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O gerenciamento de riscos é um aspecto administrativo frequentemente importante na gestão empresarial, tanto no presente quanto no futuro. Para as inúmeras pequenas empresas no país, como lidar com uma gestão de riscos complexa e dinâmica? O autor aborda isso principalmente do ponto de vista do gerenciamento de riscos de qualidade. Gestão de riscos de qualidade externa: Os riscos de qualidade externos para as pequenas empresas incluem o risco de inspeções aleatórias da qualidade dos produtos pela parte dos órgãos setoriais ou industriais, bem como os riscos de qualidade que surgem quando os clientes utilizam os produtos da empresa. Todos esses riscos de qualidade externos podem ser controlados por meio de um controle eficaz da qualidade dos produtos internos. Somente com um bom controle da qualidade dos produtos internos é possível reduzir efetivamente os riscos de qualidade externos. Gestão interna de riscos de qualidade A gestão interna de riscos de qualidade é um processo sistemático e complexo que inclui não apenas o controle da qualidade do próprio produto, mas também a identificação, análise e gestão eficaz dos riscos relacionados aos processos. Este artigo seleciona alguns processos das normas do sistema de gestão da qualidade para realizar uma análise de riscos. Muitos gestores de empresas acreditam que o sistema de gestão da qualidade é simplesmente a gestão de documentos; basta gerenciar bem os documentos para que o sistema de gestão da qualidade esteja funcionando corretamente. Essa é uma concepção errônea. A gestão de documentos ocupa um lugar muito importante no sistema de gestão da qualidade, mas para ter um bom sistema de gestão da qualidade, não basta apenas cuidar dos documentos. Podemos fornecer uma breve explicação sobre os riscos relacionados à gestão de documentos, com base nas disposições relativas ao controle de documentos, conforme estabelecido na norma do sistema de gestão da qualidade ISO9001, seção 4.2.2. Os padrões exigem que “para que o documento seja adequado e completo, ele precisa ser aprovado antes de ser divulgado”. Por que é necessário que o documento seja aprovado antes de ser divulgado? Primeiro, como as habilidades e o nível de competência dos profissionais responsáveis pela elaboração dos documentos variam, e como eles ocupam cargos diferentes, seu grau de compreensão do processo descrito também varia. Isso pode fazer com que os documentos elaborados não sejam suficientes ou adequados ； Em segundo lugar, os documentos elaborados são aprovados. As pessoas responsáveis pela aprovação analisam os documentos, podendo avaliá-los sob diferentes perspectivas e pontos de vista, incluindo as interfaces dos mesmos. Dessa forma, reduzem-se os riscos operacionais causados por uma elaboração inadequada dos documentos. A norma também exige que “se assegure que as alterações nos documentos e o estado atual das revisões sejam identificados”. Nas empresas, os documentos, especialmente aqueles que servem como orientações para as operações de produção ou para determinar se um produto está em conformidade com os padrões, exigem um controle rigoroso de alterações e uma identificação clara do estado atual da sua revisão. A maioria das empresas utiliza números de versão para controle. Quando há alterações em um arquivo, é essencial alterar e controlar o número de versão desse arquivo; caso contrário, podem surgir grandes riscos. Por exemplo, se um cliente de uma empresa solicitar que as especificações do produto sejam ajustadas, e, internamente na empresa, devido à utilização simultânea de versões antigas e novas dos documentos, ou porque os documentos antigos não são recolhidos a tempo, as especificações contidas nos documentos antigos acabam sendo utilizadas. Os produtos fabricados com base nessas especificações podem não atender aos padrões exigidos pelo cliente, o que resultará no descarte de grandes quantidades de produtos, causando prejuízos econômicos variados para a empresa. Na norma ISO 9001, há um requisito relativo à gestão de recursos humanos: “Quando aplicável, devem ser oferecidos treinamentos ou outras medidas para se obter as competências necessárias”. No entanto, as pequenas empresas muitas vezes negligenciam a importância da padronização e da eficácia dos treinamentos. A prática comum em algumas pequenas empresas é que o mestre treina o aprendiz, sem haver materiais de treinamento padronizados ou um sistema de avaliação. Isso faz com que a adequação, a suficiência e a eficácia do conteúdo do treinamento sejam controladas exclusivamente pelo mestre. Como resultado, o nível dos aprendizes treinados pelo mesmo mestre acaba sendo irregular. Além disso, a ausência de um sistema científico de avaliação pode gerar instabilidade na qualidade dos produtos da empresa. Além disso, o método de treinamento em que um mestre ensina seu aprendiz também apresenta um risco: é possível que as tecnologias-chave da empresa fiquem nas mãos de uma única pessoa. Se essa pessoa deixar a empresa, isso pode causar perdas incalculáveis, sendo um risco muito grande. A abordagem correta é que as empresas criem documentos relacionados, registrando as tecnologias e experiências essenciais. Com o enriquecimento e acúmulo contínuos, isso se tornará um grande ativo para a empresa. Quanto à gestão de infraestrutura, a norma ISO9001 exige que “a organização identifique, forneça e mantenha a infraestrutura necessária para atender aos requisitos dos produtos”. Sendo os equipamentos de produção, como infraestrutura, um elemento chave ou decisivo para que determinadas empresas possam produzir, a manutenção desses equipamentos deve ser indispensável. Contudo, o autor constatou que muitas empresas não realizam a manutenção de seus equipamentos de produção de maneira adequada. Por exemplo, algumas empresas simplesmente não têm nenhum plano de manutenção para esses equipamentos; além disso, raramente realizam inspeções e manutenções rotineiras. Só quando os equipamentos apresentam falhas, afetando a produção, é que elas chamam técnicos do fabricante para efetuar os reparos. Isso causará certo impacto no prazo de entrega do produto e nas perdas econômicas da empresa, trazendo riscos à gestão da qualidade empresarial. Foram listados acima alguns dos requisitos do sistema de gestão da qualidade. Com base nesses requisitos, foram explicados os riscos relacionados à gestão da qualidade e as medidas para resolvê-los. Espera-se que isso possa servir de inspiração para as pequenas empresas no que diz respeito ao gerenciamento de riscos relacionados à qualidade, permitindo que elas elevem o padrão de gestão da qualidade em suas empresas e, assim, aumentar a satisfação dos clientes. Fonte: Revista “China Certification and Accreditation”