職場で人と人とが効果的にコミュニケーションを取るための5つの法則

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私たちはよく「世の中は自分の思い通りにはならない」と言いますが、職場も同じです。職場にはさまざまなタイプの人々が大勢います。誰もが才能を発揮し、出世したいと思っている。しかし、人が多くなると、自分の仕事を遂行したり、人間関係をうまく築いたりするためには、コミュニケーションや協力が不可欠になる。効果的にコミュニケーションを取ることでのみ、仕事の時間を乗り切ることができる。では、オフィスでのコミュニケーションの達人になるにはどうすればよいのでしょうか？以下は、職場で人と人とが効果的にコミュニケーションを取るための5つのルールです。ルール1：感情的にならずにコミュニケーションを取ること。効果的なコミュニケーションのための前提条件は、和やかな雰囲気です。感情的な対立では、良い言葉はほとんど出てこない。理屈も通じず、うまく説明もできない。特に感情的になると、衝動的になって理性を失いがちだ。例えば、激しく口論する夫婦、敵対し合う親子、長期にわたって対立している上司と部下などだ。特に、感情的に、衝動的に「決断」を下してはいけない。そうすると事態は取り返しのつかないものになり、後悔することになるのだ。非合理的なやり方では争いしか生まれず、結果は出ず、ましてや良い結果にはならない。だから、このようなコミュニケーションは何の役にも立たないのだ。特にコミュニケーションの危機が生じた際、感情を持って対処しても警戒を解くどころか、事態をさらに悪化させるだけです。 　　ルール2：オープンなコミュニケーションと意思疎通　これは、コミュニケーションの危機を処理する上で非常に重要な要素です。人と人との間で隠し事をしたり、心からの言葉を述べなかったり、さらには中傷を行うような行為は、チーム内の仕事の雰囲気を深刻に損ない、チームメンバー同士の正常なコミュニケーションを妨げ、最終的にはプロジェクトや企業の経営失敗につながります。 　　コミュニケーションはチームの業務遂行において極めて重要な役割を果たし、研究によると、チームメンバーの労働効率の80％は良好なコミュニケーションによってもたらされるとされています。著名な経営コンサルタントである譚小芳先生は、効果的なコミュニケーションを通じて、文化的背景の違いによってチーム内のメンバー同士や、チームと顧客との間に生じる対立や衝突を防ぎ、チームの目標の一致性を維持できると述べています。 　　法則3：自分の役割と位置づけをしっかり把握する　コミュニケーションは一人で独り言を言うことではなく、2つの次元がある。一方が情報の送信者で、もう一方が受信者であり、双方がやり取りを繰り返し、役割を入れ替えながら情報を何度も伝達する。これら二つの次元は対等であるべきで、どちらの側も十分な「コミュニケーション権」を持たなければならない。また、これら二つの次元は調和していなければならず、どちらの側も自らの「コミュニケーション」に関する意見を述べる権利がある。さらに、これら二つの次元は相互に作用し合うものであり、情報の継続的なやり取りと協議を通じて、共通の合意に達するべきである。 　　特に職場の新人は、コミュニケーションとはただ黙って耳を傾けることでも、無言でいることでもなく、また饒舌にお世辞を言うことでもないのだと心に留めておくべきです。コミュニケーションとは、常に二つの主体間での平等で円滑なやり取りであり、自分の役割と位置づけをしっかり把握し、コミュニケーションの範囲と度合いを適切に管理することが、成功の鍵となる。 　　ルール4：適切なタイミングと場所を見つける　上司の決定に異議がある場合、公の場で自分の考えを口にしたり、激しい言葉遣いのメールで怒りを表現したりするのは、最悪の行為だ。 　　適切なタイミングを選ぶことが重要で、会議の場で上司に挑戦するのは良い考えではありません。もちろん、上司のオフィスに無闇に押し入るわけにはいかず、上司と個別に面会するよう頼むべきです。面と向かってのコミュニケーションが最善の方法です。たとえそれによって感情的な波が大きくなるかもしれないと感じても、メールでのやり取りでは済ませてはいけません。 　　法則5：コミュニケーションの方法は一定であってはならない　誰もが固有のコミュニケーションの習慣やスタイル、好みを持っている。ですから、「コミュニケーションが取れない」相手とコミュニケーションを取る方法は、いくつあるでしょうか？世界中のすべての人があなたの言葉を理解するなんて、非現実的ですよね。例えば外資系企業では、多くの場合英語でコミュニケーションを取らなければなりません。もし自分で作った文を使って相手と話そうとすると、相手には理解できないので、別の方法で表現しなければなりません。そうしないと、相手は永遠に理解できないでしょう。 　　思い出してほしい：自分自身に焦点を当て、自分のコミュニケーションの仕方を変え、異なる方法でコミュニケーションを取ってみてください。私たちは自分自身を変えることはできますが、「相手」が変わりたいと思わない限り、相手を変えることはできません。 問題は氷、コミュニケーションは火だ。コミュニケーションによってのみ、氷を解き、問題を解決することができる。