【Plauderei + Diskussion】Was sollte man bei der Versendung von E-Mails beachten?

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Bei der Arbeit verwenden wir jeden Tag E-Mails. Auch ohne Senden oder Empfangen sollte man überprüfen, ob es neue Inhalte gibt und ob es unerledigte Aufgaben gibt. Was sollten also alle Meerfreunde beim Versenden von E-Mails beachten? Lol? (Im Folgenden handelt es sich ausschließlich um Zusammenfassungen aus meiner persönlichen Berufserfahrung. Andere können gerne Ergänzungen beisteuern.) 1. Empfänger: Die Person, die den Inhalt der E-Mail ausführt, oder die Person, an die eine Anfrage gerichtet wird, oder die Person, die über ein Ereignis informiert wird, usw. Die Anzahl der Personen darf auf keinen Fall hoch sein. Zu viele Empfänger lassen die E-Mail insgesamt umfangreich erscheinen. Bei Anfragen führt das Versenden an mehrere Personen zu einer verlängerten Bearbeitungszeit, sinkender Effizienz, unklaren Anweisungen und sogar zu Widersprüchen. 2. Kopie an: Es reicht aus, wenn man von dieser Angelegenheit weiß. Die Person ist nicht für die Postangelegenheit verantwortlich und muss weder antworten noch etwas unternehmen. Für eine lange Zeit verstand ich nicht, was „Kopie an“ bedeutet – es war DuNiang, die mir half. Wenn man möchte, dass man sieht, was man gerade tut, oder wenn man andere über etwas informieren möchte, kann man diese Option auswählen. 3. Thema: Es muss eine umfassende, prägnante Zusammenfassung sein. Bei meiner Arbeit haben die Themen immer diese Formatierung: 【】【】. In den ersten Klammern steht angegeben, ob es sich um eine Mitteilung, einen Antrag, eine Ausführung usw. handelt; in den zweiten Klammern steht das Thema. Unser Unternehmen ist ein Konzern, wobei die Angelegenheiten sich auf verschiedene Tochtergesellschaften oder auf das Mutterunternehmen beziehen können. Ich füge die Abkürzung des Initiierungsunternehmens in die erste Klammer ein. 4. Haupttext: Der konkrete Inhalt von Anfragen, Bitte usw. Es darf keine Unklarheiten geben, die Formatierung muss korrekt sein, der Tonfall muss präzise sein und die Gliederung muss klar sein. Für besonders hervorzuhebende Projekte wird mit einer hellen Farbe hingewiesen. 5. Anhang: Überprüfen Sie sorgfältig, damit es keine Fehler oder Auslassungen gibt. Alle, die mit E-Mails arbeiten, sind sicherlich schon einmal auf das Problem gestoßen, dass Anhänge nicht verschickt werden. Ich habe nicht nur Anhänge vergessen zu versenden, sondern manchmal auch die falschen Anhänge geschickt. Ein wichtiger Sitzungsbericht – herausgegeben wurde die Version für die Überprüfung durch Vorgesetzte, wobei alle Änderungen im Dokumentinhalt sichtbar sind. Damals habe ich über die Gründe nachgedacht: Die Dateinamen sind lang, aber die Unterscheidung erfolgt im hinteren Teil des Dateinamens, was nicht auffällig ist. Danach, wenn es mehrere Versionen eines Dokuments gibt, unterscheide ich sie direkt am Anfang des Dateinamens: lol