【سؤال هفتگی】فناوری تولید: درباره نکات کلیدی مدیریت محل کار صحبت کنید ۱۷.۰۷.۲۰۱۱ تا ۲۴.۰۷.۲۰۱۱
Thread Content
سؤال پرسشی: لطفاً درباره نکات کلیدی مدیریت فناوری تولید در محل صحبت کنید یادداشت: ۱. شرکت در آن پاداشدار است. S+ R/ K: j ۲، پس از پاسخ دادن لطفاً ویرایش نکنید. ! j# `8 t5 O, c, v ۳؛ تحلیل دقیق و منطقی، همراه با ۱ تا ۳ ویژگی جذاب به عنوان هدیه. ۴. بحث عمیق درباره موضوع؛ لطفاً کپیبرداری نکنید و پاسخهای خود را پنهان نسازید.
پاسخ به ۱# sun-rock: ۱. باید سیستم مسئولیتپذیری اقتصادی در پروژهها به طور فعال پیش برده شود و مسئولیتهای هر پست درون پروژه به طور مداوم بهبود یابد. در حال حاضر، اکثر شرکتهای ساختمانی، سیستم نظارت بر بخش مدیریت پروژه را به خوبی اجرا نمیکنند؛ همچنین سیستمهای کنترل مدیران پروژه نیز کافی نیستند. از نظر مدیریت داخلی پروژه، سطح کیفیت مدیران پروژه متفاوت است و سطح مهارتها و تواناییهای آنها نیز تفاوت زیادی دارد؛ گاهی اوقات مسئولیتپذیری آنها کافی نیست یا کنترل مالی آنها مناسب نیست. این موارد میتواند منجر به اتلاف منابع مالی شود و در نتیجه هزینههای پروژه افزایش یافته و سود شرکتهای ساختمانی کاهش یابد. در عین حال، مدیران پروژه دارای درک قوی از مسائل اقتصادی نیستند؛ در درون پروژه، کسانی که مسئول بخش فنی هستند تنها به تقسیم کار فنی و کیفیت پرداخته، کسانی که مسئول ساختوساز هستند فقط به تولید و پیشرفت پروژه میپردازند، و کسانی که مسئول مواد هستند تنها به بررسی مواد ورودی میپردازند. در ظاهر، تقسیم وظایف مشخص است و هر کسی وظیفه خود را انجام میدهد؛ اما در واقع، پس از تعیین قیمت قرارداد، تنها مدیریت هزینهها راه مؤثری برای افزایش بهرهوری است، در حالی که این تقسیم کارها به طور ناخواسته از مدیریت هزینهها، که موضوع کلیدی است، صرفنظر میکنند. بنابراین، اجرای فعال سیستم مسئولیتپذیری اقتصادی در پروژهها، بهبود مداوم سیستم مسئولیتهای شغلی درون پروژهها، ایجاد آگاهی اقتصادی در میان تمام کارکنان، و ایجاد یک سیستم مدیریت هزینههای پروژه که در آن مسئولیتها، حقوق و تکالیف با یکدیگر ترکیب شدهاند، نقش بسیار مهمی در تقویت کنترل هزینهها و کاهش هزینههای ساخت دارد. برای مدیر پروژه، کنترل هزینههای پروژه را مستقیماً با منافع مالی او مرتبط میکنیم تا مسئولیتپذیری و انگیزه او به طور کامل برانگیخته شود؛ در عین حفظ کیفیت پروژه، هزینههای آن نیز کنترل شده و مدیران داخلی پروژه نیز به خوبی هماهنگ شوند ； در مورد کارگران ساختمانی، باید پیشرفت کار را به خوبی مدیریت کرد، ساختوساز را دقیقاً طبق نقشهها و استانداردها انجام داد، کنترل دقیقی بر کیفیت داشت و تا حد امکان هزینههای ناشی از بازسازی یا تعمیرات به دلیل مشکلات کیفی را کاهش داد. همچنین، باید نیروی کار، مواد و سایر هزینههای مصرفی در فرآیند ساختوساز را به دقت کنترل کرد و در مورد افزایش یا کاهش یا تغییرات در پروژه، مجوزهای لازم را در محل صادر کرد ； در مورد کارشناسان مواد، باید نحوه دریافت، نگهداری، استفاده و بازیابی مواد را به خوبی مدیریت کرد؛ همچنین باید ارتباط خود را با افراد مسئول بودجهبندی و پرسنل ساختوساز تقویت کرد تا بتوانند برنامههای خرید مواد را به موقع تنظیم کنند و از زیانهای ناشی از برنامهریزی نادرست جلوگیری کنند. در عین حال، باید کنترل دقیقی بر کیفیت و مقدار مواد اعمال شود تا مواد نامرغوب یا فاقد استانداردهای کیفی وارد محل پروژه نشوند؛ همچنین باید استفاده از مواد به صورت محدود انجام شود تا از هدررفت مواد در تمام مراحل جلوگیری گردد ； برای کارکنان بودجهبندی، لازم است به محل پروژه سر بزنند تا از وضعیت واقعی اجرای پروژه آگاه شوند؛ این وضعیت شامل پیشرفت کار، نحوه تخصیص هزینهها، خرید مواد لازم و غیره میباشد. همچنین، آنها باید در همکاری با مدیر پروژه، اسناد مربوط به محل پروژه را تهیه کنند و بر اساس پیشرفت کار و استانداردهای مربوطه، میزان مواد، نیروی کار و تجهیزات مورد نیاز برای مرحله بعدی را محاسبه کنند تا این اطلاعات به عنوان مبنایی برای خرید مواد، تأمین نیروی کار و تجهیزات مورد استفاده قرار گیرد. علاوه بر این، به عنوان کارمند بودجهبندی، باید قراردادهای ساختوساز را به دقت مطالعه کرد، استانداردهای مربوطه را بشناسد و محاسبات را مطابق با روشهای تسویه حساب مندرج در قرارداد و مبانی قیمتگذاری مربوطه انجام دهد تا برای تسویه حساب نهایی آماده شود. ۲. تدوین طرح سازماندهی مناسب پیمانکاری و اجرای آن: طرح سازماندهی پیمانکاری، سند فنی-اقتصادی است که برای راهنمایی در مراحل آمادهسازی پیمانکاری و حتی کل فرآیند ساخت به کار میرود. محتوای آن بسته به ماهیت، مقیاس، ساختار پروژه، میزان پیچیدگی ساخت، الزامات زمانی و شرایط طبیعی و اقتصادی منطقه ساخت، متفاوت است. یک طرح سازماندهی خوب میتواند به بخش پیمانکاری کمک کند تا از نیروی انسانی، منابع مادی و مالی به شکل مناسبی استفاده کرده و با کمترین هزینه، الزامات قرارداد را برآورده سازد. تدوین طرح سازماندهی اجرای پروژه، تأثیر بسیار مهمی بر هزینههای ساخت دارد؛ با توجه به اینکه روشهای اجرایی مختلف، هزینههای متفاوتی را در پی دارند و گاه این تفاوتها بسیار زیاد است، لذا پیش از شروع عملیات ساخت، باید افراد مرتبط با حوزههای فنی، کیفیت، اجرای پروژه، ماشینآلات، مصالح و نیروی کار گرد هم آیند تا مشترکاً طرح سازماندهی اجرای پروژه را تدوین کنند. در طول فرآیند ساخت نیز باید بر اساس شرایط واقعی پروژه، روشهای اجرایی مناسبی تدوین شده و با بررسیهای مکرر، این روشها بهینه گردند. مهمتر از همه، در طول فرآیند ساخت باید به طور دقیق مطابق با طرح اجرایی یا روشهای انتخابشده، عملیات اجرایی انجام شود. ۳. مدیریت صحیح ماشینآلات و مواد: هزینه مواد مورد استفاده در پروژههای ساختمانی و نصب، حدود ۶۰ تا ۷۰ درصد از کل هزینه پروژه را تشکیل میدهد؛ بنابراین، در مدیریت پروژههای نصب، کارایی مدیریت مواد مستقیماً بر هزینه کل پروژه تأثیر میگذارد. به عنوان پیمانکار، پیش از شروع عملیات ساخت، نه تنها باید در مورد منابع تأمین مواد مورد نیاز پروژه تحقیق و بررسی انجام دهد و اطلاعات گستردهای درباره تأمینکنندگان جمعآوری کند تا بهترین ترکیب ممکن بین کیفیت و قیمت را پیدا کند، بلکه باید بر اساس طرح سازماندهی پروژه و محاسبات مربوطه، مقدار کل مواد و تجهیزات مورد نیاز را تعیین کرده و برنامهای برای تأمین آنها تدوین نماید. در حین اجرای پروژه، باید برنامههای دهروزه و ماهانه تدوین شود؛ همچنین باید به نحو مناسبی به چرخش صحیح منابع مالی، شرایط فیزیکی محل پروژه و نیازهای زمانی اجرای کار توجه کرد. استفاده از ماشینآلات مورد نیاز برای اجرای پروژه نیز باید به درستی سازماندهی شود. بهویژه باید به نگهداری مواد توجه ویژهای کرد تا از مشکلاتی مانند خیس شدن سیمان به دلیل قرارگیری نادرست آن، یا زنگ زدن میلگردها به دلیل عدم قرارگیری مناسب آنها جلوگیری شود؛ این اقدامات به منظور جلوگیری از هدررفت غیرضروری منابع است. تدوین سیستمهای مناسب برای خرید و نگهداری مواد، ایجاد مرکز اطلاعات قیمتهای مواد و مکانیسمهای نظارت بر قیمتها، بهبود سطح کیفیت و تخصص کارکنان مسئول خرید، اطمینان از مقایسه قیمتها در بین فروشندگان مختلف، خرید مواد با کیفیت خوب و قیمت مناسب، کاهش هزینههای پروژهها و افزایش سودآوری شرکت. ۴. تقویت کنترل فرآیند و توجه به کیفیت پروژه: کیفیت پروژه، یکی از الزامات اساسی محصولات ساختمانی است؛ بنابراین پس از تکمیل ساختوساز، محصول ساختمانی باید دارای ویژگیهای فنی مورد نظر در نقشههای طراحی باشد و همچنین مطابق با استانداردها و قوانین مربوطه باشد. کنترل کیفیت در فرآیند ساخت، میتواند هزینههای مربوط به کیفیت پروژه را کنترل و کاهش دهد. اگر در پروژه مشکلات کیفی وجود داشته باشد، لازم است تعمیرات یا حتی کارهای مجددی انجام شود. هزینههای ناشی از تعمیرات، هزینههای مربوط به محصولات باکیفیت پایین، هزینههای بررسی مجدد، هزینههای توقف کار، هزینههای مربوط به رفع حوادث، یا هرگونه هزینهای برای رفع نواقص پس از تحویل پروژه، همگی منجر به افزایش هزینههای پروژه خواهند شد. علاوه بر این، در طول فرآیند ساخت، اگر کنترل کیفیت مراحل قبلی به خوبی انجام نشود، این امر میتواند بر انجام مراحل بعدی و حتی تمام مراحل ساخت تأثیر منفی بگذارد و منجر به هدررفت غیرضروری مواد، افزایش هزینههای نیروی کار و تأخیر در پیشرفت پروژه شود. اگر در طول فرآیند ساخت به این موارد پی ببریم، آمادگیهای لازم را قبل از شروع کار انجام دهیم، کنترل فرآیند را تقویت کنیم، فرآیند ساخت را به دقت زیر نظر داشته باشیم، عوامل نامطلوب را در همان ابتدا از بین ببریم و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم را انجام دهیم تا از وجود محصولات نامطلوب جلوگیری شود، آنگاه میتوانیم کیفیت پروژه را تضمین کنیم، خسارات غیرضروری را در حداقل ممکن نگه داریم و این امر بر کنترل هزینههای پروژه بسیار مفید است. البته، رویکردی که در طول فرآیند ساخت، تنها بر کیفیت پروژه تمرکز کرده و بدون توجه به هزینهها، از مصالح و نیروی کار بیشتری استفاده کند، رویکردی مناسب نیست. پیمانکاران باید به طور دقیق برنامهریزی کرده و با ساخت منطقی، در چارچوب شرایط قرارداد، تلاش کنند تا هزینهها را کاهش دهند. ۵. در نظر گرفتن تأثیر محیط اطراف بر پروژه: ساختوسازها با محیط اطرافشان ارتباط تنگاتنگی دارند؛ بنابراین، واحدهای ساختمانی هنگام ورود به محل ساختوساز، باید تأثیرات محیط اطراف بر پروژه را به طور کامل در نظر بگیرند، از منابع موجود در منطقه به خوبی استفاده کنند، بهویژه در زمینه خرید مواد اولیه، و بر اساس شرایط مختلف محل، آمادهسازیهای لازم قبل از شروع ساختوساز را انجام دهند. در مرحله ساخت، باید به تأثیرات زمستان و فصل بارانی بر پیشرفت کار نیز توجه کرد؛ برنامهریزی مناسبی بر اساس زمان لازم برای تکمیل پروژه انجام شود، طرحهای مربوطه تدوین گردد، تجهیزات لازم برای دفع آب در محوطه فراهم شود و اقدامات لازم برای جلوگیری از وقوع حوادث جدی مانند فروپاشی محوطه انجام گیرد تا از خسارات غیرضروری جلوگیری شود. ۶. انجام کارهای مربوط به ویزا در محل پروژه: در طول اجرای پروژههای ساختمانی، به دلیل پیچیدگی فرآیندهای ساخت، عمق طراحی، کیفیت و سایر عوامل، اغلب تغییراتی در حجم کار، شرایط زمینشناسی و برنامه زمانی رخ میدهد. در چنین شرایطی، طرفین قرارداد برای اعمال تغییرات لازم، نیاز به رضایت هر دو طرف دارند و این تغییرات باید به صورت کتبی ثبت شوند. پروژهها و هزینههایی که در قرارداد و بودجه لحاظ نشدهاند، باید به موقع با گواهی حضوری پوشش داده شوند تا از ایجاد مشکلات در تسویه حسابها در آینده جلوگیری شود.
کار مدیران محلی کارخانه بسیار پرمشغله و پیچیده است. اگر کار شما پرمشغله و بینظم باشد، این امر به عنوان یک مدیر میدانی، باعث خستگی شما میشود و نتایج کاری شما قابل توجه نخواهد بود. برای کمک بهتر به تازهکاران، تجربیات کاری گذشته خود را سامان داده و جمعآوری کردهام؛ اگر بتوانم کمکی در کار شما انجام دهم، بسیار خوشحال خواهم شد! نکات کلیدی کار روزانه مدیر کارخانه تولید: ۱. قبل از شروع کار: ۵ تا ۱۰ دقیقه زودتر وارد کارخانه شوید. ابتدا بهداشت محیطی را بررسی کنید. وضعیت آمادهسازی مواد برای تولید در همان روز. تولید روز همان روز مشخص خواهد شد. بررسی وضعیت استفاده از تجهیزات. ۲. پس از رفتن به محل کار: اطمینان حاصل کنید که هیچ کس برای مرخصی فوری غایب نیست. جایگزینی افراد غایب. راهنمایی فنی برای کارگران تازهوارد. استقرار افرادی که وام میگیرند و وام میدهند. ۳. در زمان کار: بررسی کنید که آیا ماشینآلات و ابزارها به درستی استفاده شده و نگهداری میشوند یا خیر. در صورت عدم تعادل نیروی انسانی در کار، آیا راهحل فوری وجود دارد یا باید از مقامات بالاتر کمک خواسته شود؟ بررسی کنید که آیا کار هر یک از زیردستان مطابق با رویههای استاندارد انجام شده است یا خیر. در طول فرآیند، کیفیت محصول بررسی میشود. بازرس کیفی، محصولات نامناسب را بررسی کرده و علل آنها را ردیابی تا بهبود یابند. در صورت وجود تجمع محصولات، باید فوراً در مورد آن اقدام شود. باید به افرادی که دچار عدم ثبات در حالت روحی هنگام کار هستند، کمک شود. آماده تولید در عرض ۴ ساعت هستیم. محیط تولید همواره روان باقی میماند. مشاهده گزارشها و نمودارها. ۴. پیش از پایان کار، مسائل مربوط به دستورات مدیران و واکنشهای زیردستان باید در همان روز حل شوند. آمادهسازی برای کار روز بعد. زمان برای تفکر باید حفظ شود (استخدام کارکنان، راهنمایی در کار، پیشبرد امور، بهبود کار). قبل از پایان کار، محیط کاری و مسائل ایمنی در بخش را بررسی کنید (بستن درها و پنجرهها، قطع برق). بررسی وضعیت دستیابی به اهداف کاری روز. ۵. اصول «پنج عدم» در تولید متمدن: هنگام پایان کار، تجهیزات را تمیز و نگهداری نشده رها نکنید. محصول پس از تکمیل فرآیند، تا زمانی که به درستی قرار نگیرد، حرکت نخواهد کرد. اگر ثبتنام خوب نباشد، رفته نمیشود. تا زمانی که تمیزکاری سطح زمین انجام نشود، نمیرویم. تا زمانی که ابزارها شمارش و به درستی قرار نگیرند، رفته نمیشود. ۶. مرحله ۵: بررسی: پیش از آغاز یک روند تولید جدید، سندهای مربوط به الزامات فرآیندی مانند «فرم اطلاعیه تولید» را جستجو کنید. نگاه کنید: نقشهها، روشهای تولید و استانداردها را به خوبی بررسی کنید؛ ابزارهای اندازهگیری را نیز بررسی نمایید. یادداشت: در صورت وجود سؤال، باید به موقع برای رسیدگی ارائه شود. انجام: طبق مقررات مربوطه عمل کردن. بازرسی: الزام است پس از تأیید کیفیت، محصول وارد مرحله بعدی شود. ۷. در زمینه مدیریت تجهیزات و دستگاههای تولید، از اصول «سه خوب» و «چهار مهارت» استفاده میشود. “«سانیوشی»: مدیریت خوب، استفاده صحیح و نگهداری مناسب. “چهار مهارت: نحوه استفاده، نحوه نگهداری، نحوه بررسی، و نحوه رفع اختلالات. تمیزکاری تجهیزات باید به موقع انجام شود و نگهداری و محافظت آنها باید با میزان، تعداد نیرو و در زمانهای مشخص صورت گیرد. به طور خلاصه، نگهداری تجهیزات بر اساس «۵ معیار ثابت» انجام میشود: محل مشخص: تعیین نام نقاط روغنکاری و مقدار روغن لازم. کیفیت تعیینشده: مشخص کردن اینکه شماره مدل روغنها یکسان باشد. زمانبندی: تعیین زمان افزودن و تعویض روغن. کمیت: مقدار روغنی که در هر بار اضافه یا تعویض مشخص میشود. فرد مشخصشده: کسی که برای هر بار افزودن یا تعویض روغن مشخص میشود. ۸. سه ابزار مدیریت محل کار: ابزار اول: استانداردسازی
منظور از استانداردسازی، تبدیل انواع قوانین و مقررات موجود در یک سازمان، مانند دستورالعملها، مقررات، قوانین، استانداردها و راهنماها، به متنهای کتبی است؛ این متنهای کتبی را به طور کلی «استانداردها» (یا کتابچههای استاندارد) مینامند. تعیین استانداردها و سپس عمل بر اساس آنها، استانداردسازی نامیده میشود. این دیدگاه که تدوین یا اصلاح استانداردها به معنای اتمام فرآیند استانداردسازی است، اشتباه است؛ زیرا تنها با راهنمایی و آموزش است که میتوان گفت استانداردسازی اجرا شده است. نوآوری و بهبود، همراه با استانداردسازی، دو چرخ اصلی برای ارتقای سطح مدیریت در شرکتها هستند. بهبود نوآوری، محرکی برای ارتقای مداوم سطح مدیریت در سازمانها است؛ در حالی که استانداردسازی، مانعی برای کاهش سطح مدیریت محسوب میشود. بدون استانداردسازی، شرکتها نمیتوانند سطح بالایی از مدیریت را حفظ کنند. ابزار دوم: مدیریت بصری
مدیریت بصری، روشی برای سازماندهی فعالیتهای تولیدی در محل کار است؛ در این روش از اطلاعات بصری قابل درک و با رنگبندی مناسب برای افزایش بهرهوری نیروی کار استفاده میشود. همچنین، این روش، روش علمیای برای مدیریت با استفاده از حواس بصری محسوب میشود. بنابراین، مدیریت بصری نوعی روش مدیریتی است که با شفافیت و نمایش بصری مشخص میشود. استفاده چندجانبه از دستاوردهای تحقیقاتی رشتههای مختلفی مانند مدیریت، فیزیولوژی، روانشناسی و جامعهشناسی. ابزار سوم: مدیریت با تختههای کنترلی
تختههای کنترلی، روشی بسیار مؤثر و قابل درک برای شناسایی و حل مشکلات هستند؛ بهویژه یکی از ابزارهای ضروری برای مدیریت مؤثر فضاهای کاری محسوب میشوند.
تختههای کنترلی، نوعی نمایش بصری از اطلاعات مدیریتی هستند؛ یعنی وضعیت دادهها و اطلاعات را به شکلی واضح نشان میدهند. این ابزارها عمدتاً برای مدیریت شفاف پروژهها، و بهویژه اطلاعات مربوط به آنها، استفاده میشوند. این ابزار، اطلاعات پنهان موجود در اسناد، ذهنها یا محل وقوع رویدادها را از طریق اشکال مختلفی مانند شعارها، تابلوهای اطلاعاتی، نمودارها و صفحات نمایش الکترونیکی آشکار میکند؛ تا هر کسی بتواند بهموقع از وضعیت فعلی مدیریت و اطلاعات لازم مطلع شده و در نتیجه بتواند به سرعت اقدامات لازم را تدوین و اجرا کند. بنابراین، تخته مدیریتی روشی بسیار مؤثر و قابل فهم برای شناسایی و حل مشکلات است و یکی از ابزارهای ضروری در مدیریت محل کار به شمار میرود. ۸. مدیریت «۵S»؛ محتوای مدیریت «۵S» را همه به راحتی میتوانند بخوانند. در اینجا، تنها بر یک نکته تأکید میکنم: در مدیریت روزمره محل کار، استفاده ماهرانه از سیستم مدیریت «۵S» میتواند تأثیرات قابل توجهی بر بهبود فرآیندهای مدیریتی شما داشته باشد. بنابر تمامی موارد فوق، مدیریت محل کار عمدتاً در «مدیریت ۵M» نمود پیدا میکند؛ بنابراین میتوان گفت که مدیریت محل کار، همان مدیریت «انسان»، «ماشین»، «مواد»، «روشها» و «محیط» است.
منظور از استانداردسازی، تبدیل انواع قوانین و مقررات موجود در یک سازمان، مانند دستورالعملها، مقررات، قوانین، استانداردها و راهنماها، به متنهای کتبی است؛ این متنهای کتبی را به طور کلی «استانداردها» (یا کتابچههای استاندارد) مینامند. تعیین استانداردها و سپس عمل بر اساس آنها، استانداردسازی نامیده میشود. این دیدگاه که تدوین یا اصلاح استانداردها به معنای اتمام فرآیند استانداردسازی است، اشتباه است؛ زیرا تنها با راهنمایی و آموزش است که میتوان گفت استانداردسازی اجرا شده است. نوآوری و بهبود، همراه با استانداردسازی، دو چرخ اصلی برای ارتقای سطح مدیریت در شرکتها هستند. بهبود نوآوری، محرکی برای ارتقای مداوم سطح مدیریت در سازمانها است؛ در حالی که استانداردسازی، مانعی برای کاهش سطح مدیریت محسوب میشود. بدون استانداردسازی، شرکتها نمیتوانند سطح بالایی از مدیریت را حفظ کنند. ابزار دوم: مدیریت بصری
مدیریت بصری، روشی برای سازماندهی فعالیتهای تولیدی در محل کار است؛ در این روش از اطلاعات بصری قابل درک و با رنگبندی مناسب برای افزایش بهرهوری نیروی کار استفاده میشود. همچنین، این روش، روش علمیای برای مدیریت با استفاده از حواس بصری محسوب میشود. بنابراین، مدیریت بصری نوعی روش مدیریتی است که با شفافیت و نمایش بصری مشخص میشود. استفاده چندجانبه از دستاوردهای تحقیقاتی رشتههای مختلفی مانند مدیریت، فیزیولوژی، روانشناسی و جامعهشناسی. ابزار سوم: مدیریت با تختههای کنترلی
تختههای کنترلی، روشی بسیار مؤثر و قابل درک برای شناسایی و حل مشکلات هستند؛ بهویژه یکی از ابزارهای ضروری برای مدیریت مؤثر فضاهای کاری محسوب میشوند.
تختههای کنترلی، نوعی نمایش بصری از اطلاعات مدیریتی هستند؛ یعنی وضعیت دادهها و اطلاعات را به شکلی واضح نشان میدهند. این ابزارها عمدتاً برای مدیریت شفاف پروژهها، و بهویژه اطلاعات مربوط به آنها، استفاده میشوند. این ابزار، اطلاعات پنهان موجود در اسناد، ذهنها یا محل وقوع رویدادها را از طریق اشکال مختلفی مانند شعارها، تابلوهای اطلاعاتی، نمودارها و صفحات نمایش الکترونیکی آشکار میکند؛ تا هر کسی بتواند بهموقع از وضعیت فعلی مدیریت و اطلاعات لازم مطلع شده و در نتیجه بتواند به سرعت اقدامات لازم را تدوین و اجرا کند. بنابراین، تخته مدیریتی روشی بسیار مؤثر و قابل فهم برای شناسایی و حل مشکلات است و یکی از ابزارهای ضروری در مدیریت محل کار به شمار میرود. ۸. مدیریت «۵S»؛ محتوای مدیریت «۵S» را همه به راحتی میتوانند بخوانند. در اینجا، تنها بر یک نکته تأکید میکنم: در مدیریت روزمره محل کار، استفاده ماهرانه از سیستم مدیریت «۵S» میتواند تأثیرات قابل توجهی بر بهبود فرآیندهای مدیریتی شما داشته باشد. بنابر تمامی موارد فوق، مدیریت محل کار عمدتاً در «مدیریت ۵M» نمود پیدا میکند؛ بنابراین میتوان گفت که مدیریت محل کار، همان مدیریت «انسان»، «ماشین»، «مواد»، «روشها» و «محیط» است.
ده ابزار مؤثر برای مدیریت محل تولید (ادامه) ۱. بررسی فرآیند تولید – یافتن مسیر منطقی برای فرآیند تولید； ۲. تنظیم چیدمان صفحه – نمایش چیدمان صفحهای کوتاهترین مسیر ； ۳. محاسبه در خط تولید – محاسبه بهترین نسبت تعادل ； ۴. عناصر حرکتی را کاهش دهید — عناصر حرکتی اضافی را حذف کنید ； ۵. فشردن زمان و مکان حمل و نقل — فشردن فاصله، زمان و مکان حمل و نقل ； ۶. بهبود کارایی انسان و ماشین – افزایش کارایی همکاری بین انسان و ماشین ； ۷. مسیر کلیدی را کوتاه کنید — مسیر کلیدی پروژه را کوتاهتر نمایید ； ۸. تغییر محیط محل کار – تغییر در فرآیندهای کاری و محیط محل کار ； ۹. مدیریت بر اساس نظارت – بررسی دستورالعملها، اطلاعات و مشکلات ； ۱۰. ریشه مشکل را پیدا کنید — ریشه مشکل را شناسایی کرده و آن را برطرف نمایید.
محتوای مدیریت محل کار بسیار زیاد است، بنابراین وضعیت محل کار تا حدی نشاندهنده سطح مدیریت یک شرکت است. ۱. بهداشت محیط در محل باید تمیز و مرتب باشد. ۲. بهداشت تجهیزات موجود در محل؛ حتی تجهیزاتی که در فضای باز کار میکنند نیز باید عاری از آلودگی و گرد و غبار باشند و ظروف روغن نیز تمیز باشند. ۳. پدیدههای دویدن، بخار شدن، قطرهچکانی و نشت باید در محدودهی معقول باقی بمانند و تا حد امکان باید از آنها جلوگیری شود. ۴. برای خرابی تجهیزات، عدم در دسترس بودن تجهیزات یدکی و اختلالات الکتریکی و ابزارهای اندازهگیری، راهکارهای مقابلهای مناسبی وجود دارد. ۵. سیستم بازرسیهای مستمر در محل باید به طور کامل اجرا شود. ۶. جمعآوری نمونهها در نقاط نمونهبرداری و تخلیه مواد باید مطابق استانداردها انجام شود. ۷. اقدامات صرفهجویی در مصرف انرژی: جلوگیری از روشن ماندن لامپها و جریان مداوم آب؛ بررسی دورهای وضعیت عملکرد سیستمهای تخلیه آب. ۵.
پاسخ به ۱# sun-rock: اصل «سه فوریت در مدیریت محل کار»
هنگام انجام کار در محل، در صورت بروز مشکل، باید «فوراً» به «محل کار» رفت، «بهسرعت» وضعیت واقعی را بررسی کرد و «فوراً» مشکل را حل نمود تا بتوان به ریشه مشکل پی برد و تصمیمات لازم برای رفع آن گرفته شود.
دستورالعملهای مدیریت محل کار باید واضح باشند (روش ۵W1H):
· چه کسی (WHO) · چه زمانی (WHEN) · چه کاری (WHAT)
· کجا (WHERE) · چرا (WHY) · چگونه (HOW)
مدیریت بصری در محل کار
برای نظارت بر وضعیت پیشرفت کار، میزان مواد یا محصولات نیمهتمام، مشکلات کیفیتی، خرابی تجهیزات و دلایل توقف کار، از ابزارهای بصری برای مدیریت پیشگیرانه استفاده میشود. به هر کسی امکان میدهد تا وضعیت خوب و بد را درک کند و حتی افراد تازهوارد نیز میتوانند به سرعت تفاوتهای کیفیتی در کارها را کاهش دهند. «الف، ب، ج» مدیریت محل کار · چیزهایی را که در محل کار میبینید یا احساساتتان را یادداشت کنید. ·بخشهایی که با نظرات یا درخواستهای خودتان مطابقت ندارند را به سه دسته A، B و C تقسیم کنید و تعیین کنید که A باید فردا اصلاح شود، B باید یک هفته بعد اصلاح شود، و C باید یک ماه بعد اصلاح شود. ·با افراد مسئول در ارتباط باشید. ·هر بار که به محل بازمیگردم، وضعیت پیشرفت کار را بررسی میکنم تا زمانی که راضی شوم. چرخه مدیریت محل کار NODEEM
· تمیزی – نظم
· زیبایی – کارایی
· هزینهها – نتایج حاصله – روحیه کارکنان
چرخه بهبود فرآیندها در مدیریت محل کار ۷P
چرخه بهبود فرآیندها ۷P، روشی جامع برای شناسایی و رفع نقاط ضعف و خلأهای مدیریتی است؛ این روش از طریق بررسی انحرافات استانداردهای کاری نسبت به اهداف مورد نظر، انجام میشود. روش کنترل مناطق مینگذاری شده در مدیریت محل کار: روش کنترل مناطق مینگذاری شده، به معنای مناطقی است که مدیران محل کار باید، با درک کامل اصول و روشهای مدیریتی، از ورود به آنها خودداری کنند ； روشی برای اجتناب یا حذف منطقی. مدیریت محل کار از روش TPM یعنی مدیریت جامع تولید استفاده میکند؛ هدف آن، دستیابی به حداکثر کارایی سیستم تولید (کارایی جامع) است. ·از تغییر آگاهی تا استفاده از روشهای مؤثر مختلف، ایجاد سیستمی که بتواند از تمام فجایع، مشکلات و هدررفتها جلوگیری کند. ·از بخش تولید شروع کرده، تا تمام بخشهای دیگر مانند توسعه، فروش و مدیریت. ·مشارکت همگانی، از رهبران عالیرتبه تا کارکنان خط مقدم. بهترین روش مدیریت در محل: · نگهداری در یک مکان. ·انجام کار در یک روز (کار امروز، امروز تمام شود). ·یک پوشه (یکپارچهسازی پوشهها). ·جلسهای یک ساعته. ·یک برگه کاغذ (یک گزارش با این حجم کاملاً منعکس میشود). ·تماس یک دقیقهای. ·یک نسخه اصلی (نیازی به فتوکپی نیست، فقط نسخه اصلی نگهداری شود). یک ابزار (بدون نیاز به ابزار، یا به صورت ساده یک عدد). «دستورالعملهای کلیدی در مدیریت محل کار»: نکات کلیدی محتوای آموزشی، به صورت جداول یا تصاویر ارائه میشوند تا فرد آموزشدیده بتواند به راحتی آنها را درک کرده و یاد بگیرد. مدیریت ردیابی مشاورههای حضوری: مدیریت ردیابی مشاورههای حضوری عمدتاً به معنای اشتراکگذاری اطلاعات، استانداردسازی و سادهسازی فرآیندهاست؛ تا بتوان اطلاعات دقیق و سریعی را در محل تولید ارائه داد و مشکلات را به طور مؤثر حل کرد. چه زمانی از «کارت قرمز» در مدیریت محل کار استفاده میشود؟ · ساماندهی آنچه نامطلوب است ； ·مواردی که نیاز به بهبود بیشتر دارند ； ·اشیاءی که نیاز به تمیزکاری بیشتر دارند ； ·کاربرد کالا مشخص نیست ； ·فرسودگی، فساد و ناکیفیتی کالا ； ·اشیاء کثیف و ناخالص ； ·رویدادها یا مشکلاتی که به درستی مدیریت نشدهاند. پیشبینی و تشخیص نقصهای جزئی در مدیریت تولید در محل · با چشم: آیا لرزش یا انحراف وجود دارد؟ ； ·بو کنید: آیا بوی عجیبی وجود دارد؟ ； ·با گوش گوش دهید: آیا صدای عجیبی وجود دارد؟ ； ·لمس کردن با دست: بررسی اینکه آیا در بخشهای مختلف دستگاه، مشکلاتی مانند گرمای شدید یا لرزش غیرطبیعی وجود دارد یا خیر. چند روش رایج برای مدیریت محل کارگاه وجود دارد؟ ·روش جستجوی سوسکها: در برخی مکانهای نامحسوس، ممکن است چیزهایی به صورت پنهانی انباشته شده باشند. ·روش بازرسی از بالا: شاید در این هنگام سیمهایی را ببینید که با نوار چسب به سقف چسبانده شدهاند! ·روش بازرسی از پایین: ممکن است روی تجهیزات و لولهها، دستمالهایی وجود داشته باشد که کسی به آنها توجه نکرده است. ·روشی برای یافتن اشیاء بازیافتی که دوست دارید نگه دارید. ·روش بازرسی پس از پایان کار. چگونه مدیریت محلی برای شناسایی افراد انجام شود؟ ·نحوه استفاده متفاوت: الف. نشانهای آستین، بازو و شانه؛ افرادی که واجد شرایط تأیید هستند، باید «نشان تأیید» را به تن کنند ； ب. رنگ کارت کار و شماره پرسنلی؛ پس از نام، باید سمت و صلاحیتها ذکر شوند. ·با لباسهای متفاوت: الف. لباس کارگران باتجربه و بیتجربه متفاوت است ； ب. برای هر مقام، چه لباسی مناسب است. ·عکسبرداری از اعضای سازمان: ساختار سازمان را ترسیم کرده، در محل مربوطه عکس فرد را چسبانده و آن را در تابلوهای اطلاعاتی منتشر کنید. مدیریت نقاط کنترل محلی: در فرآیندهای تولید، برخی از نقاط وجود دارند که میتوانند باعث بهبود یا کاهش کارایی یا کیفیت کل فرآیند شوند؛ این نقاط، نقاط کلیدی محسوب میشوند. کنترل آن، به معنای کنترل کل خط است. رفتارهای مدیریتی نیز دارای چنین نقاط کلیدی هستند؛ با درک این نقاط و اعمال کنترل جامع و مؤثر بر آنها، روش مدیریت محل کار بر اساس نقاط کنترل به دست میآید. مدیریت ایمنی در محل کار: مدیریت ایمنی در محل کار عمدتاً از رنگها برای تحریک حس بینایی انسان استفاده میکند تا هشدارهای لازم داده شود و به عنوان معیاری برای تصمیمگیری در رفتارها عمل کند؛ در نتیجه، امکان پیشبینی خطرات فراهم میشود. چه زمانی نیاز به بهبود چیدمان وجود دارد؟ · هنگامی که چیدمان فعلی مانع از افزایش بیشتر بهرهوری تولید شود، نیاز به بهبود چیدمان وجود دارد. ·هنگام تغییر فناوری تولید، باید چیدمان مربوطه نیز تغییر کند تا بهرهوری بیشتری حاصل شود و لازم است چیدمان بهبود یابد. ·هنگام تغییر در طراحی (فرآیند)، لازم است چیدمان مربوطه نیز بهتناسب بهبود یابد تا بتوان از آن بهره کامل برد. ·هنگام افزایش تولید، نیاز به بهبود چیدمان وجود دارد. ·هنگام افزودن مدلهای جدید، نیاز به بهبود طراحی وجود دارد. ·هنگام انتقال مکان، نیاز به بهبود چیدمان وجود دارد. ·هنگامی که امنیت نیروی انسانی در معرض خطر قرار میگیرد، لازم است طرحبندی بهبود یابد. مدیریت محلی چگونه با آلودگی و نشتها برخورد میکند؟ · تعیین منابع آلودگی ； ·تمیزکاری کامل ； ·بررسی منبع آلودگی ； ·تعیین نقاط کلیدی با بالاترین میزان آلودگی ； ·بررسی دقیق: چرا آلودگی وجود دارد؟ ； ·بررسی طرحهای راهکاری ； ·تهیه برنامه اجرایی و راهکارهای اجرایی ； ·اجرای پردازش. مدیریت محلی غذاخوری و خوابگاهها · کارکنان غذاخوری باید لباس منظمی بپوشند، لباس کار سفید، کلاه بهداشتی و حوله همراه داشته باشند. ·زمین تمیز است، بدون غذا، وسایل اضافی یا مواد ناخواسته، و فضا بوی نامطبوعی ندارد. ·وسایل پخت و پز صاف و براق هستند؛ سینکها، سطح اجاق و پیشخوانهای تحویل غذا نیز تمیز بوده و فاقد لکه روغن هستند. ·در گوشههای پنهان، هیچ آلودگی، بقایای غذا، زباله، حشرات و مگسها وجود ندارد. ·وسایل پخت و ظروف بهخوبی مرتب قرار گیرند و غذاها باید با پوششی محافظت شوند. ·قرار دادن ظروف نوشیدنی مانند کاسه و قاشق روی پنجره مجاز نیست. ·میز و صندلیها تمیز هستند و فاقد لکه روغنی هستند. ·در راهروهای خوابگاه زبالهای وجود ندارد؛ زبالهها باید در سطلهای مشخص شده قرار گیرند و نباید آنها پر شوند. ·دیوارها و سقفهای خوابگاه بدون گرد و غبار و تار عنکبوت هستند. ·در راهروهای خوابگاه و پلهها، آب جمع نشده است. ·به روحیه تیمی، تصویر برند، مؤدب بودن و تمدنمندی توجه کنید. مدیریت محلی اتاقهای جلسه و سیستم برگزاری جلسات · موضوع هر جلسه باید به وضوح مشخص باشد ； ·اتاق جلسات بزرگ، روشن، مرتب، زیبا است و میزها و صندلیها به خوبی چیده شدهاند ； ·جهت یا شکل قرارگیری میزها و صندلیها باید نشاندهنده رتبه افراد حاضر باشد و ورودی و خروجی اصلی را از یکدیگر تمایز دهد ； ·تا حد امکان عایق صوتی باشد و تجهیزات صوتی در هر زمان کاربرد، مشکلی نداشته باشند ； ·باید صورتجلسه تهیه شود و زمان جلسه محدود است ； ·بررسی اجرای تصمیمات جلسه قبلی ； ·دستور کار جدید یا قطعنامه جدید، اقدامات و روشهای اجرایی، اقدامات و روشهای بازرسی، تعیین زمان برگزاری جلسه بعدی ； ·پس از جلسه، باید به موقع تمیزکاری شود. مدیریت محلی کتابخانهها، اتاقهای منابع و آرشیوها · آیا تهویه و نورپردازی مطابق استانداردهاست؟ آیا شدت روشنایی مناسب است؟ ； ·آیا قفسهها به خوبی چیده شدهاند، ارتفاع آنها برای برداشتن و گذاشتن کالاها مناسب است، و آیا مشکلات ناشی از فرسودگی وجود دارد؟ ； ·آیا کالاهای قرار گرفته دارای برچسبهای واضحی هستند، آیا طبقهبندی آنها منظم است، آیا به طور منظم تمیز میشوند و آیا اقدامات لازم برای جلوگیری از فرسودگی، رطوبت، کپک و سرقت انجام شده است؟ ·آیا روند دریافت و بازگرداندن، دقیق، استاندارد و واضح است؟ ； ·آیا پروندههای مربوط به خود اقلام نگهداریشده به خوبی تهیه شدهاند؟ ； ·آیا اقدامات پیشگیری از آتشسوزی مطابق استانداردهاست یا خیر، و میزان آسیب یا قدمت آنها چقدر است. مدیریت محلی اتاقهای مالی، کنترل و اسناد محرمانه · سطح محرمانگی چگونه است و آیا تخلفی رخ داده است یا خیر؟ ； ·وضعیت نگهداری تجهیزات داخلی چگونه است؟ تجهیزات و اقدامات مربوط به ضدآب بودن، ضدالکتریسیته، ضدسرقت، ضدکپک و ضدآتش چگونه فراهم شدهاند؟ ； ·آیا فضای داخلی تمیز و مرتب است، چیزها به درستی چیده شدهاند، استانداردها واضح هستند، و ثبت ورود و خروج و دریافت و بازگرداندن اقلام نیز به دقت انجام میشود یا خیر؟ ； ·آیا اقلام شخصی یا غیرمجاز به صورت نامنظم قرار داده شدهاند؟ ； ·آیا علائم هشداردهنده به خوبی دیده میشوند؟ مدیریت محل کار آزمایشگاهها، ایستگاههای تست و کارگاههای آزمایشی · آیا تجهیزات و اقدامات لازم برای جلوگیری از وقوع حوادث خطرناک مانند اشتعال، انفجار، خوردگی شیمیایی و نشت گازهای سمی، کافی هستند؟ ； ·آیا نگهداری و ذخیرهسازی مواد قابل اشتعال، منفجر، خورنده و بسیار سمی به شکل استاندارد، منطقی و صحیح انجام شده است؟ آیا خطراتی برای وقوع حوادث وجود دارد؟ آیا هشدارهای واضحی درباره خطرات این مواد وجود دارد و روشهای لازم برای جداسازی آنها فراهم شده است؟ ； ·آیا شرایط ورود و خروج کارکنان غیرتماموقت به وضوح مشخص شده و به طور جدی اجرا میشود یا خیر؟ ； ·آیا فضای داخلی مطابق با الزامات کار حرفهای است و آیا افراد متخصص طبق دستورالعملها وارد شده و کار خود را انجام میدهند؟ ； ·آیا ابزارها، وسایل و تجهیزات مورد استفاده در فضای داخلی بهدرستی قرار گرفتهاند، مطابق با الزامات ایمنی هستند، علائم مربوطه واضح هستند و فضا تمیز و بهداشتی است؟ ； ·آیا مطابق با مقررات سطح محرمانگی شرکت است یا خیر. مدیریت محلی روشهای حمل و نقل · اصل تحرک. یعنی در حالتی نگه داشته شود که هر لحظه بتوان آن را جابجا کرد. ·اصل خودکارسازی. ·اصل اجتناب از انتظار و حمل بیهوده. ·اصل کوتاه کردن مسافت حرکت. ·اصول ایمنی. تعیین کارکنان حمل و نقل ثابت و فراوانی حمل و نقل. مدیریت محلی مواد ویژه: اگر درک صحیحی از ویژگیهای خاص مواد وجود نداشته باشد، احتمال بروز اشتباهات وجود دارد؛ این نیز یکی از نقاط ضعف مدیریت محلی است. بدون توجه ویژه، امکان تولید محصولات با کیفیت وجود نخواهد داشت ； این کار، تلاشهای سخت طراحان را بیفایده خواهد کرد ； طرحهای بزرگ تجاری شرکت نیز قابل تحقق نخواهند بود. مدیریت درخواست مدارک: مدارک را به صورت دستهبندیشده مدیریت کنید. مانند تقسیم تولید به دو بخش اصلی: مواد اصلی و مواد فرعی. مواد اصلی تولید، مطابق برنامه تولید، تحویل داده میشوند. در مواقع اضطراری، از «فرم خروج اضطراری» استفاده میشود و پس از تأیید توسط مدیر مربوطه، آن دریافت میگردد. برای مواد جانبی نیز، بسته به قیمت واحد، کاربرد و مقدار، مدیران تأیید مربوطه تعیین میشوند. ·فرم «درخواست مدارک» را به درستی پر کرده و برای تأیید نزد رئیس ارائه دهید. در شرایط عادی، درخواستهای کتبی باید به طور کامل رد شوند. ·مدیران الگو قرار میدهند. “رویکرد «نسبت به خود مهربان و نسبت به دیگران سختگیر بودن». باید بهطور سختگیرانه کنترل شود. انجام این روندها نه تنها برای داشتن سندی مبنی بر آن است، بلکه برای کنترل دقیق مقدار و جلوگیری از هدررفت، تا مدیران بتوانند از وضعیت آگاه باشند. چگونه مدیریت محلی محیط کاری نامطلوب ناشی از محصولات را انجام داد؟ · انتخاب مکان و برنامهریزی و طراحی کارخانه، باید کاملاً مطابق با استانداردهای تعیینشده برای تخلیه گرد و غبار، فاضلاب و پسماندهای سمی تولیدی انجام شود ； ·وسعت مناطق سبز را تا حد امکان گسترش دهید ； ·خرید و ساخت و نصب تجهیزات تولیدی صرفاً مطابق با **محدوده استانداردهای مجاز انجام شود ； ·انجام دقیق ساخت تجهیزات مربوط به حذف آلایندهها و گرد و غبار ； ·تقویت فرآیندهای بازیافت پسماندهای تولیدی و تأمین تجهیزات و امکانات لازم برای بازیافت آنها ； ·تمیزکاری و پاکسازی به موقع، برای افزایش آگاهی کارکنان تمامی واحدهای شرکت نسبت به حفاظت از محیط زیست. محتوای اصلی ده ابزار کلیدی برای مدیریت محل کار عبارتند از:
۱. بررسی فرآیندهای تولید – یافتن مسیر مناسب برای فرآیندها.
۲. تنظیم چیدمان فضایی – ایجاد چیدمانی که در آن فاصلهها کوتاهتر باشد.
۳. محاسبه نرخ تعادل در خط تولید – تعیین بهترین نرخ تعادل.
۴. کاهش عناصر غیرضروری در فرآیندها – حذف عناصر اضافی.
۵. کاهش فاصله، زمان و فضای مورد نیاز برای حمل و نقل – کاهش فاصلهها، زمان و فضای مورد نیاز برای جابجایی کالاها.
۶. افزایش کارایی انسان و ماشین – بهبود همکاری بین انسان و ماشین.
۷. کوتاه کردن مسیرهای کلیدی در پروژهها – کوتاه کردن مسیرهای کلیدی در پروژهها.
۸. تغییر محیط کار – تغییر شرایط محیط کار.
۹. استفاده از روشهای مدیریت بصری – مشاهده بهتر نشانهها، اطلاعات و مشکلات.
۱۰. یافتن ریشه مشکلات – شناسایی ریشه مشکلات و رفع آنها.
روشهای بهبود مدیریت محل کار، در واقع روشهایی برای بهینهسازی مدیریت محل کار هستند. این روشها، در سالهای اخیر توسط شرکتهای چینی در نظریهها و روشهای مدیریتی مطرح شدهاند. این روشها، نیازی ناشی از پیشرفت شرکتها به مراحل پیشرفتهتر مدیریت است؛ همچنین، یکی از راهبردهای مهم برای افزایش کارایی و رقابتپذیری شرکتها نیز محسوب میشوند. با این حال، در واقعیت اگر شرکتها بخواهند مدیریت محل کار خود را بهبود بخشند، آیا روشهای ساده و کاربردی وجود دارد؟ به نظر من میتوان از تجربیات موفق شرکتهای ژاپنی در این زمینه الهام گرفت تا به این ترتیب به بهبود مدیریت محل کار دست یافت.
هنگام انجام کار در محل، در صورت بروز مشکل، باید «فوراً» به «محل کار» رفت، «بهسرعت» وضعیت واقعی را بررسی کرد و «فوراً» مشکل را حل نمود تا بتوان به ریشه مشکل پی برد و تصمیمات لازم برای رفع آن گرفته شود.
دستورالعملهای مدیریت محل کار باید واضح باشند (روش ۵W1H):
· چه کسی (WHO) · چه زمانی (WHEN) · چه کاری (WHAT)
· کجا (WHERE) · چرا (WHY) · چگونه (HOW)
مدیریت بصری در محل کار
برای نظارت بر وضعیت پیشرفت کار، میزان مواد یا محصولات نیمهتمام، مشکلات کیفیتی، خرابی تجهیزات و دلایل توقف کار، از ابزارهای بصری برای مدیریت پیشگیرانه استفاده میشود. به هر کسی امکان میدهد تا وضعیت خوب و بد را درک کند و حتی افراد تازهوارد نیز میتوانند به سرعت تفاوتهای کیفیتی در کارها را کاهش دهند. «الف، ب، ج» مدیریت محل کار · چیزهایی را که در محل کار میبینید یا احساساتتان را یادداشت کنید. ·بخشهایی که با نظرات یا درخواستهای خودتان مطابقت ندارند را به سه دسته A، B و C تقسیم کنید و تعیین کنید که A باید فردا اصلاح شود، B باید یک هفته بعد اصلاح شود، و C باید یک ماه بعد اصلاح شود. ·با افراد مسئول در ارتباط باشید. ·هر بار که به محل بازمیگردم، وضعیت پیشرفت کار را بررسی میکنم تا زمانی که راضی شوم. چرخه مدیریت محل کار NODEEM
· تمیزی – نظم
· زیبایی – کارایی
· هزینهها – نتایج حاصله – روحیه کارکنان
چرخه بهبود فرآیندها در مدیریت محل کار ۷P
چرخه بهبود فرآیندها ۷P، روشی جامع برای شناسایی و رفع نقاط ضعف و خلأهای مدیریتی است؛ این روش از طریق بررسی انحرافات استانداردهای کاری نسبت به اهداف مورد نظر، انجام میشود. روش کنترل مناطق مینگذاری شده در مدیریت محل کار: روش کنترل مناطق مینگذاری شده، به معنای مناطقی است که مدیران محل کار باید، با درک کامل اصول و روشهای مدیریتی، از ورود به آنها خودداری کنند ； روشی برای اجتناب یا حذف منطقی. مدیریت محل کار از روش TPM یعنی مدیریت جامع تولید استفاده میکند؛ هدف آن، دستیابی به حداکثر کارایی سیستم تولید (کارایی جامع) است. ·از تغییر آگاهی تا استفاده از روشهای مؤثر مختلف، ایجاد سیستمی که بتواند از تمام فجایع، مشکلات و هدررفتها جلوگیری کند. ·از بخش تولید شروع کرده، تا تمام بخشهای دیگر مانند توسعه، فروش و مدیریت. ·مشارکت همگانی، از رهبران عالیرتبه تا کارکنان خط مقدم. بهترین روش مدیریت در محل: · نگهداری در یک مکان. ·انجام کار در یک روز (کار امروز، امروز تمام شود). ·یک پوشه (یکپارچهسازی پوشهها). ·جلسهای یک ساعته. ·یک برگه کاغذ (یک گزارش با این حجم کاملاً منعکس میشود). ·تماس یک دقیقهای. ·یک نسخه اصلی (نیازی به فتوکپی نیست، فقط نسخه اصلی نگهداری شود). یک ابزار (بدون نیاز به ابزار، یا به صورت ساده یک عدد). «دستورالعملهای کلیدی در مدیریت محل کار»: نکات کلیدی محتوای آموزشی، به صورت جداول یا تصاویر ارائه میشوند تا فرد آموزشدیده بتواند به راحتی آنها را درک کرده و یاد بگیرد. مدیریت ردیابی مشاورههای حضوری: مدیریت ردیابی مشاورههای حضوری عمدتاً به معنای اشتراکگذاری اطلاعات، استانداردسازی و سادهسازی فرآیندهاست؛ تا بتوان اطلاعات دقیق و سریعی را در محل تولید ارائه داد و مشکلات را به طور مؤثر حل کرد. چه زمانی از «کارت قرمز» در مدیریت محل کار استفاده میشود؟ · ساماندهی آنچه نامطلوب است ； ·مواردی که نیاز به بهبود بیشتر دارند ； ·اشیاءی که نیاز به تمیزکاری بیشتر دارند ； ·کاربرد کالا مشخص نیست ； ·فرسودگی، فساد و ناکیفیتی کالا ； ·اشیاء کثیف و ناخالص ； ·رویدادها یا مشکلاتی که به درستی مدیریت نشدهاند. پیشبینی و تشخیص نقصهای جزئی در مدیریت تولید در محل · با چشم: آیا لرزش یا انحراف وجود دارد؟ ； ·بو کنید: آیا بوی عجیبی وجود دارد؟ ； ·با گوش گوش دهید: آیا صدای عجیبی وجود دارد؟ ； ·لمس کردن با دست: بررسی اینکه آیا در بخشهای مختلف دستگاه، مشکلاتی مانند گرمای شدید یا لرزش غیرطبیعی وجود دارد یا خیر. چند روش رایج برای مدیریت محل کارگاه وجود دارد؟ ·روش جستجوی سوسکها: در برخی مکانهای نامحسوس، ممکن است چیزهایی به صورت پنهانی انباشته شده باشند. ·روش بازرسی از بالا: شاید در این هنگام سیمهایی را ببینید که با نوار چسب به سقف چسبانده شدهاند! ·روش بازرسی از پایین: ممکن است روی تجهیزات و لولهها، دستمالهایی وجود داشته باشد که کسی به آنها توجه نکرده است. ·روشی برای یافتن اشیاء بازیافتی که دوست دارید نگه دارید. ·روش بازرسی پس از پایان کار. چگونه مدیریت محلی برای شناسایی افراد انجام شود؟ ·نحوه استفاده متفاوت: الف. نشانهای آستین، بازو و شانه؛ افرادی که واجد شرایط تأیید هستند، باید «نشان تأیید» را به تن کنند ； ب. رنگ کارت کار و شماره پرسنلی؛ پس از نام، باید سمت و صلاحیتها ذکر شوند. ·با لباسهای متفاوت: الف. لباس کارگران باتجربه و بیتجربه متفاوت است ； ب. برای هر مقام، چه لباسی مناسب است. ·عکسبرداری از اعضای سازمان: ساختار سازمان را ترسیم کرده، در محل مربوطه عکس فرد را چسبانده و آن را در تابلوهای اطلاعاتی منتشر کنید. مدیریت نقاط کنترل محلی: در فرآیندهای تولید، برخی از نقاط وجود دارند که میتوانند باعث بهبود یا کاهش کارایی یا کیفیت کل فرآیند شوند؛ این نقاط، نقاط کلیدی محسوب میشوند. کنترل آن، به معنای کنترل کل خط است. رفتارهای مدیریتی نیز دارای چنین نقاط کلیدی هستند؛ با درک این نقاط و اعمال کنترل جامع و مؤثر بر آنها، روش مدیریت محل کار بر اساس نقاط کنترل به دست میآید. مدیریت ایمنی در محل کار: مدیریت ایمنی در محل کار عمدتاً از رنگها برای تحریک حس بینایی انسان استفاده میکند تا هشدارهای لازم داده شود و به عنوان معیاری برای تصمیمگیری در رفتارها عمل کند؛ در نتیجه، امکان پیشبینی خطرات فراهم میشود. چه زمانی نیاز به بهبود چیدمان وجود دارد؟ · هنگامی که چیدمان فعلی مانع از افزایش بیشتر بهرهوری تولید شود، نیاز به بهبود چیدمان وجود دارد. ·هنگام تغییر فناوری تولید، باید چیدمان مربوطه نیز تغییر کند تا بهرهوری بیشتری حاصل شود و لازم است چیدمان بهبود یابد. ·هنگام تغییر در طراحی (فرآیند)، لازم است چیدمان مربوطه نیز بهتناسب بهبود یابد تا بتوان از آن بهره کامل برد. ·هنگام افزایش تولید، نیاز به بهبود چیدمان وجود دارد. ·هنگام افزودن مدلهای جدید، نیاز به بهبود طراحی وجود دارد. ·هنگام انتقال مکان، نیاز به بهبود چیدمان وجود دارد. ·هنگامی که امنیت نیروی انسانی در معرض خطر قرار میگیرد، لازم است طرحبندی بهبود یابد. مدیریت محلی چگونه با آلودگی و نشتها برخورد میکند؟ · تعیین منابع آلودگی ； ·تمیزکاری کامل ； ·بررسی منبع آلودگی ； ·تعیین نقاط کلیدی با بالاترین میزان آلودگی ； ·بررسی دقیق: چرا آلودگی وجود دارد؟ ； ·بررسی طرحهای راهکاری ； ·تهیه برنامه اجرایی و راهکارهای اجرایی ； ·اجرای پردازش. مدیریت محلی غذاخوری و خوابگاهها · کارکنان غذاخوری باید لباس منظمی بپوشند، لباس کار سفید، کلاه بهداشتی و حوله همراه داشته باشند. ·زمین تمیز است، بدون غذا، وسایل اضافی یا مواد ناخواسته، و فضا بوی نامطبوعی ندارد. ·وسایل پخت و پز صاف و براق هستند؛ سینکها، سطح اجاق و پیشخوانهای تحویل غذا نیز تمیز بوده و فاقد لکه روغن هستند. ·در گوشههای پنهان، هیچ آلودگی، بقایای غذا، زباله، حشرات و مگسها وجود ندارد. ·وسایل پخت و ظروف بهخوبی مرتب قرار گیرند و غذاها باید با پوششی محافظت شوند. ·قرار دادن ظروف نوشیدنی مانند کاسه و قاشق روی پنجره مجاز نیست. ·میز و صندلیها تمیز هستند و فاقد لکه روغنی هستند. ·در راهروهای خوابگاه زبالهای وجود ندارد؛ زبالهها باید در سطلهای مشخص شده قرار گیرند و نباید آنها پر شوند. ·دیوارها و سقفهای خوابگاه بدون گرد و غبار و تار عنکبوت هستند. ·در راهروهای خوابگاه و پلهها، آب جمع نشده است. ·به روحیه تیمی، تصویر برند، مؤدب بودن و تمدنمندی توجه کنید. مدیریت محلی اتاقهای جلسه و سیستم برگزاری جلسات · موضوع هر جلسه باید به وضوح مشخص باشد ； ·اتاق جلسات بزرگ، روشن، مرتب، زیبا است و میزها و صندلیها به خوبی چیده شدهاند ； ·جهت یا شکل قرارگیری میزها و صندلیها باید نشاندهنده رتبه افراد حاضر باشد و ورودی و خروجی اصلی را از یکدیگر تمایز دهد ； ·تا حد امکان عایق صوتی باشد و تجهیزات صوتی در هر زمان کاربرد، مشکلی نداشته باشند ； ·باید صورتجلسه تهیه شود و زمان جلسه محدود است ； ·بررسی اجرای تصمیمات جلسه قبلی ； ·دستور کار جدید یا قطعنامه جدید، اقدامات و روشهای اجرایی، اقدامات و روشهای بازرسی، تعیین زمان برگزاری جلسه بعدی ； ·پس از جلسه، باید به موقع تمیزکاری شود. مدیریت محلی کتابخانهها، اتاقهای منابع و آرشیوها · آیا تهویه و نورپردازی مطابق استانداردهاست؟ آیا شدت روشنایی مناسب است؟ ； ·آیا قفسهها به خوبی چیده شدهاند، ارتفاع آنها برای برداشتن و گذاشتن کالاها مناسب است، و آیا مشکلات ناشی از فرسودگی وجود دارد؟ ； ·آیا کالاهای قرار گرفته دارای برچسبهای واضحی هستند، آیا طبقهبندی آنها منظم است، آیا به طور منظم تمیز میشوند و آیا اقدامات لازم برای جلوگیری از فرسودگی، رطوبت، کپک و سرقت انجام شده است؟ ·آیا روند دریافت و بازگرداندن، دقیق، استاندارد و واضح است؟ ； ·آیا پروندههای مربوط به خود اقلام نگهداریشده به خوبی تهیه شدهاند؟ ； ·آیا اقدامات پیشگیری از آتشسوزی مطابق استانداردهاست یا خیر، و میزان آسیب یا قدمت آنها چقدر است. مدیریت محلی اتاقهای مالی، کنترل و اسناد محرمانه · سطح محرمانگی چگونه است و آیا تخلفی رخ داده است یا خیر؟ ； ·وضعیت نگهداری تجهیزات داخلی چگونه است؟ تجهیزات و اقدامات مربوط به ضدآب بودن، ضدالکتریسیته، ضدسرقت، ضدکپک و ضدآتش چگونه فراهم شدهاند؟ ； ·آیا فضای داخلی تمیز و مرتب است، چیزها به درستی چیده شدهاند، استانداردها واضح هستند، و ثبت ورود و خروج و دریافت و بازگرداندن اقلام نیز به دقت انجام میشود یا خیر؟ ； ·آیا اقلام شخصی یا غیرمجاز به صورت نامنظم قرار داده شدهاند؟ ； ·آیا علائم هشداردهنده به خوبی دیده میشوند؟ مدیریت محل کار آزمایشگاهها، ایستگاههای تست و کارگاههای آزمایشی · آیا تجهیزات و اقدامات لازم برای جلوگیری از وقوع حوادث خطرناک مانند اشتعال، انفجار، خوردگی شیمیایی و نشت گازهای سمی، کافی هستند؟ ； ·آیا نگهداری و ذخیرهسازی مواد قابل اشتعال، منفجر، خورنده و بسیار سمی به شکل استاندارد، منطقی و صحیح انجام شده است؟ آیا خطراتی برای وقوع حوادث وجود دارد؟ آیا هشدارهای واضحی درباره خطرات این مواد وجود دارد و روشهای لازم برای جداسازی آنها فراهم شده است؟ ； ·آیا شرایط ورود و خروج کارکنان غیرتماموقت به وضوح مشخص شده و به طور جدی اجرا میشود یا خیر؟ ； ·آیا فضای داخلی مطابق با الزامات کار حرفهای است و آیا افراد متخصص طبق دستورالعملها وارد شده و کار خود را انجام میدهند؟ ； ·آیا ابزارها، وسایل و تجهیزات مورد استفاده در فضای داخلی بهدرستی قرار گرفتهاند، مطابق با الزامات ایمنی هستند، علائم مربوطه واضح هستند و فضا تمیز و بهداشتی است؟ ； ·آیا مطابق با مقررات سطح محرمانگی شرکت است یا خیر. مدیریت محلی روشهای حمل و نقل · اصل تحرک. یعنی در حالتی نگه داشته شود که هر لحظه بتوان آن را جابجا کرد. ·اصل خودکارسازی. ·اصل اجتناب از انتظار و حمل بیهوده. ·اصل کوتاه کردن مسافت حرکت. ·اصول ایمنی. تعیین کارکنان حمل و نقل ثابت و فراوانی حمل و نقل. مدیریت محلی مواد ویژه: اگر درک صحیحی از ویژگیهای خاص مواد وجود نداشته باشد، احتمال بروز اشتباهات وجود دارد؛ این نیز یکی از نقاط ضعف مدیریت محلی است. بدون توجه ویژه، امکان تولید محصولات با کیفیت وجود نخواهد داشت ； این کار، تلاشهای سخت طراحان را بیفایده خواهد کرد ； طرحهای بزرگ تجاری شرکت نیز قابل تحقق نخواهند بود. مدیریت درخواست مدارک: مدارک را به صورت دستهبندیشده مدیریت کنید. مانند تقسیم تولید به دو بخش اصلی: مواد اصلی و مواد فرعی. مواد اصلی تولید، مطابق برنامه تولید، تحویل داده میشوند. در مواقع اضطراری، از «فرم خروج اضطراری» استفاده میشود و پس از تأیید توسط مدیر مربوطه، آن دریافت میگردد. برای مواد جانبی نیز، بسته به قیمت واحد، کاربرد و مقدار، مدیران تأیید مربوطه تعیین میشوند. ·فرم «درخواست مدارک» را به درستی پر کرده و برای تأیید نزد رئیس ارائه دهید. در شرایط عادی، درخواستهای کتبی باید به طور کامل رد شوند. ·مدیران الگو قرار میدهند. “رویکرد «نسبت به خود مهربان و نسبت به دیگران سختگیر بودن». باید بهطور سختگیرانه کنترل شود. انجام این روندها نه تنها برای داشتن سندی مبنی بر آن است، بلکه برای کنترل دقیق مقدار و جلوگیری از هدررفت، تا مدیران بتوانند از وضعیت آگاه باشند. چگونه مدیریت محلی محیط کاری نامطلوب ناشی از محصولات را انجام داد؟ · انتخاب مکان و برنامهریزی و طراحی کارخانه، باید کاملاً مطابق با استانداردهای تعیینشده برای تخلیه گرد و غبار، فاضلاب و پسماندهای سمی تولیدی انجام شود ； ·وسعت مناطق سبز را تا حد امکان گسترش دهید ； ·خرید و ساخت و نصب تجهیزات تولیدی صرفاً مطابق با **محدوده استانداردهای مجاز انجام شود ； ·انجام دقیق ساخت تجهیزات مربوط به حذف آلایندهها و گرد و غبار ； ·تقویت فرآیندهای بازیافت پسماندهای تولیدی و تأمین تجهیزات و امکانات لازم برای بازیافت آنها ； ·تمیزکاری و پاکسازی به موقع، برای افزایش آگاهی کارکنان تمامی واحدهای شرکت نسبت به حفاظت از محیط زیست. محتوای اصلی ده ابزار کلیدی برای مدیریت محل کار عبارتند از:
۱. بررسی فرآیندهای تولید – یافتن مسیر مناسب برای فرآیندها.
۲. تنظیم چیدمان فضایی – ایجاد چیدمانی که در آن فاصلهها کوتاهتر باشد.
۳. محاسبه نرخ تعادل در خط تولید – تعیین بهترین نرخ تعادل.
۴. کاهش عناصر غیرضروری در فرآیندها – حذف عناصر اضافی.
۵. کاهش فاصله، زمان و فضای مورد نیاز برای حمل و نقل – کاهش فاصلهها، زمان و فضای مورد نیاز برای جابجایی کالاها.
۶. افزایش کارایی انسان و ماشین – بهبود همکاری بین انسان و ماشین.
۷. کوتاه کردن مسیرهای کلیدی در پروژهها – کوتاه کردن مسیرهای کلیدی در پروژهها.
۸. تغییر محیط کار – تغییر شرایط محیط کار.
۹. استفاده از روشهای مدیریت بصری – مشاهده بهتر نشانهها، اطلاعات و مشکلات.
۱۰. یافتن ریشه مشکلات – شناسایی ریشه مشکلات و رفع آنها.
روشهای بهبود مدیریت محل کار، در واقع روشهایی برای بهینهسازی مدیریت محل کار هستند. این روشها، در سالهای اخیر توسط شرکتهای چینی در نظریهها و روشهای مدیریتی مطرح شدهاند. این روشها، نیازی ناشی از پیشرفت شرکتها به مراحل پیشرفتهتر مدیریت است؛ همچنین، یکی از راهبردهای مهم برای افزایش کارایی و رقابتپذیری شرکتها نیز محسوب میشوند. با این حال، در واقعیت اگر شرکتها بخواهند مدیریت محل کار خود را بهبود بخشند، آیا روشهای ساده و کاربردی وجود دارد؟ به نظر من میتوان از تجربیات موفق شرکتهای ژاپنی در این زمینه الهام گرفت تا به این ترتیب به بهبود مدیریت محل کار دست یافت.
پاسخ به ۱# sun-rock: محتوای اساسی مدیریت محل تولید
۱. در محل تولید، «مدیریت مکانمشخص» اعمال میشود تا جریان افراد، کالاها و اطلاعات به طور منظم و بدون مشکل صورت گیرد؛ همچنین محیط محل تولید تمیز باقی بماند و تولید به شکل متمدنانه انجام شود； ۲. تقویت مدیریت فرآیندها، بهبود مسیرها و چیدمان فرآیندها، ارتقای سطح کیفیت فرآیندها، سازماندهی تولید مطابق با الزامات فنی، تا تولید در حالت کنترلشده باقی بماند و کیفیت محصولات تضمین شود ； ۳. با هدف بهینهسازی و کارآمدسازی سیستم سازمانی محل تولید، سازماندهی نیروی کار تولیدی را به طور مداوم بهبود بخشید و بهرهوری کار را افزایش داد ； ۴. تکمیل قوانین و مقررات، استانداردهای فنی، استانداردهای مدیریتی، استانداردهای کاری، سقفهای کار و مصرف، دفاتر آماری و غیره ； ۵. ایجاد و تکمیل سیستمهای پشتیبانی مدیریتی، کنترل مؤثر ورودیها و خروجیها، و افزایش کارایی عملکرد مدیریت در محل کار ； ۶. تقویت سازماندهی گروههای کاری و **مدیریت آنها، و برانگیختن حداکثر انگیزه و خلاقیت کارکنان. اجرای مدیریت محل تولید، مدیریت محل تولید یک پروژه سیستماتیک پیچیده است. انجام کارهای مدیریتی در محل کار، روشهای رایج آن را میتوان به سه مرحله تقسیم کرد:
۱. ساماندهی و نظمبخشی: تمرکز بر حل مشکلات ناشی از کثیفی، بینظمی و وضعیت نامناسب در محل تولید؛ و به تدریج ایجاد یک محیط تولیدی مناسب و نظم لازم ； ۲. تخصص در جای خود: انتقال مرکز کنترل به سطوح پایینتر، و تسهیل حضور فعالانه مدیریت در محلهای اجرایی هر رشته ； ۳. بهبود و ارتقا: ماهیت بهینهسازی مدیریت محل کار، بهبود است و محتوای این بهبود، فاصله بین اهداف و وضعیت فعلی میباشد. با استفاده از چرخه PDCA (P-برنامهریزی، D-انجام، C-bررسی، A-اقدام)، آن را بهصورت منطقی و مؤثر به کار گیرید. سه ابزار کلیدی برای مدیریت محل تولید
۱. یکی از سه ابزار کلیدی برای مدیریت محل تولید: استانداردسازی
استانداردسازی به معنای تبدیل قوانین و مقررات مختلف موجود در یک سازمان، مانند دستورالعملها، مقررات، قوانین، استانداردها و راهنماها، به شکل متنی است؛ این موارد به طور کلی «استانداردها» نامیده میشوند (یا کتابچههای استاندارد). تعیین استانداردها و سپس عمل بر اساس آنها، استانداردسازی نامیده میشود. این دیدگاه که تدوین یا اصلاح استانداردها به معنای اتمام فرآیند استانداردسازی است، اشتباه است؛ زیرا تنها با راهنمایی و آموزش است که میتوان گفت استانداردسازی اجرا شده است. نوآوری و بهبود، همراه با استانداردسازی، دو چرخ اصلی برای ارتقای سطح مدیریت در شرکتها هستند. بهبود نوآوری، محرکی برای ارتقای مداوم سطح مدیریت در سازمانها است؛ در حالی که استانداردسازی، مانعی برای کاهش سطح مدیریت محسوب میشود. بدون استانداردسازی، شرکتها نمیتوانند سطح بالایی از مدیریت را حفظ کنند. ۲. دومین ابزار از سه ابزار مدیریت محل کار: مدیریت بصری. مدیریت بصری، روشی برای سازماندهی فعالیتهای تولیدی در محل کار است؛ در این روش از اطلاعات بصری قابل درک و با رنگهای مناسب برای افزایش بهرهوری نیروی کار استفاده میشود. همچنین، این روش یک روش علمی برای مدیریت با استفاده از حواس بصری محسوب میشود. بنابراین، مدیریت بصری نوعی روش مدیریتی است که با شفافیت و نمایش بصری مشخص میشود. استفاده چندجانبه از دستاوردهای تحقیقاتی رشتههای مختلفی مانند مدیریت، فیزیولوژی، روانشناسی و جامعهشناسی. ۳. سومین ابزار از سه ابزار مدیریت محل کار: مدیریت با تختههای نمایشی
تختههای نمایشی برای شناسایی و حل مشکلات، روشی بسیار مؤثر و قابل درک هستند؛ بهویژه یکی از ابزارهای ضروری برای مدیریت محل کار مناسب محسوب میشوند.
تختههای نمایشی نوعی نمایش بصری اطلاعات هستند؛ یعنی وضعیت دادهها و اطلاعات را به شکلی واضح نشان میدهند. این ابزارها عمدتاً برای مدیریت شفاف پروژهها، و بهویژه اطلاعات مربوط به آنها، استفاده میشوند. این ابزار، اطلاعات پنهان موجود در اسناد، ذهنها یا محل وقوع رویدادها را از طریق اشکال مختلفی مانند شعارها، تابلوهای اطلاعاتی، نمودارها و صفحات نمایش الکترونیکی آشکار میکند؛ تا هر کسی بتواند بهموقع از وضعیت فعلی مدیریت و اطلاعات لازم مطلع شده و در نتیجه بتواند به سرعت اقدامات لازم را تدوین و اجرا کند. بنابراین، تخته مدیریتی روشی بسیار مؤثر و قابل فهم برای شناسایی و حل مشکلات است و یکی از ابزارهای ضروری در مدیریت محل کار به شمار میرود. پیوست: تخته مدیریت ناهنجاریها در سیستم مدیریت تختهها
مدیریت محل تولید شامل چه جنبههایی است؟
مدیریت مواد، برنامهریزی، مدیریت تجهیزات، مدیریت ابزارها، مدیریت نیروی کار، برنامهریزی تولید، مدیریت ۵S و غیره.
۱. در محل تولید، «مدیریت مکانمشخص» اعمال میشود تا جریان افراد، کالاها و اطلاعات به طور منظم و بدون مشکل صورت گیرد؛ همچنین محیط محل تولید تمیز باقی بماند و تولید به شکل متمدنانه انجام شود； ۲. تقویت مدیریت فرآیندها، بهبود مسیرها و چیدمان فرآیندها، ارتقای سطح کیفیت فرآیندها، سازماندهی تولید مطابق با الزامات فنی، تا تولید در حالت کنترلشده باقی بماند و کیفیت محصولات تضمین شود ； ۳. با هدف بهینهسازی و کارآمدسازی سیستم سازمانی محل تولید، سازماندهی نیروی کار تولیدی را به طور مداوم بهبود بخشید و بهرهوری کار را افزایش داد ； ۴. تکمیل قوانین و مقررات، استانداردهای فنی، استانداردهای مدیریتی، استانداردهای کاری، سقفهای کار و مصرف، دفاتر آماری و غیره ； ۵. ایجاد و تکمیل سیستمهای پشتیبانی مدیریتی، کنترل مؤثر ورودیها و خروجیها، و افزایش کارایی عملکرد مدیریت در محل کار ； ۶. تقویت سازماندهی گروههای کاری و **مدیریت آنها، و برانگیختن حداکثر انگیزه و خلاقیت کارکنان. اجرای مدیریت محل تولید، مدیریت محل تولید یک پروژه سیستماتیک پیچیده است. انجام کارهای مدیریتی در محل کار، روشهای رایج آن را میتوان به سه مرحله تقسیم کرد:
۱. ساماندهی و نظمبخشی: تمرکز بر حل مشکلات ناشی از کثیفی، بینظمی و وضعیت نامناسب در محل تولید؛ و به تدریج ایجاد یک محیط تولیدی مناسب و نظم لازم ； ۲. تخصص در جای خود: انتقال مرکز کنترل به سطوح پایینتر، و تسهیل حضور فعالانه مدیریت در محلهای اجرایی هر رشته ； ۳. بهبود و ارتقا: ماهیت بهینهسازی مدیریت محل کار، بهبود است و محتوای این بهبود، فاصله بین اهداف و وضعیت فعلی میباشد. با استفاده از چرخه PDCA (P-برنامهریزی، D-انجام، C-bررسی، A-اقدام)، آن را بهصورت منطقی و مؤثر به کار گیرید. سه ابزار کلیدی برای مدیریت محل تولید
۱. یکی از سه ابزار کلیدی برای مدیریت محل تولید: استانداردسازی
استانداردسازی به معنای تبدیل قوانین و مقررات مختلف موجود در یک سازمان، مانند دستورالعملها، مقررات، قوانین، استانداردها و راهنماها، به شکل متنی است؛ این موارد به طور کلی «استانداردها» نامیده میشوند (یا کتابچههای استاندارد). تعیین استانداردها و سپس عمل بر اساس آنها، استانداردسازی نامیده میشود. این دیدگاه که تدوین یا اصلاح استانداردها به معنای اتمام فرآیند استانداردسازی است، اشتباه است؛ زیرا تنها با راهنمایی و آموزش است که میتوان گفت استانداردسازی اجرا شده است. نوآوری و بهبود، همراه با استانداردسازی، دو چرخ اصلی برای ارتقای سطح مدیریت در شرکتها هستند. بهبود نوآوری، محرکی برای ارتقای مداوم سطح مدیریت در سازمانها است؛ در حالی که استانداردسازی، مانعی برای کاهش سطح مدیریت محسوب میشود. بدون استانداردسازی، شرکتها نمیتوانند سطح بالایی از مدیریت را حفظ کنند. ۲. دومین ابزار از سه ابزار مدیریت محل کار: مدیریت بصری. مدیریت بصری، روشی برای سازماندهی فعالیتهای تولیدی در محل کار است؛ در این روش از اطلاعات بصری قابل درک و با رنگهای مناسب برای افزایش بهرهوری نیروی کار استفاده میشود. همچنین، این روش یک روش علمی برای مدیریت با استفاده از حواس بصری محسوب میشود. بنابراین، مدیریت بصری نوعی روش مدیریتی است که با شفافیت و نمایش بصری مشخص میشود. استفاده چندجانبه از دستاوردهای تحقیقاتی رشتههای مختلفی مانند مدیریت، فیزیولوژی، روانشناسی و جامعهشناسی. ۳. سومین ابزار از سه ابزار مدیریت محل کار: مدیریت با تختههای نمایشی
تختههای نمایشی برای شناسایی و حل مشکلات، روشی بسیار مؤثر و قابل درک هستند؛ بهویژه یکی از ابزارهای ضروری برای مدیریت محل کار مناسب محسوب میشوند.
تختههای نمایشی نوعی نمایش بصری اطلاعات هستند؛ یعنی وضعیت دادهها و اطلاعات را به شکلی واضح نشان میدهند. این ابزارها عمدتاً برای مدیریت شفاف پروژهها، و بهویژه اطلاعات مربوط به آنها، استفاده میشوند. این ابزار، اطلاعات پنهان موجود در اسناد، ذهنها یا محل وقوع رویدادها را از طریق اشکال مختلفی مانند شعارها، تابلوهای اطلاعاتی، نمودارها و صفحات نمایش الکترونیکی آشکار میکند؛ تا هر کسی بتواند بهموقع از وضعیت فعلی مدیریت و اطلاعات لازم مطلع شده و در نتیجه بتواند به سرعت اقدامات لازم را تدوین و اجرا کند. بنابراین، تخته مدیریتی روشی بسیار مؤثر و قابل فهم برای شناسایی و حل مشکلات است و یکی از ابزارهای ضروری در مدیریت محل کار به شمار میرود. پیوست: تخته مدیریت ناهنجاریها در سیستم مدیریت تختهها
مدیریت محل تولید شامل چه جنبههایی است؟
مدیریت مواد، برنامهریزی، مدیریت تجهیزات، مدیریت ابزارها، مدیریت نیروی کار، برنامهریزی تولید، مدیریت ۵S و غیره.
فقط دو کار لازم است: وظایف مشخص باشند و ارزیابیها به درستی انجام شوند
عمدتاً از جنبههای زیر شروع میشود: ۱. مدیریت فرآیند； ۲. مدیریت امنیت ； ۳. مدیریت تجهیزات ； ۴. مدیریت کیفیت ； ۵. صرفهجویی در مصرف انرژی و کاهش هزینهها ； ۶. موارد دیگر (شامل بهداشت، آتشنشانی، مدیریت سطح اداری و غیره)
یکی از سه ابزار مدیریت مستقیم – استانداردسازی. استانداردسازی یکی از دو عامل اصلی برای بهبود سطح مدیریت در شرکتها است؛ همچنین روشی مهم برای دستیابی به کارایی و کاهش خطاها محسوب میشود. چهار هدف استانداردسازی: در کارخانهها، تولید به معنای ساخت محصولاتی با کیفیت یکنواخت و مطابق با استانداردها، با هزینه و زمان مشخص است. برای دستیابی به اهداف فوق، اگر ترتیب مراحل کار در محل تولید به طور تصادفی تغییر کند، یا روشها و شرایط کار بسته به فرد متفاوت باشد، قطعاً نمیتوان محصولی مطابق با این اهداف تولید کرد. بنابراین، لازم است فرآیندهای کاری، روشهای انجام کار و شرایط کاری مشخص شده و به اجرا درآیند تا استانداردسازی شوند. استانداردسازی چهار هدف اصلی دارد: ذخیرهسازی فناوری، افزایش کارایی، جلوگیری از تکرار، و آموزش و تربیت. نقش استانداردسازی عمدتاً این است که تخصصها و تجربیات افراد درون سازمان را به صورت مستنداتی ذخیره کند، تا با تغییرات نیروی کار، کل این دانش و تجربیات از بین نرود. هر چقدر فرد بداند، سازمان نیز همان میزان را خواهد دانست؛ یعنی تبدیل تجربیات فردی (ثروت) به ثروت سازمان ； علاوه بر این، به لطف استانداردسازی، حتی اگر فرد متفاوتی کار را انجام دهد، تفاوت چندانی از نظر کارایی و کیفیت ایجاد نخواهد شد. بدون استانداردسازی، هنگام استعفای کارمندان باتجربه، آنها تمام تجربیات ارزشمند خود مانند روشهای مقابله با مشکلات و مهارتهای لازم را در حافظه خود نگه میدارند و با خود میبرند؛ در نتیجه کارمندان جدید ممکن است دوباره با همان مشکلات روبرو شوند. حتی اگر در زمان تحویل وظایف، اطلاعات لازم منتقل شود، به سختی میتوان آنها را به طور کامل در حافظه نگه داشت. بدون استانداردسازی، استادهای مختلف شاگردان متفاوتی تربیت خواهند کرد و قابل پیشبینی است که یکپارچگی نتایج کار آنها چگونه خواهد بود. تدوین استانداردهای مناسب نیازمند است که بسیاری از شرکتها دارای این یا آن استاندارد هستند، اما با تحلیل دقیق متوجه خواهید شد که بسیاری از این استانداردها دارای مشکلاتی مانند عملکرد ضعیف و عدم وضوح هستند؛ به عنوان مثال، «الزام به جریان مناسب آب خنک». ترافیک متوسط چیست؟ قابل اجرا نیست. “«نیاز به وارد کردن با احتیاط وجود دارد»، احتیاط یعنی چه؟ قابل درک نیست. در واقع، تدوین یک استاندارد خوب نیازمند شرایطی است که باید شش مورد زیر رعایت شوند: ۱. هدفمندی. استانداردها باید متمرکز بر اهداف باشند، یعنی رعایت استانداردها همواره منجر به تولید محصولاتی با کیفیت یکسان میشود. بنابراین، از واژهها و محتوایاتی که مرتبط با هدف نیستند، خودداری کنید. ۲. دلایل و نتایج را نمایش دهید. مثلاً «پیچها را بهطور ایمن محکم کردن». این یک نتیجه است؛ باید توضیح داده شود که چگونه پیچها را محکم کنیم. همچنین، «ضخامت جوش باید ۳ میکرومتر باشد.» ”این یک نتیجه است که باید اینگونه توصیف شود: «برای دستیابی به ضخامت ۳.۰ میکرومتر، جریان ۳.۰ آمپر به مدت ۲۰ دقیقه در فرآیند جوشکاری اعمال شده است». ۳. دقیق. برای جلوگیری از انتزاع، «هنگام محکم کردن پیچها باید مراقب بود»، اما چه چیزی مستلزم احتیاط است؟ استفاده از واژههایی با مفهوم مبهم مناسب نیست. ۴. کمیسازی—عینیت. هر کسی که استاندارد را میخواند، باید بتواند آن را به یک شکل یکسان تفسیر کند. برای رسیدن به این هدف، باید در استانداردها از نمودارها و اعداد بیشتری استفاده شود. به عنوان مثال، به جای عبارت «مواد تخلیهشده از آب»، از یک بیان کمیتر استفاده کنید: «مواد تخلیهشده از آب که با سانتریفیوژ A با سرعت ۱۰۰+/-۵۰ دور در دقیقه به مدت ۵-۶ دقیقه چرخانده شدهاند». ۵. واقعیت. استانداردها باید واقعبینانه باشند، یعنی قابل اجرا. قابلیت اجرای استاندارد بسیار مهم است. عدم قابلیت اجرا، مشکل رایج بسیاری از شرکتهای داخلی است. ما میتوانیم استانداردهایی مانند دستورالعملهای عملیاتی و نگهداری تجهیزات را روی دیوارهای کارخانههای بسیاری از شرکتها ببینیم؛ با مقایسه این دو جدول، میتوانیم درک کنیم که قابلیت اجرا چیست. در ادامه، «دستورالعملهای استفاده از کمپرسور هوا» مربوط به یک شرکت آمده است: ۱. اپراتور باید با دستورالعملهای استفاده از دستگاه آشنا باشد؛ همچنین، پیش از راهاندازی دستگاه، باید سطح روغن و دستگاه اندازهگیری سطح روغن را بررسی کند. ۲. مقادیر تنظیمشده را بررسی کنید، کمپرسور را چند دقیقه روشن نگه دارید و بررسی کنید که آیا به درستی کار میکند یا خیر. سوم، مقادیر و اطلاعات نمایش داده شده روی صفحه نمایش را به طور منظم بررسی کنید. چهارم: بررسی وضعیت تخلیه مایعات متراکم شده در حین بارگذاری، بررسی فیلتر هوا، نگهداری از شاخصها، و تخلیه مایعات متراکم شده پس از توقف دستگاه. ۵. هنگامی که فشار کمتر یا بیشتر از مقادیر مشخصشده در جدول پارامترهای اصلی باشد، واحد نمیتواند کار کند. جدول شماره یک، «جدول بررسی ماهانه تجهیزات» یک شرکت خارجی است.
جدول شماره ۱: جدول بررسی ماهانه تجهیزات مورد نظر (این بررسی در اول هر ماه انجام میشود؛ در صورت تعطیلی، به تأخیر میافتد).
فرد مسئول: لی سی
تجهیزات: قطعات مربوط به عملکرد تجهیزات
روش ارزیابی: بررسی بصری، لمس
معیارهای ارزیابی:
– فشار دادن لبههای تجهیزات
– انتقال تجهیزات با استفاده از سیلندرها
– حداکثر انحراف سوراخهای مربوط به انتقال تجهیزات: کمتر از ۳ میلیمتر
– فشار دادن لبههای تجهیزات به داخل سیلندرها
– بررسی بصری و لمسی؛ عدم وجود ترک یا تغییر شکل در سطح تجهیزات
– فشار دادن تجهیزات به داخل بدنه سیلندر
– بررسی صوتی و لمسی؛ عدم وجود نشت هوا
– محل ریختن ماده مورد استفاده و میزان آن
– تعادل در حرکت سیلندرها
– بررسی بصری و لمسی؛ توانایی حرکت یکنواخت سیلندرها
– ابزارهای ویژه شماره ۱، لمس
– مقدار OR کمتر از ۱؛ در صورت باز بودن، نشانگر روی نقطه O قرار میگیرد.
۶. اصلاحات لازم. استانداردها باید در صورت نیاز اصلاح شوند. در شرکتهای برتر، کارها طبق استانداردهای مشخصی انجام میشود؛ بنابراین این استانداردها باید بهروز باشند و بازتابی از روشهای صحیح عملیاتی در آن زمان باشند. هرگز استانداردی کامل وجود نخواهد داشت. استانداردها در موارد زیر اصلاح میشوند: محتوا دشوار است، یا انجام وظایف تعریفشده دشوار میباشد ； وقتی که سطح کیفیت محصول تغییر کرده باشد ； هنگامی که مشکلاتی پیدا شد و مراحل تغییر کردند ； وقتی که قطعات یا مواد تغییر کردهاند ； وقتی که ابزارهای ماشینی یا دستگاهها تغییر کردهاند ； وقتی که روال کار تغییر کرده است ； وقتی که روشها، ابزارها یا ماشینآلات تغییر کردهاند ； هنگامی که باید با تغییرات عوامل خارجی سازگار شد ； وقتی که قوانین و مقررات تغییر کردهاند ； استانداردها (مانند ISO و غیره) تغییر کردهاند. دومین ابزار سهگانه مدیریت محل کار – مدیریت نمایی. نحوه اجرای مدیریت نمایی، تا حد زیادی نشاندهنده سطح کیفیت مدیریت محل کار یک شرکت است. چه در محل کار و چه در دفتر، مدیریت بصری کاربردهای فراوانی دارد. بر اساس درک نکات کلیدی و سطح لازم، استفاده گسترده از مدیریت بصری میتواند مزایای عظیمی برای مدیریت داخلی شرکتها به همراه داشته باشد. روشهای مدیریتی کارآمد: مدیریت شاید برای مدیران نشانهای از برتری باشد، اما برای افرادی که تحت مدیریت قرار دارند، کاری لذتبخش نیست. اصل مدیریتی «کاهش حداکثری مداخلات مدیریتی و ایجاد حداکثر استقلال در مدیریت»، که با نیازهای طبیعی انسان سازگار است، تنها در روش مدیریت مستقیم میتواند به بهترین شکل ممکن عمل کند. با اجرای مدیریت بصری، حتی در صورتی که بین بخشها و کارکنان با یکدیگر آشنایی نباشد، امکان درک صحیح وضعیت عملیاتی سازمان از طریق مشاهده وجود دارد؛ در نتیجه میتوان وضعیت کارها را طبیعی یا غیرطبیعی تشخیص داد و به این ترتیب هدف مدیریت خودمختار محقق میشود. بسیاری از درخواستها، دستورات و پرسشهای بیفایده حذف شدند که باعث میشود سیستم مدیریتی بهطور کارآمدی عمل کند. روشی که در آن درست و غلط به وضوح مشخص میشود. قوانین و مقررات مدیریتی بسیاری از شرکتها تنها در سندها باقی میماند؛ در حالی که نادیده گرفتن نیاز به مراجعه به سندها و تشخیص درست و غلط مستقیماً در محل، چقدر برای مدیریت محلی اهمیت دارد. سطوح مدیریت نمایی
مدیریت نمایی را میتوان به ۳ سطح تقسیم کرد:
سطح ابتدایی: وجود نشانههایی که امکان درک وضعیت فعلی را فراهم میکند.
سطح متوسط: هر کسی میتواند کیفیت کار را ارزیابی کند.
سطح پیشرفته: روشهای مدیریتی (مانند مدیریت استثنائات) به طور کامل مشخص شدهاند.
مثالها و روشهای اجرای مدیریت نمایی
نحوه اجرای مدیریت نمایی، تا حد زیادی نشاندهنده سطح مدیریت محیط کاری یک سازمان است. چه در محل کار و چه در دفتر، مدیریت بصری کاربردهای فراوانی دارد. بر اساس درک نکات کلیدی و سطح لازم، استفاده گسترده از مدیریت بصری میتواند مزایای عظیمی برای مدیریت داخلی شرکتها به همراه داشته باشد. ۱. مدیریت بصری، روشی از مدیریت است که از طریق بینایی، باعث تغییر در آگاهی انسان میشود. ۲. سه نکته کلیدی مدیریت بصری: ① هر کسی بتواند تشخیص دهد که چیزی خوب است یا بد (غیرعادی). ② بتوان به سرعت و با دقت تشخیص داد. ③ نتیجه تشخیص بسته به فرد متفاوت نشود. در فعالیتهای روزمره، ما از طریق «پنج حس» (بینایی، بویایی، شنوایی، لامسه، چشایی) برای درک اشیاء استفاده میکنیم. در میان آنها، رایجترین «بصری» است. بر اساس آمار، ۶۰ درصد از اقدامات انسان از درک «بینایی» آغاز میشود. بنابراین، در مدیریت سازمانها، بر وضوح و شفافیت انواع وضعیتها و روشهای مدیریتی تأکید میشود تا همه چیز «یکنگاه قابل فهم» باشد؛ این امر باعث میشود که درک و رعایت آنها آسانتر شود و کارکنان بتوانند به طور خودمختار تمام وظایف را کاملاً درک، پذیرفته و اجرا کنند. این امر مزایای بسیار زیادی برای مدیریت به همراه خواهد داشت. ابتدا چند مثال ساده را ذکر میکنیم:
چراغهای راهنمای ترافیک: چراغ قرمز به معنای توقف و چراغ سبز به معنای حرکت است.
دستگاههای آبسردکن: کلید قرمز نشاندهنده آب گرم و کلید آبی نشاندهنده آب سرد است.
بر روی فنهای تخلیه هوا، یک تکه پارچه کوچک بسته میشود؛ با دیدن بالا رفتن این پارچه، میتوان فهمید که دستگاه در حال کار است.
در دنیای امروز که کالاها در حال افزایش هستند، شرکتهای تولیدکننده باید نیازهای مصرفکنندگان را از همه جهات برآورده کنند. در نتیجه، این شرکتها مجبورند محصولات را در تعداد کم و با زمان تحویل کوتاه تولید کنند؛ این امر منجر به افزایش دشواریهای مدیریتی در زمینه محصولات و فرآیندهای تولید میشود. و مدیریت بصری، به عنوان یک روش مدیریتی، میتواند به تمام کارکنان یک سازمان کمک کند تا اشتباهات کمتری داشته باشند و فعالیتهای مدیریتی مختلف را به راحتی انجام دهند. برخی از شرکتهای داخلی، در زمینه مدیریت بصری پیشرفتهای قابل توجهی داشتهاند؛ نه تنها از آن به طور گستردهتری در محیط کار استفاده میکنند، بلکه از این روش در تولید محصولات نیز بهره میبرند تا راحتی بیشتری برای مشتریان فراهم کنند. به عنوان مثال، روی کامپیوترها اتصالاتی با اشکال مختلف وجود دارد؛ گرد، تخت، بلند و مربعی، که هدف آن جلوگیری از وصل کردن نادرست است. در کامپیوترهایی که شرکت ما مدتی پیش خریداری کرده، نه تنها شکل پورتها متفاوت است، بلکه رنگ هر پورت نیز متفاوت است و پریزهای کابلهای اتصال نیز همان رنگ را دارند. به این ترتیب، فقط با نگاه کردن به رنگ سیم، کار سریع و دقیق انجام میشود. بهرهوری بالا، سرعت و دقت، و عدم احتمال خطا، همان نتایجی است که مدیریت بر اساس مشاهده در بسیاری از موارد به ارمغان میآورد. رویکرد کاری مبتنی بر انسان: یک بار برای راهنمایی یک شرکت تولید آبجو به آنجا رفتم؛ وقتی روی یک دستگاه، بیش از صد شیر با اندازههای مختلف دیدم، از اپراتور پرسیدم: آیا میتوانید یادداشت کنید که این شیرها چه زمانی بسته میشوند و چه زمانی باز میشوند؟ پاسخ مثبت است. دوباره میپرسم آیا مورد روشن یا خاموش شدن اشتباهی وجود داشته است یا نه. پاسخ این است که گاهی اوقات وجود دارد. درست است، اگر کسی بگوید که من هرگز وجود نداشتهام، باورش نخواهم کرد. مدیر کارخانه به من گفت که کارگران جدیدی که برای کار به اینجا میآیند، با دیدن این همه شیر، یک ماه نگران خواهند ماند! بسیاری از مدیران ما درباره «محور قرار دادن انسان» صحبت میکنند، اما در عمل، محور قرار دادن انسان چیست؟ اینکه همان کار را بدون افزایش چندانی هزینه، به گونهای انجام دهیم که کارکنان میدانی ما بتوانند آن را با آسودگی و دقت بیشتری تکمیل کنند، همان معنای واقعی توجه به انسان است. در مورد دستگاههای نمایشگر نیز همینطور است؛ وقتی فردی با دهها دستگاه نمایشگر روبرو میشود، مدیران اصلاً نمیتوانند انتظار داشته باشند که اپراتورهای میدانی بتوانند به خاطر بسپارند که چه محدودههایی طبیعی و چه محدودههایی غیرطبیعی هستند. کسب ۱۰۰ امتیاز در آزمون کاغذی، کاملاً چیز متفاوتی نسبت به نگاه کردن به دهها دستگاه اندازهگیری به مدت هشت ساعت در روز است. پس چگونه میتوان به روشی که بر انسانمحوری تأکید دارد، این کار را فراهم کرد تا اپراتورهای مستقیم بتوانند کار خود را با آسانی و دقت بیشتری انجام دهند؟ با نگاه کردن به شکل ۱ و شکل ۲ متوجه خواهید شد. “«انسانمحوری» هرگز نباید محدود به یک شعار بماند. روشهای مدیریتی کارآمد: برای مدیران، خود فرآیند مدیریت میتواند احساس برتری به همراه داشته باشد، اما برای افرادی که تحت مدیریت قرار دارند، این کار چیزی لذتبخش نیست. “قاعده مدیریتی «کاهش حداکثری مدیریت و انجام خودمختارانه کارها»، که با نیازهای طبیعی انسان سازگار است، تنها در مدیریت بصری میتواند به بهترین شکل ممکن عمل کند. با اجرای مدیریت بصری، حتی در صورتی که بین بخشها و کارکنان با یکدیگر آشنایی نباشد، امکان درک صحیح وضعیت عملیاتی شرکت از طریق مشاهده وجود دارد؛ در نتیجه میتوان وضعیت عادی یا غیرعادی کارها را تشخیص داد و به این ترتیب هدف «مدیریت خودمختار» محقق میشود. بسیاری از درخواستها، دستورات و پرسشهای بیفایده حذف شدند که باعث میشود سیستم مدیریتی بهطور کارآمد عمل کند. روشی که در آن درست و غلط به وضوح مشخص میشود. قوانین و مقررات مدیریتی بسیاری از شرکتها تنها در سندها باقی میمانند؛ در حالی که نادیده گرفتن این سندها و تشخیص درست و غلط مستقیماً در محل کار، چقدر برای مدیریت محلی اهمیت دارد. سطوح مدیریت بصری
مدیریت بصری را میتوان به ۳ سطح تقسیم کرد:
① سطح ابتدایی: وجود نشانههایی که امکان درک وضعیت فعلی را فراهم میکند.
② سطح متوسط: هر کسی میتواند کیفیت کار را ارزیابی کند.
③ سطح پیشرفته: روشهای مدیریتی (مانند مدیریت استثنائات) به طور کامل مشخص شدهاند.
در بسیاری از شرکتها، معمولاً تنها به سطح ابتدایی مدیریت بصری دست یافته میشود؛ دستیابی به سطح متوسط نادر است و رسیدن به سطح پیشرفته حتی بسیار نادر است. در ادامه، با یک مثال تفاوتهای سطوح پایه، راهنمایی و دبیرستان را توضیح میدهیم. روشهای اجرای مدیریت بصری: خود مدیریت بصری، یک سیستم یا روش مدیریتی منسجم نیست؛ بنابراین، مراحل خاصی که باید دنبال شوند، وجود ندارد. اگر بخواهیم روشهای اجرایی را فهرست کنیم، بهتر است با یادگیری و انجام فعالیتهای بیشتر، مناطق الگو ایجاد کرده و سپس آنها را در سراسر شرکت گسترش دهیم. پیادهسازی مدیریت بصری میتواند ابتدا با موارد آسان و سپس با موارد دشوار انجام شود؛ یعنی ابتدا از سطح پایه شروع کرده و به تدریج به سطوح پیشرفته رسید. در فرآیند اجرا، استفاده بهینه از تاکتیک کارت قرمز و عکاسی در نقاط مشخص بسیار مفید خواهد بود. مدیریت بصری، به عنوان ابزاری برای «نمایان ساختن» مشکلات، اثربخشی بسیار زیادی دارد. اما، استفاده صرف از رنگها بدون توجه به شرایط خاص و تلاش برای «قابلیت استفاده آسان»، چندان معنا ندارد. بنابراین، به کارگیری هوش تمام افراد و تلاش برای اینکه همه بتوانند از آن استفاده کنند و استفاده راحتی داشته باشند، نکته مهمی در پیادهسازی مدیریت بصری است. سومین ابزار از سه ابزار مدیریت محل کار – تخته مدیریتی. تخته مدیریتی، روشی بسیار مؤثر و قابل درک برای شناسایی و حل مشکلات است؛ بهویژه یکی از ابزارهای ضروری برای مدیریت مؤثر محل کار محسوب میشود. تخته مدیریتی، نوعی نمایش بصری اطلاعات مدیریتی است؛ یعنی وضعیت دادهها و اطلاعات را به شکلی واضح نشان میدهد. این ابزار عمدتاً برای فعالیتهای مدیریتی شفاف، بهویژه در زمینه مدیریت اطلاعات، استفاده میشود. این ابزار، اطلاعات پنهان موجود در اسناد، ذهنها یا محل وقوع رویدادها را از طریق اشکال مختلفی مانند شعارها، تابلوهای اطلاعاتی، نمودارها و صفحات نمایش الکترونیکی آشکار میکند؛ تا هر کسی بتواند بهموقع از وضعیت فعلی مدیریت و اطلاعات لازم مطلع شده و در نتیجه بتواند به سرعت اقدامات لازم را تدوین و اجرا کند. بنابراین، تخته مدیریتی روشی بسیار مؤثر و قابل فهم برای شناسایی و حل مشکلات است و یکی از ابزارهای ضروری در مدیریت محل کار به شمار میرود. بر اساس مسئولان مربوطه، معمولاً میتوان آنها را به سه دسته تقسیم کرد: تخته نمایش مدیریت شرکت، تخته نمایش مدیریت بخشها و کارگاهها، و تخته نمایش مدیریت گروهها. همانطور که در جدول زیر نشان داده شده است. در ادامه، با ذکر برخی مثالها، به طور ساده توضیح میدهیم که چگونه از آن استفاده کنیم. “«تخته نمایش تجزیه اهداف»: تخته نمایش تجزیه اهداف، مدیران ارشد را از مشغلههای مدیریت روزمره آزاد میکند. آنچه که به عنوان تجزیه اهداف شناخته میشود، نموداری برای بررسی سیستماتیک است که در آن شاخصهای اصلی مدیریت شرکت، به تدریج به شاخصهای درجه دوم و سوم تقسیم میشوند. (همانطور که در شکل ۱ نشان داده شده است) هنگام تدوین، باید بر اساس سیاستهای مدیریتی شرکت، شاخصهای اصلی را به طور جداگانه مدیریت کرد؛ مراحل کلی به شرح زیر است:
اول، تعیین اهداف کلی: پس از مقایسه، موضوعات مورد نظر انتخاب شده و اهداف کلی تعیین میگردند. تعداد زیادی هدف کلی مناسب نیست؛ در غیر این صورت، توجه پراکنده میشود. معمولاً یک شاخص یا ۲ تا ۳ شاخص انتخاب میشود و در اکثر موارد تعداد آنها از ۴ فراتر نمیرود؛ مقادیر هدف باید به صورت عددی مشخص شوند. (همانطور که در جدول ۱ نشان داده شده است)
جدول ۱: نمونههایی از تعیین اهداف جامع
دوم، تفکیک اهداف: بر اساس هدف TP (بهرهوری جامع)، سیستمی از راهکارها ایجاد میشود. اهداف معمولاً را میتوان بر اساس محصول، فرآیند، دلیل، فناوری و غیره تجزیه کرد. اما باید مواردی مانند سختی در درک پدیده، سختی در اجرای راهکارها و سختی در ارزیابی نتایج را در نظر گرفت و سپس تصمیم گرفت که به چه ترتیبی اقدامات را آغاز کرد. جدول ۲ نمونههایی از انتخاب روشهای پیادهسازی مشخص را نشان میدهد. ★: بسیار مناسب ☆: مناسب △: بیمعنی ※: مناسب نیست جدول ۲: نمونههایی از انتخاب روشهای پیادهسازی هدف سوم: انتخاب راهکارها: بررسی و انتخاب راهکارها، تدوین طرحهای راهکاری، ارزیابی. برای رسیدن به هر هدف، باید راهکارهای عملی و قابل اجرا را جستجو کرد. تاکنون، در فعالیتهای بهبود مبتنی بر رویکرد BOTTOM UP (از پایین به بالا)، مواردی وجود داشته که به دلیل انتخاب ناشیانهی راهکارها، پیامدهای منفی به وجود آمده است؛ چه از طریق قضاوت ساده دربارهی «چه چیزی راهکار مناسب است»، و چه با تکیه بر تجربیات گذشته برای تعیین و اجرای راهکارها، که منجر به اجرای ناشیانه در شرایطی میشود که نتایج آن قابل پیشبینی نیست و در نتیجه نتوان به نتایج مطلوب در زمینهی بهبود دست یافت. برای پیشگیری از چنین مشکلاتی و افزایش نرخ تحقق اهداف، انجام بررسیهای علتشناسی در مرحله تدوین اهداف بسیار مهم است؛ زیرا این کار به انتخاب راهکارهای مناسب کمک شایانی میکند. “«تقویم نگهداری برنامهریزیشده تجهیزات»: «تقویم نگهداری برنامهریزیشده تجهیزات» به برنامه نگهداری پیشگیرانه تجهیزات اشاره دارد؛ این برنامه شامل زمانبندی بازرسیهای دورهای، سوختگیری منظم و تعمیرات بزرگ است که به صورت تقویمی از پیش تدوین شده و مطابق با آن زمانبندی اجرا میشود. مزیت آن این است که درست مانند بررسی تقویم، آسان است؛ همچنین کارهایی که باید انجام شوند در تقویم ثبت شدهاند و پس از انجام آنها، میتوان آنها را علامتگذاری کرد. “«نمودار تقسیم وظایف منطقهای»: «نمودار تقسیم وظایف منطقهای» که به آن تخته وظایف نیز گفته میشود، روشی است که در آن منطقه مربوط به بخش مربوطه (شامل تجهیزات و غیره) بین گروههای مختلف تقسیم میشود تا هر گروه مسئولیت انجام کارهای روزمره مانند تمیزکاری و بازرسی را بر عهده داشته باشد. مزیت این نوع تابلو این است که با در نظر گرفتن کل صحنه، هیچ منطقه یا دستگاهی فراموش نمیشود و روشی مؤثر برای اجرای کامل سیستم مسئولیتپذیری محسوب میشود. “«تخته ایمنی بدون فاجعه» هدف آن، انجام فعالیتهای یادآوری روزانه برای پیشگیری از وقوع حوادث ایمنی است؛ این فعالیتها شامل تعداد روزهای متوالی ایمنی، جملات روزانه درباره ایمنی، و مطالب و اطلاعات آموزشی مربوط به ایمنی میباشد. معمولاً در ورودی، جایی که کارکنان وارد و خارج میشوند یا گرد هم میآیند، نصب میشود. “«تابلو وضعیت مدیریت گروه کاری»: «تابلو وضعیت مدیریت گروه کاری»، مجموعهای از اطلاعاتی مانند اهداف بخش، مدیریت حضور کارکنان، ارتباطات کاری، ارتباطات تلفنی، اسناد، پیشنهادات بهبودی، و صندوق پستی است؛ این تابلو، ابزاری برای مدیریت روزمره گروه کاری محسوب میشود و معمولاً در اتاق استراحت یا محل جلسات صبحگاهی قرار داده میشود. “«تعویض دورهای تخته»: «تعویض دورهای تخته»، تخته مدیریتی است که بر اساس طول عمر قطعات یدکی، به طور دورهای تعویض میشود؛ معمولاً در محلهایی که نیاز به تعویض وجود دارد، نصب میگردد تا هر کسی بتواند آن را بررسی یا زیر نظر داشته باشد. مزیت آن این است که موارد کاری مورد نیاز در فایلها یا روی کامپیوتر، به صورت بصری روی شیء واقعی نمایش داده میشوند و فراموش شدنشان دشوار است. “ابزارهای کنترل کیفیت: ابزارهای کنترل کیفیت، وسایل ضروری برای برگزاری فعالیتهای مرتبط با کنترل کیفیت هستند. این ابزارها عمدتاً برای تحلیل و بررسی خطاهای خاص در فرآیندهای کاری یا مشکلات مربوط به کیفیت استفاده میشوند؛ نتایج این تحلیلها نیز در جایی قرار میگیرند که همه بتوانند آنها را ببینند، تا از تکرار چنین مشکلاتی جلوگیری شود. همچنین، همه میتوانند در هر زمان پیشنهادات جدیدی ارائه دهند و آنها را مورد بحث و اصلاح قرار دهند. معمولاً برای مواردی که کار نسبتاً یکپارچه است یا فعالیتهای پروژهای خاص مناسب است؛ اما هر پروژه کوچکی چنین نیست. “«تخته وضعیت تشخیص TPM» «تخته وضعیت تشخیص TPM»، تخته یادداشتی برای ارزیابی داخلی سازمان است که در ۷ مرحله طراحی شده تا فعالیتهای TPM را به طور مداوم پیشبرند؛ این تخته سطح فعالیتهای گروهها را نشان میدهد و هرچه مرحله بالاتر باشد، سطح فعالیتها نیز بالاتر خواهد بود. به طور کلی، کاربردهای تختههای مدیریتی بسیار گسترده است و بسته به نیاز، از نوع مناسب تخته استفاده میشود. استفاده جامع و مؤثر از تختههای مدیریتی، تأثیرات مثبتی در شش زمینه خواهد داشت:
۱. نمایش دستاوردهای بهبودی، که باعث ایجاد احساس موفقیت و غرور در شرکتکنندگان میشود.
۲. ایجاد فضای رقابتی.
۳. روشی قدرتمند برای ایجاد انرژی در محل کار. ۴. مشخص کردن وضعیت مدیریتی و ایجاد فشارهای ملموس و غیرملموس، به پیشرفت کار کمک میکند. ۵. ایجاد تصویر خوبی از شرکت. (ایجاد تحسین صمیمانه از سوی مشتریان یا افراد دیگر نسبت به سطح مدیریت شرکت)
۶. نمایش فرآیند بهبود، تا همه بتوانند روشها و تکنیکهای خوب را یاد بگیرند. تخته مدیریت، روشی کارآمد و ساده برای مدیریت است؛ استفاده مؤثر از آن، برای مدیران سازمانها، نوعی آزادی بزرگ در فرآیندهای مدیریتی محسوب میشود.
جدول شماره ۱: جدول بررسی ماهانه تجهیزات مورد نظر (این بررسی در اول هر ماه انجام میشود؛ در صورت تعطیلی، به تأخیر میافتد).
فرد مسئول: لی سی
تجهیزات: قطعات مربوط به عملکرد تجهیزات
روش ارزیابی: بررسی بصری، لمس
معیارهای ارزیابی:
– فشار دادن لبههای تجهیزات
– انتقال تجهیزات با استفاده از سیلندرها
– حداکثر انحراف سوراخهای مربوط به انتقال تجهیزات: کمتر از ۳ میلیمتر
– فشار دادن لبههای تجهیزات به داخل سیلندرها
– بررسی بصری و لمسی؛ عدم وجود ترک یا تغییر شکل در سطح تجهیزات
– فشار دادن تجهیزات به داخل بدنه سیلندر
– بررسی صوتی و لمسی؛ عدم وجود نشت هوا
– محل ریختن ماده مورد استفاده و میزان آن
– تعادل در حرکت سیلندرها
– بررسی بصری و لمسی؛ توانایی حرکت یکنواخت سیلندرها
– ابزارهای ویژه شماره ۱، لمس
– مقدار OR کمتر از ۱؛ در صورت باز بودن، نشانگر روی نقطه O قرار میگیرد.
۶. اصلاحات لازم. استانداردها باید در صورت نیاز اصلاح شوند. در شرکتهای برتر، کارها طبق استانداردهای مشخصی انجام میشود؛ بنابراین این استانداردها باید بهروز باشند و بازتابی از روشهای صحیح عملیاتی در آن زمان باشند. هرگز استانداردی کامل وجود نخواهد داشت. استانداردها در موارد زیر اصلاح میشوند: محتوا دشوار است، یا انجام وظایف تعریفشده دشوار میباشد ； وقتی که سطح کیفیت محصول تغییر کرده باشد ； هنگامی که مشکلاتی پیدا شد و مراحل تغییر کردند ； وقتی که قطعات یا مواد تغییر کردهاند ； وقتی که ابزارهای ماشینی یا دستگاهها تغییر کردهاند ； وقتی که روال کار تغییر کرده است ； وقتی که روشها، ابزارها یا ماشینآلات تغییر کردهاند ； هنگامی که باید با تغییرات عوامل خارجی سازگار شد ； وقتی که قوانین و مقررات تغییر کردهاند ； استانداردها (مانند ISO و غیره) تغییر کردهاند. دومین ابزار سهگانه مدیریت محل کار – مدیریت نمایی. نحوه اجرای مدیریت نمایی، تا حد زیادی نشاندهنده سطح کیفیت مدیریت محل کار یک شرکت است. چه در محل کار و چه در دفتر، مدیریت بصری کاربردهای فراوانی دارد. بر اساس درک نکات کلیدی و سطح لازم، استفاده گسترده از مدیریت بصری میتواند مزایای عظیمی برای مدیریت داخلی شرکتها به همراه داشته باشد. روشهای مدیریتی کارآمد: مدیریت شاید برای مدیران نشانهای از برتری باشد، اما برای افرادی که تحت مدیریت قرار دارند، کاری لذتبخش نیست. اصل مدیریتی «کاهش حداکثری مداخلات مدیریتی و ایجاد حداکثر استقلال در مدیریت»، که با نیازهای طبیعی انسان سازگار است، تنها در روش مدیریت مستقیم میتواند به بهترین شکل ممکن عمل کند. با اجرای مدیریت بصری، حتی در صورتی که بین بخشها و کارکنان با یکدیگر آشنایی نباشد، امکان درک صحیح وضعیت عملیاتی سازمان از طریق مشاهده وجود دارد؛ در نتیجه میتوان وضعیت کارها را طبیعی یا غیرطبیعی تشخیص داد و به این ترتیب هدف مدیریت خودمختار محقق میشود. بسیاری از درخواستها، دستورات و پرسشهای بیفایده حذف شدند که باعث میشود سیستم مدیریتی بهطور کارآمدی عمل کند. روشی که در آن درست و غلط به وضوح مشخص میشود. قوانین و مقررات مدیریتی بسیاری از شرکتها تنها در سندها باقی میماند؛ در حالی که نادیده گرفتن نیاز به مراجعه به سندها و تشخیص درست و غلط مستقیماً در محل، چقدر برای مدیریت محلی اهمیت دارد. سطوح مدیریت نمایی
مدیریت نمایی را میتوان به ۳ سطح تقسیم کرد:
سطح ابتدایی: وجود نشانههایی که امکان درک وضعیت فعلی را فراهم میکند.
سطح متوسط: هر کسی میتواند کیفیت کار را ارزیابی کند.
سطح پیشرفته: روشهای مدیریتی (مانند مدیریت استثنائات) به طور کامل مشخص شدهاند.
مثالها و روشهای اجرای مدیریت نمایی
نحوه اجرای مدیریت نمایی، تا حد زیادی نشاندهنده سطح مدیریت محیط کاری یک سازمان است. چه در محل کار و چه در دفتر، مدیریت بصری کاربردهای فراوانی دارد. بر اساس درک نکات کلیدی و سطح لازم، استفاده گسترده از مدیریت بصری میتواند مزایای عظیمی برای مدیریت داخلی شرکتها به همراه داشته باشد. ۱. مدیریت بصری، روشی از مدیریت است که از طریق بینایی، باعث تغییر در آگاهی انسان میشود. ۲. سه نکته کلیدی مدیریت بصری: ① هر کسی بتواند تشخیص دهد که چیزی خوب است یا بد (غیرعادی). ② بتوان به سرعت و با دقت تشخیص داد. ③ نتیجه تشخیص بسته به فرد متفاوت نشود. در فعالیتهای روزمره، ما از طریق «پنج حس» (بینایی، بویایی، شنوایی، لامسه، چشایی) برای درک اشیاء استفاده میکنیم. در میان آنها، رایجترین «بصری» است. بر اساس آمار، ۶۰ درصد از اقدامات انسان از درک «بینایی» آغاز میشود. بنابراین، در مدیریت سازمانها، بر وضوح و شفافیت انواع وضعیتها و روشهای مدیریتی تأکید میشود تا همه چیز «یکنگاه قابل فهم» باشد؛ این امر باعث میشود که درک و رعایت آنها آسانتر شود و کارکنان بتوانند به طور خودمختار تمام وظایف را کاملاً درک، پذیرفته و اجرا کنند. این امر مزایای بسیار زیادی برای مدیریت به همراه خواهد داشت. ابتدا چند مثال ساده را ذکر میکنیم:
چراغهای راهنمای ترافیک: چراغ قرمز به معنای توقف و چراغ سبز به معنای حرکت است.
دستگاههای آبسردکن: کلید قرمز نشاندهنده آب گرم و کلید آبی نشاندهنده آب سرد است.
بر روی فنهای تخلیه هوا، یک تکه پارچه کوچک بسته میشود؛ با دیدن بالا رفتن این پارچه، میتوان فهمید که دستگاه در حال کار است.
در دنیای امروز که کالاها در حال افزایش هستند، شرکتهای تولیدکننده باید نیازهای مصرفکنندگان را از همه جهات برآورده کنند. در نتیجه، این شرکتها مجبورند محصولات را در تعداد کم و با زمان تحویل کوتاه تولید کنند؛ این امر منجر به افزایش دشواریهای مدیریتی در زمینه محصولات و فرآیندهای تولید میشود. و مدیریت بصری، به عنوان یک روش مدیریتی، میتواند به تمام کارکنان یک سازمان کمک کند تا اشتباهات کمتری داشته باشند و فعالیتهای مدیریتی مختلف را به راحتی انجام دهند. برخی از شرکتهای داخلی، در زمینه مدیریت بصری پیشرفتهای قابل توجهی داشتهاند؛ نه تنها از آن به طور گستردهتری در محیط کار استفاده میکنند، بلکه از این روش در تولید محصولات نیز بهره میبرند تا راحتی بیشتری برای مشتریان فراهم کنند. به عنوان مثال، روی کامپیوترها اتصالاتی با اشکال مختلف وجود دارد؛ گرد، تخت، بلند و مربعی، که هدف آن جلوگیری از وصل کردن نادرست است. در کامپیوترهایی که شرکت ما مدتی پیش خریداری کرده، نه تنها شکل پورتها متفاوت است، بلکه رنگ هر پورت نیز متفاوت است و پریزهای کابلهای اتصال نیز همان رنگ را دارند. به این ترتیب، فقط با نگاه کردن به رنگ سیم، کار سریع و دقیق انجام میشود. بهرهوری بالا، سرعت و دقت، و عدم احتمال خطا، همان نتایجی است که مدیریت بر اساس مشاهده در بسیاری از موارد به ارمغان میآورد. رویکرد کاری مبتنی بر انسان: یک بار برای راهنمایی یک شرکت تولید آبجو به آنجا رفتم؛ وقتی روی یک دستگاه، بیش از صد شیر با اندازههای مختلف دیدم، از اپراتور پرسیدم: آیا میتوانید یادداشت کنید که این شیرها چه زمانی بسته میشوند و چه زمانی باز میشوند؟ پاسخ مثبت است. دوباره میپرسم آیا مورد روشن یا خاموش شدن اشتباهی وجود داشته است یا نه. پاسخ این است که گاهی اوقات وجود دارد. درست است، اگر کسی بگوید که من هرگز وجود نداشتهام، باورش نخواهم کرد. مدیر کارخانه به من گفت که کارگران جدیدی که برای کار به اینجا میآیند، با دیدن این همه شیر، یک ماه نگران خواهند ماند! بسیاری از مدیران ما درباره «محور قرار دادن انسان» صحبت میکنند، اما در عمل، محور قرار دادن انسان چیست؟ اینکه همان کار را بدون افزایش چندانی هزینه، به گونهای انجام دهیم که کارکنان میدانی ما بتوانند آن را با آسودگی و دقت بیشتری تکمیل کنند، همان معنای واقعی توجه به انسان است. در مورد دستگاههای نمایشگر نیز همینطور است؛ وقتی فردی با دهها دستگاه نمایشگر روبرو میشود، مدیران اصلاً نمیتوانند انتظار داشته باشند که اپراتورهای میدانی بتوانند به خاطر بسپارند که چه محدودههایی طبیعی و چه محدودههایی غیرطبیعی هستند. کسب ۱۰۰ امتیاز در آزمون کاغذی، کاملاً چیز متفاوتی نسبت به نگاه کردن به دهها دستگاه اندازهگیری به مدت هشت ساعت در روز است. پس چگونه میتوان به روشی که بر انسانمحوری تأکید دارد، این کار را فراهم کرد تا اپراتورهای مستقیم بتوانند کار خود را با آسانی و دقت بیشتری انجام دهند؟ با نگاه کردن به شکل ۱ و شکل ۲ متوجه خواهید شد. “«انسانمحوری» هرگز نباید محدود به یک شعار بماند. روشهای مدیریتی کارآمد: برای مدیران، خود فرآیند مدیریت میتواند احساس برتری به همراه داشته باشد، اما برای افرادی که تحت مدیریت قرار دارند، این کار چیزی لذتبخش نیست. “قاعده مدیریتی «کاهش حداکثری مدیریت و انجام خودمختارانه کارها»، که با نیازهای طبیعی انسان سازگار است، تنها در مدیریت بصری میتواند به بهترین شکل ممکن عمل کند. با اجرای مدیریت بصری، حتی در صورتی که بین بخشها و کارکنان با یکدیگر آشنایی نباشد، امکان درک صحیح وضعیت عملیاتی شرکت از طریق مشاهده وجود دارد؛ در نتیجه میتوان وضعیت عادی یا غیرعادی کارها را تشخیص داد و به این ترتیب هدف «مدیریت خودمختار» محقق میشود. بسیاری از درخواستها، دستورات و پرسشهای بیفایده حذف شدند که باعث میشود سیستم مدیریتی بهطور کارآمد عمل کند. روشی که در آن درست و غلط به وضوح مشخص میشود. قوانین و مقررات مدیریتی بسیاری از شرکتها تنها در سندها باقی میمانند؛ در حالی که نادیده گرفتن این سندها و تشخیص درست و غلط مستقیماً در محل کار، چقدر برای مدیریت محلی اهمیت دارد. سطوح مدیریت بصری
مدیریت بصری را میتوان به ۳ سطح تقسیم کرد:
① سطح ابتدایی: وجود نشانههایی که امکان درک وضعیت فعلی را فراهم میکند.
② سطح متوسط: هر کسی میتواند کیفیت کار را ارزیابی کند.
③ سطح پیشرفته: روشهای مدیریتی (مانند مدیریت استثنائات) به طور کامل مشخص شدهاند.
در بسیاری از شرکتها، معمولاً تنها به سطح ابتدایی مدیریت بصری دست یافته میشود؛ دستیابی به سطح متوسط نادر است و رسیدن به سطح پیشرفته حتی بسیار نادر است. در ادامه، با یک مثال تفاوتهای سطوح پایه، راهنمایی و دبیرستان را توضیح میدهیم. روشهای اجرای مدیریت بصری: خود مدیریت بصری، یک سیستم یا روش مدیریتی منسجم نیست؛ بنابراین، مراحل خاصی که باید دنبال شوند، وجود ندارد. اگر بخواهیم روشهای اجرایی را فهرست کنیم، بهتر است با یادگیری و انجام فعالیتهای بیشتر، مناطق الگو ایجاد کرده و سپس آنها را در سراسر شرکت گسترش دهیم. پیادهسازی مدیریت بصری میتواند ابتدا با موارد آسان و سپس با موارد دشوار انجام شود؛ یعنی ابتدا از سطح پایه شروع کرده و به تدریج به سطوح پیشرفته رسید. در فرآیند اجرا، استفاده بهینه از تاکتیک کارت قرمز و عکاسی در نقاط مشخص بسیار مفید خواهد بود. مدیریت بصری، به عنوان ابزاری برای «نمایان ساختن» مشکلات، اثربخشی بسیار زیادی دارد. اما، استفاده صرف از رنگها بدون توجه به شرایط خاص و تلاش برای «قابلیت استفاده آسان»، چندان معنا ندارد. بنابراین، به کارگیری هوش تمام افراد و تلاش برای اینکه همه بتوانند از آن استفاده کنند و استفاده راحتی داشته باشند، نکته مهمی در پیادهسازی مدیریت بصری است. سومین ابزار از سه ابزار مدیریت محل کار – تخته مدیریتی. تخته مدیریتی، روشی بسیار مؤثر و قابل درک برای شناسایی و حل مشکلات است؛ بهویژه یکی از ابزارهای ضروری برای مدیریت مؤثر محل کار محسوب میشود. تخته مدیریتی، نوعی نمایش بصری اطلاعات مدیریتی است؛ یعنی وضعیت دادهها و اطلاعات را به شکلی واضح نشان میدهد. این ابزار عمدتاً برای فعالیتهای مدیریتی شفاف، بهویژه در زمینه مدیریت اطلاعات، استفاده میشود. این ابزار، اطلاعات پنهان موجود در اسناد، ذهنها یا محل وقوع رویدادها را از طریق اشکال مختلفی مانند شعارها، تابلوهای اطلاعاتی، نمودارها و صفحات نمایش الکترونیکی آشکار میکند؛ تا هر کسی بتواند بهموقع از وضعیت فعلی مدیریت و اطلاعات لازم مطلع شده و در نتیجه بتواند به سرعت اقدامات لازم را تدوین و اجرا کند. بنابراین، تخته مدیریتی روشی بسیار مؤثر و قابل فهم برای شناسایی و حل مشکلات است و یکی از ابزارهای ضروری در مدیریت محل کار به شمار میرود. بر اساس مسئولان مربوطه، معمولاً میتوان آنها را به سه دسته تقسیم کرد: تخته نمایش مدیریت شرکت، تخته نمایش مدیریت بخشها و کارگاهها، و تخته نمایش مدیریت گروهها. همانطور که در جدول زیر نشان داده شده است. در ادامه، با ذکر برخی مثالها، به طور ساده توضیح میدهیم که چگونه از آن استفاده کنیم. “«تخته نمایش تجزیه اهداف»: تخته نمایش تجزیه اهداف، مدیران ارشد را از مشغلههای مدیریت روزمره آزاد میکند. آنچه که به عنوان تجزیه اهداف شناخته میشود، نموداری برای بررسی سیستماتیک است که در آن شاخصهای اصلی مدیریت شرکت، به تدریج به شاخصهای درجه دوم و سوم تقسیم میشوند. (همانطور که در شکل ۱ نشان داده شده است) هنگام تدوین، باید بر اساس سیاستهای مدیریتی شرکت، شاخصهای اصلی را به طور جداگانه مدیریت کرد؛ مراحل کلی به شرح زیر است:
اول، تعیین اهداف کلی: پس از مقایسه، موضوعات مورد نظر انتخاب شده و اهداف کلی تعیین میگردند. تعداد زیادی هدف کلی مناسب نیست؛ در غیر این صورت، توجه پراکنده میشود. معمولاً یک شاخص یا ۲ تا ۳ شاخص انتخاب میشود و در اکثر موارد تعداد آنها از ۴ فراتر نمیرود؛ مقادیر هدف باید به صورت عددی مشخص شوند. (همانطور که در جدول ۱ نشان داده شده است)
جدول ۱: نمونههایی از تعیین اهداف جامع
دوم، تفکیک اهداف: بر اساس هدف TP (بهرهوری جامع)، سیستمی از راهکارها ایجاد میشود. اهداف معمولاً را میتوان بر اساس محصول، فرآیند، دلیل، فناوری و غیره تجزیه کرد. اما باید مواردی مانند سختی در درک پدیده، سختی در اجرای راهکارها و سختی در ارزیابی نتایج را در نظر گرفت و سپس تصمیم گرفت که به چه ترتیبی اقدامات را آغاز کرد. جدول ۲ نمونههایی از انتخاب روشهای پیادهسازی مشخص را نشان میدهد. ★: بسیار مناسب ☆: مناسب △: بیمعنی ※: مناسب نیست جدول ۲: نمونههایی از انتخاب روشهای پیادهسازی هدف سوم: انتخاب راهکارها: بررسی و انتخاب راهکارها، تدوین طرحهای راهکاری، ارزیابی. برای رسیدن به هر هدف، باید راهکارهای عملی و قابل اجرا را جستجو کرد. تاکنون، در فعالیتهای بهبود مبتنی بر رویکرد BOTTOM UP (از پایین به بالا)، مواردی وجود داشته که به دلیل انتخاب ناشیانهی راهکارها، پیامدهای منفی به وجود آمده است؛ چه از طریق قضاوت ساده دربارهی «چه چیزی راهکار مناسب است»، و چه با تکیه بر تجربیات گذشته برای تعیین و اجرای راهکارها، که منجر به اجرای ناشیانه در شرایطی میشود که نتایج آن قابل پیشبینی نیست و در نتیجه نتوان به نتایج مطلوب در زمینهی بهبود دست یافت. برای پیشگیری از چنین مشکلاتی و افزایش نرخ تحقق اهداف، انجام بررسیهای علتشناسی در مرحله تدوین اهداف بسیار مهم است؛ زیرا این کار به انتخاب راهکارهای مناسب کمک شایانی میکند. “«تقویم نگهداری برنامهریزیشده تجهیزات»: «تقویم نگهداری برنامهریزیشده تجهیزات» به برنامه نگهداری پیشگیرانه تجهیزات اشاره دارد؛ این برنامه شامل زمانبندی بازرسیهای دورهای، سوختگیری منظم و تعمیرات بزرگ است که به صورت تقویمی از پیش تدوین شده و مطابق با آن زمانبندی اجرا میشود. مزیت آن این است که درست مانند بررسی تقویم، آسان است؛ همچنین کارهایی که باید انجام شوند در تقویم ثبت شدهاند و پس از انجام آنها، میتوان آنها را علامتگذاری کرد. “«نمودار تقسیم وظایف منطقهای»: «نمودار تقسیم وظایف منطقهای» که به آن تخته وظایف نیز گفته میشود، روشی است که در آن منطقه مربوط به بخش مربوطه (شامل تجهیزات و غیره) بین گروههای مختلف تقسیم میشود تا هر گروه مسئولیت انجام کارهای روزمره مانند تمیزکاری و بازرسی را بر عهده داشته باشد. مزیت این نوع تابلو این است که با در نظر گرفتن کل صحنه، هیچ منطقه یا دستگاهی فراموش نمیشود و روشی مؤثر برای اجرای کامل سیستم مسئولیتپذیری محسوب میشود. “«تخته ایمنی بدون فاجعه» هدف آن، انجام فعالیتهای یادآوری روزانه برای پیشگیری از وقوع حوادث ایمنی است؛ این فعالیتها شامل تعداد روزهای متوالی ایمنی، جملات روزانه درباره ایمنی، و مطالب و اطلاعات آموزشی مربوط به ایمنی میباشد. معمولاً در ورودی، جایی که کارکنان وارد و خارج میشوند یا گرد هم میآیند، نصب میشود. “«تابلو وضعیت مدیریت گروه کاری»: «تابلو وضعیت مدیریت گروه کاری»، مجموعهای از اطلاعاتی مانند اهداف بخش، مدیریت حضور کارکنان، ارتباطات کاری، ارتباطات تلفنی، اسناد، پیشنهادات بهبودی، و صندوق پستی است؛ این تابلو، ابزاری برای مدیریت روزمره گروه کاری محسوب میشود و معمولاً در اتاق استراحت یا محل جلسات صبحگاهی قرار داده میشود. “«تعویض دورهای تخته»: «تعویض دورهای تخته»، تخته مدیریتی است که بر اساس طول عمر قطعات یدکی، به طور دورهای تعویض میشود؛ معمولاً در محلهایی که نیاز به تعویض وجود دارد، نصب میگردد تا هر کسی بتواند آن را بررسی یا زیر نظر داشته باشد. مزیت آن این است که موارد کاری مورد نیاز در فایلها یا روی کامپیوتر، به صورت بصری روی شیء واقعی نمایش داده میشوند و فراموش شدنشان دشوار است. “ابزارهای کنترل کیفیت: ابزارهای کنترل کیفیت، وسایل ضروری برای برگزاری فعالیتهای مرتبط با کنترل کیفیت هستند. این ابزارها عمدتاً برای تحلیل و بررسی خطاهای خاص در فرآیندهای کاری یا مشکلات مربوط به کیفیت استفاده میشوند؛ نتایج این تحلیلها نیز در جایی قرار میگیرند که همه بتوانند آنها را ببینند، تا از تکرار چنین مشکلاتی جلوگیری شود. همچنین، همه میتوانند در هر زمان پیشنهادات جدیدی ارائه دهند و آنها را مورد بحث و اصلاح قرار دهند. معمولاً برای مواردی که کار نسبتاً یکپارچه است یا فعالیتهای پروژهای خاص مناسب است؛ اما هر پروژه کوچکی چنین نیست. “«تخته وضعیت تشخیص TPM» «تخته وضعیت تشخیص TPM»، تخته یادداشتی برای ارزیابی داخلی سازمان است که در ۷ مرحله طراحی شده تا فعالیتهای TPM را به طور مداوم پیشبرند؛ این تخته سطح فعالیتهای گروهها را نشان میدهد و هرچه مرحله بالاتر باشد، سطح فعالیتها نیز بالاتر خواهد بود. به طور کلی، کاربردهای تختههای مدیریتی بسیار گسترده است و بسته به نیاز، از نوع مناسب تخته استفاده میشود. استفاده جامع و مؤثر از تختههای مدیریتی، تأثیرات مثبتی در شش زمینه خواهد داشت:
۱. نمایش دستاوردهای بهبودی، که باعث ایجاد احساس موفقیت و غرور در شرکتکنندگان میشود.
۲. ایجاد فضای رقابتی.
۳. روشی قدرتمند برای ایجاد انرژی در محل کار. ۴. مشخص کردن وضعیت مدیریتی و ایجاد فشارهای ملموس و غیرملموس، به پیشرفت کار کمک میکند. ۵. ایجاد تصویر خوبی از شرکت. (ایجاد تحسین صمیمانه از سوی مشتریان یا افراد دیگر نسبت به سطح مدیریت شرکت)
۶. نمایش فرآیند بهبود، تا همه بتوانند روشها و تکنیکهای خوب را یاد بگیرند. تخته مدیریت، روشی کارآمد و ساده برای مدیریت است؛ استفاده مؤثر از آن، برای مدیران سازمانها، نوعی آزادی بزرگ در فرآیندهای مدیریتی محسوب میشود.
۱. برنامهریزی و اجرای بهتر برنامههای کاری مشخص، جهت تضمین پیشرفت فرآیند تولید.
۲. تأمین بهموقع مواد لازم برای تولید.
۳. تضمین روند صحیح کار در کارخانه یا خطوط تولید.
۴. انجام مناسب کارهای نگهداری دستگاهها و قالبها، جهت کاهش خرابی آنها.
۵. کاهش زمان تعویض خطوط تولید یا قالبها، برای سازگاری با تولید در حجمهای کم.
۶. برنامهریزی مناسب برای کارکنان.
۷. استفاده مؤثر از ابزارهای کنترل فرآیند تولید.
۸. رسیدگی به مشکلات تولیدی و ارائه گزارشات بهموقع.
۹. کنترل مؤثر در مراحل قبل، حین و بعد از تولید.
۱۰. رفع مشکلات «گلوگاههای» موجود در فرآیند تولید”
۲. تأمین بهموقع مواد لازم برای تولید.
۳. تضمین روند صحیح کار در کارخانه یا خطوط تولید.
۴. انجام مناسب کارهای نگهداری دستگاهها و قالبها، جهت کاهش خرابی آنها.
۵. کاهش زمان تعویض خطوط تولید یا قالبها، برای سازگاری با تولید در حجمهای کم.
۶. برنامهریزی مناسب برای کارکنان.
۷. استفاده مؤثر از ابزارهای کنترل فرآیند تولید.
۸. رسیدگی به مشکلات تولیدی و ارائه گزارشات بهموقع.
۹. کنترل مؤثر در مراحل قبل، حین و بعد از تولید.
۱۰. رفع مشکلات «گلوگاههای» موجود در فرآیند تولید”