Conteúdo útil | As informações essenciais sobre a informatização de laboratórios: 25 módulos típicos do sistema LIMS

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O LIMS (Laboratory Information Management System), ou Sistema de Gestão da Informação de Laboratório, consiste no gerenciamento integrado dos processos de análise de amostras, dos dados e relatórios de análise, dos recursos do laboratório e das informações dos clientes. Por meio de normas padronizadas de gestão laboratorial, é possível criar um sistema de qualidade que esteja alinhado com os processos operacionais do laboratório, permitindo assim a gestão informatizada do mesmo. É uma plataforma de informações que ajuda os laboratórios a melhorar o nível de análise, a padronizar o processo de teste de amostras e a reduzir os custos de experimentação, oferecendo assim um serviço de qualidade aos clientes. Este artigo apresenta aos leitores algumas das funcionalidades básicas do sistema LIMS. 1. Solicitação de teste: A solicitação de teste é o primeiro passo no processo de gestão de negócios do LIMS. Geralmente, a solicitação é feita diretamente pelo cliente por meio do LIMS, ou então pelo departamento responsável pelos serviços do laboratório, que auxilia ou preenche a solicitação em nome do cliente. O LIMS deve registrar informações relacionadas aos clientes que solicitam os testes (clientes internos ou externos), informações sobre as amostras a serem testadas, requisitos de análise e requisitos especiais, entre outras informações. O cliente que preenche o pedido de teste deve ser um cliente autorizado no LIMS. O sistema também pode registrar as informações preenchidas, a pessoa que as preencheu e a data de preenchimento. E deve ser possível gerar e imprimir formulários em papel. Um LIMS avançado pode oferecer diversas maneiras de inserir solicitações, como importação de informações, preenchimento de pedidos de teste pela internet e atribuição de tarefas de análise diretamente a partir de outros sistemas de informação empresariais. 2. Revisão do contrato e recebimento das amostras: Após receberem o pedido de teste do cliente e as amostras, os funcionários do laboratório realizam uma revisão do contrato no LIMS, verificando se as amostras enviadas correspondem ao que foi solicitado. 3. Atribuição e designação de tarefas de teste: O LIMS deve ser capaz de atribuir automaticamente as tarefas de teste aos técnicos ou equipes responsáveis, identificando os departamentos de teste relacionados às tarefas e as autorizações necessárias para a realização desses testes. Para usuários especiais, as tarefas de detecção também podem ser atribuídas manualmente. 4. Registro dos resultados de teste: O registro dos resultados de teste refere-se ao processo de inserir os resultados obtidos após a análise das amostras no LIMS, por meio de diversos métodos. A etapa de inserção dos resultados dos testes é uma parte importante do LIMS. Um LIMS avançado oferece muitas funcionalidades práticas para auxiliar os técnicos de análise na realização de testes e no registro dos resultados, além de possibilitar um melhor controle de qualidade. 5. Cálculo automático: o método de teste é integrado ao LIMS, e os técnicos de análise precisam apenas inserir os resultados dos testes realizados pelos equipamentos para obter o resultado final. 6. A coleta de dados dos instrumentos é feita automaticamente; os dados resultantes, os espectros de teste e outros registros originais são importados diretamente para o LIMS. Isso reduz a carga de trabalho dos técnicos de teste e minimiza as possíveis falhas. 7. Coleta de resultados e registros originais em diversos formatos: O LIMS permite salvar uma grande quantidade de arquivos de resultados não-dados, como fotos, imagens, espectros experimentais, etc. 8. Correção de resultados por meio de amostras de controle de qualidade. Muitos LIMS introduziram o conceito de lotes de teste, no qual vários amostras são analisados com o mesmo instrumento e o mesmo método de detecção, por exemplo, em experimentos de determinação de teores realizados com um ICP que possui função de amostragem automática. Os analistas podem incluir amostras de controle em cada lote. Com base nos resultados das análises dessas amostras de controle, é possível corrigir os resultados do lote inteiro. Se os resultados das amostras de controle estiverem fora dos limites permitidos, considera-se que os resultados de todo o lote são inválidos. Nesse caso, é necessário recalibrar o equipamento e realizar novos testes. 9. Consulte os métodos de teste e veja como o SOPLIMS pode ser associado aos respectivos manuais de instruções para testes, manuais do equipamento e documentos com métodos de teste. Durante o processo de teste, os inspetores podem consultar facilmente as versões atuais e válidas desses documentos técnicos relacionados. 10. Fluxo de trabalho de teste: Se o laboratório realizar determinados testes, é necessário que vários pessoas trabalhem juntas e sigam várias etapas para concluí-los. Se um teste exigir várias etapas, como preparação da amostra, pesagem, digestão, ajuste do volume e realização dos experimentos no equipamento, essas etapas podem ser realizadas por diferentes pessoas responsáveis pela análise. Nesses casos, é possível utilizar o LIMS para definir o fluxo de trabalho do teste, registrando em detalhes o tempo gasto em cada etapa, o nome da pessoa que a realiza, entre outras informações. 11. Rastreamento de alterações de dados: Um LIMS adequado deve dispor de uma funcionalidade de rastreamento das alterações nos dados. Quanto aos dados de teste que são inseridos ou modificados, o sistema deve registrar quem os inseriu ou os modificou, bem como a hora em que a operação foi realizada, para que seja possível fazer o rastreamento posteriormente. 12. Revisão de dados e relatórios: Os responsáveis pela revisão de dados e relatórios utilizam o LIMS para analisar os dados dos testes e os relatórios de análise. Um bom LIMS deve ter a funcionalidade de geração automática de relatórios. Além de poderem visualizar e analisar os dados dos resultados dos testes, os responsáveis pela revisão de dados e relatórios também devem ser capazes de consultar as informações relacionadas à qualidade durante o processo de teste, como os instrumentos utilizados nos experimentos, os padrões de referência e as informações sobre os profissionais responsáveis pelos testes. A revisão dos relatórios de dados e resultados de testes precisa ser validada por meios de segurança, como assinatura eletrônica, para garantir que o operador esteja legalmente autorizado. 13. Gestão de amostras A gestão de amostras é uma parte muito importante no LIMS. O LIMS deve registrar dinamicamente todo o processo do amostra, desde sua chegada ao laboratório até o término dos testes, passando pelo momento em que o usuário retira a amostra ou quando ela é descartada pelo laboratório. Quando a amostra chega ao laboratório, o usuário pode registrar no sistema a hora de chegada da amostra, seu estado atual e se há alguma discrepância em relação às condições descritas ou estabelecidas. O LIMS deve utilizar códigos de barras ou outros métodos para identificar as amostras, garantindo a unicidade dessa identificação, a fim de facilitar o manuseio e o rastreamento das amostras durante todo o processo de análise. O LIMS deve fornecer informações sobre a localização e as condições de armazenamento das amostras. Se possível, deve-se atribuir automaticamente um local de armazenamento que atenda às condições de armazenamento, identificando características como a natureza e o material da amostra. A retirada e devolução das amostras de teste deve ser registrada no LIMS; as operações de retirada e devolução podem ser realizadas por meio da leitura de códigos de barras. Para as amostras que precisam ser descartadas após a data de armazenamento estipulada, o sistema deve registrar informações como o método de descarte e a data de descarte. 14. Gestão de subcontratação: Quando um laboratório, por razões imprevistas ou contínuas, precisa subcontratar o trabalho de testes, o LIMS deve exercer controle e gestão eficazes sobre essa atividade. Primeiramente, exceto quando o cliente especificar um subcontratante específico, as instituições de teste ou laboratórios responsáveis pelos serviços de subcontratação devem ser laboratórios que tenham sido avaliados e aprovados por este laboratório. É necessário manter no LIMS as informações sobre os laboratórios subcontratados, incluindo sua capacidade de teste, situação do sistema de qualidade, certificações relevantes, informações de contato, etc. Se necessário, o LIMS também pode armazenar versões eletrônicas de documentos como contratos de subcontratação e registros de auditoria de subcontratados. Quando o LIMS faz a subcontratação de amostras, deve ser capaz de gerar um formulário de solicitação de subcontratação. Ao exibir as informações, deve-se respeitar os princípios relacionados às informações do cliente. O LIMS deve oferecer uma funcionalidade de rastreamento das amostras subcontratadas, incluindo a data de envio. Caso as amostras sejam enviadas por correio, é possível rastreá-las pelo número de rastreamento do serviço de entrega. Após o laboratório responsável pela realização dos testes emitir o relatório de teste, ele pode inserir os resultados obtidos no LIMS. Se necessário, também é possível armazenar no sistema uma cópia escaneada ou a versão eletrônica do relatório emitido pelo laboratório. 15. Gestão de pessoal: A gestão de pessoal no LIMS não é tão abrangente quanto nos sistemas de recursos humanos. Embora contenha algumas informações básicas sobre os funcionários, a gestão de pessoal no LIMS deve se concentrar mais na avaliação das capacidades de análise dos profissionais, bem como em seu treinamento e autorização para realizar determinadas tarefas. O LIMS deve ser capaz de manter informações relevantes sobre os funcionários, como seus arquivos técnicos, formação educacional, qualificações e descrição atual das funções. O processo de treinamento de pessoal é um processo dinâmico, que inclui o planejamento do treinamento, sua implementação e a avaliação dos resultados. O laboratório pode selecionar, por meio do LIMS, um plano de treinamento adequado às tarefas de teste atuais e previstas, e avaliar e revisar o plano conforme a situação real. O laboratório pode notificar os participantes do treinamento por meio do LIMS e distribuir, por meio do sistema, materiais e livros didáticos eletrônicos relacionados ao treinamento. Os participantes do treinamento também podem fornecer feedback sobre o treinamento por meio do LIMS, a fim de aumentar sua relevância e eficácia. O LIMS também deve oferecer funcionalidades auxiliares, como relatórios de avaliação de treinamento e arquivamento de materiais de treinamento. O LIMS deve manter registro das autorizações dos usuários e controlar os processos com base nessas autorizações. Por exemplo, se a pessoa responsável pela assinatura não tiver autorização no sistema, não é permitido que ela emita relatórios de teste. Um técnico de teste não pode realizar um experimento sem autorização para o método e o instrumento de teste em questão. 16. Gestão de instrumentos e equipamentos de medição A gestão dos instrumentos e equipamentos de medição no LIMS também é diferente do sistema de gestão de ativos fixos que conhecemos. É dividido em gerenciamento de dados estáticos e gerenciamento dinâmico. O gerenciamento estático de instrumentos inclui o gerenciamento das informações básicas dos equipamentos e instrumentos, o gerenciamento de acessórios, a manutenção dos parâmetros técnicos dos instrumentos, etc. A gestão dinâmica dos instrumentos inclui a verificação periódica dos mesmos, a manutenção diária, a calibração, a avaliação da precisão dos instrumentos, o plano de rastreabilidade dos valores medidos e o gerenciamento do estado dos instrumentos. Através do gerenciamento dinâmico dos instrumentos de medição, os técnicos de laboratório e os responsáveis pela gestão podem saber a qualquer momento o estado dos instrumentos, garantindo assim a precisão e a validade dos resultados das medições. 17. Gestão de reagentes, materiais padrão e fornecedores: O processo de aquisição de reagentes e materiais padrão geralmente não é gerenciado no LIMS. Mas é necessário gerenciar os fornecedores que fornecem esses reagentes e substâncias padrão. É necessário manter no LIMS as informações dos fornecedores qualificados e aprovados pelo laboratório, como endereços, contatos e um catálogo dos reagentes e materiais padrão que eles fornecem. Para cada lote de reagentes adquiridos, deve-se registrar seu fornecedor, a fim de possibilitar o rastreamento. O LIMS também deve gerenciar o armazenamento e o estoque dos reagentes. Para reagentes e materiais padrão que afetam significativamente os resultados dos testes, o LIMS deve registrar, a cada teste, informações como o lote do reagente utilizado, por meio de entrada manual ou leitura de códigos de barras. 18. Gestão de métodos: O LIMS deve realizar um controle rigoroso das versões dos métodos experimentais. Por meio da atualização e do controle das versões dos métodos no LIMS, garante-se que os métodos de análise utilizados pelo laboratório sejam consistentes e estejam em conformidade com as normas atuais. 19. Gestão das condições de instalações e ambiente: Com o contínuo desenvolvimento da ciência e da tecnologia, cada vez mais laboratórios utilizam termômetros e higrômetros para coletar e analisar dados, além de instrumentos para medir interferências eletromagnéticas, radiação e níveis de vibração no ambiente de teste. Por meio da combinação do LIMS com esses instrumentos de monitoramento em tempo real do ambiente de laboratório, é possível monitorar e analisar de maneira mais eficaz as condições ambientais do laboratório. Além disso, é possível associar essas condições ambientais aos instrumentos e aos procedimentos de teste. Podem-se definir limites para essas condições ambientais; quando eles são ultrapassados, o LIMS envia notificações e alertas aos profissionais responsáveis pelos testes. Garantir a precisão e a validade dos resultados dos testes. 20. Gestão de documentos: O LIMS também deve gerenciar os documentos técnicos do laboratório, os documentos de qualidade, os padrões de inspeção, as normas de calibração, bem como outros documentos relacionados. Isso permite o controle e a gestão de todo o processo de elaboração, publicação e alteração desses documentos. Criar diretórios e categorias de arquivos permite controlar o nível de acesso a eles. É possível realizar buscas livres nos arquivos, ou seja, buscar por meio de quaisquer condições especificadas ou realizar buscas de forma genérica. Além disso, é possível imprimir os arquivos encontrados após a busca. É possível adicionar e remover arquivos. Os arquivos removidos (cancelados) são marcados, com observações explicando o motivo da remoção. É possível registrar a distribuição de arquivos. Quando o prazo de validade do arquivo se aproxima ou expira, o sistema avisa automaticamente o administrador do arquivo para que tome as medidas necessárias. 21. Controle de qualidade em laboratórios O controle de qualidade em laboratórios são as medidas de controle adotadas para manter os erros nos resultados de testes analíticos dentro de limites aceitáveis. Em termos tradicionais, realizamos o controle de qualidade dos laboratórios por meio de controles de qualidade em ambiente de laboratório e de comparações entre laboratórios. Em laboratório, o controle de qualidade geralmente inclui ensaios em branco, verificação da curva de calibração, calibração de equipamentos e instrumentos, análise de amostras paralelas, análise de amostras enriquecidas e o uso de gráficos de controle de qualidade. A comparação entre laboratórios inclui a distribuição de amostras padrão para avaliar os resultados das análises realizadas pelos diferentes laboratórios, a verificação colaborativa dos métodos analíticos por meio de experimentos, e o uso de amostras codificadas para análise. É uma medida importante para detectar e eliminar os erros sistemáticos que existem entre os laboratórios. O controle da qualidade do laboratório pode ser feito através do LIMS. A gestão do LIMS no que diz respeito ao controle de qualidade manifesta-se em dois aspectos: primeiro, o tratamento planejado, intencional e direcionado das amostras de avaliação, bem como os testes de comparação e a avaliação dentro do laboratório e entre laboratórios. Outro aspecto diz respeito ao tratamento das amostras de controle no trabalho diário de teste, às curvas de calibração dos instrumentos de medição, aos gráficos que mostram as tendências dos resultados dos testes e aos diagramas de controle. 22. Gestão das atividades de qualidade em laboratórios: As atividades diárias relacionadas à qualidade em laboratórios podem ser gerenciadas por meio do LIMS. Como revisão de gestão, revisões internas, medidas corretivas, medidas preventivas, controle dos trabalhos de detecção de não conformidades, etc. Essas atividades de qualidade podem ser gerenciadas dinamicamente por meio do LIMS, ou então por meio de outros sistemas de automação de escritório para o gerenciamento de processos, ou ainda por meio de documentos em papel. Contudo, como mencionado anteriormente neste artigo, a essência do LIMS é, na verdade, a materialização da filosofia de gestão laboratorial. Portanto, as medidas de melhoria contínua propostas pelo laboratório por meio de atividades de qualidade e as necessidades de ajuste dos processos de gestão são refletidas no LIMS, que é constantemente aprimorado para servir ao sistema de gestão. 23. Atendimento ao cliente: O atendimento aos clientes por meio do LIMS ocorre em dois níveis; o primeiro é a gestão informatizada, que protege de maneira mais eficaz a privacidade das informações dos clientes. Em segundo lugar, é possível oferecer um serviço melhor aos clientes por meio do LIMS e de suas funcionalidades relacionadas. Isso inclui a criação de plataformas para receber feedback e reclamações dos clientes, a possibilidade de baixar os relatórios de teste diretamente pela Internet, a verificação da autenticidade dos relatórios online, o acompanhamento do andamento dos testes a qualquer momento, além de notificações por mensagem de texto ou e-mail assim que os relatórios estiverem prontos. Além disso, os clientes podem fazer pedidos de teste diretamente pela Internet. 24. Gestão de relatórios de resultados: Uma função muito importante do LIMS é a geração automática de relatórios com os resultados dos testes. Atualmente, muitos laboratórios utilizam primeiro essa funcionalidade do LIMS. Geralmente, isso é feito através do uso de ferramentas de relatórios de terceiros ou de ferramentas de relatórios desenvolvidas internamente, para definir modelos de relatório em um formato específico. Dessa forma, os dados dos resultados dos testes são obtidos automaticamente, assim como as informações exigidas pelo cliente para descrever os resultados dos testes ou calibrações e os métodos utilizados. Tudo isso permite a organização e geração automática do relatório. Não é necessária intervenção humana no processo de geração do relatório. O modelo do relatório deve ser elaborado de acordo com os requisitos do laboratório e com as exigências das “Normas para a Acreditação da Competência de Laboratórios de Testes e Calibração”, a fim de garantir o fornecimento das informações necessárias. As informações em todos os relatórios devem ser extraídas do banco de dados do sistema. Em outras palavras, quaisquer informações sobre clientes, testes e métodos, informações sobre instrumentos e resultados experimentais apresentadas nos relatórios devem ser idênticas às informações no banco de dados LIMS, e essas informações devem poder ser rastreadas no sistema. Se o LIMS oferecer a funcionalidade de envio eletrônico de resultados, seja por meio da web, do envio automático de e-mails ou de plataformas de fax eletrônico, é necessário que o sistema garanta a integridade e a confidencialidade dos relatórios de resultados durante o processo de envio. Eliminar os riscos durante o processo de transmissão e proteger as informações dos clientes. 25. Estatísticas e consultas de dados. A maior vantagem de um sistema de informação é a capacidade de realizar estatísticas, consultas e análises de dados. Ao implementar um LIMS, os gestores de laboratório não precisam mais tomar decisões com base em julgamentos subjetivos, mas sim com base em grandes volumes de dados estatísticos, que são mais científicos e precisos. Isso permite melhorias no sistema de gestão e no sistema de qualidade. Portanto, pode-se ver que as funções de estatística e consulta de um LIMS são funcionalidades muito importantes. Um bom LIMS deve possuir funcionalidades de consulta e estatística abertas, poderosas e facilmente personalizáveis. - Fim -