerse lo más posible en el mismo rango, sin que haya grandes diferencias, a fin de fomentar la competencia. (9) Se debe elaborar adecuadamente el documento de licitación para cada proyecto individual, mediante la recopilación, organización y revisión de los planos de licitación, los requisitos técnicos del proyecto y las cotizaciones presentadas por los postores. Al mismo tiempo, se debe hacer un seguimiento oportuno para llevar a cabo la elaboración de la lista de precios de referencia. (10) Establecer y perfeccionar los requisitos técnicos para los proyectos de licitación y adquisición, con el fin de optimizarlos desde los puntos de vista técnico y de calidad. Por ejemplo: los requisitos en cuanto a los parámetros técnicos de equipos como ascensores y cuadros eléctricos, etc. (11). Además, de acuerdo con los requisitos de la licitación del proyecto, es necesario organizar oportunamente las reuniones previas a la licitación, responder a las preguntas planteadas y llevar a cabo la evaluación de los documentos relacionados con cada licitación. (12) Realizar adecuadamente el proceso de licitación y las negociaciones comerciales. Establecer una base de negociación basada en hechos e información estadística. Las negociaciones no consisten en bajar los precios de forma arbitraria, sino en llegar a un acuerdo basado en una comprensión profunda del precio de mercado de los proyectos en licitación y de los propios precios, así como en consideraciones a largo plazo. A través del análisis del costo total de los proyectos en licitación, la evaluación de los proveedores y la evaluación del mercado, se obtienen información y datos concretos que sirven como base para las negociaciones. Esto permite conocer las propias ventajas en las negociaciones, y así tomar el control del proceso y mantener la iniciativa. Permite un control eficaz de los costos. (13) Establecer un mecanismo para evaluar y seleccionar las ofertas, proponiendo que se aplique el principio de adjudicar el contrato a la oferta con precio más razonable. Es decir, se tiene en cuenta la capacidad general de la empresa que presenta la oferta, al mismo tiempo que se controlan eficazmente los costos del proyecto. (14) En los casos en que existan precios históricos y el volumen de la obra no sea grande, ¿se puede, bajo condiciones equivalentes, dar prioridad a que la unidad ganadora original amplíe el alcance del contrato y realice la construcción? Reducir el tiempo de licitación y mejorar la eficiencia. (15) Establecer y perfeccionar los procesos e instituciones de adquisición mediante licitaciones, optimizando constantemente dichos procesos y métodos. Por ejemplo: mediante procedimientos de licitación abierta o métodos de adquisición electrónica (16), y estableciendo mecanismos adecuados de evaluación. Las recompensas y sanciones para las partes colaboradoras deben ser claras y comprensibles, y se deben aplicar estrictamente durante el cumplimiento del contrato. Ayuda a aumentar la credibilidad de ambas partes.

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