Adakah jabatan kualiti perlu bersikap tegas? Ingat 12 perkara ini

Thread Content

Dalam sesebuah syarikat, apabila bengkel pengeluaran mengurangkan kualiti produk, adakah jabatan kawalan kualiti berani untuk menghentikannya dengan tegas? Apabila bos meminta agar produk yang bermasalah itu diluluskan untuk diedarkan, adakah jabatan kualiti boleh menolak permintaan tersebut? Adakah jabatan kualiti dalam syarikat perlu bersikap tegas? Ada orang yang merumuskan beberapa aspek berikut untuk rujukan semua. I. Mengenal pasti masalah, mendedahkan masalah. Dari segi kualiti, adakah cara ini boleh digunakan? Dalam melakukan sesuatu kerja, kita perlu bertindak dengan telus. Dari peringkat perancangan, pelaksanaan, hingga pemantauan dan penambahbaikan, segala yang perlu dikatakan harus dikatakan, segala yang perlu dinyatakan harus dinyatakan, dan segala yang perlu dipaparkan harus dipaparkan. Semua orang perlu terlibat dalam aspek kualiti, dan semua orang perlu menyedari hal tersebut. Dengan cara ini, latihan berkaitan kesedaran kualiti dapat dilakukan secara spontan oleh semua orang. Jadi, segala tindakan perlu dilakukan dengan cara yang ketara, agar orang ramai dapat menyedari kewujudan jabatan kualiti. Bercakap tentang cara berperilaku pula, seseorang haruslah rendah hati. Jangan sekali-kali bersikap berkuasa. Ini akan menyusahkan orang lain, dan menimbulkan masalah yang tidak perlu dalam kerja. Manusia seharusnya bersikap baik hati, jangan berwajah masam atau sombong. Sebaliknya, mereka harus bersikap lembut dan penuh kebaikan, seperti hujan yang menyejukkan tanpa membuat bunyi bising. Saya rasa, selagi kedua-dua perkara ini dapat dipenuhi, segalanya akan menjadi lebih mudah, tanpa sebarang masalah. II. Jabatan kualiti perlu “berpegang teguh” pada prinsip-prinsip tertentu. Prinsip-prinsip apa yang perlu dipatuhi? Ketepikan standard! Bahagian kualiti ibarat mahkamah; ia perlu membuat keputusan secara objektif berdasarkan undang-undang yang ada. Selain itu, fakta-fakta sebenar juga perlu dihormati. Apabila menggunakan peruntukan “pengurangan hukuman”, proses penentuan hukuman tersebut juga mencerminkan sisi kelembutan. Sementara melaksanakan kerja berkaitan kualiti, adalah perlu untuk terus menilai, memberi maklum balas, berbincang, dan memperbaiki standard tersebut. Dengan cara ini, standard tersebut dapat disesuaikan dengan realiti dan keperluan sebenar. Jangan sekali-kali hanya berbicara tanpa tindakan yang nyata; kualiti merupakan sesuatu yang perlu dilaksanakan secara praktikal, bukan sekadar slogan atau tindakan simbolik semata-mata. Apabila sumber-sumber syarikat, sistemnya, dan pelbagai aspek lain tidak memenuhi standard kualiti yang tinggi, maka langkah pertama yang perlu diambil ialah mengawal dan menstabilkan kualiti yang boleh dicapai pada masa kini. Setelah itu, seiring dengan peningkatan prestasi sistem tersebut, standard kualiti juga akan ditingkatkan, dan seterusnya tahap kualitinya akan turut meningkat. Oleh itu, dalam usaha memastikan kualiti yang baik, kita tidak boleh bersikap terlalu “tegas”. Sikap seperti itu akan menyebabkan hubungan dengan pelbagai jabatan menjadi renggang, malah mungkin berlaku konflik. Lama-kelamaan, usaha untuk meningkatkan kualiti akan menjadi sangat sukar, dan kualiti itu sendiri akan diabaikan. Namun, kita mesti tetap berusaha untuk mempertahankan reputasi kualiti yang tinggi. Standard dan keperluan yang jelas perlu dipatuhi. Jika tiada standard atau keperluan tersebut tidak masuk akal, maka pihak yang berkaitan perlu digerakkan untuk menetapkan standard dan keperluan yang sesuai, atau membuat pembetulan yang diperlukan. Dengan cara ini, usaha peningkatan kualiti bukan sahaja akan diterima dengan baik oleh semua pihak, malah dapat dilaksanakan dalam jangka panjang, sekaligus memberi kesan yang mendalam kepada syarikat. III. Gunakan data untuk berbicara, gunakan fakta untuk berbicara! Orang yang bertanggungjawab terhadap kualiti produk mestilah seorang yang berwibawa dan ikhlas. Sama ada seseorang itu kuat atau tidak merupakan perkara yang lain. Apabila berlaku masalah berkaitan kualiti, seseorang perlu menyiasat punca masalah tersebut dengan teliti, serta menganalisis tanggungjawab masing-masing secara jelas. Apabila jabatan pengeluaran mahupun jabatan kejuruteraan tidak dapat memberikan penjelasan yang memuaskan, barulah seseorang itu boleh dianggap berwibawa. Gunakan data dan fakta untuk membuktikan segala-galanya! Keempat, perlu ada pendirian, prinsip, dan ketekunan. Untuk memastikan kualiti yang baik, seseorang perlu mempunyai pendirian, prinsip, dan ketekunan yang jelas. Namun dalam realiti, banyak faktor yang mempengaruhi keadaan ini. Kadangkala, jabatan kualiti di sebuah syarikat sebenarnya hanyalah jabatan yang bertanggungjawab untuk melakukan kerja-kerja pembetulan, dan juga jabatan yang sering menjadi sasaran kritikan. Selain itu, masalah tarikh penghantaran juga boleh menyebabkan pelanggaran terhadap prinsip-prinsip kualiti. Pada masa yang sama, orang yang bertanggungjawab terhadap kualiti seharusnya memahami sedikit tentang aspek teknikal, kerana jika tidak, mereka mudah ditipu. V. Kualiti perlu ditingkatkan agar menjadi “lebih baik”. Dalam menyelesaikan masalah pula, perlu ada “semangat” yang kuat. Lebih baik jika kedua-dua perkataan ini digunakan secara berasingan. Jika digabungkan, ia boleh menimbulkan kekeliruan. Dalam hal kualiti, sebaiknya gunakan frasa “Kita…”, dan elakkan menggunakan frasa “Anda…”. VI. Beri ruang yang cukup untuk menguruskan aspek kualiti. Menjaga kualiti bukan bermakna ingin merosakkan syarikat. Untuk barang yang tidak berkualiti, kita boleh menilainya terlebih dahulu, menerima ia dengan syarat tertentu, atau membenarkan penghantaran secara kecemasan. Pelbagai cara boleh digunakan untuk menangani masalah ini. Kualiti perlu diberi sedikit ruang untuk disesuaikan, namun keseluruhan proses ini memerlukan sokongan daripada pihak pengurusan. Untuk memastikan rancangan penambahbaikan tersebut dapat mencapai hasil yang diharapkan, sokongan kuasa tertentu diperlukan. VII. Laporan perkembangan terkini kepada bos
Laporkan secara berterusan perkembangan terkini mengenai perkara-perkara yang sedang dipantau kepada bos. Maklumat tersebut perlu didedahkan kepada umum, agar jabatan-jabatan yang tidak bekerjasama dapat dikenal pasti. Tujuannya adalah untuk memaksa jabatan-jabatan tersebut bekerjasama; sekiranya mereka masih enggan bekerjasama, itu merupakan tindakan yang tidak boleh diterima. Lapan, perlu ada penilaian terhadap proses pembaikan yang sedang berlangsung serta hasil daripada usaha pembaikan tersebut. Bukan sahaja perlu dikenal pasti di mana masalahnya berlaku, tetapi mereka juga harus terlibat secara aktif dalam membincangkan dan menyelesaikan masalah tersebut. Untuk menilai proses pelaksanaan serta hasil pembetulan yang sedang berlangsung, seseorang perlu bertindak sebagai pelanggan. Selain itu, jabatan yang bertanggungjawab terhadap kualiti harus beroperasi secara bebas, dan berada di bawah kepimpinan langsung pihak pengurusan atasan. Jika ia berada dalam sistem yang sama, akan sukar untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut dengan efektif. IX. Menganalisis masalah, menyelesaikan masalah, dan membantu dalam usaha penambahbaikan. Setiap jabatan mempunyai tanggungjawabnya sendiri; tidak wujud konsep jabatan yang lebih kuat atau lemah di antara satu sama lain. Jika ada perkara sebegitu, ia bermakna perkembangan syarikat sedang menghadapi masalah, dan bukan merupakan perkembangan yang sihat. Bahagian Kualiti dalam sesebuah syarikat biasanya memainkan peranan seperti perancangan kualiti, kawalan kualiti, jaminan kualiti, serta peningkatan kualiti. Ia bukan sekadar mengesan dan mendedahkan masalah, tetapi juga memastikan masalah tersebut ditangani dengan baik, serta menyelia agar orang lain dapat melaksanakan tugas mereka dengan lebih baik ； Sebaliknya, perlu menganalisis masalah, menyelesaikan masalah tersebut, dan membantu jabatan-jabatan lain untuk bertambah baik. Dengan cara inilah seseorang dapat menjadi berharga dalam syarikat. X. Fungsi jabatan kualiti (termasuk QA dan QC)
Pertama sekali, untuk melaksanakan tugas dengan baik sudah tidak mencukupi. Selain melakukannya dengan baik, ia juga perlu dilakukan dengan betul. Selain itu, tindakan tersebut perlu dilakukan secara rasional dan sesuai, serta perlu dilakukan dengan penuh dedikasi. Dengan kata lain, tindakan tersebut perlu dijadikan contoh yang baik dalam syarikat. Pada masa yang sama, perlu juga mengajar orang lain cara untuk melakukan sesuatu dengan betul, pada waktu yang sesuai, di tempat yang tepat, dan dengan sumber daya yang mencukupi. Yang satu lagi ialah mengawasi orang lain agar mereka melakukan kerja dengan baik, mengesan masalah, dan mendedahkan masalah tersebut. Ini jelas tidak mencukupi. Jika anda berbuat demikian, ia hanya akan menimbulkan rasa tidak puas hati, perselisihan faham, masalah, malah menyebabkan penderitaan bagi diri sendiri. Saya rasa kita tidak boleh sekadar menggunakan prinsip Marxisme terhadap orang lain. Yang lebih penting ialah perlu memberikan penjelasan mengenai punca masalah tersebut, memberi cadangan, melakukan pengawasan, serta menunjukkan hasilnya. Hasilnya ini merupakan bukti untuk organisasi, sekaligus memberikan gambaran yang jelas tentang situasi semasa. Dengan cara ini, tindakan dan usaha orang lain dapat digalakkan. Dengan cara ini, saya rasa golongan yang lemah sekalipun akan dilihat dengan pandangan yang berbeza oleh orang lain. Namun, jika hanya masalah sahaja yang diberikan tanpa penjelasan atau sebabnya, saya rasa walaupun seseorang itu kuat sekalipun, dia tetap akan terasing dan dijauhi oleh orang lain. XI. Jabatan Kualiti berperanan untuk membantu jabatan-jabatan lain agar dapat bekerja dengan lebih baik. Selalunya, masalah-masalah tersebut dapat diselesaikan dengan cara yang tidak mencolok perhatian orang lain. Saya rasa, jabatan Kualiti perlu menanamkan pemahaman kepada jabatan-jabatan lain bahawa tugasnya adalah untuk membantu mereka bekerja dengan lebih baik. Sebagai contoh, dalam bidang pengeluaran: kami membantu mengurangkan jumlah produk yang rosak, supaya anda dapat mencapai sasaran pengeluaran seperti yang dirancang. Dalam bidang jualan pula: kualiti produk yang baik akan membolehkan anda mendapat pujian daripada pelanggan… dan sebagainya. Sering kali, jabatan pengeluaran beranggapan bahawa jabatan kualiti tidak dapat menjana keuntungan ekonomi secara langsung, lalu mereka memberi arahan yang berlebihan kepada jabatan tersebut, sehingga timbul rasa penentangan secara tidak sedar. Dua belas, maklumkan keperluan dan rancangan penyelesaian. Terdapat banyak standard yang diperlukan, dan risiko-risiko yang sukar dinilai dari segi penampilan perlu dinilai sendiri. Jabatan pengeluaran akan meluluskan produk tersebut setelah mendapat persetujuan bertulis. Jika ada masalah, akan ada orang yang bertanggungjawab. Setelah penilaian menunjukkan tiada masalah, barulah produk boleh diluluskan. Namun, keperluan anda serta rancangan penyelesaian perlu dimaklumkan terlebih dahulu. Bahagian kualiti bukan sekadar jabatan pemeriksaan; contohnya, apabila produk yang tidak berkualiti ditemui atau masalah dikesan, bahagian ini perlu bekerjasama dengan jabatan-jabatan yang berkaitan untuk menganalisis punca masalah tersebut dan mengambil tindakan yang perlu. Untuk menyampaikan pandangan dan idea jabatan kualiti sendiri untuk dibincangkan dan dikaji, ujian yang diperlukan perlu dilakukan sendiri terlebih dahulu, agar dapat meyakinkan orang lain dan memperoleh kepercayaan mereka. Selain itu, kedudukan atau peranan jabatan kualiti dalam sesebuah syarikat juga bergantung pada falsafah pengurusan dan cara pengurusan yang digunakan oleh pemilik syarikat tersebut. - Tamat -