¿Cómo hacer una buena coordinación de proyectos?
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Últimamente tengo algunos problemas. Somos un taller de reparaciones. Actualmente, el taller de producción está en proceso de reforma; allí se instalan equipos de forma arbitraria. Una vez que los equipos estén instalados, nos dicen que necesitamos un sistema de distribución de energía. Pero la instalación de dicho sistema no es algo sencillo: hay que considerar si existen cables adecuados, desde dónde se obtendrá la energía, etc. Compártanlo con los departamentos correspondientes; se trata de lo mismo: hay prisa en la producción, así que primero hay que resolver el problema y luego pensar en cómo manejarlo. Pero cada vez, el problema se resuelve, pero no se aborda. Por eso, ahora todos trabajan con mucha emoción. Buenos profesionales, ¿qué hacemos? ¡Qué preocupación! ¡ ¡
1. Ser claro en la actitud: todo esto es trabajo de la empresa, no se deben mezclar emociones personales； 2. Comunicarse de antemano con los departamentos relevantes para obtener comprensión y apoyo ； 3. Piense en las cosas desde el punto de vista del otro ； 4. Enfocarse en la eficiencia.
¡Gracias! Creo que somos muy proactivos; siempre que sabemos que habrá modificaciones, nos preparamos de antemano. Lo importante son las modificaciones menores.
Primero, es necesario respetar al otro； Al hablar, hay que centrarse en los asuntos y no en las personas. La coordinación y la comunicación deben tener lugar entre empresas, sin que intervengan sentimientos personales ； Al comunicarse, primero sea cortés y luego use la fuerza ； Se deben explicar con claridad todos los problemas, dificultades y consecuencias. Primero se deben atender los asuntos menores y luego los más importantes, para evitar conflictos posteriores ； Después de haber hablado sobre los asuntos, según sea el momento o la oportunidad, hablamos de cosas cotidianas para acercarnos personalmente.
La comunicación preliminar entre los departamentos encargados de la gestión e ingeniería de proyectos es sumamente importante. La ejecución de cualquier proyecto requiere la colaboración de múltiples especialidades, y esa coordinación es crucial desde el momento en que se inicia el diseño del proyecto. Corregir las deficiencias de la etapa anterior más tarde es muy complicado, pero también hay que aceptar la realidad.
¿No hay un comité de coordinación de la producción? ¿Acaso ninguno de ustedes actúa según lo planeado?
Los problemas pueden ser señalados, pero lo que hay que hacer debe hacerse bien. Jamás se debe enfrentar a los demás; de lo contrario, el trabajo se volverá aún más difícil.