Восемь основных проблем при внедрении ISO9001 в компании: даже не говорите, что с вами этого не было!

Thread Content

Управление системой качества стало необходимостью и модным трендом во всех отраслях, однако немногие способны действительно использовать его для получения выгоды и повышения уровня управления в своих организациях. То, насколько важное место занимает управление системой качества в структуре предприятия, определяет судьбу его существования и развития. В статье перечислены некоторые распространенные проблемы в процессе управления системой качества и способы их решения, которые предлагаются всем специалистам в области качества. В разделе комментариев внизу статьи давайте обсудим вопросы, связанные с системой качества. Для каждого сотрудника производственной компании система качества ISO9001 (GB/T19001) не является чем-то незнакомым, однако в области управления этой системой ещё много чего можно сделать. То, насколько важное место занимает управление системой качества в структуре предприятия, определяет то, с каким отношением предприятие будет подходить к качеству продукции. Это также влияет на ту философию, согласно которой предприятие ведет свою деятельность. Продукция низкого качества приносит предприятию бесконечные проблемы, способствует его упадку и даже банкротству. Управление системой качества стало необходимостью и модным трендом во всех отраслях, однако немногие способны действительно использовать его для получения выгоды и повышения уровня управления в своих организациях. Проблемы, связанные с внедрением и поддержанием функционирования системы качества ISO9001: 1. 80% руководителей высшего звена компаний, имеющих сертификат на соответствие стандартам системы качества, обращают внимание лишь на получение этого сертификата. Они не проявляют интереса, не понимают важности повышения эффективности и результативности работы системы качества, а иногда даже относятся к управлению системой качества как к вспомогательному направлению. Это вызывает негативное отношение у руководства и сотрудников к соблюдению стандартов системы качества; в результате все продолжают работать по своему усмотрению. Такое долгосрочное развитие неизбежно приводит к явлению «разделения на две части» в управлении предприятием: созданная система не соответствует реальной практике. Управление системой качества осуществляется исключительно ради получения сертификатов и для внешнего вида, тогда как фактическое управление производством остается в стиле «императорского правления». Руководители совершенно не придают должного значения управлению качеством. 2. Документы, регулирующие систему качества в качестве средства самозащиты внутри предприятия, представляют собой своего рода итоги управления качеством в процессе ведения бизнеса. Это нормативные руководящие документы. Однако такие документы не могут охватить все аспекты. Для решения проблем качества необходимо придерживаться правильного подхода к управлению производством и бизнес-процессами, учитывая причинно-следственные связи. Только путем постоянного анализа и обобщения можно создать документы, которые будут служить руководством в будущем. Во многих компаниях документы, касающиеся системы управления качеством, на деле превращаются в оружие для самозащиты отдельных подразделений в рамках управления компанией. Каждое подразделение высказывает свою точку зрения, и у каждого есть документы в качестве основания для своих аргументов; это приводит к снижению эффективности работы, часто возникают трудности с принятием решений, а принятые решения трудно выполнять. В повседневном управлении сначала обсуждаются условия, затем приступают к делу, ведутся переговоры. К тому, что приносит пользу, спешат приступить, а к тому, что не приносит пользы, не хотят заниматься; при этом всегда можно с оправданной уверенностью сослаться на правила и положения. Если что-то действительно невозможно сделать, то следует акцентировать внимание на объективных факторах, использовать «процедуры» в качестве средства смягчения ситуации или договориться о условиях перед тем, как согласиться. 3. Считать, что система управления качеством решает все проблемы, — это неверно. Документы системы управления качеством описывают основные процедурные требования. Наша задача — использовать в рамках этой системы восемь принципов управления качеством для решения проблем, связанных с продукцией, в процессе производства и управления предприятием. Нельзя приписывать всем проблемам в деятельности предприятия нарушения правил системы управления качеством. На самом деле, в процессе управления предприятием существует управление системой качества, управление кадровой политикой, управление финансовой системой, управление процессом принятия решений и так далее. Управление системой качества — это лишь управление теми аспектами производственного процесса, которые связаны с качеством продукции. 4. Пассивное или даже неверное использование документов системы управления качеством приводит к тому, что управление системой качества рассматривается однобоко как процедура проверки выполнения приказов руководства: проводятся централизованные проверки, специальные проверки, ежемесячные и квартальные проверки и т. д. Это заставляет отделы постоянно заниматься этими вопросами, что вызывает у них сильное раздражение. Ухудшение качества управления после сертификации всегда связано с однобоким восприятием качества со стороны руководства. Высшее руководство компании должно уделять большое внимание пониманию документов, касающихся системы управления качеством. Для реализации стандарта ISO9001 необходимо мобилизовать значительные ресурсы компании, а также новые нематериальные ресурсы. Одними лишь усилиями низового уровня внедрить ISO9001 слишком трудно, потому что отсутствуют полномочия по управлению и контроль над ресурсами предприятия. 5. Рассматривать управление системой качества как своего рода «теоретическую» деятельность — значит считать должность специалиста по управлению системой качества формальной. Этот специалист начинает выполнять свои обязанности лишь тогда, когда руководству необходимо разобраться с какими-либо проблемами, связанными с качеством продукции. Управление системой качества часто рассматривается как функция, связанная с расследованием инцидентов, или же как роль человека, занятого решением повседневных, мелких задач. Это совершенно не способствует нормализации процедур работы в рамках системы, поскольку отсутствуют соответствующие полномочия, а также достаточно высокая заработная плата. Сотрудники не получают должного внимания, а меры и методы управления качеством, разработанные в рамках системы, не применяются на практике. Сотрудники продолжают действовать в соответствии с указаниями руководства. 6. Лидерская концепция управления, основанная на рассмотрении только результатов без учета процесса, противоречит основным принципам системы управления качеством. Принцип «использования методов, связанных с процессом», вступает в противоречие с этой концепцией; в результате при реализации документов системы управления качеством непреднамеренно игнорируются или вообще не ведутся записи и процедуры, связанные с управлением качеством. Для получения нужных доказательств используются фальшивые данные. Пока продукт готовится мгновенно, со временем уровень управления в компании неизбежно снижается. Учитывая долгосрочный характер и наследственность управления качеством, на заводе обязательно должен существовать план на 5 или 10 лет. Необходимо начинать с основных задач, внедрять принципы качества в конкретные процессы работы организации с помощью соответствующих политик и методов, а также постоянно проводить контрольные проверки для того, чтобы закрепить стандарты поведения сотрудников. 7. Основное внимание только на количестве несоответствий при проверке качества — это не соответствует все более строгим требованиям к сертификации систем качества. Необходимо правильно оценивать выявленные несоответствия, нельзя делать общие выводы, считая, что большое количество несоответствий и частых проблем означает плохую работу по управлению качеством. Как руководитель я должен тщательно подумать о том, какие ресурсы я предоставляю для управления качеством, и как с помощью выявленных несоответствий постоянно совершенствовать систему управления качеством. 8. Невозможность эффективного общения в процессе аудита. Будь то аудит, проводимый второй стороной, или третьей стороной, часто возникают ситуации, когда аудиторские организации не могут эффективно взаимодействовать друг с другом. Некоторые из таких организаций даже ведут себя как «императоры», считая, что предприятия, проходящие аудит, должны строго соблюдать их «неравноправные условия» и не иметь права на какие-либо возражения ； Руководители проверяемых заводов также стремились не обидеть инспекторов, соблюдая требования к управлению системой. На самом деле цель проверки — указать заводу, в чем заключаются проблемы и недостатки. Только после взаимного обсуждения и полного понимания проблем можно добиться их реального устранения. Как обеспечить эффективность управления системой качества 1. Писать то, что необходимо, делать то, что написано, фиксировать сделанное. ”Цель составления документов системы качества (руководства по качеству, процедурных документов) заключается в том, чтобы нормализовать работу сотрудников. То, соблюдают ли сотрудники требования, изложенные в процедурных документах, является одним из количественных показателей эффективности. Многие сертифицированные компании испытывают одно и то же: документы легко составить, но трудно их реализовать. На самом деле, важно сосредоточиться на системности и практичности: «писать то, что необходимо, делать то, о чем написано, записывать то, что было сделано». ”Использование таблиц для ведения записей о качестве позволит добиться отличных результатов. 2. Самокоррекция путем регулярных внутренних аудитов качества. Тщательное проведение внутренних аудитов качества является важным элементом управления системой качества. Необходимо обеспечить такой охват аудита, чтобы он охватывал все сферы деятельности компании, что позволит осуществлять самокоррекцию. Практика показывает, что даже если предприятие проходит сертификацию своей системы качества, в реальной работе в этой системе всегда возникают те или иные проблемы. Если отсутствует механизм постоянного выявления проблем, их решения, а также постоянного совершенствования, то возникают различные проблемы, влияющие на функционирование системы качества. Это постепенно затрудняет её работу, в конечном итоге приводя к тому, что система качества фактически перестает существовать. Обычный внутренний аудит, основанный на внутренних иерархических отношениях, как правило, не включает проверку руководства, что на самом деле неверно. Потому что отношение руководства к качеству напрямую влияет на отношение сотрудников к работе, связанной с качеством. 3. Уделяйте внимание затратам на качество для удовлетворения клиентов. Затраты на качество являются одним из количественных показателей, определяющих уровень управления качеством. Можно легко представить, каково будет качество продукции в компании, не добивающейся эффективности. Работа предприятия в области качества отражает принципы управления качеством — восемь основных принципов. При этом «клиент считается господином»; необходимо не только уделять внимание качеству продукции, предоставляемой клиентам, но и поддерживать с ними хорошие отношения. Удовлетворенность клиентов — это на самом деле результат множества форм общения и взаимопонимания. В процессе ведения бизнеса управление качеством должно основываться на реальном положении дел в компании; нельзя бездумно выполнять все требования клиентов. Те требования, которые выходят за рамки возможностей компании по их выполнению, следует разрешать путем общения. 4. В рамках стандартов организации работы внедряется система отслеживания. Качество продукции и услуг обеспечивается с помощью этих стандартов. При наличии бракованных изделий необходимо выяснить причины их брака, чтобы можно было определить ответственных лиц. Даже без применения наказаний, простое разоблачение таких случаев способствует повышению осведомленности о важности качества. Необходимо тщательно отслеживать случаи повторного возникновения некачественных продуктов, а сотрудников следует обучать на основе конкретных примеров и результатов анализа качества. 5. Руководство должно постоянно проявлять «великую мудрость» в вопросах качества. Некоторым сотрудникам, даже руководителям на низших уровнях, трудно понять, зачем необходимо разделять простые задания на столько этапов и создавать соответствующие инструкции. Разве без этих инструкций мы не сможем производить качественную продукцию? Ещё многие часто жалуются: если всё будет делаться по этим правилам, нам вообще не придётся ничего делать. Когда возникают разногласия между отделом контроля качества и производственным отделом, руководители компании (менеджмент) предпочитают, чтобы качество продукции было приемлемым, сосредотачиваясь преимущественно на производстве и продажах. Поэтому во многих случаях управление системой качества в компаниях происходит вынужденно. История о том, как Чжан Руймин разбил холодильник, демонстрирует его глубокую мудрость, которая помогла превратить компанию Haier в крупную международную корпорацию. Но когда речь заходит о качестве продукции, редко можно встретить истории о «разбиваемых холодильниках», поэтому не трудно понять ситуацию множества компаний. В заключение, управление системой качества, являясь важной составляющей управления в производственной сфере, а также во всех организациях, требует постоянного внимания и поддержки со стороны руководства, непрерывных усилий сотрудников, ответственных за качество, а также участия всей организации в процессе циклического улучшения качества по принципу PDCA. Только так можно действительно повысить качество работы организации и поднять уровень качества. Источник: Интернет