Thread Content
Quản lý rủi ro là một nội dung quản lý vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, cả hiện tại lẫn trong thời gian tới. Đối với rất nhiều doanh nghiệp nhỏ trong nước, làm thế nào để ứng phó với việc quản lý rủi ro vốn rất phức tạp và thay đổi liên tục? Tác giả chủ yếu trình bày vấn đề này từ góc độ quản lý rủi ro về chất lượng. Quản lý rủi ro chất lượng bên ngoài: Các rủi ro chất lượng bên ngoài mà các doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt bao gồm **rủi ro từ việc các cơ quan quản lý thuộc các bộ phận hoặc ngành nghề tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm của công ty, cũng như rủi ro về chất lượng phát sinh khi khách hàng sử dụng các sản phẩm của công ty.** Tất cả những rủi ro về chất lượng từ bên ngoài đều có thể được kiểm soát thông qua việc kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm bên trong. Chỉ khi kiểm soát tốt chất lượng sản phẩm bên trong, thì mới có thể giảm thiểu hiệu quả các rủi ro về chất lượng từ bên ngoài. Quản lý rủi ro chất lượng nội bộ là một quy trình có hệ thống và phức tạp. Quy trình này không chỉ bao gồm việc kiểm soát chất lượng của sản phẩm, mà còn bao gồm việc xác định, phân tích và quản lý hiệu quả các rủi ro liên quan đến các quy trình sản xuất. Bài viết này chọn một số quy trình trong tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng để phân tích rủi ro. Nhiều nhà quản lý trong các doanh nghiệp cho rằng hệ thống quản lý chất lượng chính là việc quản lý tài liệu; chỉ cần quản lý tài liệu tốt là đã xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng rồi. Đó là một quan niệm sai lầm. Việc quản lý tài liệu đóng vai trò rất quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng, nhưng để xây dựng được một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả thì việc quản lý tài liệu thôi là chưa đủ. Chúng ta có thể giải thích ngắn gọn về các rủi ro trong quản lý tài liệu bằng cách kết hợp với các quy định liên quan đến kiểm soát tài liệu trong tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO9001, mục 4.2.2. Tiêu chuẩn yêu cầu rằng “để tài liệu trở nên đầy đủ và phù hợp, nó cần được phê duyệt trước khi được công bố”. Tại sao lại cần phải có sự phê duyệt trước khi công bố tài liệu? Thứ nhất, do năng lực và trình độ của các nhân viên soạn thảo khác nhau, cùng với việc họ đảm nhiệm những vị trí khác nhau nên mức độ hiểu biết của họ về quy trình cần được mô tả cũng khác nhau. Điều này có thể dẫn đến việc các tài liệu được soạn thảo ra không đủ chi tiết hoặc không phù hợp ； Thứ hai, các tài liệu được soạn thảo sẽ được phê duyệt. Những người có thẩm quyền sẽ kiểm tra các tài liệu này, đánh giá chúng từ nhiều góc độ và quan điểm khác nhau, bao gồm cả các yếu tố liên quan đến giao diện của tài liệu. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh do việc soạn thảo tài liệu không đúng cách. Tiêu chuẩn cũng yêu cầu “đảm bảo việc xác định được các thay đổi trong tài liệu và trạng thái hiện tại của chúng”. Đối với các tài liệu trong doanh nghiệp, đặc biệt là những tài liệu dùng làm hướng dẫn sản xuất hoặc để xác định xem sản phẩm có đạt tiêu chuẩn hay không, việc kiểm soát các thay đổi đối với chúng cũng như việc xác định trạng thái hiện tại của chúng là rất quan trọng. Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng số phiên bản để quản lý. Khi có sự thay đổi trong tài liệu, cần phải thay đổi và kiểm soát số phiên bản của tài liệu đó; nếu không, sẽ gây ra những rủi ro lớn. Ví dụ, nếu một khách hàng yêu cầu điều chỉnh các thông số kỹ thuật của sản phẩm, nhưng do sự lẫn lộn giữa các phiên bản tài liệu cũ và mới, hoặc vì các tài liệu cũ chưa được thu hồi kịp thời, nên công ty vẫn sử dụng các thông số trong tài liệu cũ để sản xuất sản phẩm. Kết quả là các sản phẩm được sản xuất ra có thể không đạt tiêu chuẩn, dẫn đến việc phải hủy bỏ toàn bộ số sản phẩm đó. Điều này gây ra tổn thất kinh tế khác nhau cho công ty. Tiêu chuẩn ISO 9001 đưa ra yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực như sau: “Khi cần thiết, phải tổ chức các khóa đào tạo hoặc áp dụng các biện pháp khác nhằm giúp nhân viên có được những kỹ năng cần thiết”. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua việc đảm bảo tính chuẩn mực và hiệu quả của các chương trình đào tạo này. Phương pháp mà nhiều doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng là để người thợ kinh nghiệm hướng dẫn người học. Không có tài liệu đào tạo chuẩn mực hay hệ thống đánh giá cụ thể, vì vậy việc xác định mức độ phù hợp, đầy đủ và hiệu quả của nội dung đào tạo đều do chính người thợ kia quyết định. Điều này khiến cho trình độ của các học trò do cùng một người thợ hướng dẫn cũng khác nhau. Thêm vào đó, việc thiếu một hệ thống đánh giá khoa học sẽ gây ra những yếu tố bất ổn đối với chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Ngoài ra, phương thức đào tạo từ thầy sang trò còn tiềm ẩn một rủi ro nữa, đó là các công nghệ then chốt của doanh nghiệp có thể nằm trong tay một người cụ thể. Nếu người này rời khỏi doanh nghiệp, sẽ gây ra những tổn thất không thể ước lượng được, và rủi ro là rất lớn. Cách làm đúng là doanh nghiệp cần xây dựng các tài liệu liên quan, ghi chép lại những kỹ thuật và kinh nghiệm quan trọng. Bằng cách không ngừng bổ sung và tích lũy chúng, đó sẽ trở thành một nguồn tài sản quý giá cho doanh nghiệp. Đối với việc quản lý cơ sở hạ tầng, tiêu chuẩn ISO9001 yêu cầu rằng “tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì những cơ sở hạ tầng cần thiết để đáp ứng các yêu cầu liên quan đến sản phẩm”. Là những thiết bị dùng để sản xuất cơ sở hạ tầng, chúng là yếu tố then chốt, thậm chí là yếu tố quyết định trong quá trình sản xuất của một số doanh nghiệp. Vì vậy, việc bảo trì và duy trì các thiết bị này là điều cực kỳ cần thiết. Tuy nhiên, tác giả nhận thấy có khá nhiều doanh nghiệp chưa thực hiện tốt công tác bảo trì thiết bị sản xuất. Chẳng hạn, một số doanh nghiệp hoàn toàn không có kế hoạch bảo trì thiết bị; họ cũng hiếm khi kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị hàng ngày. Họ chỉ gọi nhân viên từ nhà sản xuất thiết bị đến sửa chữa khi thiết bị gặp sự cố và ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Điều này sẽ ảnh hưởng đến thời gian giao hàng của sản phẩm cũng như gây thiệt hại về mặt kinh tế cho doanh nghiệp, từ đó tạo ra rủi ro cho công tác quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Trên đây là một số yêu cầu trong hệ thống quản lý chất lượng. Dựa trên những yêu cầu này, chúng tôi đã chỉ ra các rủi ro liên quan đến quản lý chất lượng cũng như các biện pháp khắc phục. Hy vọng những thông tin này có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ trong việc quản lý rủi ro về chất lượng, từ đó nâng cao chất lượng quản lý của doanh nghiệp và tăng sự hài lòng của khách hàng. Nguồn: Tạp chí “Trung Quốc Chứng nhận và Phê duyệt”