【Инструменты обучения безопасности】SWOT, PDCA, 6W2H, SMART, WBS, управление временем, принцип 80/20! (Классика)

Thread Content

▌I. Метод анализа SWOT: Strengths: сильные стороны; Weaknesses: слабые стороны; Opportunities: возможности; Threats: угрозы. Значение: этот метод помогает четко оценить общую ситуацию, проанализировать собственные преимущества и недостатки в плане ресурсов, использовать возможности, предоставляемые окружающей средой, а также избегать потенциальных рисков и угроз. Он имеет огромное значение для нашего успеха. ▌II. Правила цикла PDCA: Plan — определение целей и плана ； Делать: развертывание задачи, организация выполнения ； Проверка: проверка ключевых этапов процесса и конечного результата ； Действие: устранить отклонения, стандартизировать результаты, определить новые цели и разработать план на следующий этап. Значение: Каждая работа представляет собой цикл PDCA, который включает планирование, выполнение, проверку результатов и дальнейшее улучшение, после чего начинается новый цикл. Только через постепенные улучшения со временем возможен качественный скачок, что позволяет совершенствовать каждую работу и свою жизнь в целом. ▌III. Метод 6W2H: Что: содержание работы и поставленные цели ； Почему: причина выполнения этой работы ； Кто: конкретные участники этой работы, а также ответственные лица ； Когда: В какое время, в каком временном промежутке производится работа ； Где: место, где происходит работа ； Какой: какой метод или способ ； Как: каким способом осуществлять ； Сколько: сколько потребуется затрат? Значение: При выполнении любой работы следует исходить из принципа 6W2H, что помогает структурировать мысли и избегать произвольности. Наш отчет также должен составляться по принципу 6W2H, что позволит сэкономить время на написание и просмотр отчетов. ▌IV. Принципы SMART: Specific – конкретный ； Измеримый Измеримый ； Достижимое — что можно достичь ； Релевантные — связанные ； Временной, основанный на времени ； Значение: при определении целей в работе или задач стоит подумать, являются ли эти цели и планы соответствующими критериям SMART. Только планы, соответствующие принципам SMART, обладают высокой степенью осуществимости и могут служить ориентиром для обеспечения их реализации. Особое примечание: некоторые также толкуют этот принцип следующим образом: S означает «конкретный» (Specific), то есть оценка эффективности работы должна касаться конкретных рабочих показателей, а не быть общей ； M означает «измеримое» (Measurable); это означает, что показатели эффективности имеют количественную или качественную форму, а данные или информация для их оценки доступны ； A означает «достижимое» (Attainable) — показатели эффективности можно достичь при приложении усилий, что позволяет избегать постановки слишком высоких или слишком низких целей ； R означает реалистичность — показатели эффективности являются конкретными, их можно подтвердить и наблюдать ； T означает наличие временных ограничений (time bound), акцент на соблюдении определённых сроков достижения показателей эффективности. ▌V. Управление временем – важное и срочное
А. Важное и срочное: чрезвычайные ситуации, срочные задачи, работы, которые необходимо выполнить в определенный срок. Если вы этого не сделаете, никто другой тоже не сможет этого сделать.
Б. Важное, но не срочное: подготовительные мероприятия, профилактические действия, уточнение ценностей, планирование, налаживание межличностных отношений, развитие собственных способностей.
В. Срочное, но неважное: факторы, вызывающие помехи, звонки, письма, отчеты, собрания. Множество срочных дел, которые требуют немедленного внимания. Дела, соответствующие ожиданиям других людей.
Г. Неважное и несрочное: мелкие, незначительные дела, рекламные письма, звонки, действия, направленные на избегание ответственности, время ожидания.
При планировании времени необходимо учитывать приоритетность различных дел. Нужно научиться «играть на пианино». Необходимо иметь стратегическое мышление в работе, предотвращать проблемы заранее. Если мы постоянно будем заняты тушением пожаров, наша работа всегда будет оставаться в пассивном режиме. ▌VI. Метод разбиения задач, то есть Work Breakdown Structure. Как осуществлять разбиение с помощью WBS: цель → задачи → этапы работы → конкретные действия. Принципы разбиения с использованием WBS: постепенная детализация основной цели; самые низкие уровни задач могут быть напрямую поручены отдельным людям для выполнения ； Каждая задача в принципе должна быть разложена до тех пор, пока невозможно будет делить её дальше. Методы разбиения WBS: тщательное взаимодействие сверху вниз и снизу вверх ； Общайтесь поодиночке ； Групповая дискуссия. Стандарты разбиения по WBS: структура действий после разбиения ясна ； Логически образует одно большое мероприятие ； Интегрирует все ключевые факторы, включая временные этапы и точки мониторинга ； Все действия четко определены. Значение: Необходимо научиться разделять задачи на более мелкие части. Только разделив задачи достаточно детально, вы сможете иметь ясное представление о том, что нужно делать, работать организованно и эффективно планировать свое время. ▌VII. Принцип 70/20. Закон Барлетта: «80% итогового результата обусловлено 20% от общего времени, затраченного на выполнение задачи». ” Критерий для определения приоритетов задач на основе их «степени важности» основан на принципе «небольшого числа важных вещей и большого числа незначительных». Пример: 80% объема продаж приходится на 20% клиентов ； 80% звонков исходят от 20% друзей ； 80% от общего объема производства приходится на 20% продукции ； 80% богатства сосредоточено в руках 20% населения. Это учит нас в работе уметь выявлять основные противоречия, уметь разобраться в сложной ситуации и направлять ресурсы на самые важные и срочные задачи.