Подробное описание «пожарных архивов»”

Thread Content

1.jpg Определение: Что такое пожарная документация? Пожарные архивы представляют собой исторические записи в текстовой, графической, аудио- и видеоформе, которые непосредственно создаются организациями, находящимися в группе повышенного риска с точки зрения пожарной безопасности, в процессе управления пожарной безопасностью. Создание и совершенствование пожарной документации является важным элементом работы по пожарной безопасности в организациях, для которых это является приоритетной задачей. Это также основа для обеспечения эффективного управления пожарной безопасностью и реализации всех необходимых мер по предотвращению пожаров. I. Роль документации по пожарной безопасности. Статья 17 Закона о пожарной безопасности предусматривает, что организации, находящиеся в группе повышенного риска с точки зрения пожарной безопасности, должны вести документацию по этой теме. В Положении о правилах обеспечения пожарной безопасности в органах власти, объединениях, предприятиях и учреждениях (Приказ Министерства общественной безопасности № 61) документация по пожарной безопасности рассматривается как отдельная глава. В нем также требуется, чтобы организации, находящиеся в группе повышенного риска, создавали полноценную документацию по пожарной безопасности. Это свидетельствует о важной роли документации в работе по обеспечению пожарной безопасности. Организации, не являющиеся объектами повышенного внимания в области пожарной безопасности, могут не вести пожарную документацию, однако должны систематически хранить основную информацию об организации, различные юридические документы, оформленные пожарными службами органов общественной безопасности, а также материалы и записи, связанные с пожарной безопасностью, для последующего использования. 1) Пожарная документация является своего рода «домовой книгой» для организаций, находящихся в группе повышенного риска с точки зрения пожарной безопасности. В пожарных документах записывается основная информация о организации, а также различные документы и материалы, связанные с управлением пожарной безопасностью. Это помогает руководству организации, соответствующим отделам, пожарным службам правоохранительных органов, а также всем тем, кто занимается вопросами пожарной безопасности, быть в курсе ситуации. Это способствует принятию решений руководством и эффективной работе на повседневной основе. В повседневной работе можно сочетать пожарную документацию с результатами выездных проверок; это послужит важным основанием для вышестоящих органов, контролирующих инстанций и пожарных служб правоохранительных органов при оценке деятельности организаций по обеспечению пожарной безопасности ； В случае пожара это может служить доказательной базой для выяснения причин возгорания, определения ответственности за происшествие и привлечения виновных к ответственности. Кроме того, пожарные архивы могут служить первоисточником информации для исследований в области противопожарных мер, материалов для тушения пожаров, изменения технических нормативов в области пожарной безопасности, а также для пересмотра инструкций по проведению пожарных операций. (2) Пожарная документация служит основанием для проверки организацией того, как сотрудники соответствующих должностей выполняют свои обязанности в области пожарной безопасности, а также для оценки профессионального уровня и рабочих способностей штатных (или совместительствующих) специалистов по пожарной безопасности. Это способствует укреплению чувства ответственности за обеспечение пожарной безопасности в организации и продвигает работу в этой сфере в направлении стандартизации и институционализации. II. Содержание пожарных документов. Пожарные документы включают два основных компонента: сведения о состоянии пожарной безопасности и информацию об управлении пожарной безопасностью; к ним также прилагаются необходимые графики и диаграммы. Основная информация о пожарной безопасности является ключевым содержанием пожарных документов. Она включает сведения, касающиеся пожарной безопасности в важнейших объектах. Это основные требования для нормативного управления пожарной безопасностью в самом объекте, а также конкретное воплощение принципов ответственности за пожарную безопасность. Содержание основной информации о пожарной безопасности включает: общие сведения об организации и информацию о ключевых участках, требующих особого внимания с точки зрения пожарной безопасности ； Документы и материалы, касающиеся проверки проекта пожарной безопасности, приемки в эксплуатацию с точки зрения пожарной безопасности и проверок пожарной безопасности до начала строительства, использования или ввода в эксплуатацию зданий или сооружений ； Организационная структура управления пожарной безопасностью и ответственные лица на всех уровнях за обеспечение пожарной безопасности ； Система пожарной безопасности ； Состояние пожарной техники и средств пожаротушения ； Состояние профессиональных пожарных команд, добровольных пожарных и их пожарного оборудования ； Информация о сотрудниках, занятых в ключевых областях, связанных с пожарной безопасностью: сертификаты соответствия новой пожарной техники и огнестойких материалов ； Планы тушения пожаров и эвакуации в чрезвычайных ситуациях. Ситуация в сфере пожарной безопасности включает в себя два основных аспекта: во-первых, это различные юридические документы, составляемые и оформляемые органами пожарной охраны при правоохранительных органах в соответствии с законом. В основном это «Форма записи о проверке работ по пожарной безопасности», «Уведомление о необходимости устранения нарушений» и другие юридические документы, связанные с административными санкциями за нарушения правил пожарной безопасности. Во-вторых, это записи о выполненной работе. В основном это записи о регулярных проверках пожарного оборудования, отчеты о проверке и тестировании автоматических систем пожаротушения, а также записи о их ремонте и техническом обслуживании ； Записи о потенциальных опасностях пожара и мерах по их устранению ； Записи проверок на пожарную безопасность, результаты инспекций ； Записи, касающиеся проверки газового и электрического оборудования и т. д ； Записи об обучении пожарной безопасности ； Отчеты о тренировках по планам тушения пожаров и экстренной эвакуации ； Записи о пожаре ； Записи о наградах и наказаниях в области пожарной безопасности. В вышеуказанную таблицу необходимо внести имя инспектора, время проверки, место, описание ситуации, выявленные опасности, связанные с пожаром, а также принятые меры по их устранению ； Укажите время проведения обучения, участников, содержание и т. д ； Укажите время, место, содержание учений, отделы и сотрудников, принимающих участие. III. Управление пожарными документами. Сбор, систематизация и хранение пожарных документов осуществляются с целью их эффективного использования в интересах обеспечения пожарной безопасности в организации. Качество управления архивами пожарной охраны в первую очередь следует оценивать по степени их доступности для использования; это является основной исходной точкой и конечной целью управления такими архивами. Пожарные документы должны включаться в единое управление архивами организации. Разработать правила управления пожарными документами и закрепить ответственность за их ведение. 1) Документацию, связанную с пожарной безопасностью, хранят и предоставляют для ознакомления в специально отведенных для этой цели учреждениях. Централизованный подход к управлению такой документацией крайне необходимо для учреждений, находящихся в группе повышенного риска с точки зрения пожарной безопасности. Хотя пожарные архивы создаются определенными отделами или сотрудниками, их значение не ограничивается только теми, кто их создал. Пожарные архивы должны храниться в централизованном порядке специально созданными для этой цели организациями, а не разрозненно у ответственных за них структур или отдельных лиц. Только так можно преодолеть ограничения, связанные с разрозненным хранением архивов и действиями отдельных подразделений, и максимально раскрыть потенциал этих архивов. (II) Пожарные архивы должны быть полными и безопасными. Только при наличии полноты и безопасности пожарных архивов можно обеспечить необходимую материальную основу для их ведения. Под поддержанием полноты пожарных архивов подразумевается два аспекта: с одной стороны, необходимо обеспечить полное количество документов в архиве, чтобы те документы, которые должны храниться вместе, не были неполными ； С другой стороны, с точки зрения качества необходимо сохранять органическую связь архивных документов и их историческую целостность; нельзя искусственно разделять их или хаотично складывать, тем более вносить изменения или пометки, что может привести к искажению информации в архивах. Только при наличии полного набора архивных материалов можно обеспечить системную целостность архива, сохранить его органическую связность, а также придать этой полноте научное обоснование. Обеспечение безопасности пожарных документов имеет два аспекта: с одной стороны, речь идет о том, чтобы физически предотвратить их уничтожение и максимально продлить срок их использования ； С другой стороны, пожарные архивы также обладают определенной конфиденциальностью; необходимо предотвратить их потерю и гарантировать, чтобы они не были украдены или разглашены. (III) Классификация пожарных документов. Пожарные документы следует классифицировать с учетом этапов их создания, содержания, времени создания и формы представления информации. Для этого используется принцип «то, что одинаково, объединяется вместе, а то, что отличается, выделяется отдельно». Таким образом документы делятся на несколько категорий. Между категориями существует определенная связь, а также определенная иерархия и порядок, что обеспечивает целостность структуры. Это способствует составлению архивных досье, их расположению и каталогизации, создавая условия для управления и использования. (IV) Поиск в пожарных архивах. Поиск заключается в том, чтобы зафиксировать содержание и структурные характеристики пожарных архивов, сохранить их в поисковом инструменте, а затем, в соответствии с потребностями управления пожарной безопасностью, своевременно находить необходимые документы для использования или применения. Это важная предварительная подготовительная работа, необходимая перед использованием архивных документов; это эффективный способ быстро и точно найти нужные пожарные документы среди всего архива. Оглавление — важный инструмент для поиска документов в архивах. Для повышения эффективности поиска в пожарных архивах необходимо составить каталоги документов и создать полную систему каталогов. 5) Уничтожение документации по пожарной безопасности. Документация о пожарной безопасности в организации формируется в процессе ежедневного управления пожарной безопасностью со временем, постепенно накапливаясь. С течением времени некоторые документы теряют свою ценность для хранения и больше не требуют его. Для упорядочивания архивных материалов и выделения ключевых направлений работы необходимо регулярно, целенаправленно, планомерно и по установленным стандартам проводить очистку архивов. Полезные материалы: обобщить и сохранить ； Материалы, которые действительно утратили ценность для хранения и подлежат уничтожению, должны быть выделены в соответствии с **Правилами ведения делопроизводства и архивного дела**, чтобы избежать разрастания и путаницы в архивных документах, что может негативно сказаться на их управлении и использовании. Материалы для архивации пожарной документации смотрите в таблице ниже. Каталог документов. Номер, название: 01 – Основная информация о предприятии; 02 – План расположения зданий предприятия; 03 – Регистрация результатов проверок соответствия строений требованиям безопасности, а также записи о процедурах утверждения/регистрации, приемки в эксплуатацию и проверках на предмет соблюдения правил пожарной безопасности перед началом работы; 04 – Структура органов управления пожарной безопасностью; 05 – Регистрация зданий и средств пожаротушения; 06 – Правила обеспечения пожарной безопасности; 07 – Регистрация сотрудников, работающих на важных должностях; 08 – Регистрация ключевых участков здания; 09 – Управление арендуемыми помещениями; 10 – Регистрация химических веществ, легко воспламеняющихся и взрывоопасных; 11 – Записи о проверках газового и электрического оборудования; 12 – Документы, касающиеся планов тушения пожаров и эвакуации в чрезвычайных ситуациях; 13 – Документы, связанные с просвещением в области пожарной безопасности; 14 – Другие важные документы, связанные с пожарной безопасностью (включая записи о пожарах, информацию о наградах и штрафах за нарушения правил пожарной безопасности, информацию о новых средствах пожаротушения, расходах на обеспечение пожарной безопасности, материалы по просвещению в этой области и т. д.)