8 ปรากฏการณ์แปลกๆ ในการจัดการผู้จัดหาสินค้า!

Thread Content

หัวหน้าแผนกจัดซื้อบางคนใช้นโยบาย “การกดดันสามระดับ” นั่นคือ การกดดันผู้ขาย การกดดันลูกน้อง และการกดดันตัวเอง พวกเขาเชื่อว่าผลการจัดซื้อจะดีขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีการกดดันเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม การใช้แต่ “แรงกดดัน” เพียงอย่างเดียวนั้น ไม่สามารถสร้างอนาคตขึ้นมาได้ หากขาดจิตวิญญาณของผู้เชี่ยวชาญและทักษะการบริหารจัดการที่เหมาะสม ก็อาจก่อให้เกิดปัญหาแปลกๆ ขึ้นมาได้มากมาย ขอให้ฟังผมอธิบายทีละขั้นตอนนะครับ… 1. ผู้จัดหาสินค้าที่มีคุณภาพสูงแต่ราคาถูก เมื่อบริษัทต่างๆ เลือกผู้จัดหาสินค้า โดยปกติแล้วจะมีการไปเยี่ยมชมและตรวจสอบผู้จัดหาสินค้านั้นก่อน บริษัทต่างๆ มักเลือกใช้แบบฟอร์มประเมินผู้จัดหาที่มีคุณสมบัติ “รวย สวย ฉลาด” ซึ่งแบบฟอร์มนี้จะครอบคลุมถึงระบบคุณภาพ โครงสร้างองค์กร ความสามารถทางเทคนิค สิ่งอำนวยความสะดวกด้านฮาร์ดแวร์ สถานะของพนักงาน การปรับปรุงกระบวนการผลิต และหลักการ 6 ซิกมา เป็นต้น ถือได้ว่าเป็นแบบฟอร์มที่ครอบคลุมทุกแง่มุมเลยทีเดียว ทำแบบนี้ดูเหมือนจะไม่มีอะไรผิด แถมยังน่าชื่นชมอีกด้วย! เมื่อใช้ตารางแบบนี้ในการประเมิน ผู้ที่ได้คะแนนสูงก็คือบริษัทผู้จัดหาสินค้าที่มีคุณภาพสูงนั่นเอง ในการทำงานร่วมกันจริงๆ ผู้จัดหาเหล่านี้มักไม่มีปริมาณการสั่งซื้อที่น่าสนใจพอสำหรับคุณ ดังนั้นความร่วมมือของพวกเขาจึงมักไม่ดีนัก เมื่อคุณมีข้อเรียกร้องบางอย่าง พวกเขามักจะตอบกลับมาว่า “บริษัทของเรามีกระบวนการของตัวเอง จึงไม่สามารถทำตามความต้องการของคุณได้” นี่แหละคือปรากฏการณ์แปลกๆ ที่เรียกว่า “คะแนนสูงแต่สเปคต่ำ” เคล็ดลับ: เมื่อเลือกผู้จัดหาสินค้า อย่าเลือกแค่ผู้ที่ดีที่สุด แต่ควรเลือกผู้ที่เหมาะสมที่สุด คือผู้ที่ยินดีจะอยู่เคียงข้างคุณไปตลอด ผู้ที่พร้อมจะอยู่กับคุณจนวันสิ้นโลก. ผู้จัดหาสินค้าที่มีราคาสูงกว่านั้นถึงจะเป็นผู้เชี่ยวชาญ แต่บริษัทต่างๆ มักจะเลือกผู้จัดหาสินค้าที่มีราคาถูกกว่า นั่นก็เป็นเรื่องปกติของมนุษย์นั่นเอง. แต่บางครั้ง ปัญหาก็เกิดขึ้นตรงจุดนี้ เมื่อคุณส่งข้อมูลทางเทคนิคและแบบร่างไปให้ผู้จัดหา ผู้จัดหาที่มีความสามารถต่ำก็อาจไม่ได้วิเคราะห์อย่างละเอียด คิดว่ามันเป็นเรื่องง่าย “ง่ายมากเลย!” ดังนั้นพวกเขาจึงเสนอราคาที่ต่ำมาก ส่วนผู้จัดหาสินค้าที่มีความเชี่ยวชาญนั้น เมื่อคำนึงถึงข้อกำหนดที่เข้มงวดของผลิตภัณฑ์ รวมถึงกระบวนการผลิตและการทดสอบที่จำเป็น ก็จึงเสนอราคาที่สูงเพียงเล็กน้อยเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ราคาที่ผู้จัดหาสินค้ามืออาชีพเสนอมานั้น ยังคงสูงกว่าราคาของผู้จัดหาสินค้าที่มีศักยภาพต่ำกว่าอยู่มาก เมื่อคุณเลือกผู้จัดหาที่มีคุณภาพต่ำโดยไม่ได้คิดให้รอบคอบ ปัญหาต่างๆ ก็จะตามมาอย่างไม่หยุดหย่อน ด้วยราคาที่ต่ำขนาดนั้น ผู้จัดหาสินค้าคงไม่สามารถดำเนินธุรกิจได้เลย อีกทั้ง ผู้จัดหาสินค้าที่มีศักยภาพต่ำก็มักจะไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผลิตภัณฑ์ได้ เคล็ดลับ: เมื่อประเมินราคาที่ผู้ขายเสนอมา ควรตรวจสอบให้ชัดเจนว่าเขาได้ทำการวิเคราะห์กระบวนการผลิตและวัสดุที่ใช้อย่างละเอียดแล้วหรือไม่? 3 การสิ้นเปลืองก็มีเหตุผลของมัน คุณต้องช่วยประหยัดหน่อย ผู้จัดการฝ่ายจัดหาซัพพลายเออร์มักจะพูดกับซัพพลายเออร์เสมอว่า “เรากำลังเผชิญกับแรงกดดันด้านต้นทุนที่สูงมาก ดังนั้นเราจำเป็นต้องประหยัดให้ได้ ขอความช่วยเหลือจากคุณด้วย!” ” อย่างไรก็ตาม เมื่อพนักงานบริหารของบริษัทเหล่านี้รู้สึกเบื่อในออฟฟิศ พวกเขาก็จะจองตั๋วเครื่องบินไปหาผู้จัดหาสินค้า ดื่มเครื่องดื่มเล็กน้อย พูดคุยกันสักพักในห้องประชุม จากนั้นก็รีบมุ่งหน้าไปยังโรงแรมระดับห้าดาว โดยอ้างว่า “ยังมีการประชุมทางโทรศัพท์ที่ต้องเข้าร่วมอยู่!” ” ต้องเดินทางไปหาผู้จัดหาสินค้าบ่อยๆ บางครั้งก็มีคนมาด้วยกันเป็นจำนวนมาก และมักจะเป็นช่วงเวลาที่ผู้จัดหาสินค้ายังไม่ทันเข้าใจว่าคนเหล่านี้มาทำไม พวกเขาก็มาถึงโรงงานก่อนแล้ว เคล็ดลับ: เมื่อเราขอให้ผู้จัดหาสินค้าปรับปรุงต้นทุน ตัวเราเองก็ควรเป็นแบบอย่างที่ดี วางแผนการเยี่ยมชมอย่างเหมาะสม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ. มิฉะนั้น ผู้จัดหาสินค้าก็จะยากที่จะให้ความร่วมมืออย่างเต็มใจตามข้อกำหนดในการลดต้นทุน 4 ฉันทำการผลิตแบบไลน์เนน ส่วนคุณก็เตรียมสินค้าคงคลังไว้ มีบริษัทจำนวนมากที่ใช้ระบบการผลิตแบบไลน์เนนเพื่อลดสินค้าคงคลังให้เหลือศูนย์ แต่ในขณะเดียวกันก็กลัวว่าหากวัตถุดิบขาดแคลน จะส่งผลกระทบต่อการผลิต ดังนั้น จึงต้องให้ผู้ขายเตรียมสินค้าสำรองไว้อย่างเพียงพอ เมื่อมีคำสั่งมา ผู้ขายก็สามารถส่งสินค้าได้ทันที พฤติกรรมเช่นนี้ ถือเป็นการย้ายสินค้าคงคลังไปยังที่อื่นอย่างแน่นอน ไม่ใช่การกำจัดสินค้าคงคลังออกไปจริงๆ จากมุมมองของห่วงโซ่อุปทานแล้ว สิ่งนี้ไม่ถือเป็นการเพิ่มมูลค่าใดๆ เลย ในแง่หนึ่งก็ถือเป็นการสูญเสีย เพราะสินค้าคงคลังของผู้จัดหาไม่สามารถนำมาใช้ได้ทันเวลา ซึ่งทำให้มีโอกาสสูงที่สินค้าเหล่านั้นจะต้องถูกทิ้งไป เคล็ดลับ: แนวทาง Lean คือรูปแบบการทำงานที่ช่วยขจัดสิ่งที่สร้างความสูญเปล่าออกไป การเพียงแค่ย้ายสินค้าคงคลังของตนเองไปให้ผู้จัดหาเท่านั้น ถือเป็นเพียงการทำตามรูปแบบเท่านั้น ไม่ใช่วิธีการที่มีประโยชน์จริงๆ 5 ทำให้ “แผนการสวยหรู” นั้นเคลื่อนไปช้าลงหน่อย โดยหมายถึงเจ้าหน้าที่จัดการซัพพลายเออร์ (ฝ่ายจัดซื้อ) ที่เข้าไปพบกับซัพพลายเออร์เป็นครั้งแรก มักจะพูดอะไรไปเรื่อยเปื่อย สร้างแผนการสวยหรูขึ้นมาเต็มไปหมด! ”เมื่อผู้จัดหาฟังแล้ว ก็คิดว่าขอเพียงร่วมมือกัน ก็เหมือนได้เทพเจ้าแห่งความมั่งคั่งมาอยู่ในมือแล้ว หลังจากทำงานร่วมกันไปสักระยะ ฝ่ายผู้จัดหาสินค้าก็รู้สึกว่ามีบางอย่างไม่ถูกต้อง เพราะปริมาณการสั่งซื้อนั้นไม่ได้มากอย่างที่เคยอวดไว้เลย ดังนั้น ผู้จัดหาสินค้าก็เริ่มเปลี่ยนท่าทีไป ไม่กระตือรือร้นเหมือนเดิมอีกต่อไป! แต่จะไปโทษผู้จัดหาสินค้าได้เหรอ? เคล็ดลับ: เมื่อเริ่มเจรจากับผู้จัดหาสินค้าครั้งแรก ไม่ควรพูดเกินจริงเกี่ยวกับโอกาสในการร่วมมือกันในอนาคต 6. การกระทำที่หยิ่งยโสเกินไป ผู้จัดการของลูกค้ามักคิดว่าตนเองเป็นลูกค้ารายใหญ่ จึงไม่สนใจกฎเกณฑ์ต่างๆ ในโรงงานของผู้จัดหาสินค้า เช่น กฎที่กำหนดให้ต้องสวมหมวกนิรภัย แต่พวกเขากลับไม่สวมหมวกนิรภัยเลย ； มีกฎห้ามสูบบุหรี่ในห้องประชุม แต่เขากลับยืนกรานจะทำผิดกฎนั้น ที่พบได้บ่อยกว่านั้นคือ เมื่อใกล้สิ้นปี ก็จะมีการส่งรายชื่อสินค้าที่มีคุณภาพไม่ดีตลอดทั้งปีให้กับผู้จัดหาสินค้า ซึ่งทำให้ผู้จัดหาสินค้ารู้สึกไม่พอใจมาก เพราะพวกเขาไม่เคยเห็นหรือได้รับแจ้งเกี่ยวกับสินค้าที่มีคุณภาพไม่ดีเหล่านี้มาก่อนเลย แต่พอใกล้สิ้นปีกลับมีการส่งรายชื่อสินค้าเหล่านี้มาให้ ขอถามหน่อยครับ นี่ถือเป็นพฤติกรรม “ใช้กำลังบังคับ” หรือเปล่าครับ? เคล็ดลับ: เมื่อพบว่าสินค้าที่ได้รับมีคุณภาพไม่ดี ควรแจ้งให้ผู้ขายทราบโดยเร็ว เพราะจะช่วยให้ผู้ขายสามารถปรับปรุงคุณภาพสินค้าได้! 7 เทคนิคในการกดดันผู้ขาย “กดดันให้ลดราคา, บังคับให้ลดราคา, หรือเปลี่ยนวิธีการขาย” ก่อนอื่นก็กดดันให้ผู้ขายลดราคา หากไม่ได้ผล ก็บังคับโดยบอกว่า “นี่คือคำสั่งจากผู้บริหาร ต้องลดราคาเท่านั้น” การบังคับไม่ได้ผล จึงเริ่มมองหาผู้จัดหาสินค้ารายใหม่ เพื่อเปลี่ยนผู้จัดหาสินค้า หลังจากเปลี่ยนไปแล้วก็พบว่า อืม… ยังไม่ดีเท่าผู้จัดหาสินค้าเดิมเลย! เคล็ดลับ: ในกระบวนการจัดการผู้จัดหาสินค้า การสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับพวกเขา และร่วมมือกันพัฒนาคุณภาพนั้น เป็นสิ่งที่สำคัญมาก! กลุ่มคน 8 คนที่ “พลุกพล่านไปด้วยรถและคน” ผู้จัดการฝ่ายสัมพันธ์กับผู้จัดหาสินค้า เมื่ออยู่ต่อหน้าผู้จัดหาสินค้า ก็ต้องพูดจาให้ดีๆ เพราะพวกเขาก็ถือเป็นลูกค้าเช่นกัน หากทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ ก็อาจทำให้พวกเขากลายเป็นคนที่เอาแต่ใจได้ รู้สึกไม่มีความสุขนิดหน่อย ก็โบกมือลาแล้วหางานใหม่ทันที. ดังนั้น จำนวนพนักงานในแผนกจัดซื้อของบริษัทต่างๆ จึงมีการเปลี่ยนแปลงไปมาอยู่ตลอดเวลา เหมือนกับการจราจรที่แออัดเลยทีเดียว. เมื่อเทียบกันแล้ว พนักงานของฝ่ายผู้จัดหากลับมีความมั่นคงมากขึ้นอย่างมาก ดังนั้น โครงการจัดซื้อจึงดำเนินไปเป็นเวลาครึ่งปี แต่พนักงานที่รับผิดชอบดูแลผู้จัดหาสินค้าในบริษัทกลับเป็นคนใหม่ทั้งหมด และไม่มีความรู้เกี่ยวกับประวัติของโครงการนี้เลย ในทางกลับกัน พนักงานของผู้จัดหาสินค้ากลับรู้เรื่องโครงการนี้เป็นอย่างดี! แบบนี้แล้ว ใครจะเป็นคนให้คำแนะนำใครกันล่ะ? เคล็ดลับ: “โลกนี้กว้างใหญ่มาก ฉันอยากไปเที่ยวดูบ้าง!” ”หากต้องการรักษาความมั่นคงของทีมผู้จัดการซัพพลายเออร์ ก็ควรมอบพื้นที่ในการทำงานให้พวกเขา ในขณะเดียวกัน ผู้นำทีมก็ควรเป็นแบบอย่างที่ดี มีความเป็นมิตร ไม่เอาแต่ใจตัวเอง เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีภายในทีม!