مشاركة | كيف تطبق الشركات الصغيرة إدارة مخاطر الجودة

Thread Content

يُعد إدارة المخاطر مكونًا إداريًا مهمًا ومستمرًا في إدارة الشركات، سواء في الوقت الحالي أو خلال الفترة القادمة. كيف يمكن للعديد من الشركات الصغيرة في الداخل التعامل مع إدارة المخاطر المعقدة والمتغيرة؟ يشرح الكاتب هذا الأمر بشكل أساسي من خلال إدارة مخاطر الجودة. إدارة مخاطر الجودة الخارجية: تشمل مخاطر الجودة الخارجية للشركات الصغيرة **مخاطر عمليات التفتيش العشوائي على جودة المنتجات من قبل الهيئات القطاعية أو الصناعية، بالإضافة إلى مخاطر الجودة الناتجة عن استخدام العملاء لمنتجات الشركة. يمكن السيطرة على هذه المخاطر الخارجية المتعلقة بالجودة من خلال التحكم الفعّال في جودة المنتجات الداخلية؛ ففقط من خلال ضمان جودة المنتجات الداخلية يمكن تقليل المخاطر الخارجية المتعلقة بالجودة بشكل فعّال. إدارة مخاطر الجودة الداخلية: إنها عملية منظمة ومعقدة، تشمل ليس فقط السيطرة على جودة المنتج نفسه، بل أيضًا تحديد مخاطر العمليات ذات الصلة وتحليلها وإدارتها بفعالية. يقوم هذا المقال بتحليل المخاطر لبعض العمليات في معايير نظام إدارة الجودة. يعتقد العديد من مديري الشركات أن نظام إدارة الجودة هو مجرد إدارة المستندات، وأن التعامل الجيد مع المستندات يعتبر كافيًا لإنشاء نظام فعّال لإدارة الجودة. هذا تصور خاطئ؛ فإن إدارة المستندات تحتل مكانة مهمة جدًا في نظام إدارة الجودة، لكن تحسين نظام إدارة الجودة لا يتم فقط من خلال إدارة المستندات. يمكننا تقديم شرح موجز لمخاطر إدارة الوثائق بالاستناد إلى بند التحكم في الوثائق في معيار نظام إدارة الجودة ISO9001، الفقرة 4.2.2. تنص المعايير على أنه “لكي تكون الوثائق كافية ومناسبة، يجب الموافقة عليها قبل نشرها”. فلماذا يجب الموافقة على الوثائق قبل نشرها؟ أولاً، نظراً لاختلاف قدرات ومستويات الموظفين المسؤولين عن الإعداد، فإن مستوى فهمهم للعمليات المطلوب تنفيذها يختلف من شخص لآخر، وهو ما قد يؤدي إلى أن تكون الوثائق المُعدة غير كافية أو غير مناسبة ； ثانيًا، يتم الموافقة على الوثائق المُعدّة، وسيقوم الأشخاص المخولون بمراجعة تلك الوثائق، ويمكنهم التحقق منها من زوايا ووجهات نظر مختلفة، بما في ذلك واجهات الوثائق، وبذلك يتم تقليل المخاطر التشغيلية الناتجة عن سوء إعداد الوثائق. تشترط المعايير أيضًا “ضمان تحديد تغييرات الملفات وحالة التعديلات الجارية”. من المهم جداً في الوثائق الموجودة داخل الشركات، وخاصة تلك التي تُستخدم كإرشادات لعمليات الإنتاج أو لتحديد ما إذا كان المنتج مطابقاً للمواصفات أم لا، السيطرة على أي تغييرات فيها وتحديد حالتها الحالية من حيث التعديلات. تستخدم معظم الشركات أرقام الإصدارات للتحكم، وعند إجراء تغييرات على الملفات، يجب بالضرورة تغيير رقم إصدار الملف والتحكم فيه، وإلا قد ينشأ خطر كبير. على سبيل المثال، إذا طلب أحد عملاء الشركة تعديل مواصفات المنتج، فقد يستخدم الطرف الداخلي للشركة المواصفات الواردة في النسخة القديمة من المستندات بسبب استخدام النسخ القديمة والجديدة معًا، أو لأن النسخ القديمة لم يتم استرجاعها في الوقت المناسب. ونتيجة لذلك، قد تكون المنتجات المصنعة غير مطابقة للمواصفات المطلوبة، مما يؤدي إلى رفضها من قبل العميل، وبالتالي يتسبب ذلك في هدر كميات كبيرة من المنتجات، مما يسبب خسائر اقتصادية مختلفة للشركة. ينص معيار ISO 9001 على متطلبات خاصة بإدارة الموارد البشرية، وهي “توفير التدريب أو اتخاذ تدابير أخرى حسب الحاجة، من أجل اكتساب المهارات المطلوبة”. غالبًا ما تتجاهل الشركات الصغيرة الجانب المتعلق بمعايير وفعالية التدريب. من الممارسات الشائعة لدى بعض الشركات الصغيرة أن يقوم المعلم بتدريب التلاميذ، دون وجود مواد تدريبية منظمة أو نظام للتقييم. وهذا يؤدي إلى أن يكون المعلم هو الشخص الوحيد الذي يحدد مدى ملاءمة وكفاية وفعالية محتوى التدريب، مما يؤدي إلى اختلاف مستويات التلاميذ الذين يدربهم نفس المعلم. بالإضافة إلى ذلك، فإن عدم وجود نظام تقييم علمي يساهم في إحداث عدم استقرار في جودة المنتجات التي تنتجها الشركة. بالإضافة إلى ذلك، هناك مخاطر أخرى مرتبطة بطريقة تدريب المعلمين لتلاميذهم، وهي أن التقنيات الأساسية للشركة قد تكون في يد شخص واحد فقط. وفي حال غادر هذا الشخص الشركة، فقد ينجم عن ذلك خسائر لا يمكن تقديرها، وهو أمر خطير للغاية. الطريقة الصحيحة هي أن تقوم الشركة بإعداد وثائق ذات صلة، وتوثيق التقنيات والخبرات الأساسية، فمن خلال التطوير والتراكم المستمر، سيصبح ذلك ثروة كبيرة للشركة. فيما يتعلق بإدارة البنية التحتية، تشترط معيار ISO9001 أن “يحدد المؤسسة ويوفر ويحافظ على البنية التحتية اللازمة لتحقيق متطلبات المنتج”. تعتبر معدات الإنتاج، كجزء من البنية التحتية، عنصرًا أساسيًا أو حاسمًا في عملية الإنتاج لدى بعض الشركات، ولذلك فإن صيانة هذه المعدات أمر ضروري للغاية. لكن، لاحظ الكاتب أن هناك العديد من الشركات التي لا تقوم بصيانة معدات الإنتاج بشكل كافٍ، فعلى سبيل المثال، هناك شركات لا تمتلك خطة لصيانة معدات الإنتاج على الإطلاق، ونادرًا ما يتم فحص هذه المعدات وصيانتها بشكل دوري، بل يتم استدعاء فنيي الشركة المصنعة لإصلاح المعدات فقط عندما تتعطل وتؤثر على عملية الإنتاج. سيكون لذلك تأثير معين على مواعيد تسليم المنتجات وعلى الخسائر المالية للشركة، كما سيشكل ذلك خطرًا على إدارة جودة الشركة. تم سرد بعض متطلبات نظام إدارة الجودة أعلاه، ومن خلال هذه المتطلبات تم شرح مخاطر إدارة الجودة والحلول المقترحة لها. نأمل أن يكون ذلك بمثابة إلهام للشركات الصغيرة فيما يتعلق بإدارة مخاطر الجودة، وذلك لرفع مستوى إدارة الجودة في الشركات وزيادة رضا العملاء. المصدر: مجلة “الاعتماد والتصديق في الصين”