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OSHMSを構築するための基本的手法と手順（上） さまざまな企業が労働安全衛生マネジメントシステム（OSHMS）を構築し、充実させる際には、それぞれの特性や状況に応じて、異なる手順や手法を採用することができる。しかし全体として、OSHMSの構築には一般的に4つの基本的なステップがあります。（1）システムの策定。システムの策定には、研修、計画の作成、初期評価（現状調査）、そしてシステム設計という4つの主要な作業が含まれます。 教育・訓練として、外部の専門家や技術コンサルティング機関によって、事業所の経営層や中核メンバー、そして従業員にOSHMS基準に関する訓練を行うことは、OSHMSの構築を始める上で非常に重要な作業です。研修は段階的かつ階層的に行われるべきであり、まず雇用主の経営陣や管理層は、OSHMS規格の基本的内容や原理を習得し、その規格の趣旨を理解していなければならない。一般的に、研修業務は2つの段階に分けられます。1つ目はOSHMS規格の周知徹底で、主にOSHMSの基礎知識を内容としています；二つ目は内部監査員の研修で、システム構築文書の作成や内部監査などを主な内容としています。 計画の策定 通常、OSHMSの構築には1年ほどの時間がかかります。総計画表が承認されれば、各具体的な作業の詳細計画を策定できる。 OSHMSの全体計画表や各具体的な業務の詳細計画表を作成することに加え、計画策定におけるもう一つの重要な要素は、必要なリソースを明示し、雇用主の最上層部の承認を得ることです。 初期評価（現状調査） 初期評価とは、主に雇用主の労働安全衛生管理の現状を調査し、評価するものです。主に以下の内容を含みます。一つ目は現状調査（職業安全衛生管理機関や担当者の職務分担と適正性、雇用主の職業安全衛生管理方針や目標及びその実施状況、近年の雇用主における事故状況とその原因分析など）です；二つ目は、調査結果を分析し、存在する問題を確認した上で、強制的な規定と比較して差異を探ることです；三は、最高経営層が現状、差異、および問題の原因を審定することです。労働安全衛生管理の現状調査および評価結果は、労働安全衛生管理システム設計の基礎となる。 OSHMSの設計、つまり職業安全衛生管理システムの設計には、主に4つの段階があります。第一に、職業安全衛生に関する方針を定めることです。方針の策定過程には、全員参加の精神を反映させる必要がある。 第二は機能分析と機関の決定です。雇用主の管理機構を決定することは、職務の分担や管理手順を定めるための基盤となります。職務を分担し、手順書を作成する前に、まず職務分析を行い機構を決定しなければなりません。機構を決定する際には、効率性を重視し、部門間の職務の重複をできるだけ避け、減らすべきです。 第三は機能の分担です。機能分担を行う際には、規範の各要素を全面的に展開し機能に変換して雇用主の各部門に配分し、機能分担によって規範の各要素がすべてカバーされ、漏れがないようにすることが求められる。 機能の分担を行う際には、一つの機能を一つの部門が担当するという原則を守るべきであり、ある要素を2つ以上の部門が担当しなければならない場合には、主たる担当部門を明確にするか、関連する部門を統合すべきである。 第四に、システム文書の階層構造を決定する上での鍵は、プログラム文書の範囲を明確にし、システム文書の一覧を作成することです。 （2）体系文書の作成にあたっては、雇用主の具体的な状況に応じて、簡便で実用的な文書構造を採用することができる。一般的に、OSHMS文書は管理マニュアル（A層）、手順文書（B層）、作業文書（C層）の3つのレベルに分けられる。 管理マニュアルとは、OSHMS規格および当該組織の労働安全衛生方針・目標に基づき、当該組織のOSHMSを総合的に記述した文書であり、当該組織のOSHMSの内容や、OSH保障能力をまとめて示すものです。OSH管理マニュアルの内容には、通常、方針、目標、および管理計画が含まれます；OSH管理、運営、監査または評価業務の職務責任、権限、および相互関係；プログラムファイルに関する説明と照会方法；マニュアルのレビュー、修正、管理規定などについて。 プログラム文書とは、当該組織のOSH管理マニュアルの要求に基づき、定められた労働安全衛生方針や目標を達成するために、OSHMSの各要素の実施に関わる各部門の活動を記述した文書であり、各部門で利用されるものです。 作業文書とは、マニュアルや手順書の要求に基づき、具体的な職務や作業現場でどのようにある業務を遂行するかを詳述した文書であり、個人またはチームで利用するための詳細な作業資料です。この種のファイルの中には、システムが動作している間に必要に応じて継続的に生成されるものもある。